Muss ich Rechnungen archivieren? Gesetzliche Pflichten einfach erklärt
Muss ich Rechnungen archivieren? Ja – Gesetz, GoBD & Fristen 2025 einfach erklärt. Was § 147 AO, § 257 HGB & § 14b UStG für Ihr Unternehmen bedeuten.
Muss ich Rechnungen wirklich archivieren?, Diese Frage stellen sich viele Selbstständige, Handwerker und Kleinunternehmer, besonders wenn die Belegmengen wachsen und der Aufwand steigt. Die Antwort ist eindeutig: Ja, die Archivierungspflicht für Rechnungen ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben – und betrifft nahezu jeden Unternehmer, unabhängig von Größe oder Branche. Wer gegen diese Pflicht verstößt, riskiert bei einer Betriebsprüfung empfindliche Konsequenzen. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen klar und verständlich, welche gesetzlichen Grundlagen gelten, was die GoBD bedeuten, wen die Pflicht trifft und wie Sie sie in der Praxis rechtssicher erfüllen.
Rechnungen archivieren: Gesetz und Rechtsgrundlagen im Überblick
Die Pflicht zur Archivierung von Rechnungen ergibt sich in Deutschland nicht aus einem einzelnen Gesetz, sondern aus dem Zusammenspiel mehrerer Vorschriften. Die wichtigsten Rechtsgrundlagen sind:
§ 147 Abgabenordnung (AO): Die zentrale steuerrechtliche Vorschrift. Sie verpflichtet alle buchführungspflichtigen Unternehmer zur Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen – darunter ausdrücklich Rechnungen, Buchungsbelege, Handelsbriefe und Buchführungsunterlagen.
§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB): Die handelsrechtliche Entsprechung für Kaufleute. § 257 HGB legt fest, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, § 257 Abs. 4 HGB bestimmt die Dauer. Die handels- und steuerrechtlichen Fristen sind weitgehend deckungsgleich.
§ 238 HGB: Verpflichtet Kaufleute zur ordnungsgemäßen Buchführung. Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos dokumentiert und für Dritte nachvollziehbar sein.
§ 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Enthält spezifische Regelungen zur Aufbewahrung von Rechnungen im umsatzsteuerlichen Kontext. Seit 2025 beträgt die Frist hier ebenfalls acht Jahre.
§ 140 AO: Verbindungsvorschrift, die steuerliche Aufzeichnungspflichten aus anderen Gesetzen (z. B. HGB, Gewerbeordnung, berufsrechtliche Vorschriften) automatisch in das Steuerrecht überträgt.
GoBD (BMF-Schreiben 2019/2024): Präzisieren die Anforderungen an die digitale Archivierung – insbesondere Unveränderbarkeit, Lesbarkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit durch das Finanzamt.
Kurz gesagt: Die Archivierungspflicht für Rechnungen ist Bestandteil der allgemeinen handels- und steuerrechtlichen Buchführungspflicht. Wer Bücher führen muss, muss auch archivieren.
Wen trifft die Archivierungspflicht für Rechnungen?
Eine der häufigsten Fehlannahmen lautet: "Als kleines Unternehmen oder Kleinunternehmer bin ich von der Archivierungspflicht ausgenommen." Das ist falsch. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen betrifft grundsätzlich alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland – unabhängig von Rechtsform, Branche oder Umsatzhöhe.
Gewerbetreibende und Kaufleute: Vollumfängliche Archivierungspflicht nach § 257 HGB und § 147 AO für alle steuerrelevanten Unterlagen.
Freiberufler und Selbstständige: Auch wer keine doppelte Buchführung betreibt, sondern eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt, muss alle Einnahmen- und Ausgabenbelege – also Rechnungen – vollständig archivieren.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Keine Sonderregelung. Auch Kleinunternehmer unterliegen der vollständigen Archivierungspflicht nach § 147 AO. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuerpflicht, nicht die Aufbewahrungspflicht.
Unternehmen in Auflösung oder nach Übergabe: Auch bei Geschäftsaufgabe oder Betriebsübergabe bleibt die Archivierungspflicht für den bisherigen Steuerpflichtigen bestehen. Die Pflicht endet nicht mit dem Ende des Geschäftsbetriebs.
Privatpersonen (Sonderfall): Wer als Privatperson Handwerkerleistungen an einem Grundstück beauftragt, muss entsprechende Rechnungen zwei Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Bei Verstoß drohen Bußgelder bis 500 Euro.
GoBD – Was bedeutet das für die Rechnungsarchivierung?
Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – sind ein BMF-Schreiben, das die gesetzlichen Archivierungspflichten aus AO und HGB für den digitalen Bereich konkretisiert. Sie wurden 2014 eingeführt, 2019 überarbeitet und zuletzt im Jahr 2024 angepasst, um die neuen E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD ausdrücklich einzubeziehen.
Die GoBD sind kein eigenständiges Gesetz, sondern eine verbindliche Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie binden alle Unternehmen, die steuerrelevante Unterlagen digital führen oder archivieren. In der Praxis bedeutet das: Fast jedes Unternehmen in Deutschland muss die GoBD beachten.
Die GoBD-Grundsätze in der Praxis – was konkret verlangt wird
Vollständigkeit: Alle steuerrelevanten Rechnungen müssen lückenlos erfasst werden. Fehlende Belege können bei einer Betriebsprüfung als Buchführungsmangel gewertet werden.
Richtigkeit: Archivierte Rechnungen müssen inhaltlich korrekt und vollständig sein – alle Pflichtangaben nach § 14 UStG müssen vorhanden sein.
Zeitgerechtigkeit: Buchungen und Archivierungen müssen zeitnah vorgenommen werden. Eine monatelange Verzögerung widerspricht den GoBD.
Ordnung: Die Ablage muss so strukturiert sein, dass ein sachverständiger Dritter – zum Beispiel ein Betriebsprüfer – die Unterlagen in angemessener Zeit nachvollziehen und prüfen kann (§ 145 AO).
Unveränderbarkeit: Nach der Archivierung dürfen Rechnungen nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Nachträgliche Korrekturen müssen versioniert und protokolliert werden.
Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Alle Archivierungsprozesse müssen durch eine Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Das Finanzamt muss bei einer Betriebsprüfung jederzeit und unverzüglich Zugriff auf alle relevanten Unterlagen erhalten.
Was die GoBD 2024/2025 neu geregelt haben
Mit dem GoBD-Update von 2024 und der nachfolgenden Präzisierung im Jahr 2025 wurde klargestellt: Bei elektronischen Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) ist der strukturierte XML-Datensatz das rechtlich bindende Original. Die PDF-Darstellung allein ist nicht ausreichend. Gleichzeitig wurde bestätigt, dass digitale Archivierung im Inland oder – unter Auflagen – im EU-Ausland mit vollständigem Fernzugriff zulässig ist. Eine einfache Ablage in nicht gesicherten Dateiverzeichnissen oder E-Mail-Postfächern genügt den GoBD nicht.
Archivierungspflicht für Rechnungen: Welche Fristen gelten 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) neue Aufbewahrungsfristen. Die wichtigsten Fristen im Überblick:
8 Jahre: Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen), Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine mit Buchungsrelevanz, Lohn- und Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Steuerbescheide und alle sonstigen Buchungsbelege. Vorher galten 10 Jahre.
10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie alle zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
6 Jahre: Handelsbriefe (empfangene und versandte Geschäftskorrespondenz), einfache Lieferscheine ohne Buchungsfunktion, sonstige aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen.
2 Jahre: Privatpersonen für Rechnungen über Handwerkerleistungen an Grundstücken (§ 14b UStG).
Die Frist beginnt immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg zuletzt bearbeitet wurde – nicht ab dem Rechnungsdatum selbst. Mehr zu den genauen Fristen finden Sie in unserem Artikel Wie lange Rechnungen aufbewahren.
Was muss archiviert werden? Ein konkreter Überblick
Nicht jedes Dokument im Unternehmen ist automatisch archivierungspflichtig. Entscheidend ist die Funktion des Dokuments im betrieblichen Zusammenhang – nicht allein seine Bezeichnung. Folgende Unterlagen sind für die meisten Unternehmen relevant:
Ausgangsrechnungen: Alle vom Unternehmen ausgestellten Rechnungen (Kopien oder Originale) – 8 Jahre.
Eingangsrechnungen: Alle empfangenen Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern – 8 Jahre.
Kontoauszüge: Ob Papier oder digital – immer im Original aufbewahren. Digitale Kontoauszüge müssen digital archiviert werden – 8 Jahre.
Quittungen, Kassenbelege, Bewirtungsbelege: Als Buchungsbelege – 8 Jahre.
Lieferscheine: 6 Jahre als Handelsbrief; 8 Jahre, wenn sie gleichzeitig als Buchungsbeleg dienen.
Geschäftliche E-Mails: Enthalten sie geschäftsrelevante Informationen zu einem konkreten Geschäftsvorfall oder stellen sie selbst eine Rechnung dar, sind sie archivierungspflichtig – 6 Jahre als Handelsbrief.
Jahresabschlüsse, Inventare, Bilanzen: 10 Jahre, immer im Original aufzubewahren.
Digitale Archivierung von Rechnungen: Was das Gesetz erlaubt
Rechnungen dürfen in Deutschland vollständig digital archiviert werden – Papierarchive sind keine gesetzliche Pflicht. Die digitale Archivierung ist sogar in vielen Fällen die einzige rechtssichere Option, nämlich überall dort, wo Rechnungen originär digital entstehen oder eingehen. Ein Ausdruck digitaler Originale und das anschließende Löschen der Datei ist ausdrücklich verboten.
Für die digitale Archivierung gelten die Anforderungen der GoBD: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Zeitgerechtigkeit. Eine einfache Ablage in einem Windows-Ordner oder in einem E-Mail-Postfach erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht. Mehr dazu in unserem ausführlichen Artikel Rechnungen digital aufbewahren.
Digitale Archivierungspflicht: Was bei E-Rechnungen gilt
Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich zum 1. Januar 2025 müssen Unternehmen XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen im digitalen Original archivieren. Der strukturierte XML-Datensatz ist das rechtlich bindende Original – nicht die PDF-Darstellung. E-Rechnungen müssen maschinell auswertbar, unveränderlich und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Weitere Informationen zur Aufbewahrungspflicht digitaler Rechnungen finden Sie in unserem Artikel zur Aufbewahrungspflicht digitaler Rechnungen.
Konsequenzen bei Verstößen gegen die Archivierungspflicht
Wer seiner gesetzlichen Archivierungspflicht nicht nachkommt, muss mit ernsthaften steuerlichen und rechtlichen Folgen rechnen. Das Finanzamt ist nicht verpflichtet, Verständnis für fehlerhafte oder unvollständige Buchführung aufzubringen.
Verwerfung der Buchführung: Das Finanzamt kann die gesamte Buchführung als nicht ordnungsmäßig verwerfen und den Gewinn schätzen – was regelmäßig zu einer höheren Steuerlast führt.
Verlust des Vorsteuerabzugs: Fehlen Eingangsrechnungen oder sind diese unvollständig, kann der Vorsteuerabzug für die betroffenen Beträge versagt werden.
Hinzuschätzungen: Lückenhafte Unterlagen berechtigen das Finanzamt zu Sicherheitszuschlägen bei der Gewinnermittlung.
Bußgelder und Strafen: Bei vorsätzlichen Verstößen können steuerstrafrechtliche Konsequenzen nach § 379 AO folgen.
Zivilrechtliche Nachteile: Fehlende Rechnungen und Belege schwächen die eigene Beweisposition bei Rechtsstreitigkeiten mit Kunden, Lieferanten oder Versicherungen erheblich.
Rechnungen archivieren mit XRechnungs.de – einfach und rechtskonform
Die gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsarchivierung klingen auf den ersten Blick komplex. In der Praxis muss es das nicht sein – vorausgesetzt, Sie nutzen die richtige Software. XRechnungs.de verbindet die Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen mit einer integrierten GoBD-konformen Archivierungslösung. Alle Rechnungen werden automatisch unveränderlich, vollständig und dauerhaft gespeichert – auf Servern in Deutschland, DSGVO-konform und jederzeit für das Finanzamt abrufbar.
Integrierte GoBD-konforme Archivierung für alle erstellten und empfangenen Rechnungen.
Revisionssichere Speicherung: Keine nachträgliche Veränderung oder Löschung möglich.
Serverstandort Deutschland – vollständig DSGVO-konform.
Unterstützung aller relevanten E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD.
Bis zu 50 Dokumente pro Monat kostenlos – ideal für Kleinunternehmer, Handwerker und Selbstständige.
FAQ: Muss ich Rechnungen archivieren?
Muss ich als Freelancer Rechnungen archivieren?
Ja. Freelancer und Freiberufler unterliegen der Archivierungspflicht nach § 147 AO in vollem Umfang. Auch wer keine doppelte Buchführung betreibt, sondern eine EÜR erstellt, muss alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen acht Jahre lang vollständig und ordnungsgemäß aufbewahren.
Was bedeutet GoBD für mein Unternehmen konkret?
Die GoBD verpflichten Sie, digitale Rechnungen so zu archivieren, dass sie unveränderlich, vollständig, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Praktisch bedeutet das: Sie brauchen ein geeignetes Archivierungssystem – keine einfache Ordnerstruktur auf dem PC. Außerdem müssen Ihre Prozesse in einer Verfahrensdokumentation schriftlich festgehalten sein.
Gilt die Archivierungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja, vollumfänglich. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit nur von der Umsatzsteuerpflicht, nicht von der Archivierungspflicht. Kleinunternehmer müssen Rechnungen genauso acht Jahre aufbewahren wie jeder andere Unternehmer. Wie Sie als Kleinunternehmer korrekte Rechnungen erstellen, erklärt unser Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Was passiert, wenn ich bei einer Betriebsprüfung keine Rechnungen vorweisen kann?
Fehlende Belege berechtigen das Finanzamt dazu, die Buchführung als nicht ordnungsmäßig zu verwerfen und den Gewinn zu schätzen. Das führt fast immer zu einer höheren Steuerlast. Zusätzlich kann der Vorsteuerabzug für nicht belegbare Eingangsrechnungen versagt werden. Im Wiederholungsfall oder bei nachgewiesener Absicht drohen steuerstrafrechtliche Konsequenzen.
Muss ich Rechnungen auch nach einer Betriebsaufgabe noch aufbewahren?
Ja. Die Archivierungspflicht erlischt nicht mit dem Ende des Geschäftsbetriebs. Auch nach einer Betriebsaufgabe, Geschäftsübergabe oder Insolvenz bleibt der ehemalige Steuerpflichtige verpflichtet, die noch laufenden Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Der Ort der Aufbewahrung kann sich ändern, die Pflicht selbst bleibt bestehen.
Ist eine E-Mail mit Rechnungsanhang archivierungspflichtig?
Die E-Mail selbst ist grundsätzlich nicht archivierungspflichtig – sie gilt als "Briefumschlag" der Rechnung. Anders sieht es aus, wenn die E-Mail selbst steuerrelevante Informationen enthält (z. B. Preisabsprachen, Vertragsdetails) oder wenn die E-Mail ohne Anhang alle Rechnungsdaten enthält und damit selbst die Rechnung darstellt. In diesen Fällen muss die E-Mail im digitalen Original archiviert werden.
Fazit: Archivierungspflicht ernst nehmen – und einfach umsetzen
Die Frage "Muss ich Rechnungen archivieren?" lässt sich klar beantworten: Ja – und zwar unabhängig davon, ob Sie ein großes Unternehmen, ein Handwerksbetrieb, ein Freelancer oder ein Kleinunternehmer sind. Die gesetzliche Archivierungspflicht ergibt sich aus § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG und wird durch die GoBD für die digitale Praxis konkretisiert. Seit 2025 gelten für Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre Aufbewahrungsfrist. Wer diese Pflicht mit der richtigen Software erfüllt, spart sich nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern auch erheblichen manuellen Aufwand. XRechnungs.de macht GoBD-konforme Archivierung zur Selbstverständlichkeit – direkt integriert in die Rechnungserstellung, ohne zusätzliche Software und ohne Compliance-Risiko.