In diesem Ratgeber erfährst du verständlich, wie du eine Rechnung an einen Kleinunternehmer korrekt erstellst, wann Umsatzsteuer ausgewiesen wird und welche Angaben unbedingt erforderlich sind.
Was du beachten musst
Eine Rechnung an einen Kleinunternehmer zu schreiben unterscheidet sich in einigen wichtigen Punkten von einer normalen Rechnung. Viele Unternehmer und Dienstleister sind unsicher, ob Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf und welche Angaben erforderlich sind.
In diesem Ratgeber erfährst du verständlich, wie du eine Rechnung an einen Kleinunternehmer korrekt erstellst, welche Besonderheiten gelten und wie du typische Fehler vermeidest.
Was bedeutet Kleinunternehmer für den Rechnungsempfänger
Ein Kleinunternehmer nutzt die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach §19 Umsatzsteuergesetz. Das bedeutet, dass er selbst keine Umsatzsteuer erhebt und keine Vorsteuer abziehen darf.
Für dich als Rechnungssteller ist wichtig zu wissen:
Der Status des Kleinunternehmers ändert nichts an deiner Pflicht, eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen. Entscheidend ist jedoch, ob du selbst umsatzsteuerpflichtig bist oder ebenfalls die Kleinunternehmerregelung nutzt.
Wie erstelle ich eine Rechnung an einen Kleinunternehmer
Eine Rechnung an einen Kleinunternehmer wird grundsätzlich wie jede andere Rechnung erstellt. Sie muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten und klar verständlich sein.
Dazu gehören:
• vollständiger Name oder Firmenname
• vollständige Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger
• Rechnungsdatum
• eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
• genaue Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Leistungsdatum
• Rechnungsbetrag
Ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird, hängt von deinem eigenen steuerlichen Status ab.
Darf ich Umsatzsteuer berechnen, wenn mein Kunde Kleinunternehmer ist
Ja, das ist grundsätzlich erlaubt.
Wenn du selbst umsatzsteuerpflichtig bist, darfst und musst du Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweisen, auch wenn dein Kunde Kleinunternehmer ist.
Der Kleinunternehmer kann diese Umsatzsteuer jedoch nicht als Vorsteuer abziehen. Das ist für viele Kleinunternehmer ein Kostenfaktor, hat aber keinen Einfluss auf die Gültigkeit deiner Rechnung.
Rechnung an Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer
Wenn du selbst ebenfalls die Kleinunternehmerregelung nutzt, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall muss auf der Rechnung ein entsprechender Hinweis stehen, zum Beispiel:
Gemäß §19 Absatz 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Dieser Hinweis ist verpflichtend und sollte klar und gut sichtbar auf der Rechnung stehen.
Pflichtangaben auf einer Rechnung an Kleinunternehmer
Unabhängig vom steuerlichen Status des Kunden gelten dieselben Pflichtangaben wie bei jeder Rechnung. Besonders wichtig sind:
• fortlaufende Rechnungsnummer
• klare Leistungsbeschreibung
• korrekte Beträge
• steuerlicher Hinweis bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung
Fehlende oder falsche Angaben können zu Rückfragen oder Problemen bei Betriebsprüfungen führen.
Beispiel für eine Rechnung an einen Kleinunternehmer
Ein vereinfachtes Beispiel:
Rechnungsnummer: 2025 014
Rechnungsdatum: 20. April 2025
Leistung: Wartung der Firmenwebsite
Leistungsdatum: 15. April 2025
Netto Betrag: 800,00 Euro
Umsatzsteuer 19 Prozent: 152,00 Euro
Rechnungsbetrag: 952,00 Euro
In diesem Beispiel ist der Rechnungssteller umsatzsteuerpflichtig. Der Kleinunternehmer als Empfänger kann die Umsatzsteuer nicht geltend machen.
Häufige Fehler bei Rechnungen an Kleinunternehmer
Diese Fehler kommen in der Praxis besonders häufig vor:
• keine Umsatzsteuer ausweisen, obwohl man selbst steuerpflichtig ist
• falsche Annahme, dass Rechnungen an Kleinunternehmer Sonderregeln haben
• fehlende Rechnungsnummer
• unklare Leistungsbeschreibung
• falscher oder fehlender Hinweis auf §19 UStG
Wer diese Punkte beachtet, vermeidet unnötige Probleme.
Muss der Kleinunternehmer Status geprüft werden
Es ist sinnvoll, den Status deines Kunden zu kennen, aber du bist nicht verpflichtet, diesen aktiv zu prüfen. In der Praxis reicht es meist aus, wenn der Kunde dich darüber informiert, dass er als Kleinunternehmer tätig ist.
Für deine eigene Buchhaltung ist vor allem dein eigener steuerlicher Status entscheidend.
Aufbewahrungspflicht für Rechnungen
Auch Rechnungen an Kleinunternehmer müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in Deutschland zehn Jahre.
Das gilt unabhängig davon, ob die Rechnung digital oder auf Papier erstellt wurde.
Fazit
Eine Rechnung an einen Kleinunternehmer zu erstellen ist unkompliziert, wenn man die grundlegenden Regeln kennt. Entscheidend ist nicht der Status des Kunden, sondern der eigene steuerliche Status des Rechnungsstellers.
Wer alle Pflichtangaben einhält, Umsatzsteuer korrekt ausweist oder bewusst weglässt und klare Rechnungen erstellt, ist rechtlich auf der sicheren Seite.