Wenn Sie einen Kunden speichern, können dessen Adress-, Kontakt- und Zahlungsdaten später automatisch in Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Projekten übernommen werden.
Neuen Kunden öffnen
Öffnen Sie in der Navigation den Bereich „Kunden“ und klicken Sie anschließend auf „Neuen Kunden anlegen“.
1. Name und Rechnungsadresse
Name
Tragen Sie den vollständigen Firmen- oder Personennamen des Rechnungsempfängers ein. Der Name wird auf den Dokumenten als Empfänger angezeigt.
Namenszusatz
Der Namenszusatz ist optional. Hier können Sie beispielsweise eine Abteilung, einen Geschäftsbereich oder einen ergänzenden Unternehmensnamen eintragen.
Adresse und Land
Hinterlegen Sie die vollständige Rechnungsanschrift mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land. Das Land ist außerdem für die steuerliche Behandlung einer Rechnung relevant.
2. Steuerliche Angaben und Identifikationsnummern
Steuernummer
Tragen Sie die Steuernummer des Kunden ein, wenn sie für Ihre Dokumentation oder den jeweiligen Geschäftsvorgang benötigt wird.
USt-IdNr.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der Europäischen Union benötigt.
Kundennummer
Die Kundennummer kann automatisch vom System vergeben oder manuell eingetragen werden. Sie dient zur eindeutigen Identifikation des Kunden.
Kreditorennummer
Die Kreditorennummer ist eine Referenz aus der Buchhaltung des Kunden. Hinterlegen Sie sie, wenn der Rechnungsempfänger Ihnen eine entsprechende Nummer mitgeteilt hat.
GLN
Die Global Location Number besteht aus 13 Stellen und identifiziert Unternehmen oder Standorte eindeutig. Sie wird nur benötigt, wenn der Geschäftspartner sie für den elektronischen Datenaustausch verwendet.
D-U-N-S-Nummer
Die D-U-N-S-Nummer besteht aus neun Stellen und dient als internationaler Unternehmensidentifikator. Das Feld ist optional.
3. Öffentlicher Auftraggeber und XRechnung
Öffentlicher Auftraggeber
Aktivieren Sie „Öffentlicher Auftraggeber“, wenn es sich beim Kunden um eine Behörde oder eine andere öffentliche Einrichtung handelt.
Wenn diese Option aktiviert ist, muss eine Leitweg-ID hinterlegt werden.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID identifiziert bei einer XRechnung die zuständige öffentliche Stelle und unterstützt die korrekte Weiterleitung der Rechnung. Sie wird Ihnen normalerweise vom Auftraggeber mitgeteilt.
Übernehmen Sie die Leitweg-ID exakt aus den Angaben des öffentlichen Auftraggebers.
Buyer Reference
Die Buyer Reference ist eine Referenz des Käufers, beispielsweise eine Abteilung, Kostenstelle, Bestellreferenz oder interne Kennzeichnung. Sie hilft dem Kunden, die Rechnung intern richtig zuzuordnen.
Auch bei Kunden aus dem privaten Sektor kann eine Buyer Reference verlangt werden.
4. Kontakt- und Versanddaten
E-Mail-Adressen
Sie können eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen. Beim Versand eines Dokuments können Sie die passende Empfängeradresse auswählen.
Telefon und Ansprechpartner
Hinterlegen Sie die Telefonnummer und bei Bedarf mehrere Ansprechpartner. So können beispielsweise Buchhaltung, Einkauf und Projektleitung getrennt erfasst werden.
Versandart
Legen Sie fest, ob Dokumente standardmäßig per E-Mail versendet oder zunächst heruntergeladen werden sollen.
Sprache
Wählen Sie die Sprache, in der die Dokumente und Begleittexte für diesen Kunden erstellt werden sollen. Verfügbar sind Deutsch, Englisch, Spanisch, Niederländisch und Französisch.
5. Zahlungsbedingungen
Zahlungsziel
Hinterlegen Sie die Anzahl der Tage, innerhalb derer der Kunde eine Rechnung bezahlen soll. Diese Einstellung kann automatisch in neue Rechnungen übernommen werden.
Kalendertage oder Werktage
Wählen Sie, ob das Zahlungsziel in Kalendertagen oder Werktagen berechnet werden soll. Bei Werktagen werden Sonntage übersprungen; Feiertage müssen manuell berücksichtigt werden.
Skonto
Aktivieren Sie Skonto, wenn der Kunde bei einer Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist einen prozentualen Abzug erhalten darf. Legen Sie dafür Skontosatz und Skontofrist fest.
Hinweis zu den Zahlungsbedingungen
Im Feld für den Zahlungshinweis können Sie ergänzende Vereinbarungen oder einen individuellen Text für diesen Kunden hinterlegen.
6. Filialen und Lieferadressen
Ein Kunde kann mehrere Filialen, Niederlassungen oder Lieferadressen besitzen. Legen Sie diese im Bereich „Filialen & Lieferadressen“ separat an.
Für jede Filiale können Sie einen Namen, eine eigene Adresse, ein Land, eine GLN, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Ansprechpartner und interne Notizen speichern.
Beim Erstellen einer Rechnung, eines Angebots, Lieferscheins oder Projekts können Sie anschließend auswählen, für welche Filiale oder Lieferadresse das Dokument bestimmt ist.
7. Interne Notizen
Im Feld „Notizen“ können Sie interne Informationen zum Kunden hinterlegen. Diese Notizen werden nicht automatisch auf Rechnungen oder anderen Kundendokumenten angezeigt.
8. Kunden speichern
Prüfen Sie vor dem Speichern insbesondere den Namen, die Rechnungsanschrift, die E-Mail-Adresse und die steuerlichen Angaben.
Bei einem öffentlichen Auftraggeber muss außerdem eine gültige Leitweg-ID hinterlegt sein.
Klicken Sie anschließend auf „Kunden speichern“. Der Kunde steht danach bei der Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Projekten zur Auswahl.
Wichtig zu wissen
- Für einmalige Rechnungen können Sie alternativ einen einmaligen Empfänger verwenden, ohne ein Kundenprofil anzulegen.
- Die ausgewählte Kundensprache wird für die Dokumente und Begleittexte verwendet.
- Bei öffentlichen Auftraggebern ist die Leitweg-ID verpflichtend.
- Mehrere Filialen und Lieferadressen können demselben Kunden zugeordnet werden.