Speichern Sie häufig verwendete Produkte und Leistungen als Vorlagen. Beim Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots können Sie diese auswählen, ohne Bezeichnung, Einheit, Preis und Umsatzsteuersatz erneut eingeben zu müssen.
Neue Vorlage öffnen
Öffnen Sie in der Navigation „Produkte & Leistungen“ und klicken Sie anschließend auf „Neue Vorlage anlegen“.
1. Produktname
Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung für das Produkt oder die Leistung ein. Dieser Name wird beim Hinzufügen zur Rechnung als Positionsbezeichnung übernommen.
Beispiele: Webentwicklung, Elektroinstallation, Beratung, Ersatzteil oder Wartungspauschale.
2. Kategorie auswählen
Wählen Sie aus, ob es sich um ein Produkt oder eine Leistung handelt.
- Produkt: für Waren, Materialien und physische Artikel.
- Leistung: für Arbeitszeit, Beratung, Montage, Wartung und andere Dienstleistungen.
3. Beschreibung
Optional können Sie eine ausführlichere Beschreibung hinterlegen. Sie wird zusammen mit der Position in das Dokument übernommen und kann beim Erstellen der Rechnung noch angepasst werden.
4. Einheit festlegen
Wählen Sie die Einheit, mit der das Produkt oder die Leistung normalerweise abgerechnet wird.
Verfügbare Einheiten sind unter anderem Stunde, Tag, Monat, Stück, Set, Meter, Quadratmeter, Kubikmeter, Liter, Kilogramm, Pauschal, Arbeitswert, Zeiteinheit, Satz, Rolle, Gebinde und weitere Einheiten.
Wählen Sie „Sonstige“, wenn die benötigte Einheit nicht in der Liste enthalten ist. Anschließend können Sie eine eigene Bezeichnung eintragen.
5. Nettobetrag eingeben
Tragen Sie den üblichen Nettopreis pro ausgewählter Einheit ein. Der Preis kann später beim Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots geändert werden.
Beispiel: Bei einer Beratungsleistung von 80,00 € pro Stunde tragen Sie 80,00 € als Nettobetrag und „Stunde“ als Einheit ein.
6. Umsatzsteuersatz auswählen
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, der normalerweise für dieses Produkt oder diese Leistung gilt.
- 0 %
- 7 %
- 7,8 %
- 19 %
Das System berechnet beim Verwenden der Vorlage automatisch den Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Wählen Sie nur den Steuersatz, der für den jeweiligen Artikel oder die Leistung tatsächlich gilt.
7. Artikelnummer
Die Artikelnummer kann automatisch vom System vergeben oder manuell eingetragen werden. Verwenden Sie eine manuelle Nummer, wenn Sie bereits ein eigenes Nummerierungssystem besitzen.
8. SKU und GTIN
SKU
Die SKU ist eine interne Artikel- oder Lagernummer. Sie kann verwendet werden, um Produkte innerhalb Ihres Unternehmens eindeutig zuzuordnen.
GTIN
Die GTIN ist eine international verwendete Artikelnummer, beispielsweise eine EAN. Hinterlegen Sie sie nur, wenn das Produkt über eine entsprechende Kennzeichnung verfügt.
Vorlage speichern
Prüfen Sie vor dem Speichern insbesondere Produktname, Kategorie, Einheit, Nettobetrag und Umsatzsteuersatz.
Klicken Sie anschließend auf „Vorlage speichern“. Das Produkt oder die Leistung steht danach bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten zur Auswahl.
Wichtig zu wissen
- Die gespeicherten Angaben dienen als Vorlage und können in einer einzelnen Rechnung angepasst werden.
- Produkte und Leistungen können mehrfach in Rechnungen und Angeboten verwendet werden.
- Für eine einmalige Position müssen Sie keine Vorlage anlegen. Sie können die Position direkt in der Rechnung erfassen.
- Prüfen Sie den voreingestellten Steuersatz bei besonderen steuerlichen Sachverhalten erneut in der jeweiligen Rechnung.