Wer als Handwerker oder Bauunternehmen Leistungen nach VOB oder BGB abrechnet, begegnet früher oder später dem Sicherheitseinbehalt. Viele Betriebe wissen zwar, dass er existiert – aber was genau dahinter steckt, wie hoch er sein darf, wie er korrekt auf der Schlussrechnung ausgewiesen wird und wie man ihn bucht, bleibt oft unklar. Dieser Leitfaden bringt Klarheit: verständlich, praxisnah und mit konkreten Beispielen.
Was ist ein Sicherheitseinbehalt bei Rechnungen?
Ein Sicherheitseinbehalt ist ein Teil des vereinbarten Werklohns, den der Auftraggeber vorübergehend einbehält – als Absicherung dafür, dass der Auftragnehmer eventuelle Mängel an seiner Leistung innerhalb der Gewährleistungsfrist beseitigt. Er ist also keine Strafe, sondern eine vertraglich vereinbarte Sicherheitsleistung.
Der Sicherheitseinbehalt ist im Baubereich weit verbreitet und wird vor allem bei Verträgen nach VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) eingesetzt. Er kann aber auch bei BGB-Werkverträgen vereinbart werden, sofern beide Parteien dem ausdrücklich zustimmen.
Nach Ablauf der Gewährleistungsfrist – in der Regel zwei bis fünf Jahre je nach Vertragsart – muss der Auftraggeber den einbehaltenen Betrag auszahlen, sofern keine Mängel vorliegen oder diese bereits behoben wurden.
Wie hoch darf der Sicherheitseinbehalt sein?
Die Höhe des Sicherheitseinbehalts ist nicht frei wählbar – es gelten gesetzliche und vertraglich übliche Grenzen:
Nach VOB/B § 17: Der Sicherheitseinbehalt darf maximal 5 % der Abrechnungssumme betragen.
Bei BGB-Werkverträgen: Die Rechtsprechung akzeptiert ebenfalls in der Regel bis zu 5 % als angemessen.
Höhere Einbehalte (z. B. 10 %) sind in der Praxis selten und können je nach Einzelfall als unangemessen eingestuft werden.
Wichtig: Der Sicherheitseinbehalt bei Handwerkerrechnungen bezieht sich in der Regel auf den Bruttobetrag der Schlussrechnung – also inklusive Umsatzsteuer. Das ist steuerlich relevant und wird weiter unten noch genauer erklärt.
Sicherheitseinbehalt auf der Schlussrechnung – So weist du ihn korrekt aus
Der Sicherheitseinbehalt wird erst auf der Schlussrechnung ausgewiesen – nicht auf den Abschlagsrechnungen. Er reduziert den tatsächlich zu zahlenden Restbetrag, bleibt aber Bestandteil des vereinbarten Gesamtwerklohns. Auf der Schlussrechnung wird er als gesonderter Abzugsposten aufgeführt.
Hinweis: Der Sicherheitseinbehalt von 1.190,00 € wird nach Ablauf der Gewährleistungsfrist ausgezahlt.
Wie du siehst, wird der Sicherheitseinbehalt vom Gesamtbruttobetrag berechnet – nicht vom Restbetrag nach Abzug der Abschläge. Das ist ein häufiger Fehler in der Praxis. Mehr zur korrekten Erstellung von Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen findest du in unserem Leitfaden: Abschlagsrechnung für Handwerker – Alles was du wissen musst.
Sicherheitseinbehalt bei Abschlagsrechnungen – Was gilt hier?
Eine häufige Frage lautet: Darf der Auftraggeber den Sicherheitseinbehalt bereits von den Abschlagsrechnungen abziehen? Die Antwort hängt vom Vertrag ab.
Nach VOB/B § 16 Abs. 1 Nr. 3 ist es zulässig, einen Sicherheitseinbehalt auch von Abschlagszahlungen vorzunehmen – sofern dies vertraglich vereinbart wurde. In diesem Fall behält der Auftraggeber bei jeder Abschlagsrechnung einen festgelegten Prozentsatz ein und zahlt diesen erst nach Abnahme der Gesamtleistung oder nach Ablauf der Gewährleistungsfrist aus.
VOB Sicherheitseinbehalt bei Abschlagsrechnungen – Beispiel
1. Abschlagsrechnung brutto: 7.140,00 €
Sicherheitseinbehalt 5 %: – 357,00 €
Tatsächlich ausgezahlter Betrag: 6.783,00 €
In der Schlussrechnung werden dann alle einbehaltenen Beträge aus den Abschlagsrechnungen zusammengefasst und gesondert ausgewiesen. Der Auftragnehmer kann alternativ eine Bürgschaft (Sicherheitsleistung durch eine Bank) stellen, um den Bareinbehalt zu vermeiden – das ist in § 17 VOB/B geregelt.
Sind Sicherheitseinbehalte umsatzsteuerpflichtig?
Ja – und das ist steuerlich ein wichtiger Punkt. Der Sicherheitseinbehalt ist umsatzsteuerpflichtig, weil die Umsatzsteuer bereits mit der Ausführung der Leistung entsteht – unabhängig davon, ob der volle Betrag ausgezahlt wurde oder nicht.
Das bedeutet konkret: Du musst die Umsatzsteuer auf den gesamten Rechnungsbetrag – inklusive des einbehaltenen Anteils – an das Finanzamt abführen, auch wenn du den Einbehalt noch nicht erhalten hast. Hier greift die sogenannte Ist-Versteuerung als Ausnahme: Wenn du als Kleinunternehmer oder auf Antrag die Ist-Versteuerung nutzt, entsteht die Umsatzsteuerpflicht erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang.
Für die meisten Handwerksbetriebe gilt die Soll-Versteuerung – das heißt, die USt. ist mit Rechnungsstellung fällig, nicht erst bei Zahlung. Die Freigabe des Sicherheitseinbehalts nach Ende der Gewährleistungsfrist ist dann kein erneutes steuerpflichtiges Ereignis.
Ist der Sicherheitseinbehalt brutto oder netto?
Der Sicherheitseinbehalt wird auf den Bruttobetrag der Rechnung berechnet – also inklusive Umsatzsteuer. Das ist die in der Praxis und Rechtsprechung anerkannte Vorgehensweise bei VOB-Verträgen. Der Auftraggeber behält demnach 5 % des Bruttobetrags ein, nicht 5 % des Nettobetrags.
Diesen Unterschied solltest du bei deiner Kalkulation berücksichtigen: Bei einem Nettobetrag von 20.000 € und 19 % USt. (Brutto: 23.800 €) beträgt der Sicherheitseinbehalt von 5 % genau 1.190 € – nicht 1.000 €, wie es bei einer Netto-Berechnung der Fall wäre.
Wie bucht man den Sicherheitseinbehalt? – Buchungssatz erklärt
Die Buchung des Sicherheitseinbehalts unterscheidet sich je nachdem, ob du Auftragnehmer oder Auftraggeber bist.
Buchung beim Auftragnehmer (Handwerker)
Bei der Rechnungsstellung buchst du den vollen Forderungsbetrag als Forderung. Den einbehaltenen Teil buchst du auf ein gesondertes Konto für noch nicht fällige Forderungen oder Sicherheitseinbehalte:
Rechnungsstellung: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Konto 1400) an Umsatzerlöse (Konto 8400) und Umsatzsteuer (Konto 1776)
Einbehalt: Sicherheitseinbehalt (Konto 1590 o. ä.) an Forderungen aus L. u. L. (Konto 1400)
Nach Freigabe: Bank (Konto 1200) an Sicherheitseinbehalt (Konto 1590)
Buchung beim Auftraggeber (Bauherr / Besteller)
Eingangsrechnung: Aufwand (z. B. Konto 6300) und Vorsteuer (Konto 1576) an Verbindlichkeiten (Konto 1600)
Einbehalt: Verbindlichkeiten (Konto 1600) an Sicherheitseinbehalt (Konto 1740 o. ä.)
Nach Freigabe: Sicherheitseinbehalt (Konto 1740) an Bank (Konto 1200)
Die genauen Kontonummern können je nach verwendetem Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) variieren. Lass dich im Zweifel von deinem Steuerberater beraten – gerade bei größeren Bauprojekten mit mehreren Abschlägen und einem Sicherheitseinbehalt lohnt sich eine saubere Buchungsstruktur von Anfang an.
Sicherheitseinbehalt ablösen – Die Bürgschaft als Alternative
Als Auftragnehmer hast du nach VOB/B § 17 das Recht, den Bareinbehalt durch eine Bürgschaft abzulösen. Das bedeutet: Statt dass der Auftraggeber Geld einbehält, stellst du eine Bankbürgschaft in gleicher Höhe. Der Vorteil für dich: Du erhältst den vollen Rechnungsbetrag ausgezahlt und verbesserst damit deine Liquidität erheblich.
Die Bürgschaft muss von einer zugelassenen Bank oder Versicherung ausgestellt werden und dem Auftraggeber vorgelegt werden. Dieser ist dann verpflichtet, den einbehaltenen Betrag freizugeben. Dieses Recht auf Ablösung muss nicht vertraglich vereinbart sein – es gilt kraft VOB/B.
Sicherheitseinbehalt und digitale Rechnungsstellung – Was ändert sich?
Ab 2027 gilt im B2B-Bereich die Pflicht zur E-Rechnung – auch für Schlussrechnungen mit Sicherheitseinbehalt. Das bedeutet: Sowohl die Abschlagsrechnungen als auch die Schlussrechnung müssen dann als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden.
Mit XRechnungs.de kannst du Schlussrechnungen inklusive Sicherheitseinbehalt korrekt strukturieren und direkt als XRechnung oder ZUGFeRD exportieren – rechtssicher, GoBD-konform und ohne technisches Vorwissen. Alles zur E-Rechnungspflicht findest du hier: E-Rechnung Pflicht 2025 – Was Handwerker wissen müssen.
Häufige Fragen zum Sicherheitseinbehalt (FAQ)
Was ist ein Sicherheitseinbehalt bei Rechnungen?
Ein Sicherheitseinbehalt ist ein vertraglich vereinbarter Teilbetrag des Werklohns, den der Auftraggeber vorübergehend zurückbehält – als Absicherung für eventuelle Mängelansprüche während der Gewährleistungsfrist. Er beträgt üblicherweise 5 % des Bruttobetrags und wird nach Ende der Gewährleistungsfrist ausgezahlt.
Wie hoch ist der Sicherheitseinbehalt bei Handwerkerrechnungen?
In der Praxis und nach VOB/B sind 5 % des Bruttobetrags der übliche und rechtlich anerkannte Sicherheitseinbehalt. Höhere Prozentsätze können als unverhältnismäßig eingestuft werden und sind rechtlich angreifbar.
Sind Sicherheitseinbehalte umsatzsteuerpflichtig?
Ja. Die Umsatzsteuer entsteht mit der Leistungserbringung – unabhängig vom tatsächlichen Zahlungseingang. Bei der Soll-Versteuerung (Regelfall) musst du die USt. auf den gesamten Rechnungsbetrag abführen, auch wenn der Einbehalt noch nicht ausgezahlt wurde. Nur bei der Ist-Versteuerung entsteht die USt.-Pflicht erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang.
Ist der Sicherheitseinbehalt brutto oder netto?
Der Sicherheitseinbehalt wird vom Bruttobetrag der Rechnung berechnet – also inklusive Umsatzsteuer. Das ist die in Rechtsprechung und Praxis anerkannte Vorgehensweise bei VOB-Verträgen.
Wie lautet der Buchungssatz für einen Sicherheitseinbehalt?
Beim Auftragnehmer wird der einbehaltene Betrag aus den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen auf ein separates Konto für Sicherheitseinbehalte umgebucht. Nach Freigabe erfolgt die Buchung gegen das Bankkonto. Die genauen Kontonummern variieren je nach Kontenrahmen (SKR03/SKR04).
Was ist der Sicherheitseinbehalt auf einer Abschlagsrechnung?
Bei VOB-Verträgen kann vertraglich vereinbart werden, dass der Auftraggeber bereits von jeder Abschlagsrechnung einen Sicherheitseinbehalt von 5 % einbehält. Diese Beträge werden gesammelt und in der Schlussrechnung gesondert ausgewiesen. Alternativ kann der Auftragnehmer eine Bürgschaft stellen, um den Bareinbehalt zu vermeiden.
Wie wird der Sicherheitseinbehalt versteuert?
Der Sicherheitseinbehalt selbst ist kein eigenständiges Steuerereignis – er ist Teil des Gesamtwerklohns, der bereits bei Rechnungsstellung der Umsatzsteuer unterliegt. Die spätere Freigabe des Einbehalts löst keine erneute Umsatzsteuerpflicht aus. Ertragsteuerlich wird der Einbehalt in dem Jahr als Ertrag erfasst, in dem der Anspruch entstanden ist.
Fazit: Sicherheitseinbehalt korrekt handhaben – von der Abschlagsrechnung bis zur Schlussrechnung
Der Sicherheitseinbehalt ist ein fester Bestandteil des Bauvertragsrechts und betrifft jeden Handwerksbetrieb, der größere Projekte nach VOB oder BGB abrechnet. Wer ihn korrekt ausweist, versteht – brutto oder netto, auf Abschlag oder Schlussrechnung – und ihn steuerlich sauber bucht, vermeidet Streit, Liquiditätsprobleme und Fehler beim Finanzamt.
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