XRechnungs

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO und den geltenden nationalen Datenschutzbestimmungen (insbesondere BDSG).

Die Verarbeitung erfolgt zur:

• Bereitstellung unserer SaaS-Dienste
• Vertragserfüllung
• Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Verbesserung unseres Angebots

3.1 Registrierungs- und Accountdaten

• Name
• E-Mail-Adresse
• Passwort (gehasht gespeichert)
• Unternehmensdaten (z. B. Firmenname, Anschrift, USt-IdNr.)

Zweck: Accountverwaltung und Nutzung der Anwendung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

3.2 Rechnungs- und Geschäftsdaten

• Namen und Anschriften von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
• Rechnungs- und Zahlungsdaten (Beträge, Bankverbindungen, Zahlungsstatus)
• Leistungsbeschreibungen und Rechnungsnummern
• Mitarbeiterdaten (soweit auf Rechnungen oder Dokumenten angegeben)

Zweck: Erstellung, Validierung und Bereitstellung elektronischer Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Nutzer)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der SaaS-Plattform)

3.3 Technische Nutzungsdaten

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browser- und Geräteinformationen
• Login-Zeitpunkte und Aktivitätsprotokolle
• Logfiles

Zweck: Betriebssicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Zur technischen Bereitstellung setzen wir folgende Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein:

Mit allen Dienstleistern bestehen schriftliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Soweit Anbieter außerhalb der EU/des EWR ansässig sind, erfolgt die Datenübermittlung ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).

Bei Nutzung der PDF-zu-XRechnung/ZUGFeRD-Konvertierungsfunktion werden hochgeladene Rechnungsdokumente (PDF oder Bilddateien) zur automatischen Extraktion von Rechnungsdaten an die API von OpenAI, Inc., USA übermittelt.

Dabei können personenbezogene Daten übertragen werden, die im Dokument enthalten sind (z. B. Namen, Anschriften, USt-IdNr., Zahlungsdaten).

OpenAI verwendet API-Eingaben nicht zur Verbesserung oder zum Training von Modellen. Die Daten werden nach eigenen Angaben von OpenAI nach maximal 30 Tagen gelöscht.

Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Weitere Informationen: openai.com/policies/privacy-policy

Zur technischen Validierung von Rechnungsdokumenten (XRechnung, ZUGFeRD) setzen wir den KoSIT-Validator und den Mustang Validator ein. Die Validierung erfolgt serverseitig. Dabei werden die in den Rechnungsdokumenten enthaltenen Daten technisch geprüft.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Zur Abwicklung von Abonnements und Zahlungen verwenden wir Stripe Payments Europe Ltd., Irland.

Zahlungsdaten (z. B. Name, Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen) werden direkt durch Stripe verarbeitet. XRechnungs speichert keine vollständigen Zahlungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung unserer Website ermöglichen. Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse innerhalb der EU gekürzt wird.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TTDSG (Einwilligung).

Eine Datenübermittlung an Google-Server in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Diese erfolgt auf Grundlage von SCCs gemäß Art. 46 DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Weitere Informationen: policies.google.com/privacy

Wir verwenden:

• Technisch notwendige Cookies (Login, Session, Sicherheit)
• Analyse- oder Statistik-Cookies (nur nach Einwilligung)

Technisch notwendige Cookies: § 25 Abs. 2 TTDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Analyse-/Statistik-Cookies: § 25 Abs. 1 TTDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Rechnungs- und Accountdaten bleiben gespeichert, solange ein aktiver Account besteht.

Datenlöschung nach Kündigung

Nach Kündigung des Nutzerkontos oder Beendigung des Nutzungsvertrags stellen wir Ihnen Ihre gespeicherten Dokumente und Daten für einen Zeitraum von 30 Kalendertagen zum Download bereit.

• Wir informieren Sie spätestens 7 Tage vor Ablauf dieser Frist per E-Mail über die bevorstehende Datenlöschung.
• Nach Ablauf der 30-tägigen Frist werden alle gespeicherten Daten und Dokumente unwiderruflich gelöscht. Eine Wiederherstellung ist technisch nicht möglich.
• Die Löschung wird intern protokolliert.

Bitte beachten Sie: XRechnungs speichert Ihre Dokumente für die Dauer der aktiven Kontonutzung. Sie sind als Nutzer allein verantwortlich für die Einhaltung Ihrer steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§§ 147 AO, 257 HGB). Wir empfehlen, regelmäßig eigene Sicherungskopien außerhalb der Plattform anzufertigen.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten auf unserer Seite einer sofortigen Löschung entgegenstehen, werden betreffende Daten bis zum Ablauf dieser Pflicht gespeichert und anschließend unverzüglich gelöscht.

Im Rahmen der Nutzung von XRechnungs verarbeiten wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden (Art. 28 DSGVO). Die entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ist Bestandteil des Nutzungsvertrags.

Mit der Registrierung und Nutzung der Plattform stimmen Sie der AVV elektronisch zu. Die AVV (XRechnungs – Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)) ist nach der Registrierung im Nutzerbereich der Plattform abrufbar.

Die AVV regelt insbesondere Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung, die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO.

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@xrechnungs.de

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, insbesondere:

• TLS/HTTPS-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Systemzugänge
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Logische Mandantentrennung der Nutzerdaten
• Verschlüsselte Datensicherungen
• Monitoring und Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse
• Regelmäßige Sicherheitsupdates

Die vollständige Beschreibung unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) ist in Anlage 3 der AVV abrufbar.

Trotz aller technischen und organisatorischen Maßnahmen kann ein absoluter Schutz der Daten vor Zugriffen Dritter nicht vollständig garantiert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.