HOAI Rechnung erstellen: Honorar richtig abrechnen

Wer als Architekt oder Ingenieur ein Honorar abrechnet, steht schnell vor derselben Frage: Wie erstelle ich eine korrekte HOAI Rechnung, die der Auftraggeber ohne Rückfragen akzeptiert? Die Abrechnung nach HOAI folgt eigenen Regeln – vom Bezug auf die anrechenbaren Kosten bis zur prozentualen Aufteilung auf die Leistungsphasen. Dieser Praxis-Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Rechnung nach HOAI aufbauen, sauber berechnen und rechtssicher versenden.

Was macht eine HOAI Rechnung besonders?

Eine Rechnung nach HOAI unterscheidet sich von einer normalen Dienstleistungsrechnung vor allem durch ihre Herleitung. Das Honorar entsteht nicht einfach aus einem Stundensatz, sondern wird aus mehreren Parametern abgeleitet: den anrechenbaren Kosten, der Honorarzone, dem gewählten Honorarsatz und dem Anteil der abgerechneten Leistungsphasen. Damit die HOAI Abrechnung nachvollziehbar bleibt, sollten diese Grundlagen in der Rechnung erkennbar sein.

Wichtig: Seit der HOAI-Reform 2021 sind die Honorarsätze nicht mehr zwingend verbindlich, sondern gelten als Orientierung. Die Systematik der Berechnung und die prozentuale Aufteilung auf die Leistungsphasen bleiben jedoch das zentrale Werkzeug einer sauberen HOAI Berechnung.

HOAI Rechnung erstellen: Die Grundlagen der Berechnung

Bevor Sie eine Rechnung schreiben, ermitteln Sie das Gesamthonorar. Die HOAI Berechnung stützt sich dabei typischerweise auf diese Bausteine:

1. Anrechenbare Kosten: Grundlage für die Honorarermittlung, abgeleitet aus der Kostenberechnung des Projekts.
2. Honorarzone: Einordnung des Projekts nach Schwierigkeitsgrad und Planungsanforderungen.
3. Honorarsatz: Der vereinbarte Satz innerhalb der jeweiligen Spanne (z. B. Basissatz oder oberer Satz).
4. Leistungsphasen: Der prozentuale Anteil der tatsächlich erbrachten bzw. beauftragten Phasen am Gesamthonorar.

Aus dem Gesamthonorar leiten Sie anschließend den Betrag für die konkrete Rechnung ab – je nachdem, welche Leistungsphasen Sie gerade abrechnen. Eine vollständige Übersicht der neun Phasen und ihrer Prozentwerte finden Sie auf unserer Seite zu den HOAI Leistungsphasen.

Leistungsphasen prozentual abrechnen

Der Kern jeder HOAI Abrechnung nach Leistungsphasen ist die prozentuale Verteilung. Weil Planungsprojekte oft über Monate laufen, rechnen Sie das Honorar nicht komplett am Ende ab, sondern abschnittsweise: Ist eine Leistungsphase abgeschlossen, fakturieren Sie den zugehörigen Prozentsatz des Gesamthonorars.

Ein vereinfachtes Beispiel: Beträgt Ihr Gesamthonorar 50.000 € und Sie haben die Entwurfsplanung (LP 3, ca. 15 %) abgeschlossen, ergibt sich daraus ein Rechnungsbetrag von rund 7.500 € netto für diese Phase. So rechnen Sie Leistungsphasen prozentual ab und behalten den Überblick, welcher Anteil bereits fakturiert wurde.

In der Praxis erstellen Sie dafür meist Abschlags- oder Teilrechnungen. Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie auf unseren Seiten zur Abschlagsrechnung und zur Teilrechnung.

Pflichtangaben einer Rechnung nach HOAI

Auch eine HOAI Rechnung ist eine Rechnung im Sinne des §14 UStG und muss die üblichen Pflichtangaben enthalten. Zusätzlich sollten die HOAI-spezifischen Elemente erkennbar sein, damit die Abrechnung prüfbar bleibt:

• Vollständige Angaben zu Auftragnehmer und Auftraggeber
• Fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum
• Bezeichnung des Projekts und der abgerechneten Leistungsphasen
• Nachvollziehbare Herleitung: anrechenbare Kosten, Honorarzone, Honorarsatz und Prozentanteil
• Verrechnung bereits geleisteter Abschlagszahlungen bei einer Schlussrechnung
• Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen – oder Hinweis nach §19 UStG bei Kleinunternehmern

Je transparenter die Herleitung, desto schneller prüft und begleicht der Auftraggeber Ihre Rechnung.

Abschluss: Von den Abschlägen zur Schlussrechnung

Am Ende eines Projekts stellen Sie eine Schlussrechnung, die das gesamte Honorar aufführt und alle zuvor gestellten Abschläge verrechnet. So sieht der Auftraggeber auf einen Blick, welcher Restbetrag noch offen ist. Achten Sie darauf, dass jede Abschlagsrechnung sauber dokumentiert ist, damit die Verrechnung am Schluss reibungslos gelingt. Die passende Anleitung finden Sie auf unserer Seite zur Schlussrechnung.

HOAI Rechnung als E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD)

Architekten und Ingenieure arbeiten häufig für Kommunen, Behörden und Bauträger – also für Auftraggeber, bei denen die elektronische Rechnung immer wichtiger wird. Ihre HOAI Rechnung sollte sich deshalb als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder als hybride ZUGFeRD-Datei erstellen lassen. Mit XRechnungs.de erzeugen Sie phasengerechte Honorarrechnungen und exportieren sie auf Wunsch direkt im passenden Format.

Ab wann welche Fristen für die E-Rechnungspflicht gelten, lesen Sie auf unserer Seite zur E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland.

HOAI Rechnung erstellen mit XRechnungs.de

Mit XRechnungs.de erstellen Sie Ihre Honorarrechnungen schnell und korrekt: Sie weisen die abgerechneten Leistungsphasen aus, verrechnen bestehende Abschläge automatisch und exportieren die Rechnung als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD. Alle Belege werden GoBD-konform archiviert, sodass Sie bei einer Prüfung jederzeit die passende Rechnung griffbereit haben. Sie können kostenlos starten und die Software in Ruhe testen.

Häufige Fragen zur HOAI Rechnung

Wie erstelle ich eine Rechnung nach HOAI?

Sie ermitteln zunächst das Gesamthonorar aus anrechenbaren Kosten, Honorarzone und Honorarsatz. Anschließend rechnen Sie die erbrachten Leistungsphasen prozentual ab – entweder als Abschlagsrechnung während des Projekts oder als Schlussrechnung am Ende. Die Herleitung sollte auf der Rechnung nachvollziehbar sein.

Wie rechne ich Leistungsphasen prozentual ab?

Jede Leistungsphase hat einen festen Prozentanteil am Gesamthonorar. Nach Abschluss einer Phase multiplizieren Sie das Gesamthonorar mit dem jeweiligen Prozentsatz und erhalten so den Rechnungsbetrag für diese Phase. Die genauen Prozentwerte finden Sie in unserer Übersicht zu den HOAI Leistungsphasen.

Muss ich Abschläge in der HOAI-Schlussrechnung verrechnen?

Ja. Alle zuvor gestellten Abschlagsrechnungen müssen in der Schlussrechnung aufgeführt und vom Gesamthonorar abgezogen werden. So ergibt sich der noch offene Restbetrag korrekt und für beide Seiten nachvollziehbar.

Kann ich eine HOAI Rechnung als E-Rechnung versenden?

Ja. Ihre HOAI Rechnung lässt sich als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie für öffentliche Auftraggeber oder Unternehmen tätig sind, die elektronische Rechnungen verlangen.

Sind die HOAI-Honorare noch verbindlich?

Seit der Reform 2021 sind die Honorarsätze nicht mehr zwingend bindend, sondern dienen als Orientierung. Die Berechnungssystematik und die prozentuale Abrechnung nach Leistungsphasen bleiben in der Praxis aber weiterhin üblich.

Fazit: HOAI-Honorare strukturiert und rechtssicher abrechnen

Eine korrekte HOAI Rechnung basiert auf einer klaren Herleitung des Honorars und der prozentualen Abrechnung der Leistungsphasen. Wer transparent fakturiert, wird schneller bezahlt und vermeidet Rückfragen. Mit XRechnungs.de erstellen Sie phasengerechte Abschlags- und Schlussrechnungen nach HOAI – auf Wunsch direkt als XRechnung oder ZUGFeRD und GoBD-konform archiviert. Beachten Sie dabei, dass dieser Beitrag allgemeine Informationen liefert und keine Rechts- oder Honorarberatung ersetzt.