Abschlagsrechnung für Handwerker – Korrekt ausstellen
Abschlagsrechnung für Handwerker – So stellst du sie korrekt aus
Abschlagsrechnung im Handwerk richtig ausstellen: Pflichtangaben, Höhe, Zeitpunkt & Muster. Jetzt kostenlos mit XRechnungs.de erstellen.
Wer als Handwerker größere Aufträge übernimmt, kennt das Problem: Material muss vorfinanziert werden, die Arbeit läuft über Wochen – und die Schlussrechnung lässt noch auf sich warten. Genau hier kommt die Abschlagsrechnung ins Spiel. Sie ermöglicht es dir, schon während der laufenden Arbeiten Zahlungen anzufordern und deine Liquidität zu sichern. In diesem Leitfaden erfährst du alles, was du als Handwerker zur Abschlagsrechnung wissen musst: von den Pflichtangaben über die rechtliche Grundlage bis hin zu praktischen Tipps für den Arbeitsalltag.
Was ist eine Abschlagsrechnung im Handwerk?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung, die du während eines laufenden Auftrags stellst – also bevor die Gesamtleistung abgeschlossen ist. Sie deckt einen Teil der bereits erbrachten oder vereinbarten Leistungen ab und fordert eine entsprechende Teilzahlung vom Auftraggeber an.
Im Handwerk ist das besonders verbreitet: Ob Dachdeckerarbeiten, Fliesenverlegung oder Elektroinstallation – große Projekte dauern Wochen oder Monate. In dieser Zeit entstehen erhebliche Kosten für Material und Personal. Die Abschlagsrechnung schützt dich davor, alles vorzufinanzieren, und gibt dem Kunden gleichzeitig Sicherheit durch eine transparente Zwischenabrechnung.
Wichtig: Eine Abschlagsrechnung ist keine Vorauszahlungsrechnung. Während bei der Vorauszahlung noch keine Leistung erbracht wurde, bezieht sich die Abschlagsrechnung immer auf bereits geleistete Arbeit oder klar definierte Baufortschritte.
Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?
Als Handwerker hast du das Recht, Abschlagsrechnungen zu stellen – das ist gesetzlich geregelt. Die Grundlage findet sich in § 632a BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Demnach kann der Unternehmer für in sich abgeschlossene Teile des Werkes Abschlagszahlungen verlangen, sofern der Auftraggeber diese Teile abgenommen hat oder die erbrachten Leistungen dem Vertrag entsprechen.
In der Praxis bedeutet das: Du kannst nach jedem klar abgrenzbaren Bauabschnitt oder Leistungsschritt eine Abschlagsrechnung stellen. Typische Auslöser sind:
Fertigstellung des Rohbaus oder eines Bauabschnitts
Abnahme von Teilleistungen durch den Kunden
Erreichen eines bestimmten Baufortschritts (z. B. Dachstuhl steht, Estrich gegossen)
Lieferung und Einbau teurer Materialien
Vertraglich festgelegte Zahlungsmeilensteine
Wenn ein VOB/B-Vertrag (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) zugrunde liegt, gelten zusätzliche Regelungen: Hier sind Abschlagszahlungen in § 16 VOB/B geregelt und werden nach prüffähigen Aufstellungen der erbrachten Leistungen fällig.
Wie hoch darf eine Abschlagsrechnung für Handwerker sein?
Eine gesetzlich festgelegte Obergrenze für die Höhe einer Abschlagsrechnung gibt es nicht. Die Abschlagszahlung muss jedoch dem Wert der tatsächlich erbrachten Leistungen entsprechen – sie darf also nicht höher sein als das, was bereits fertiggestellt oder geliefert wurde.
In der Praxis hat sich folgendes bewährt:
Erster Abschlag: 30–40 % des Auftragswertes nach Baubeginn und Materiallieferung
Zweiter Abschlag: weitere 30–40 % bei Erreichen des Rohbauabschlusses oder eines Zwischenmeilensteins
Schlussrechnung: verbleibende 20–30 % nach Abnahme der Gesamtleistung
Vorauszahlungen – also Zahlungen vor jeder Leistungserbringung – sind im Handwerk ebenfalls üblich, rechtlich aber anders einzuordnen. Sie müssen vertraglich vereinbart sein und bedürfen einer separaten Vorauszahlungsrechnung. Viele Handwerksbetriebe verlangen zu Projektbeginn eine Anzahlung von 10–30 %, um zumindest die Materialkosten abzusichern.
Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung – Das muss draufstehen
Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG). Das bedeutet: Sie muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, die auch für normale Rechnungen gelten. Fehlt auch nur eine Angabe, kann der Auftraggeber den Vorsteuerabzug verlieren – und du riskierst Ärger mit dem Finanzamt.
Folgende Angaben sind auf jeder Abschlagsrechnung Pflicht:
Vollständiger Name und Anschrift deines Betriebs
Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum der Rechnung
Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
Genaue Beschreibung der erbrachten Leistungen (Leistungszeitraum und Art der Leistung)
Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
Kennzeichnung als "Abschlagsrechnung" (z. B. "1. Abschlagsrechnung")
Zahlungsziel und Bankverbindung
Zusätzlich empfiehlt es sich, einen Hinweis aufzunehmen, dass dieser Betrag auf die spätere Schlussrechnung angerechnet wird. Das schafft Transparenz und verhindert Missverständnisse beim Kunden.
Abschlagsrechnung nach Baufortschritt – So rechnest du richtig ab
Die Abschlagsrechnung nach Baufortschritt ist die am häufigsten verwendete Variante im Handwerk. Dabei knüpfst du jede Teilrechnung an einen konkreten, nachvollziehbaren Stand der Arbeiten. Das hat mehrere Vorteile: Der Auftraggeber kann die Rechnung leichter nachvollziehen und prüfen, und du bist auf der sicheren Seite, wenn es später zu Streitigkeiten kommt.
Praktisches Vorgehen bei der Abrechnung nach Baufortschritt:
Definiere bereits im Werkvertrag klare Leistungsabschnitte mit entsprechenden Zahlungsterminen.
Dokumentiere den Baufortschritt mit Fotos und schriftlichen Bautagebucheinträgen.
Erstelle eine prüffähige Aufstellung der erbrachten Leistungen als Grundlage der Rechnung.
Stelle die Abschlagsrechnung unmittelbar nach Erreichen des Meilensteins aus.
Weise in der Schlussrechnung alle geleisteten Abschlagszahlungen klar aus und verrechne sie mit dem Gesamtbetrag.
Wer das konsequent umsetzt, hat am Ende einen sauberen Zahlungsfluss und kann im Streitfall lückenlos nachweisen, welche Leistungen zu welchem Zeitpunkt abgerechnet wurden.
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung – Was ist der Unterschied?
Viele Handwerker stellen die Frage: Wie verhält sich die Abschlagsrechnung zur Schlussrechnung? Die Antwort ist einfach: Die Abschlagsrechnung ist immer eine Zwischenrechnung. Sie fordert eine Teilzahlung auf Basis bereits erbrachter Leistungen. Die Schlussrechnung hingegen ist die abschließende Gesamtrechnung nach vollständiger Fertigstellung des Auftrags.
In der Schlussrechnung werden alle vorherigen Abschlagszahlungen aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen. Was übrig bleibt, ist der Restbetrag, den der Auftraggeber noch zu zahlen hat. Diese Verrechnung ist wichtig – sie muss transparent und nachvollziehbar sein, damit der Auftraggeber keinen Anlass hat, die Schlussrechnung zu beanstanden.
Musterstruktur einer Schlussrechnung mit Abschlagsverrechnung
Gesamtauftragswert (netto): 10.000,00 €
Zzgl. 19 % MwSt.: 1.900,00 €
Gesamtbetrag (brutto): 11.900,00 €
Abzüglich 1. Abschlagsrechnung vom [Datum]: – 3.570,00 €
Abzüglich 2. Abschlagsrechnung vom [Datum]: – 4.760,00 €
Verbleibender Restbetrag: 3.570,00 €
Rechnungsprogramm für Handwerker mit Abschlagsrechnung – Warum Software unverzichtbar ist
Wer Abschlagsrechnungen manuell in Word oder Excel erstellt, riskiert Fehler bei der Nummerierung, vergisst Pflichtangaben oder verliert den Überblick über bereits gezahlte Abschläge. Ein professionelles Rechnungsprogramm für Handwerker löst all diese Probleme auf einmal.
Mit XRechnungs.de – dem Rechnungsprogramm für Handwerker kannst du Abschlagsrechnungen in wenigen Minuten erstellen, alle Pflichtangaben automatisch befüllen und sogar E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format ausgeben. Das spart Zeit, reduziert Fehler und hält dich rechtssicher – gerade beim wachsenden Thema elektronische Rechnung ab 2025.
Weitere Vorteile einer spezialisierten Handwerkersoftware:
Automatische Verknüpfung von Abschlagsrechnungen mit der Schlussrechnung
Fortlaufende Rechnungsnummern werden automatisch vergeben
Alle Dokumente GoBD-konform gespeichert und archiviert
Angebote direkt in Abschlagsrechnungen oder Schlussrechnungen umwandeln
Mobil von der Baustelle aus nutzbar
Wenn du noch auf der Suche nach dem passenden Tool bist, lohnt sich ein Blick auf unseren Vergleich der besten Rechnungsprogramme für Handwerker – dort findest du eine objektive Übersicht mit Bewertungskriterien, die wirklich zählen.
Ist eine Abschlagszahlung rechtens? Rechtliche Grundlagen im Überblick
Ja, Abschlagszahlungen sind vollkommen rechtens – das BGB gibt Handwerkern in § 632a ausdrücklich das Recht dazu. Du musst dieses Recht nicht einmal im Vertrag vereinbaren; es gilt kraft Gesetzes. Allerdings gibt es einige wichtige Voraussetzungen:
Die abgerechneten Leistungen müssen tatsächlich erbracht worden sein.
Die Leistungen müssen vertragsgemäß ausgeführt worden sein.
Die Abschlagsrechnung muss alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten.
Bei VOB/B-Verträgen muss eine prüffähige Aufstellung eingereicht werden.
Was tun, wenn der Auftraggeber die Abschlagsrechnung als zu hoch empfindet? In diesem Fall hat er das Recht, den Betrag zu beanstanden. Du solltest dann offen kommunizieren, welche Leistungen konkret abgerechnet werden, und die Dokumentation vorlegen. Hilft das nicht, kann ein Bauanwalt oder eine Handwerkskammer vermitteln.
Abschlagsrechnung als Kleinunternehmer – Was gilt hier?
Auch Handwerker, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, können Abschlagsrechnungen stellen. Der wesentliche Unterschied: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss auf der Rechnung ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung stehen, zum Beispiel: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Abschlagsrechnung und E-Rechnung – Was ändert sich ab 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab 2027 gilt die Pflicht zur aktiven Ausstellung für die meisten Unternehmen – auch für Handwerksbetriebe. Das betrifft nicht nur Schlussrechnungen, sondern auch Abschlagsrechnungen.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein einfaches PDF, sondern ein strukturiertes Datenformat wie XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (hybrides PDF mit eingebettetem XML). Alles, was du dazu wissen musst, findest du in unserem Artikel zur E-Rechnung Pflicht 2025.
Mit XRechnungs.de bist du für diese Anforderungen bereits heute gerüstet: Sowohl Abschlagsrechnungen als auch Schlussrechnungen lassen sich direkt als XRechnung oder ZUGFeRD exportieren – ohne zusätzlichen Aufwand.
Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen im Handwerk – und wie du sie vermeidest
In der Praxis tauchen bei Abschlagsrechnungen immer wieder dieselben Fehler auf. Wer sie kennt, kann sie von vornherein ausschließen:
Fehlende Kennzeichnung als Abschlagsrechnung: Ohne diese Angabe kann der Auftraggeber nicht erkennen, dass noch eine Schlussrechnung folgt.
Keine fortlaufende Nummerierung: Jede Rechnung – auch jede Abschlagsrechnung – braucht eine eindeutige Nummer.
Leistungen nicht konkret beschrieben: Vage Angaben wie "Arbeiten im April" reichen nicht aus.
Abschlag übersteigt erbrachte Leistung: Das ist rechtlich problematisch und kann als Vorausrechnung gewertet werden.
Fehlende Verrechnung in der Schlussrechnung: Wer geleistete Abschläge nicht abzieht, fordert zu viel – was Vertrauen und Reputation beschädigt.
Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung im Handwerk (FAQ)
Was ist eine Abschlagsrechnung bei Handwerkerleistungen?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung, die ein Handwerksbetrieb während eines laufenden Projekts stellt. Sie bezieht sich auf bereits erbrachte Teilleistungen und fordert eine entsprechende Teilzahlung. Sie ist von der Vorauszahlungsrechnung abzugrenzen, die vor Leistungsbeginn ausgestellt wird.
Wie hoch darf eine Abschlagsrechnung für Handwerker sein?
Es gibt keine gesetzlich festgelegte Höchstgrenze. Die Abschlagsrechnung darf jedoch nur den Wert der tatsächlich erbrachten Leistungen widerspiegeln. Typisch sind Abschläge von 30–40 % des Auftragswertes je Bauabschnitt. Vertraglich können individuelle Zahlungsmodalitäten vereinbart werden.
Sind Vorauszahlungen bei Handwerkern üblich?
Ja, gerade bei material- und arbeitsintensiven Projekten verlangen viele Handwerksbetriebe eine Anzahlung von 10–30 % vor Projektbeginn. Das ist rechtlich zulässig, muss aber vertraglich vereinbart sein und als Vorauszahlungsrechnung ausgestellt werden – nicht als Abschlagsrechnung.
Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?
Laut § 632a BGB darf ein Handwerker eine Abschlagsrechnung stellen, wenn in sich abgeschlossene Teile des Werkes fertiggestellt wurden oder der Auftraggeber Teilleistungen abgenommen hat. Bei VOB/B-Verträgen gelten die Regelungen des § 16 VOB/B.
Was tun, wenn der Auftraggeber meint, der Abschlag ist zu hoch?
In diesem Fall solltest du die erbrachten Leistungen detailliert dokumentieren und dem Auftraggeber vorlegen. Fotos, Bautagebuch und Lieferscheine helfen dabei. Kommt keine Einigung zustande, kann ein Rechtsanwalt oder die zuständige Handwerkskammer vermitteln. Im Zweifel kann auch ein Baugutachter herangezogen werden.
Muss ich Abschlagsrechnungen in der Schlussrechnung aufführen?
Ja, unbedingt. In der Schlussrechnung müssen alle geleisteten Abschlagszahlungen aufgelistet und vom Gesamtbetrag abgezogen werden. Nur der verbleibende Restbetrag wird dann tatsächlich fällig. Diese Transparenz ist nicht nur gesetzlich korrekt – sie schützt auch das Vertrauensverhältnis zum Kunden.
Gilt die Abschlagsrechnung auch für die E-Rechnungspflicht ab 2025?
Ja. Sobald du im B2B-Bereich tätig bist und die E-Rechnungspflicht für dich gilt, betrifft das alle Rechnungsarten – also auch Abschlagsrechnungen. Du musst sie dann im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen. XRechnungs.de unterstützt beide Formate und erstellt konforme E-Rechnungen automatisch.
Fazit: Abschlagsrechnungen gehören zum professionellen Handwerk
Die Abschlagsrechnung ist kein bürokratisches Übel – sie ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Handwerksbetrieb, der größere Projekte stemmt. Sie sichert deine Liquidität, schafft Transparenz gegenüber dem Auftraggeber und gibt dir rechtlich eine starke Position. Wer sie korrekt ausstellt, alle Pflichtangaben beachtet und die Abrechnung nach Baufortschritt sauber dokumentiert, vermeidet Streit und baut langfristig Vertrauen auf.
Damit das in der Praxis reibungslos klappt, lohnt sich der Einsatz eines spezialisierten Rechnungsprogramms für Handwerker. XRechnungs.de bietet dir bis zu 50 Rechnungen im Monat kostenlos – inklusive Abschlagsrechnungen, E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format sowie GoBD-konformer Archivierung. Starte noch heute kostenlos und bringe deine Rechnungsstellung auf ein neues Level.