Rechnungsprogramm für Handwerker Vergleich: Die 7 wichtigsten Auswahlkriterien
Rechnungsprogramm für Handwerker im Vergleich ✓ Objektive Bewertungskriterien ✓ Kostenlos vs. kostenpflichtig ✓ E-Rechnung ready ✓ Jetzt vergleichen!
Die Auswahl eines Rechnungsprogramms für deinen Handwerksbetrieb ist eine wichtige Entscheidung, die deinen Arbeitsalltag nachhaltig beeinflusst. Der Markt bietet zahlreiche Lösungen – von kostenlosen Basisversionen bis zu umfangreichen Branchenlösungen. In diesem Vergleich erfährst du, worauf es wirklich ankommt und wie du das passende Programm für deine individuellen Anforderungen findest.
Warum der richtige Vergleich bei Rechnungsprogrammen entscheidend ist
Viele Handwerker treffen ihre Entscheidung aufgrund von Preis oder Empfehlungen, ohne ihre tatsächlichen Anforderungen systematisch zu prüfen. Das kann später zu Problemen führen: fehlende Funktionen, unnötig komplexe Bedienung oder hohe Folgekosten durch zusätzliche Module. Ein strukturierter Vergleich hilft dir, von Anfang an die richtige Wahl zu treffen und erspart dir spätere Wechselkosten.
Die 7 wichtigsten Auswahlkriterien im Vergleich
Statt einzelne Programme gegenüberzustellen, zeigen wir dir die entscheidenden Bewertungskriterien. So kannst du jedes Rechnungsprogramm objektiv einschätzen und deine persönliche Prioritätenliste erstellen.
1. Rechtssicherheit und Compliance: Das Fundament
Dieses Kriterium ist nicht verhandelbar. Ein gutes Rechnungsprogramm für Handwerker muss folgende gesetzliche Anforderungen erfüllen:
Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG werden automatisch eingefügt (vollständige Adressen, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Steuersätze)
GoBD-Konformität mit unveränderlicher Archivierung und fortlaufenden, lückenlosen Rechnungsnummern
Revisionssichere Speicherung aller Belege für mindestens 10 Jahre
E-Rechnungsfähigkeit: Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD (ab 2025 Pflicht für B2B-Rechnungsempfang, ab 2027/2028 auch für Versand)
Prüfe beim Vergleich: Ist die E-Rechnungsfunktion bereits integriert oder nur als kostenpflichtiges Add-on erhältlich? Programme, die noch keine XRechnung und ZUGFeRD unterstützen, sind nicht zukunftssicher.
Standard-Rechnungsprogramme decken oft nur allgemeine Anforderungen ab. Für Handwerksbetriebe sind jedoch spezielle Features wichtig:
Angebote und Rechnungen nahtlos verknüpfen: Du erstellst ein Angebot, der Kunde sagt zu, und mit einem Klick wird daraus eine Rechnung. Positionen, Preise und Kundendaten werden automatisch übernommen. Das spart Zeit und verhindert Übertragungsfehler.
Trennung von Material- und Arbeitskosten: Wichtig für die steuerliche Absetzbarkeit beim Kunden (haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG). Deine Rechnung sollte klar zwischen Lohn- und Materialkosten unterscheiden können.
Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen: Bei größeren Projekten werden oft Anzahlungen oder Teilrechnungen gestellt. Ein gutes Programm ermöglicht die Erstellung von Abschlagsrechnungen und verrechnet diese automatisch in der Schlussrechnung.
Mobile Nutzung für Baustellen: Du solltest auch von der Baustelle aus Rechnungen erstellen, Fotos anhängen oder Kundensignaturen digital erfassen können. Prüfe, ob das Programm als App oder responsive Web-Anwendung verfügbar ist.
Praxistipp: Nicht jedes Programm braucht jede Funktion. Überlege, welche Features du wirklich nutzt. Ein Einmann-Elektriker hat andere Anforderungen als ein Malerbetrieb mit 10 Mitarbeitern.
3. Benutzerfreundlichkeit: Zeit ist Geld
Ein umfangreiches Programm nützt nichts, wenn du Stunden brauchst, um eine Rechnung zu erstellen. Benutzerfreundlichkeit zeigt sich in:
Intuitive Bedienung ohne lange Einarbeitung – du solltest innerhalb von 10 Minuten deine erste Rechnung erstellen können
Klare Menüführung ohne überladene Oberflächen
Vorlagen und Textbausteine für wiederkehrende Positionen
Schnelle Suche nach Kunden und alten Rechnungen
Deutschsprachiger Support, falls du doch einmal Hilfe brauchst
Vergleichstipp: Nutze Testversionen oder kostenlose Basisversionen, bevor du dich festlegst. Die meisten Anbieter bieten 14 bis 30 Tage zum Ausprobieren. Erstelle in dieser Zeit mehrere Testrechnungen, um ein Gefühl für die Bedienung zu bekommen.
4. Kosten und Preismodelle transparent vergleichen
Die Preisgestaltung bei Rechnungsprogrammen ist oft unübersichtlich. Hier sind die gängigen Modelle:
Kostenlose Programme (Freemium): Ideal für Gründer und Kleinunternehmer mit geringem Rechnungsvolumen. Meist auf 5 bis 50 Rechnungen pro Monat begrenzt. Keine versteckten Kosten, aber eingeschränkte Funktionen.
Monatliche Abos: Kosten zwischen 10 und 50 Euro pro Monat, je nach Funktionsumfang. Flexibel kündbar, regelmäßige Updates inklusive. Nachteil: Dauerhaft laufende Kosten.
Einmalkauf: Einmalige Zahlung zwischen 100 und 500 Euro. Keine laufenden Kosten, aber Updates oft kostenpflichtig. Meist Desktop-Software, weniger flexibel als Cloud-Lösungen.
Wichtig beim Vergleich: Achte auf versteckte Kosten. Sind E-Mail-Versand, Cloud-Speicher oder Support im Preis enthalten? Werden Zusatzfunktionen extra berechnet? Rechne die Gesamtkosten über 3 Jahre aus, um einen fairen Vergleich zu haben.
5. Cloud vs. Desktop: Flexibilität oder Kontrolle?
Cloudbasierte Programme (SaaS): Funktionieren im Browser, von überall nutzbar, automatische Backups, immer aktuell. Ideal für mobile Arbeit und Zugriff von mehreren Geräten. Erfordern Internetverbindung.
Desktop-Software: Läuft lokal auf deinem Computer, funktioniert offline, Daten liegen bei dir. Nachteil: Gebunden an einen PC, manuelle Backups nötig, Updates oft umständlich.
Empfehlung: Für die meisten Handwerksbetriebe ist eine Cloud-Lösung die bessere Wahl. Sie bietet mehr Flexibilität, ist zukunftssicher und erfordert keinen technischen Aufwand. Bei sensiblen Datenschutzbedenken achte auf Anbieter mit Servern in Deutschland und DSGVO-Konformität.
6. Integration und Erweiterbarkeit
Dein Rechnungsprogramm sollte nicht isoliert arbeiten, sondern sich in deine bestehenden Abläufe einfügen:
Schnittstelle zum Steuerberater: Export von Daten im DATEV-Format oder direkte Anbindung
Banking-Integration: Automatischer Abgleich von Zahlungseingängen (optional, aber sehr zeitsparend)
E-Mail-Versand: Rechnungen direkt aus dem Programm verschicken
Zusatzmodule: Kann das Programm erweitert werden, wenn dein Betrieb wächst?
Frage dich: Welche Programme nutzt du bereits? Ein Rechnungsprogramm, das sich nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft einfügt, spart langfristig viel Zeit.
7. Support und Dokumentation
Selbst bei intuitiver Software können Fragen aufkommen. Prüfe beim Vergleich:
Gibt es deutschsprachigen Support?
Wie sind die Erreichbarkeitszeiten? (Telefon, E-Mail, Chat)
Gibt es eine Wissensdatenbank mit Anleitungen?
Sind Video-Tutorials verfügbar?
Wie schnell werden Probleme gelöst?
Tipp: Schau dir vor der Entscheidung Nutzerbewertungen an – nicht nur zu den Funktionen, sondern speziell zum Kundenservice.
Welches Rechnungsprogramm für Handwerker? Die Entscheidungsmatrix
Statt dir einfach das "beste" Programm zu empfehlen, hilft dir diese Matrix, deine persönlichen Prioritäten zu klären:
Für Gründer und Solo-Selbstständige
Du startest gerade oder hast weniger als 50 Rechnungen pro Monat? Dann sind deine Prioritäten:
Kostenlos oder sehr günstig (unter 15 Euro/Monat)
Einfache Bedienung ohne Schulung
Rechtssicherheit (GoBD, E-Rechnung)
Skalierbarkeit für späteres Wachstum
Empfohlene Lösung: Freemium-Programme wie XRechnungs.de bieten bis zu 50 Rechnungen pro Monat kostenlos, sind E-Rechnungs-ready und können bei Bedarf erweitert werden.
Du hast Mitarbeiter, mehrere Projekte parallel und 50 bis 200 Rechnungen monatlich? Deine Prioritäten:
Angebote und Rechnungen professionell verknüpfen
Mehrbenutzerfähigkeit
Mobile App für Baustelle
Mahnwesen und Zahlungsabgleich
Schnittstelle zum Steuerberater
Empfohlene Lösung: Cloud-basierte Programme mit Abo-Modell (15-35 Euro/Monat), die speziell für Handwerk entwickelt wurden und Angebote, Aufmaß und Projektmanagement integrieren.
Du hast ein größeres Team, komplexe Projekte und brauchst umfassende Verwaltungsfunktionen? Deine Prioritäten:
Vollständige Handwerkersoftware mit Aufmaß, Kalkulation, Zeiterfassung
Mehrbenutzerverwaltung mit Rechtesystem
Integration mit bestehender Software (Warenwirtschaft, Lohnabrechnung)
Auswertungen und Controlling
Professioneller Support
Empfohlene Lösung: Branchenspezifische Komplettsoftware (40-100 Euro/Monat), eventuell mit individueller Anpassung und Vor-Ort-Schulung.
Bestes Rechnungsprogramm für Handwerker: Was bedeutet das eigentlich?
Es gibt kein universell "bestes" Rechnungsprogramm für alle Handwerker. Was für einen Maler mit 2 Mitarbeitern perfekt ist, kann für einen Solo-Elektriker überdimensioniert oder für einen Dachdecker mit 15 Angestellten zu eingeschränkt sein.
Das beste Programm für dich ist das, welches:
Deine individuellen Anforderungen erfüllt (nicht mehr, nicht weniger)
In dein Budget passt und transparente Kosten hat
Rechtssicher und zukunftsfähig ist (E-Rechnung!)
Dir Zeit spart statt neue Probleme zu schaffen
Mit deinem Betrieb wachsen kann
Rechnungsprogramm Handwerker ohne Abo: Sinnvoll oder nicht?
Viele Handwerker suchen gezielt nach Programmen ohne Abo-Modell. Die Vorteile liegen auf der Hand: einmalige Zahlung, keine laufenden Kosten, volle Kostenkontrolle. Aber es gibt auch Nachteile:
Vorteile von Einmalkauf-Programmen:
Keine monatlichen Kosten
Einmalige Investition steuerlich besser absetzbar
Unbegrenzte Nutzungsdauer
Nachteile von Einmalkauf-Programmen:
Updates oft kostenpflichtig (neue E-Rechnungs-Formate!)
Meist Desktop-Software, weniger flexibel
Manuelle Datensicherung erforderlich
Höhere Anfangsinvestition (200-500 Euro)
Empfehlung: Wenn du absolute Kostensicherheit brauchst und vorwiegend vom Büro-PC arbeitest, kann Einmalkauf sinnvoll sein. Achte aber darauf, dass E-Rechnungs-Updates inklusive sind. Für mobile Nutzung und automatische Backups sind Cloud-Abos meist die bessere Wahl – besonders bei günstigen Tarifen ab 10 Euro/Monat.
E-Rechnung für Handwerker: Warum das jetzt entscheidend ist
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das bedeutet konkret:
Ab 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
Ab 2027: Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz müssen E-Rechnungen senden
Ab 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen senden
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format vorliegen: XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Beim Vergleich von Rechnungsprogrammen ist E-Rechnungsfähigkeit deshalb ein Muss-Kriterium. Prüfe:
Kann das Programm XRechnungen erstellen?
Unterstützt es ZUGFeRD (hybride PDF mit eingebettetem XML)?
Kann es empfangene E-Rechnungen verarbeiten?
Ist diese Funktion bereits enthalten oder kostet sie extra?
Programme ohne E-Rechnungs-Support sind nicht zukunftsfähig und sollten nicht mehr neu angeschafft werden.
Überlege beim Vergleich: Brauche ich wirklich branchenspezifische Funktionen oder reicht ein allgemeines Handwerker-Programm? Oft sind Spezialfunktionen nice-to-have, aber kein Muss-Kriterium.
Praktische Vergleichsmethode: Die 3-Schritte-Anleitung
Anstatt wahllos Programme zu testen, gehe systematisch vor:
Wie viele Rechnungen schreibe ich durchschnittlich pro Monat?
Arbeite ich alleine oder mit Mitarbeitern?
Brauche ich mobile Nutzung auf der Baustelle?
Erstelle ich auch Angebote oder nur Rechnungen?
Was ist mein maximales monatliches Budget?
Welche Zusatzfunktionen wären schön, aber nicht zwingend?
Schritt 2: Vorauswahl treffen (30 Minuten)
Recherchiere 3 bis 5 Programme, die zu deinem Profil passen. Achte auf:
Erfüllt es die Pflicht-Kriterien (GoBD, E-Rechnung)?
Passt der Preis zu meinem Budget?
Gibt es eine kostenlose Testversion?
Was sagen andere Handwerker in Bewertungen?
Schritt 3: Praxistest durchführen (1-2 Stunden pro Programm)
Teste jedes ausgewählte Programm mit realistischen Szenarien:
Lege 3 Testkunden an
Erstelle eine Standard-Rechnung mit typischen Positionen
Teste den PDF-Export und die Vorschau
Erstelle eine XRechnung (wenn das zu deinen Anforderungen gehört)
Prüfe, wie schnell du eine Rechnung erstellen kannst
Teste den Support mit einer einfachen Frage
Notiere dir bei jedem Test: Was gefällt dir? Was stört dich? Wie intuitiv ist die Bedienung?
Häufige Fehler beim Vergleich von Rechnungsprogrammen
Vermeide diese typischen Stolperfallen:
Fehler 1: Nur auf den Preis schauen. Das günstigste Programm ist nicht automatisch das beste. Wenn du durch fehlende Funktionen dreimal so lange brauchst, kostet dich das mehr als ein höherer Monatsbeitrag.
Fehler 2: Zu viele Funktionen wählen. "Viel hilft viel" gilt hier nicht. Überladene Programme mit Dutzenden ungenutzten Features machen die Bedienung kompliziert und kosten unnötig Geld.
Fehler 3: E-Rechnungsfähigkeit ignorieren. "Das brauche ich jetzt noch nicht" ist keine gute Strategie. Ab 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ein Programm ohne diese Funktion ist bereits veraltet.
Fehler 4: Keine Testversion nutzen. Screenshots und Videos zeigen nicht, wie sich ein Programm in der Praxis anfühlt. Nutze immer die Testphase, bevor du dich festlegst.
Fehler 5: Versteckte Kosten übersehen. Sind Zusatzfunktionen, mehr Speicher oder zusätzliche Benutzer im Preis enthalten? Rechne die Gesamtkosten über 2-3 Jahre aus.
Checkliste für deinen Rechnungsprogramm-Vergleich
Nutze diese Checkliste, um Programme objektiv zu bewerten:
Rechtssicherheit:
Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG automatisch
GoBD-konforme Archivierung
XRechnung-Unterstützung
ZUGFeRD-Unterstützung
Funktionen:
Kundenverwaltung mit Historie
Angebotserstellung (falls benötigt)
Trennung Material/Arbeit
Abschlagsrechnungen
Mobile App oder responsive Design
Mahnwesen (falls benötigt)
Usability:
Intuitive Bedienung
Deutschsprachige Oberfläche
Schnelle Rechnungserstellung (unter 5 Minuten)
Vorlagen verfügbar
Kosten:
Transparente Preisgestaltung
Keine versteckten Zusatzkosten
Passt ins Budget
Faire Upgrade-Möglichkeiten
Support:
Deutschsprachiger Support
Hilfe-Center oder Wissensdatenbank
Gute Erreichbarkeit
Positive Nutzerbewertungen
XRechnungs.de im Handwerker-Vergleich
XRechnungs.de wurde speziell für den deutschen Markt und die Anforderungen von Handwerkern, Kleinunternehmen und Selbstständigen entwickelt. Das Programm erfüllt alle rechtlichen Anforderungen und ist bereits für die E-Rechnungspflicht ab 2025 gerüstet.
Was XRechnungs.de besonders macht:
Kostenlos für bis zu 50 Rechnungen pro Monat – ohne Abo-Zwang, ohne Kreditkarte, ohne versteckte Kosten
Vollständige E-Rechnungs-Unterstützung: XRechnung und ZUGFeRD bereits in der kostenlosen Version
GoBD-konforme Archivierung und alle Pflichtangaben nach § 14 UStG automatisch
Cloud-basiert: Von überall nutzbar, auf jedem Gerät, automatische Backups
Intuitive Bedienung: Erste Rechnung in unter 5 Minuten erstellt
Server in Deutschland, DSGVO-konform
Flexibel erweiterbar: Bei wachsendem Bedarf einfach upgraden ohne Datenverlust
XRechnungs.de eignet sich besonders für Solo-Selbstständige, Gründer und kleine Handwerksbetriebe, die eine rechtssichere, zukunftsfähige und unkomplizierte Lösung suchen – ohne überteuerte Abos oder unnötige Komplexität.
Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm-Vergleich
Welches ist das beste Rechnungsprogramm für Handwerker?
Das "beste" Programm hängt von deinen individuellen Anforderungen ab. Für Solo-Selbstständige mit geringem Rechnungsvolumen eignen sich kostenlose Programme wie XRechnungs.de. Größere Betriebe mit komplexen Anforderungen brauchen umfangreichere Lösungen mit Projektmanagement und Zeiterfassung. Entscheidend ist, dass das Programm GoBD-konform ist und E-Rechnungen unterstützt.
Wie viel kostet ein gutes Rechnungsprogramm für Handwerker?
Die Kosten variieren stark: Kostenlose Freemium-Versionen für kleine Betriebe, 10-30 Euro/Monat für Standard-Programme, 40-100 Euro/Monat für umfangreiche Branchenlösungen. Einmalkauf-Programme kosten 200-500 Euro, aber Updates sind oft kostenpflichtig. Wichtig: Versteckte Kosten für Zusatzfunktionen beachten.
Brauche ich wirklich E-Rechnungsfähigkeit?
Ja, definitiv. Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027/2028 wird auch der Versand verpflichtend. Ein Rechnungsprogramm ohne XRechnung- und ZUGFeRD-Unterstützung ist nicht zukunftsfähig und sollte nicht mehr angeschafft werden.
Was ist besser: Cloud oder Desktop-Software?
Für die meisten Handwerker ist Cloud die bessere Wahl: Von überall nutzbar, automatische Backups, immer aktuell, keine Installation nötig. Desktop-Software bietet Offline-Nutzung, ist aber an einen Computer gebunden und erfordert manuelle Datensicherung. Nur bei sehr schlechter Internetverbindung oder extremen Datenschutzbedenken ist Desktop sinnvoller.
Kann ich kostenlose Rechnungsprogramme professionell nutzen?
Ja, kostenlose Programme wie XRechnungs.de sind für professionelle Nutzung geeignet, wenn sie GoBD-konform sind und alle Pflichtangaben automatisch einfügen. Sie eignen sich besonders für Gründer und Kleinunternehmer mit bis zu 50 Rechnungen monatlich. Bei höherem Volumen oder erweiterten Funktionen lohnt sich ein Upgrade.
Lohnt sich ein Rechnungsprogramm ohne Abo?
Einmalkauf-Programme haben keine laufenden Kosten, aber Updates sind oft extra zu bezahlen – besonders kritisch bei E-Rechnungs-Updates ab 2025. Cloud-Abos ab 10-15 Euro/Monat sind meist flexibler und zukunftssicherer. Einmalkauf lohnt sich nur, wenn Updates inklusive sind und du hauptsächlich stationär im Büro arbeitest.
Wie lange sollte ich Programme testen?
Plane 1-2 Stunden pro Programm für einen aussagekräftigen Test ein. Erstelle mehrere Testrechnungen mit typischen Positionen, teste die wichtigsten Funktionen und prüfe die Bediengeschwindigkeit. Die meisten Anbieter bieten 14-30 Tage Testzeit – nutze diese vollständig aus, bevor du dich entscheidest.
Muss das Programm für meine Branche spezialisiert sein?
Nicht zwingend. Allgemeine Handwerker-Programme decken die meisten Anforderungen ab. Branchensoftware mit Spezialfunktionen (Aufmaß, Materialkalkulation) ist nur bei sehr spezifischen Anforderungen nötig. Für Standard-Rechnungen mit Material- und Arbeitspositionen reicht ein gutes Allround-Programm.
Wie sichere ich meine Daten?
Bei Cloud-Programmen erfolgen Backups automatisch. Achte auf: Server in Deutschland, DSGVO-Konformität, SSL-Verschlüsselung, regelmäßige Sicherungen. Bei Desktop-Software musst du manuelle Backups auf externen Datenträgern erstellen. Cloud ist in der Regel sicherer, da professionelle Rechenzentren besseren Schutz bieten als ein einzelner Computer.
Kann ich später zu einem anderen Programm wechseln?
Ja, aber mit Aufwand. Die meisten Programme bieten Export-Funktionen für Kundendaten und Rechnungen. Ein Wechsel ist möglich, erfordert aber Zeit für Datenübertragung und Einarbeitung. Deshalb ist eine gründliche Auswahl von Anfang an wichtig. Starte mit kostenlosen Versionen oder niedrigen Tarifen, um bei Bedarf flexibel zu bleiben.
Fazit: Der richtige Vergleich führt zum passenden Programm
Ein gutes Rechnungsprogramm für Handwerker spart Zeit, sorgt für Rechtssicherheit und wächst mit deinem Betrieb. Statt auf Empfehlungen oder Werbung zu vertrauen, solltest du systematisch vorgehen: Anforderungen definieren, Prioritäten setzen, Programme praktisch testen.
Die wichtigsten Entscheidungskriterien sind: Rechtssicherheit (GoBD, E-Rechnung), passende Funktionen für deine Betriebsgröße, intuitive Bedienung, faire Kosten und guter Support. Alles andere ist Bonus.
Für Gründer, Solo-Selbstständige und kleine Handwerksbetriebe ist XRechnungs.de eine empfehlenswerte Lösung: kostenlos bis 50 Rechnungen monatlich, vollständig E-Rechnungs-fähig, GoBD-konform und ohne komplizierte Einarbeitung. Teste es jetzt kostenfrei und überzeuge dich selbst.