E-Rechnung vs. PDF: Unterschied klar erklärt (2025 Update)
E-Rechnung vs. PDF-Rechnung – Der komplette Unterschied erklärt (2026 Update)
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung? Gilt eine PDF noch? Ist ein PDF in einer E-Mail eine E-Rechnung? Kann man eine E-Rechnung als PDF versenden? Alle Antworten – klar, rechtssicher und einfach erklärt.
E-Rechnung vs. PDF-Rechnung: Was Unternehmer jetzt wirklich wissen müssen (2026 Update)
Viele Selbstständige, Kleinunternehmer und kleine Betriebe stehen aktuell vor derselben Frage:
„Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung – und welche brauche ich ab 2025?“
Die Begriffe werden überall im Internet durcheinandergebracht, und selbst manche Softwareanbieter formulieren es missverständlich. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede endlich klar, verständlich und rechtssicher – basierend auf den offiziellen Vorgaben der EU-Norm EN 16931, der deutschen E-Rechnungsverordnung und praktischen Erfahrungen aus Hunderten Unternehmergesprächen, die wir bei XRechnungs.de geführt haben.
PDF-Rechnung: Das alte Format, das ab 2025 nicht mehr ausreicht
Eine PDF-Rechnung ist – technisch gesehen – ein Bild oder Dokument, das Menschen lesen können, aber Computer nicht zuverlässig automatisch verarbeiten können.
✔️ Für Menschen lesbar
❌ Für Maschinen NICHT strukturiert
❌ Kein EN-16931-Standard
❌ Ab 2025 NICHT mehr als elektronische Rechnung anerkannt
Viele fragen:
„Ist eine PDF-Rechnung noch gültig?“
Ja, aber nur noch im Übergangszeitraum – und auch nur unter bestimmten Bedingungen.
Rein rechtlich bleibt eine PDF-Rechnung eine Rechnung. Aber sie gilt nicht als elektronische Rechnung im Sinne der neuen E-Rechnungspflicht.
Für B2B-Geschäfte wird die PDF also schrittweise ausgephast:
2025: Noch erlaubt zum Senden, aber NICHT als E-Rechnung anerkannt
2026–2027: Je nach Umsatz Einschränkungen
2028: PDF-Rechnung im B2B vollständig nicht mehr zulässig
Auch wichtig:
„Ist eine PDF-Rechnung in einer E-Mail eine E-Rechnung?“
Nein. Eine PDF bleibt eine PDF – egal ob sie als Anhang per E-Mail kommt.
Sie erfüllt NICHT die Strukturvorgaben.
E-Rechnung: Der neue verpflichtende Standard ab 2025
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das zwingend der EU-Norm EN 16931 entsprechen muss.
Die in Deutschland anerkannten Formate sind:
XRechnung (XML)
ZUGFeRD 2.1.1 Komfort oder „EN-16931-Profil“
Das Besondere:
✔️ Zu 100 % maschinenlesbar
✔️ Automatische Weiterverarbeitung möglich
✔️ Pflichtformat ab 2025 für den Empfang
✔️ Pflichtformat ab 2027/2028 für das Senden
Damit ist klar:
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?
Der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung ist nicht äußerlich sichtbar, sondern liegt in der technischen Struktur und den rechtlichen Anforderungen.
Eine PDF-Rechnung ist lediglich ein lesbares Dokument. Sie ist nicht maschinenlesbar, erfüllt keine Standardisierung nach EN 16931, ist nicht automatisierbar und enthält keine XML-Datenstruktur. Dadurch gilt sie nicht als elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinne.
Eine E-Rechnung hingegen besteht aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz, der den Vorgaben der EN 16931 entspricht. Sie ist ab 2025 für den Empfang und ab 2027/2028 auch für den Versand verpflichtend. Da die Daten vollständig strukturiert sind, kann die E-Rechnung von Unternehmen automatisch verarbeitet, geprüft und weitergeleitet werden.
Zusammengefasst:
Eine PDF-Rechnung ist ein visuelles Dokument für Menschen.
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat für Computer – und erfüllt gesetzliche Anforderungen, die PDFs nicht erfüllen.
Kann ich eine E-Rechnung als PDF versenden?
Hier herrscht viel Verwirrung.
Die klare Antwort:
👉 Ja, aber das PDF zählt NICHT als E-Rechnung.
Wenn du eine E-Rechnung (XML/XRechnung) erstellst, kannst du:
das PDF zusätzlich mitschicken
das XML anhängen
beides im gleichen E-Mail versenden
Aber:
Das XML ist die eigentliche E-Rechnung.
Das PDF dient nur der menschlichen Lesbarkeit.
Bei XRechnungs.de generieren wir immer beides gemeinsam, damit deine Kunden sowohl die PDF-Ansicht als auch die gesetzeskonforme XML-Datei erhalten.
Kann ich eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?
Nicht direkt.
Ein PDF ist ein Bild, kein strukturiertes Datenformat.
Es lässt sich nicht einfach „konvertieren“.
Aber:
👉 Mit XRechnungs.de kannst du die Daten eingeben, und wir erzeugen daraus automatisch eine echte XRechnung / EN-16931-konforme E-Rechnung.
Viele Nutzer steigen genau deshalb von Word/Excel/PDF auf unser System um.
Wie versende ich eine PDF-Rechnung heute noch korrekt?
Für 2025 ist dies noch erlaubt:
als Anhang einer E-Mail
per Kundenportal
oder als Downloadlink
Aber:
Wenn dein Kunde eine E-Rechnung ausdrücklich verlangt, musst du ab 2025 immer eine echte E-Rechnung liefern.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein.
Nicht heute, nicht 2025, nicht 2028.
Und egal, wie du sie versendest.
Eine PDF ist keine E-Rechnung – Punkt.
Warum wechseln so viele Unternehmer gerade zu XRechnungs.de?
Weil die E-Rechnung nicht nur eine Pflicht ist – sie spart auch Zeit.
XRechnungs.de wurde speziell für:
Selbstständige
Freiberufler
Kleinunternehmer
kleine Betriebe
B2B-Dienstleister
Gebäudereinigungen
Handwerker
Agenturen
entwickelt und bietet die einfachste Lösung für gesetzeskonforme E-Rechnungen.
Mit XRechnungs.de erhältst du:
✔️ automatische Erstellung echter XRechnungen
✔️ EN-16931-Validierung in Echtzeit
✔️ PDF + XML zusammen in einem Klick
✔️ GoBD-konforme Archivierung
✔️ keine Abos – faire Einmalpreise
Fazit: Die E-Rechnung ersetzt die PDF-Rechnung – nicht optisch, sondern technisch
Die wichtigste Erkenntnis:
👉 Eine PDF-Rechnung bleibt eine normale Rechnung.
👉 Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat, das gesetzlich vorgeschrieben ist.
👉 Beide können parallel existieren, aber ab 2028 zählt im B2B nur noch die echte E-Rechnung.
Wer heute schon umstellt, hat später weniger Stress – und spart Zeit im Rechnungsprozess.