Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Sie kann wie eine gewöhnliche PDF geöffnet und gleichzeitig elektronisch verarbeitet werden.
Neue Rechnung öffnen
Öffnen Sie in der Navigation „Neue Rechnung“. Wählen Sie einen gespeicherten Kunden aus oder tragen Sie die Daten eines einmaligen Empfängers direkt ein.
ZUGFeRD als Rechnungsformat auswählen
Wählen Sie im Bereich „Rechnungsformat“ die Option „ZUGFeRD“. Dieses Format ist standardmäßig vorausgewählt.
Für eine gewöhnliche ZUGFeRD-Rechnung an einen Geschäftskunden benötigen Sie keine Leitweg-ID. Tragen Sie zusätzliche Referenzen nur ein, wenn der Empfänger diese verlangt.
Empfänger- und Rechnungsdaten ergänzen
Prüfen Sie den Namen und die vollständige Anschrift des Empfängers. Ergänzen Sie anschließend Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Liefer- oder Leistungsnachweis und Zahlungsbedingungen.
Wählen Sie außerdem das passende Steuerregime. Die steuerliche Behandlung und die erforderlichen Hinweise werden automatisch in der Rechnung berücksichtigt.
Rechnungspositionen hinzufügen
Fügen Sie mindestens ein gespeichertes Produkt, eine gespeicherte Leistung oder eine freie Rechnungsposition hinzu.
- Bezeichnung und optionale Beschreibung
- Menge und Einheit
- Nettopreis und Umsatzsteuersatz
- Rabatt, falls erforderlich
ZUGFeRD-Rechnung erstellen und validieren
Speichern Sie Ihre Eingaben und prüfen Sie Empfänger, Rechnungsdaten, Steuerregime und Positionen. Klicken Sie anschließend auf „Rechnung erstellen“.
Klicken Sie danach auf „Validieren“. Das System prüft die strukturierten Rechnungsdaten und die eingebetteten Informationen der ZUGFeRD-Datei.
Falls Fehler angezeigt werden, korrigieren Sie die betroffenen Angaben und starten Sie die Validierung erneut.
Rechnung herunterladen oder versenden
Nach erfolgreicher Validierung können Sie die ZUGFeRD-Rechnung herunterladen, direkt aus dem System per E-Mail versenden oder nach einem externen Versand als versendet markieren.
Wichtig zu wissen
- Die ZUGFeRD-Datei ist eine PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Daten.
- Eine Leitweg-ID ist für gewöhnliche Rechnungen an Unternehmen nicht erforderlich.
- Validieren Sie die Rechnung immer vor dem Versand.
- Versendete oder archivierte Rechnungen können nicht gelöscht werden. Verwenden Sie bei notwendigen Korrekturen eine Stornorechnung oder Gutschrift.