Rechnungsprogramm Gebäudereinigung | Software für Reinigung
Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung und Reinigungsfirmen
Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung: Effiziente Software für Reinigungsfirmen, Pflegedienste und IT-Dienstleister. Einfach, digital, rechtssicher.
Als Gebäudereinigungsunternehmen, Reinigungsfirma oder Dienstleister stehst du vor besonderen Herausforderungen: wiederkehrende Aufträge, monatliche Abrechnungen, unterschiedliche Objektstandorte und oft mehrere Kunden gleichzeitig. Ein professionelles Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung hilft dir, all diese Prozesse zu vereinfachen – von der Angebotserstellung über die monatliche Abrechnung bis zur rechtssicheren Archivierung.
Warum Gebäudereinigungsfirmen ein spezielles Rechnungsprogramm brauchen
Reinigungsdienstleister haben einen besonderen Abrechnungsrhythmus. Anders als bei projektbasierten Handwerksbetrieben geht es oft um:
Wiederkehrende monatliche Rechnungen für Dauerkunden
Abrechnung nach Stunden, Quadratmetern oder Pauschalen
Verwaltung mehrerer Objekte und Standorte pro Kunde
Sonderleistungen wie Grundreinigung oder Fensterreinigung
Material- und Verbrauchsmittelkosten
Ein gutes Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung muss genau diese Anforderungen abdecken können – und das möglichst automatisiert, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.
Diese Funktionen sollte ein Rechnungsprogramm für die Gebäudereinigung haben
Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen
Die meisten Reinigungsfirmen arbeiten mit Dauerkunden. Ein professionelles Rechnungsprogramm sollte dir ermöglichen, Rechnungen automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt (z.B. monatlich am 1. oder 15. des Monats) zu erstellen. Du hinterlegst einmalig die Leistung, den Preis und den Rhythmus – der Rest läuft automatisch.
Objektverwaltung und mehrere Standorte
Viele Kunden haben mehrere Objekte (Filialen, Büroetagen, Gebäude). Eine gute Software erlaubt es dir, Objekte separat zu verwalten und dennoch zentral abzurechnen. So behältst du den Überblick, welche Leistung wo erbracht wurde.
Flexible Abrechnungsmodelle
Ob Stundensatz, Quadratmeterpreis oder Pauschalpreis – dein Rechnungsprogramm sollte alle Abrechnungsarten abbilden können. Auch kombinierte Modelle (z.B. Grundpauschale + variable Zusatzleistungen) sollten problemlos möglich sein.
Vorlagen für Angebote und Rechnungen
Du solltest nicht jedes Mal bei Null anfangen müssen. Nutze Vorlagen für Standard-Reinigungsleistungen, Sonderreinigungen oder saisonale Angebote. Das spart Zeit und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild.
E-Rechnung für Geschäftskunden ab 2025
Ab 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich. Das bedeutet: Wenn du Rechnungen an andere Unternehmen schreibst, musst du elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD versenden können. Ein zukunftssicheres Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung sollte diese Formate bereits unterstützen. Mehr Details zur
So schreibst du eine Rechnung als Reinigungsservice
Eine rechtssichere Rechnung für Reinigungsdienstleistungen muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Hier ist eine Übersicht, was auf jeder Rechnung stehen muss:
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum (z.B. "Reinigungsleistung Januar 2025")
Genaue Beschreibung der Leistung (Art der Reinigung, Objekt, Fläche, Stunden)
Einzelpreis und Gesamtpreis (netto)
Umsatzsteuersatz (19% oder 7%) und Umsatzsteuerbetrag
Gesamtbetrag (brutto)
Zahlungsziel oder Zahlungsbedingungen
Ein gutes Rechnungsprogramm für Reinigungsfirma übernimmt all diese Angaben automatisch, sobald du die Kundendaten und Leistungen einmal hinterlegt hast. Falls du als Kleinunternehmer tätig bist, solltest du dir auch unseren Ratgeber zum Thema
Rechnungssoftware für Pflegedienste und Betreuungsdienste
Auch Pflegedienste und Betreuungsdienste haben ähnliche Anforderungen wie Reinigungsfirmen: wiederkehrende Leistungen, Abrechnung nach Stunden oder Pauschalen, mehrere Kunden und oft auch Abrechnungen mit Krankenkassen oder Sozialämtern.
Ein flexibles Rechnungsprogramm kann hier ebenfalls helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Wichtig ist, dass die Software auch spezielle Anforderungen wie Leistungsnachweise, Unterschriften oder Kostenträgerabrechnungen unterstützt.
Rechnungsprogramm für IT-Dienstleister
IT-Dienstleister haben oft projektbasierte oder stundenweise Abrechnungen. Hier sind präzise Zeiterfassung, detaillierte Leistungsbeschreibungen und übersichtliche Projektabrechnungen wichtig. Ein gutes Rechnungsprogramm für IT-Dienstleister sollte folgende Funktionen bieten:
Projektverwaltung mit mehreren Teilleistungen
Stunden- und Aufgabenverwaltung
Abrechnung nach Stundensatz oder Festpreis
Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen
Professionelle Angebote mit technischen Details
Kostenlose vs. kostenpflichtige Rechnungsprogramme für Dienstleister
Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Lösungen. Welche für dich die richtige ist, hängt von deinem Geschäftsmodell und deiner Unternehmensgröße ab.
Kostenlose Rechnungsprogramme
Für Kleinunternehmer, Soloselbstständige oder Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat können kostenlose Rechnungsprogramme völlig ausreichend sein. Achte dabei auf:
Anzahl der kostenlosen Rechnungen pro Monat
E-Rechnungsfunktion (XRechnung/ZUGFeRD)
GoBD-konforme Archivierung
Keine versteckten Kosten oder Werbung
XRechnungs.de bietet beispielsweise bis zu 50 Rechnungen pro Monat kostenlos an – inklusive E-Rechnung, Kundenverwaltung und professionellen Vorlagen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, schau dir unseren Vergleich der
Für größere Reinigungsfirmen, Pflegedienste oder IT-Unternehmen mit vielen Kunden und komplexen Abrechnungen lohnt sich oft eine kostenpflichtige Lösung. Diese bieten meist:
Worauf Reinigungsfirmen bei der Auswahl achten sollten
Nicht jedes Rechnungsprogramm ist für Dienstleister gleich gut geeignet. Hier sind die wichtigsten Auswahlkriterien für Reinigungsfirmen, Pflegedienste und IT-Dienstleister:
1. Einfache Bedienung
Du solltest dich nicht durch komplizierte Menüs kämpfen müssen. Eine gute Software ist intuitiv, übersichtlich und ermöglicht es dir, in wenigen Minuten eine Rechnung zu erstellen.
2. Wiederkehrende Rechnungen
Für Dienstleister mit Stammkunden ist die Automatisierung wiederkehrender Rechnungen Gold wert. Das spart Zeit und verhindert, dass du eine monatliche Rechnung vergisst.
3. E-Rechnung ready
Ab 2025 müssen B2B-Rechnungen in Deutschland als E-Rechnung versendet werden können. Dein Rechnungsprogramm sollte
ZUGFeRD unterstützen, damit du zukunftssicher bist.
4. GoBD-konforme Archivierung
Rechnungen müssen in Deutschland 10 Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden. Achte darauf, dass dein Rechnungsprogramm eine GoBD-konforme Archivierung bietet, sodass du im Falle einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite bist.
5. Mobilität und Cloud-Zugriff
Wenn du viel unterwegs bist, solltest du auch von unterwegs auf deine Rechnungen zugreifen können. Cloud-basierte Lösungen ermöglichen dir den Zugriff von jedem Gerät – egal ob vom Büro, von zu Hause oder direkt beim Kunden vor Ort.
Typische Fehler bei der Rechnungserstellung vermeiden
Gerade in der Dienstleistungsbranche passieren immer wieder dieselben Fehler bei Rechnungen. Hier sind die häufigsten – und wie du sie vermeidest:
Fehlende oder ungenaue Leistungsbeschreibung – beschreibe genau, was du geleistet hast (z.B. "Büroreinigung 2. OG, 150 qm, Grundreinigung Januar 2025")
Keine fortlaufende Rechnungsnummer – jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer
Falscher Umsatzsteuersatz – prüfe, ob 19% oder 7% korrekt sind (oder ob du als Kleinunternehmer gar keine Umsatzsteuer ausweisen darfst)
Fehlendes Leistungsdatum – gib immer an, wann die Leistung erbracht wurde
Rechnungen nicht archivieren – vergiss nicht, alle Rechnungen mindestens 10 Jahre aufzubewahren
Ein gutes Rechnungsprogramm hilft dir, diese Fehler zu vermeiden, indem es alle Pflichtangaben automatisch einfügt und dich auf fehlende Angaben hinweist. Wenn du dich fragst, welche Anforderungen das Finanzamt genau stellt, lies unseren Leitfaden zur
E-Rechnung: Was Gebäudereinigungsfirmen jetzt wissen müssen
Die E-Rechnung wird für viele Gebäudereinigungsfirmen zur Pflicht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 bzw. 2028 (je nach Umsatz) müssen auch alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung versendet werden.
Wichtig zu wissen: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Wenn du mehr über den
XRechnung und ZUGFeRD – die beiden wichtigsten Formate
In Deutschland haben sich zwei E-Rechnungsformate etabliert:
XRechnung: Ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Bereich verwendet wird
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das ein normales PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert
Für die meisten Reinigungsfirmen ist ZUGFeRD die praktischere Lösung, da deine Kunden die Rechnung weiterhin als gewohntes PDF öffnen können, während die maschinenlesbaren Daten im Hintergrund enthalten sind.
Falls du bereits E-Rechnungen empfängst und diese prüfen oder anzeigen möchtest, kannst du unseren kostenlosen
Praxis-Tipp: Angebote und Rechnungen für Gebäudereinigung richtig strukturieren
Eine übersichtliche und professionelle Rechnung macht nicht nur einen guten Eindruck, sondern erleichtert auch die Zahlungsabwicklung. Hier ein praktisches Beispiel, wie du Reinigungsleistungen strukturiert darstellen kannst:
Beispiel für eine Reinigungsrechnung:
Unterhaltsreinigung Bürofläche 1. OG (250 qm) – Januar 2025: 850,00 €
Unterhaltsreinigung Bürofläche 2. OG (180 qm) – Januar 2025: 610,00 €
Glasreinigung Außenfassade (4 Stunden à 45,00 €): 180,00 €
Material und Verbrauchsmittel (pauschal): 75,00 €
Durch eine klare Auflistung weiß dein Kunde genau, wofür er bezahlt, und du vermeidest Rückfragen.
Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung: Vergleich der Funktionen
Wenn du verschiedene Rechnungsprogramme vergleichen möchtest, achte auf diese Kernfunktionen:
Fazit: Das richtige Rechnungsprogramm spart Zeit und Nerven
Ob du eine Gebäudereinigungsfirma, einen Pflegedienst, einen Betreuungsdienst oder ein IT-Unternehmen führst – ein professionelles Rechnungsprogramm ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Es spart dir Zeit, hilft dir, rechtssichere Rechnungen zu erstellen, und sorgt dafür, dass du den Überblick über deine Finanzen behältst.
Achte bei der Auswahl auf wiederkehrende Rechnungen, E-Rechnungsfähigkeit, GoBD-Konformität und eine einfache Bedienung. Für Kleinunternehmer und Solo-Selbstständige kann eine kostenlose Lösung wie XRechnungs.de bereits völlig ausreichend sein.
Nutze die Zeit, die du durch ein gutes Rechnungsprogramm sparst, lieber für deine Kunden und dein Geschäft – statt für Papierkram und Excel-Listen.