Wenn Sie eine neue Rechnung speichern, wird sie zunächst als Entwurf angelegt. In diesem Status wurde noch keine endgültige PDF- oder XML-Datei erzeugt.
Sie können den Entwurf später erneut öffnen, bearbeiten und erst dann das endgültige Rechnungsdokument erstellen.
Rechnung als Entwurf speichern
Erfassen Sie den Rechnungsempfänger, die Rechnungsdaten und mindestens eine Rechnungsposition. Nach dem Speichern wird die Rechnung automatisch im Status „Entwurf“ angelegt.
Das endgültige PDF- oder XML-Dokument wird zu diesem Zeitpunkt noch nicht erstellt.
Entwurf direkt nach dem Speichern öffnen
Nach dem Speichern werden Sie automatisch zur Detailseite der Rechnung weitergeleitet.
Auf dieser Seite können Sie die erfassten Rechnungsdaten prüfen und den Entwurf entweder bearbeiten oder die endgültige Rechnung erstellen.
Entwurf bearbeiten
Solange sich die Rechnung im Status „Entwurf“ befindet, können Sie Empfänger, Rechnungsdaten, Positionen, Steuerregime, Zahlungsbedingungen und weitere Angaben ändern.
Über die Rechnungsdetails
Öffnen Sie auf der Detailseite das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie „Mehr“. Klicken Sie anschließend auf „Rechnung bearbeiten“.
Über die Rechnungsliste
Öffnen Sie in der Navigation den Bereich „Rechnungen“. Suchen Sie den gewünschten Entwurf, öffnen Sie das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie „Rechnung bearbeiten“.
Speichern Sie die Rechnung nach der Bearbeitung erneut. Sie bleibt weiterhin als Entwurf erhalten, solange Sie noch nicht auf „Rechnung erstellen“ geklickt haben.
Endgültige Rechnung erstellen
Wenn alle Angaben vollständig und korrekt sind, können Sie aus dem Entwurf das endgültige Rechnungsdokument erzeugen.
Über die Rechnungsdetails
Klicken Sie auf der Detailseite auf „Rechnung erstellen“. Das System erzeugt anschließend das PDF- beziehungsweise XML-Dokument im ausgewählten Rechnungsformat.
Über die Rechnungsliste
Öffnen Sie den Bereich „Rechnungen“, klicken Sie beim gewünschten Entwurf auf die drei Punkte und wählen Sie im Aktionsmenü die Option zum Erstellen der Rechnung.
Vor dem Erstellen prüfen
Kontrollieren Sie vor dem Erstellen insbesondere:
- Rechnungsempfänger und Anschrift
- Rechnungs- und Leistungsdatum
- Rechnungspositionen, Preise und Umsatzsteuersätze
- Steuerregime und steuerliche Hinweise
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
- Rechnungsformat und gegebenenfalls erforderliche Referenzen
Was geschieht nach der Erstellung?
Nach dem Erstellen steht das endgültige Rechnungsdokument zur Verfügung. Anschließend können Sie die Rechnung validieren, herunterladen oder versenden.
Die Bearbeitungsmöglichkeiten können nach dem Erstellen abhängig vom Rechnungsstatus eingeschränkt sein. Prüfen Sie den Entwurf deshalb sorgfältig, bevor Sie das endgültige Dokument erzeugen.
Wichtig zu wissen
- Im Status „Entwurf“ wurde noch keine endgültige PDF- oder XML-Datei erstellt.
- Ein Entwurf kann gespeichert, erneut geöffnet und bearbeitet werden.
- Erst durch „Rechnung erstellen“ wird das endgültige Rechnungsdokument erzeugt.
- Validierung, Versand und Archivierung werden in separaten Anleitungen erklärt.