Mit einer Stornorechnung heben Sie eine bereits versendete oder bezahlte Rechnung vollständig auf. Die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten und wird nicht gelöscht.
Die Stornorechnung wird zunächst als Entwurf angelegt. Anschließend müssen Sie das Rechnungsdokument erstellen, validieren und an Ihren Kunden versenden.
Wann kann eine Rechnung storniert werden?
Eine Stornorechnung kann für Rechnungen mit einem der folgenden Status erstellt werden:
- Versandt – die Rechnung wurde bereits an den Kunden übermittelt.
- Bezahlt – die Rechnung wurde bereits als bezahlt markiert.
Befindet sich die Rechnung noch im Status „Entwurf“, können Sie sie stattdessen direkt bearbeiten.
Zu stornierende Rechnung auswählen
Öffnen Sie in der Navigation den Bereich „Rechnungen“.
Wählen Sie links den Filter „Versandt“ oder „Bezahlt“, um die entsprechenden Rechnungen anzuzeigen.
- Suchen Sie die Rechnung, die vollständig storniert werden soll.
- Klicken Sie bei der Rechnung auf das Menü mit den drei Punkten.
- Wählen Sie „Rechnung stornieren“.
Stornorechnung als Entwurf prüfen
Das System erstellt eine neue Stornorechnung im Status „Entwurf“. Die Angaben und Beträge der ursprünglichen Rechnung werden für die vollständige Aufhebung übernommen.
Prüfen Sie insbesondere den Rechnungsempfänger, den Bezug zur ursprünglichen Rechnung, das Datum und die übernommenen Beträge.
Stornorechnung erstellen
Öffnen Sie die Detailseite des Entwurfs und klicken Sie auf „Rechnung erstellen“.
Erst dadurch wird das endgültige PDF- beziehungsweise XML-Dokument der Stornorechnung erzeugt.
Stornorechnung validieren
Klicken Sie nach der Erstellung auf „Validieren“. Das System prüft die Stornorechnung und das ausgewählte elektronische Rechnungsformat.
Falls ein Validierungsfehler angezeigt wird, korrigieren Sie die betroffenen Angaben und starten Sie die Validierung erneut.
Stornorechnung versenden
Nach erfolgreicher Validierung können Sie die Stornorechnung:
- direkt aus xRechnungs.de per E-Mail versenden,
- herunterladen und über Ihr eigenes E-Mail-Programm versenden oder
- nach einem externen Versand als versendet markieren.
Senden Sie die Stornorechnung an denselben Rechnungsempfänger, der die ursprüngliche Rechnung erhalten hat.
Vollständiges Storno oder Teilkorrektur?
Verwenden Sie eine Stornorechnung, wenn die ursprüngliche Rechnung vollständig aufgehoben werden soll.
Soll nur ein Teilbetrag reduziert oder eine einzelne Position korrigiert werden, verwenden Sie stattdessen die dafür vorgesehene Rechnungskorrektur beziehungsweise Gutschrift.
Wichtig zu wissen
- Die ursprüngliche Rechnung wird nicht gelöscht oder überschrieben.
- Die Stornorechnung wird zunächst als bearbeitbarer Entwurf angelegt.
- Das endgültige Dokument entsteht erst durch „Rechnung erstellen“.
- Die Stornorechnung muss validiert und an den Kunden versendet werden.
- Nach einer vollständigen Stornierung können Sie bei Bedarf eine neue korrigierte Rechnung erstellen.