Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden? Fristen 2025 & 2026 im Überblick
Wie lange Rechnungen aufbewahren? Neue Fristen ab 2025: 8 Jahre für Buchungsbelege. Alles zu gesetzlichen Pflichten, digitaler Archivierung & GoBD einfach erklärt.
Wer als Unternehmer, Selbstständiger oder Handwerker Rechnungen ausstellt oder empfängt, steht regelmäßig vor der Frage: Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Die gute Nachricht: Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue, verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege – und das dank des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV). In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige zu den aktuellen Fristen, wer betroffen ist und wie Sie Ihre Rechnungen rechtssicher und effizient archivieren.
Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren? Die neue Rechtslage ab 2025
Bis Ende 2024 galt für Rechnungen und andere Buchungsbelege eine einheitliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Das hat sich geändert: Durch das BEG IV wurde die Frist für Buchungsbelege – zu denen Rechnungen ausdrücklich zählen – auf acht Jahre verkürzt. Diese neue Regelung gilt sowohl nach Handelsrecht (§ 257 HGB) als auch nach Steuerrecht (§ 147 AO) und ist für alle Buchungsbelege anzuwenden, deren bisherige Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
Wichtig: Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Beleg erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde – nicht ab dem Datum der Rechnung selbst. Eine Rechnung aus November 2025 muss demnach bis Ende 2033 aufbewahrt werden.
Überblick: Welche Fristen gelten für welche Unterlagen?
Nicht alle Geschäftsunterlagen unterliegen derselben Frist. In Deutschland gibt es seit 2025 drei Aufbewahrungszeiträume, die je nach Art des Dokuments gelten:
10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse sowie alle zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
8 Jahre (neu ab 2025): Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen), Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine mit Buchungsrelevanz, Lohn- und Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Steuerbescheide und sonstige Buchungsbelege.
6 Jahre: Handelsbriefe (empfangene und abgesandte Korrespondenz), einfache Lieferscheine ohne Buchungsfunktion, sonstige aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen.
2 Jahre: Privatpersonen, die Handwerkerleistungen an einem Grundstück beauftragen, sind verpflichtet, die entsprechenden Rechnungen und Zahlungsbelege mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG).
Ausnahme: Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute
Das Bundesfinanzministerium hat im August 2025 bekanntgegeben, dass für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wieder auf zehn Jahre angehoben wird. Hintergrund ist die effektivere Bekämpfung von Steuerhinterziehung und -betrug in diesem besonders regulierten Bereich. Für alle anderen Unternehmen und Selbstständigen bleibt es bei der achtjährigen Frist.
Wie lange muss ich eine Rechnung aufbewahren – als Unternehmer, Selbstständiger oder Kleinunternehmer?
Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Personen, die steuer- oder handelsrechtlich zur Buchführung verpflichtet sind. Dazu gehören Gewerbetreibende, Freiberufler, Handwerker und – in bestimmten Fällen – auch Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG. Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt, muss ebenfalls Rechnungen und Belege für acht Jahre aufbewahren.
Konkret bedeutet das: Sowohl ausgestellte Ausgangsrechnungen als auch empfangene Eingangsrechnungen müssen vollständig, unveränderlich und jederzeit abrufbar archiviert werden – egal ob in Papierform oder digital. Ein einfacher Papierausdruck einer originär digitalen Rechnung genügt dabei nicht den gesetzlichen Anforderungen.
Rechnungen digital aufbewahren: Was das Gesetz vorschreibt
Die digitale Archivierung von Rechnungen ist heute nicht nur erlaubt, sondern in vielen Fällen der einzige rechtssichere Weg – vor allem seit der E-Rechnungspflicht ab 2025. Wer elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfängt oder erstellt, ist verpflichtet, diese im digitalen Original aufzubewahren. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) regeln dabei die genauen technischen und organisatorischen Anforderungen.
Unveränderlichkeit: Archivierte Rechnungen dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist weder inhaltlich verändert noch gelöscht werden.
Lesbarkeit: Alle Dokumente müssen über die gesamte Frist hinweg vollständig lesbar und maschinell auswertbar sein.
Zugänglichkeit: Das Finanzamt muss im Rahmen einer Betriebsprüfung jederzeit und unverzüglich Zugriff auf die archivierten Unterlagen erhalten können.
Ordnung: Die Ablage muss so strukturiert sein, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen kann.
Inlandsaufbewahrung: Steuerrechtlich müssen Rechnungen grundsätzlich in Deutschland aufbewahrt werden. Bei vollständig elektronischer Archivierung mit Fernzugriff ist eine Aufbewahrung im EU-Ausland auf Antrag möglich.
Achtung bei Belegen auf Thermopapier
Kassenbons, Tankbelege oder Quittungen auf Thermopapier verblassen oft schon nach wenigen Jahren und werden damit unlesbar. Das kann bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass der Vorsteuerabzug gestrichen wird. Empfehlung: Solche Belege zeitnah einscannen, GoBD-konform digital archivieren und zusammen mit dem Original aufbewahren.
E-Rechnungen aufbewahren: Neue Anforderungen ab 2025
Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ab Januar 2025 hat sich auch die Frage der Archivierung neu gestellt. XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen sind originär digitale Dokumente und müssen zwingend im digitalen Original archiviert werden – nicht als Ausdruck. Die Aufbewahrungsfrist beträgt auch für E-Rechnungen acht Jahre. Wer heute auf eine professionelle Softwarelösung setzt, spart sich später viel Aufwand und Ärger.
Mit XRechnungs.de können Unternehmer, Handwerker und Selbstständige XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen direkt in der Plattform erstellen, empfangen und GoBD-konform archivieren. Das integrierte Dokumentenarchiv speichert alle Rechnungen unveränderlich und dauerhaft – ganz ohne zusätzliche Archivierungssoftware.
Wann beginnt und wann endet die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg zuletzt inhaltlich bearbeitet wurde. Das bedeutet: Nicht das Datum auf der Rechnung ist entscheidend, sondern das Ende des Jahres, in dem die letzte Buchung oder Änderung vorgenommen wurde.
Rechnung ausgestellt oder erhalten im Jahr 2025 → Fristbeginn: 31. Dezember 2025 → Aufbewahrung bis: 31. Dezember 2033 (8 Jahre)
Rechnung aus dem Jahr 2020 → Fristbeginn: 31. Dezember 2020 → Aufbewahrung bis: 31. Dezember 2030 (nach altem Recht 10 Jahre, da Frist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen, greift die neue 8-Jahres-Frist → bis 31. Dezember 2028)
Bei Vertragsunterlagen: Fristbeginn erst nach Ablauf des Vertragsverhältnisses.
Verlängerung der Aufbewahrungsfrist: Wann drohen Ausnahmen?
In bestimmten Situationen können die Fristen verlängert werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn zum Fristablauf noch ein Rechtsstreit anhängig ist, eine Betriebsprüfung läuft oder steuerstrafrechtliche Ermittlungen laufen. Auch bei Steuerpflichtigen mit Überschusseinkünften über 500.000 Euro im Jahr (ab 2027: 750.000 Euro) oder bei Beziehungen zu Drittstaatsgesellschaften gelten abweichende Regelungen nach § 147a AO.
Was passiert, wenn Rechnungen nicht korrekt aufbewahrt werden?
Wer seiner Aufbewahrungspflicht nicht nachkommt, riskiert empfindliche Konsequenzen. Das Finanzamt kann bei fehlenden oder unlesbaren Belegen die Buchführung als nicht ordnungsmäßig werten und den Gewinn schätzen – was in aller Regel zu einer höheren Steuerlast führt. Zudem können Vorsteuerbeträge aberkannt werden. Im schlimmsten Fall drohen Bußgelder oder steuerstrafrechtliche Folgen. Privatpersonen, die Handwerkerrechnungen nicht zwei Jahre aufheben, riskieren Bußgelder von bis zu 500 Euro.
GoBD-konforme Archivierung mit XRechnungs.de
Die rechtssichere Archivierung von Rechnungen ist kein optionales Extra – sie ist gesetzliche Pflicht. XRechnungs.de bietet eine integrierte GoBD-konforme Dokumentenarchivierung direkt in der Plattform. Alle erstellten und empfangenen Rechnungen werden unveränderlich, vollständig und dauerhaft gespeichert. Das System erfüllt die Anforderungen des § 147 AO und der GoBD, sodass Sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit gewappnet sind.
Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen – was gilt hier?
Privatpersonen unterliegen grundsätzlich nicht den handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme: Wer als Privatperson Handwerkerleistungen an einem Grundstück beauftragt – etwa Renovierungsarbeiten, Gartengestaltung, Gerüstbau oder Bauüberwachung – ist nach § 14b Abs. 1 UStG verpflichtet, die entsprechenden Rechnungen und Zahlungsbelege mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wird diese Pflicht nicht eingehalten, droht ein Bußgeld von bis zu 500 Euro. Handwerker sind übrigens gesetzlich verpflichtet, in der Rechnung auf diese Aufbewahrungspflicht hinzuweisen.
Checkliste: So erfüllen Sie Ihre Aufbewahrungspflicht rechtssicher
Alle Ausgangsrechnungen (Kopien) und Eingangsrechnungen vollständig archivieren.
E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) immer im digitalen Original speichern – kein Ausdruck als Ersatz.
Belege auf Thermopapier sofort einscannen und digital sichern.
Aufbewahrungssystem einrichten, das GoBD-Anforderungen erfüllt (Unveränderlichkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugänglichkeit).
Fristen im Blick behalten: Buchungsbelege 8 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre.
Rechnungen nicht vorzeitig vernichten, wenn noch Betriebsprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten anhängig sind.
Digitale Archivierungslösung nutzen, die automatisch Aufbewahrungsfristen verwaltet und revisionssicher arbeitet.
Häufige Fragen: Wie lange Rechnungen aufbewahren?
Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmer Rechnungen (Buchungsbelege) acht Jahre lang aufbewahren. Vorher galt eine Frist von zehn Jahren. Die neue Regelung wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eingeführt und gilt für alle Buchungsbelege, deren Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
Gilt die neue 8-Jahres-Frist auch für ältere Rechnungen?
Ja. Die Verkürzung auf acht Jahre gilt für alle Buchungsbelege, deren alte Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Das bedeutet: Rechnungen aus dem Jahr 2017, die nach altem Recht noch bis Ende 2027 hätten aufbewahrt werden müssen, konnten bereits ab dem 1. Januar 2025 – also acht Jahre nach Ablauf des Jahres 2016 – vernichtet werden, sofern die verkürzte Frist im Einzelfall greift.
Wie lange muss ich als Kleinunternehmer eine Rechnung aufbewahren?
Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, unterliegen ebenfalls der Aufbewahrungspflicht. Für Buchungsbelege wie Rechnungen gilt auch für sie seit 2025 eine Frist von acht Jahren. Wer seinen Gewinn per EÜR ermittelt, muss Einnahmen- und Ausgabenbelege gleichermaßen vollständig archivieren. Informationen zur korrekten Rechnungsstellung finden Sie in unserem Artikel zum Thema Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Muss ich E-Rechnungen anders aufbewahren als Papierrechnungen?
E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) müssen zwingend im digitalen Original aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus. Die Aufbewahrungsfrist ist identisch: acht Jahre. Die GoBD schreiben vor, dass digitale Rechnungen unveränderlich gespeichert und maschinell auswertbar sein müssen. Mehr dazu in unserem Artikel zu Aufbewahrungspflicht für digitale Rechnungen.
Darf ich Papierrechnungen nach dem Einscannen vernichten?
Grundsätzlich ja – das sogenannte ersetzende Scannen ist nach den GoBD steuerrechtlich zulässig. Das bedeutet: Papierbelege dürfen nach korrekter Digitalisierung vernichtet werden, wenn das Scan-Verfahren ordnungsgemäß dokumentiert ist. Ausnahmen gelten unter anderem für Jahresabschlüsse, Bilanzen und bestimmte Zolldokumente, die zwingend im Original aufbewahrt werden müssen.
Wie lange muss eine Rechnung als Privatperson aufbewahrt werden?
Privatpersonen sind in der Regel nicht zur Aufbewahrung verpflichtet. Eine Ausnahme gilt für Rechnungen über Handwerkerleistungen oder Bauleistungen am eigenen Grundstück: Diese müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Verstoß kann ein Bußgeld von bis zu 500 Euro verhängt werden.
Was passiert, wenn ich Rechnungen zu früh lösche oder vernichte?
Wer Rechnungen vor Ablauf der gesetzlichen Frist vernichtet oder löscht, riskiert, dass das Finanzamt die Buchführung verwirft und den Gewinn schätzt. In der Praxis führt das fast immer zu einer höheren Steuerlast. Außerdem kann der Vorsteuerabzug für die betroffenen Rechnungen aberkannt werden. Im Wiederholungsfall oder bei vorsätzlichem Handeln sind auch steuerstrafrechtliche Konsequenzen möglich.
Fazit: Rechnungen aufbewahren leicht gemacht
Die Frage, wie lange Rechnungen aufbewahrt werden müssen, hat seit 2025 eine klare Antwort: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Jahresabschlüsse und sechs Jahre für einfache Geschäftsbriefe. Die Verkürzung durch das BEG IV ist ein echter Schritt zur Bürokratieentlastung – und ein guter Zeitpunkt, das eigene Archivierungssystem auf den Prüfstand zu stellen. Wer auf eine digitale Lösung setzt, die GoBD-konform arbeitet und E-Rechnungen nativ unterstützt, ist rechtssicher aufgestellt und spart langfristig Zeit und Kosten. Mit XRechnungs.de haben Sie Rechnungserstellung, Versand und Archivierung in einer Plattform – konform mit allen gesetzlichen Anforderungen. Bis zu 50 Dokumente pro Monat können Sie dabei völlig kostenlos nutzen.