Sie haben eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erstellt und möchten sicher sein, dass sie allen gesetzlichen Anforderungen entspricht? Mit dem XRechnung Validator Online von XRechnungs.de können Sie Ihre E-Rechnungen kostenlos und ohne Anmeldung validieren. In diesem umfassenden Ratgeber erfahren Sie alles über die Validierung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen – einfach, schnell und zuverlässig.
Was ist ein XRechnung Validator und warum brauche ich ihn?
Ein XRechnung Validator ist ein Tool, das elektronische Rechnungen auf ihre Konformität mit den gesetzlichen Standards prüft. Seit der E-Rechnungspflicht ab 2025 müssen alle B2B-Rechnungen in Deutschland in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.
Warum die Validierung so wichtig ist
Eine nicht-konforme Rechnung kann von Behörden und Unternehmen abgelehnt werden. Das führt zu:
Zahlungsverzögerungen durch Rücksendungen
Mehraufwand durch Korrekturen und erneutes Versenden
Unzufriedene Kunden und beschädigtes Unternehmensimage
Mögliche rechtliche Probleme bei Behördenrechnungen
Mit einem zuverlässigen Validator vermeiden Sie diese Probleme von Anfang an.
XRechnung Validator Online kostenlos nutzen – so geht's
Der XRechnung Validator von XRechnungs.de ist die einfachste Möglichkeit, Ihre E-Rechnungen zu validieren. Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Schritt 1: Validator-Seite aufrufen
Besuchen Sie den XRechnung Validator Online auf XRechnungs.de. Keine Registrierung, keine Anmeldung – starten Sie sofort.
Schritt 2: Rechnung hochladen
Laden Sie Ihre Rechnungsdatei hoch. Der Validator unterstützt:
XRechnung-XML-Dateien
ZUGFeRD-PDF-Dateien (alle Profile)
Dateien bis zu 10 MB Größe
Schritt 3: Validierung starten
Klicken Sie auf "Jetzt validieren". Die Prüfung dauert nur wenige Sekunden.
Schritt 4: Ergebnisse analysieren
Sie erhalten sofort ein detailliertes Validierungsergebnis:
Grünes Häkchen: Ihre Rechnung ist konform und bereit zum Versand
Gelbe Warnungen: Optionale Verbesserungen, aber die Rechnung ist gültig
Rote Fehler: Diese müssen korrigiert werden, bevor die Rechnung versendet werden kann
Jeder Fehler und jede Warnung wird mit einer klaren Beschreibung angezeigt, damit Sie genau wissen, was zu tun ist.
KoSIT Validator XRechnung: Der offizielle Standard
Der Begriff "KoSIT" steht für die Koordinierungsstelle für IT-Standards. Diese Behörde hat die offiziellen Spezifikationen für XRechnungen in Deutschland entwickelt.
Was prüft der KoSIT Validator?
Ein KoSIT-konformer Validator wie der von XRechnungs.de prüft:
XML-Struktur: Ist die Datei syntaktisch korrekt?
Schema-Konformität: Entspricht die Struktur dem XRechnung-Standard?
Schematron-Regeln: Werden alle Geschäftsregeln eingehalten?
Pflichtfelder: Sind alle erforderlichen Angaben vorhanden?
Datentypen: Haben alle Felder das richtige Format?
Codelisten: Werden nur zugelassene Werte verwendet?
Der XRechnungs.de Validator verwendet die gleichen Prüfregeln wie der offizielle KoSIT Validator – Sie können sich also auf die Ergebnisse verlassen.
ZUGFeRD-Rechnungen sind hybride Dokumente: ein sichtbares PDF für Menschen und eingebettete XML-Daten für Computer. Beide Teile müssen korrekt sein.
Was wird bei ZUGFeRD validiert?
Der ZUGFeRD Validator von XRechnungs.de prüft:
PDF/A-3 Konformität: Ist das PDF im richtigen Format für Langzeitarchivierung?
XML-Einbettung: Ist die XML-Datei korrekt im PDF eingebettet?
ZUGFeRD-Profil: Welches Profil wird verwendet (BASIC, EN16931, EXTENDED)?
XML-Validität: Sind die eingebetteten XML-Daten korrekt strukturiert?
Datenkonsistenz: Stimmen PDF-Darstellung und XML-Daten überein?
Unterstützte ZUGFeRD-Versionen
Der Validator unterstützt:
ZUGFeRD 2.3 (aktuelle Version)
ZUGFeRD 2.2
ZUGFeRD 2.1.1
ZUGFeRD 1.0 (Legacy-Unterstützung)
XRechnung Validator Bund vs. andere Validatoren
Es gibt verschiedene XRechnung-Validatoren auf dem Markt. Hier ist ein ehrlicher Vergleich:
XRechnung Validator Bund (offizieller Validator)
Vorteile:
Offizieller Validator der Bundesregierung
Kostenlos
Open Source
Nachteile:
Komplexe Bedienung, nicht benutzerfreundlich
Technisches Wissen erforderlich
Lokale Installation notwendig
Kein Support für ZUGFeRD-PDFs
XRechnung Validator Baden-Württemberg
Vorteile:
Webbasiert
Kostenlos
Speziell für Baden-Württemberg optimiert
Nachteile:
Nur für Rechnungen an Behörden in Baden-Württemberg
Eingeschränkte Funktionalität
Kein ZUGFeRD-Support
XRechnung Validator ELSTER
Vorteile:
Integriert in ELSTER-Portal
Kostenlos
Nachteile:
ELSTER-Registrierung erforderlich
Umständliche Bedienung
Nur für Finanzamt-Rechnungen
XRechnungs.de Validator – Die beste Alternative
Vorteile:
Webbasiert – keine Installation
Kostenlos ohne Registrierung
Unterstützt XRechnung UND ZUGFeRD
KoSIT-konform
Benutzerfreundliche Oberfläche
Detaillierte Fehlermeldungen
Schnelle Validierung (< 5 Sekunden)
Für alle Bundesländer und B2B geeignet
Nachteile:
Internetverbindung erforderlich
XRechnung Validator lokal: Wann macht das Sinn?
Ein lokaler Validator wird auf Ihrem eigenen Computer installiert. Das kann in bestimmten Situationen sinnvoll sein:
Vorteile eines lokalen Validators
Funktioniert ohne Internetverbindung
Rechnungen verlassen nie Ihren Computer (maximale Datensicherheit)
Kann in automatisierte Prozesse integriert werden
Unbegrenzte Anzahl an Validierungen
Nachteile eines lokalen Validators
Komplizierte Installation
Technisches Wissen erforderlich
Manuelle Updates notwendig
Keine benutzerfreundliche Oberfläche
Nur auf einem Gerät verfügbar
Empfehlung: Online oder lokal?
Für die meisten Unternehmen ist ein Online-Validator die bessere Wahl:
Keine technischen Hürden
Immer aktuelle Validierungsregeln
Von überall nutzbar
Benutzerfreundliche Oberfläche
Ein lokaler Validator macht nur Sinn bei:
Sehr hohen Sicherheitsanforderungen
Integration in automatisierte Prozesse
Sehr großen Mengen (1000+ Rechnungen täglich)
XRechnung prüfen online: Häufige Fehler und wie man sie behebt
Bei der Validierung tauchen immer wieder die gleichen Fehler auf. Hier sind die häufigsten Probleme und ihre Lösungen:
Fehler 1: Fehlende Pflichtfelder
Symptom: "Element 'BT-xxx' fehlt"
Ursache: Ein erforderliches Feld wurde nicht ausgefüllt, z.B. Rechnungsnummer, Steuernummer oder Leistungsdatum.
Lösung: Ergänzen Sie das fehlende Feld in Ihrer Rechnungssoftware und erstellen Sie die XRechnung neu.
Fehler 2: Ungültiges Datumsformat
Symptom: "Datum entspricht nicht dem Format YYYY-MM-DD"
Ursache: Das Datum wurde im falschen Format eingegeben (z.B. "31.12.2026" statt "2026-12-31").
Lösung: Verwenden Sie immer das ISO-Format: JJJJ-MM-TT (z.B. 2026-01-21).
Fehler 3: Falsche Währungscodes
Symptom: "Ungültiger Währungscode"
Ursache: Verwendung von "Euro" oder "€" statt des korrekten ISO-Codes.
Lösung: Nutzen Sie immer den dreistelligen ISO 4217 Code (EUR für Euro, USD für US-Dollar, etc.).
Fehler 4: Ungültige Umsatzsteuer-ID
Symptom: "USt-IdNr. entspricht nicht dem erwarteten Format"
Ursache: Die Umsatzsteuer-ID hat nicht das richtige Format (z.B. Leerzeichen oder falsche Länge).
Lösung: Deutsche USt-IdNr. haben das Format: DE123456789 (DE + 9 Ziffern, keine Leerzeichen).
Fehler 5: Falsche Betragsberechnung
Symptom: "Summe der Positionen stimmt nicht mit Gesamtbetrag überein"
Ursache: Rundungsfehler oder fehlerhafte manuelle Berechnung.
Lösung: Lassen Sie Ihre Rechnungssoftware alle Beträge automatisch berechnen.
Fehler 6: Ungültige Codelisten-Werte
Symptom: "Wert 'XXX' nicht in Codeliste erlaubt"
Ursache: Verwendung eines nicht standardisierten Codes (z.B. für Zahlungsbedingungen).
Lösung: Verwenden Sie nur die offiziell zugelassenen Codes aus den XRechnung-Codelisten.
Tipps für eine erfolgreiche Validierung
So stellen Sie sicher, dass Ihre XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen auf Anhieb validiert werden:
Tipp 1: Nutzen Sie zertifizierte Software
Erstellen Sie Ihre E-Rechnungen mit einer Software, die bereits XRechnung- und ZUGFeRD-konform erstellt – wie XRechnungs.de. Das reduziert Fehler von vornherein.
Tipp 2: Validieren Sie vor dem Versand
Machen Sie die Validierung zum festen Bestandteil Ihres Rechnungsprozesses. Erst validieren, dann versenden.
Tipp 3: Testen Sie mit Beispielrechnungen
Bevor Sie Ihre erste echte Rechnung verschicken, erstellen Sie Testrechnungen und validieren Sie diese mehrfach.
Tipp 4: Dokumentieren Sie typische Fehler
Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, notieren Sie die Lösung. So vermeiden Sie den gleichen Fehler in Zukunft.
Tipp 5: Bleiben Sie auf dem neuesten Stand
Die XRechnung-Standards werden gelegentlich aktualisiert. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software immer die aktuellste Version unterstützt.
Vorteile des XRechnungs.de Validators auf einen Blick
Warum sollten Sie den XRechnungs.de Validator nutzen? Hier sind die wichtigsten Vorteile:
100% kostenlos: Keine versteckten Kosten, keine Registrierung
Sofort nutzbar: Kein Download, keine Installation
Beide Formate: XRechnung XML und ZUGFeRD PDF
KoSIT-konform: Nutzt die offiziellen Validierungsregeln
Mobil: Funktioniert auf Smartphone, Tablet und Computer
Immer aktuell: Automatische Updates der Validierungsregeln
Unbegrenzt: So viele Validierungen wie Sie brauchen
Häufig gestellte Fragen zum XRechnung Validator
Muss ich meine Rechnungen validieren lassen?
Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Eine nicht-konforme Rechnung wird von vielen Empfängern automatisch abgelehnt.
Wie oft sollte ich validieren?
Validieren Sie jede Rechnung vor dem Versand. Wenn Sie mit einer neuen Software arbeiten, validieren Sie die ersten 10-20 Rechnungen besonders gründlich.
Was passiert mit meinen hochgeladenen Dateien?
Die Dateien werden nur für die Validierung verarbeitet und sofort danach gelöscht. Sie werden nicht gespeichert oder für andere Zwecke verwendet.
Kann ich auch große Mengen validieren?
Ja, der Online-Validator ist für einzelne Rechnungen gedacht, kann aber unbegrenzt oft genutzt werden. Für sehr große Mengen (100+ Rechnungen) empfiehlt sich eine Integration in Ihre Geschäftsprozesse.
Welche Dateigröße wird unterstützt?
Der Validator unterstützt Dateien bis zu 10 MB. Das reicht für praktisch alle XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs.
Funktioniert der Validator auf dem Smartphone?
Ja, der Validator ist vollständig responsive und funktioniert auf allen Geräten – Smartphone, Tablet und Computer.
Der Unterschied zwischen Validierung und Visualisierung
Viele verwechseln diese beiden Funktionen. Hier ist der Unterschied:
Validierung
Prüft technische Korrektheit
Überprüft Geschäftsregeln
Zeigt Fehler und Warnungen
Bestätigt Konformität
Visualisierung
Zeigt XML-Daten in lesbarer Form
Macht Rechnungsinhalt sichtbar
Keine Prüfung der Korrektheit
Dient nur der Ansicht
Sie brauchen beides: Validierung stellt sicher, dass Ihre Rechnung technisch korrekt ist. Visualisierung hilft Ihnen, den Inhalt zu überprüfen.
Fazit: Validierung ist der Schlüssel zur erfolgreichen E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Mit dem richtigen Validator müssen Sie sich aber keine Sorgen machen:
Jede Rechnung wird vor dem Versand geprüft
Fehler werden sofort erkannt und können korrigiert werden
Laden Sie Ihre XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung hoch
Starten Sie die Validierung
Korrigieren Sie eventuelle Fehler
Versenden Sie Ihre konforme Rechnung mit Sicherheit
Validierung sollte kein Hindernis sein, sondern eine Absicherung. Mit dem richtigen Tool ist sie in Sekunden erledigt – und Sie haben die Gewissheit, dass Ihre Rechnungen beim Empfänger ankommen und akzeptiert werden.
Bereit für fehlerfreie E-Rechnungen? Testen Sie jetzt den kostenlosen XRechnung Validator und überzeugen Sie sich selbst von der einfachen Handhabung!