Lohnkostenausweis auf der Rechnung: Arbeitskosten §35a-konform ausweisen

Viele Auftraggeber stellen nach Abschluss einer Handwerker- oder Reinigungsleistung eine simple Frage: „Können Sie auf der Rechnung die Lohnkosten separat ausweisen? Dahinter steckt kein bürokratischer Selbstzweck – sondern ein konkreter Steuervorteil nach §35a Einkommensteuergesetz (EStG). Wer als Dienstleister diese Anforderung versteht und konsequent umsetzt, schafft echten Mehrwert für seine Kunden und verschafft sich gleichzeitig einen spürbaren Wettbewerbsvorteil. Dieser Leitfaden erklärt, was ein Lohnkostenausweis ist, wer ihn braucht und wie Sie ihn korrekt auf Ihrer Rechnung ausweisen.

Was ist ein Lohnkostenausweis auf der Rechnung?

Der Lohnkostenausweis ist eine strukturierte Aufschlüsselung innerhalb einer Rechnung, die den Anteil der Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten klar und nachvollziehbar von den Materialkosten trennt. Er ist keine eigene Rechnungsart, sondern ein Pflichtbestandteil jeder Rechnung, bei der Privatpersonen die erbrachte Leistung nach §35a EStG steuerlich absetzen möchten.

Der Hintergrund: Das Einkommensteuergesetz erlaubt Privatpersonen, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen von der Steuerschuld abzuziehen – jedoch ausschließlich den Arbeitskostenanteil. Materialkosten sind explizit ausgenommen. Damit das Finanzamt diesen Abzug anerkennt, muss aus der Rechnung zweifelsfrei hervorgehen, wie hoch der lohnkostenrelevante Anteil ist. Genau das ist die Aufgabe des Lohnkostenausweises.

Warum ist der separate Ausweis von Lohnkosten so wichtig?

Ohne eine klare Trennung auf der Rechnung erkennt das Finanzamt den Steuerabzug nicht an. Eine pauschale Gesamtrechnung – auch wenn sie formal alle anderen Pflichtangaben enthält – reicht für §35a EStG schlicht nicht aus. Das hat handfeste Konsequenzen: Ihr Kunde verliert die Möglichkeit, bis zu 1.200 Euro Steuerermäßigung pro Jahr für Handwerkerleistungen geltend zu machen. Dieses Argument kennen viele Auftraggeber inzwischen sehr genau und wählen ihren Dienstleister auch danach aus, ob die Rechnung korrekt ausgestellt wird.

Ein sauber ausgestellter Lohnkostenausweis ist also nicht nur eine formale Pflicht, sondern ein konkretes Serviceversprechen – und in manchen Branchen bereits ein entscheidendes Kriterium bei der Auftragsvergabe.

Wer muss Lohnkosten auf der Rechnung ausweisen?

Die Anforderung betrifft alle Unternehmen und Selbstständigen, die Leistungen im oder am Privathaushalt eines Auftraggebers erbringen. Dazu zählen insbesondere:

• Handwerksbetriebe aller Gewerke: Maler, Dachdecker, Elektriker, Klempner, Fliesenleger, Schreiner u. v. m.
• Gebäude- und Haushaltsreinigungsunternehmen
• Gartenpflege- und Landschaftsbaubetriebe
• Winterdienste und Schneeräumdienste
• Pflege- und Betreuungsdienste im Privathaushalt
• Schornsteinfeger sowie Kontroll- und Wartungsdienste

Wichtig: Bei gewerblichen Auftraggebern ist §35a EStG nicht anwendbar, da die Steuerermäßigung ausschließlich Privatpersonen zusteht. Der Lohnkostenausweis ist dort optional. Bei Privatpersonen als Auftraggeber sollten Sie ihn hingegen standardmäßig einsetzen – unabhängig davon, ob der Kunde ausdrücklich danach fragt.

Was gehört in den Lohnkostenausweis? Die Pflichtbestandteile

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Vorlage für den Lohnkostenausweis, aber das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in seinen Anwendungsschreiben zu §35a EStG klare inhaltliche Anforderungen formuliert. Folgende Positionen müssen auf der Rechnung erkennbar sein:

Arbeitskosten (Lohnkosten im engeren Sinne)

Hierunter fallen alle Lohn- und Gehaltskosten für die tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung – ob durch Angestellte oder den Unternehmer selbst. Der Betrag muss als eigenständige Rechnungsposition ausgewiesen sein, klar beschriftet als „Arbeitskosten, „Lohnkosten oder „Arbeitslohn. Eine versteckte Einbeziehung im Gesamtpreis ohne eigene Zeile genügt nicht.

Fahrt- und Maschinenkosten

Fahrtkosten zum Einsatzort sowie Kosten für den Einsatz von Geräten und Maschinen, die unmittelbar zur Leistungserbringung eingesetzt werden, können dem Arbeitskostenanteil zugerechnet werden. Auch diese Positionen müssen separat und nachvollziehbar ausgewiesen sein, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Materialkosten – klar getrennt und nicht absetzbar

Verbrauchsmaterialien, Ersatzteile und verbaute Produkte sind von §35a EStG ausdrücklich ausgenommen. Sie müssen auf der Rechnung klar von den Arbeitskosten abgegrenzt werden. Diese Trennung ist nicht nur für das Finanzamt relevant – sie schafft auch für Ihren Kunden maximale Transparenz über die tatsächlichen Leistungsanteile.

Schritt für Schritt: Rechnung mit Lohnkostenausweis korrekt erstellen

Mit der richtigen Rechnungssoftware ist ein §35a-konformer Lohnkostenausweis kein Mehraufwand. So gehen Sie vor:

1. Erfassen Sie alle erbrachten Leistungen einzeln als Rechnungspositionen – nie pauschal.
2. Gliedern Sie Positionen klar in Arbeitskosten, Fahrt-/Maschinenkosten und Materialkosten.
3. Aktivieren Sie in XRechnungs.de das Feld „Lohnkostenausweis die Software summiert den anrechenbaren Arbeitskostenanteil automatisch und stellt ihn normgerecht dar.
4. Prüfen Sie alle gesetzlichen Pflichtangaben: Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum und -beschreibung, Anschriften beider Parteien.
5. Weisen Sie den Kunden aktiv darauf hin, dass die Zahlung per Überweisung erfolgen muss – Barzahlungen werden vom Finanzamt für §35a EStG nicht anerkannt.
6. Versenden Sie die fertige Rechnung als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD – je nach Anforderung des Auftraggebers.

Falls Sie regelmäßig Abschlagszahlungen vereinbaren, erfahren Sie in unserem Artikel zur Abschlagsrechnung für Handwerker, wie Sie auch dort den Lohnkostenausweis korrekt abbilden.

Was passiert, wenn Lohnkosten nicht ausgewiesen sind?

Fehlt der Lohnkostenausweis, verliert Ihr Kunde die Möglichkeit, bis zu 1.200 Euro Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen pro Jahr zu nutzen. Das ist ein erheblicher finanzieller Nachteil, den Auftraggeber zunehmend aktiv vermeiden – indem sie Dienstleister bevorzugen, die korrekte Rechnungen ausstellen.

Nachträgliche Korrekturen sind grundsätzlich möglich: Sie können eine berichtigte Rechnung mit vollständigem Lohnkostenausweis ausstellen oder dem Kunden eine formlose Bescheinigung über den Arbeitskostenanteil zukommen lassen. Manche Finanzämter akzeptieren diese Nachweise, andere nicht. Deutlich sicherer – und für alle Beteiligten entspannter – ist es, die Rechnung von Anfang an korrekt auszustellen.

§35a EStG konkret: So viel können Ihre Kunden sparen

Der §35a EStG bietet Privatpersonen je nach Art der Leistung unterschiedliche Abzugsmöglichkeiten. Für Handwerkerleistungen können bis zu 6.000 Euro Arbeitskosten pro Jahr angesetzt werden – das ergibt eine maximale Steuerermäßigung von 1.200 Euro (20 % der anrechenbaren Kosten). Für haushaltsnahe Dienstleistungen wie Reinigung, Gartenpflege oder Betreuungsleistungen sind bis zu 20.000 Euro absetzbar, also bis zu 4.000 Euro Steuerersparnis pro Jahr.

Voraussetzungen sind in jedem Fall: Die Leistung muss im Privathaushalt erbracht worden sein, die Rechnung muss den Lohnkostenanteil separat ausweisen und die Bezahlung muss per Banküberweisung erfolgt sein. Welche weiteren Angaben Ihre Handwerkerrechnung außerdem erfüllen muss, lesen Sie in unserem Ratgeber zur Handwerkerrechnung fürs Finanzamt.

Lohnkostenausweis für Reinigungsunternehmen: Haushaltsnahe Dienstleistungen optimal abrechnen

Gerade für Reinigungs- und Gebäudedienstleister ist der Lohnkostenausweis besonders relevant: Da Materialkosten bei Reinigungsleistungen in der Regel einen geringen Anteil ausmachen, profitieren Kunden besonders stark von §35a EStG. Eine Rechnung, die den Arbeitskostenanteil klar ausweist, ist hier häufig das entscheidende Kriterium bei der Dienstleisterauswahl – und ein starkes Argument in Ihren Kundenakquise-Gesprächen.

Wie Sie als Reinigungsbetrieb Rechnungen professionell und rechtssicher erstellen, erfahren Sie in unserem Artikel zum Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung.

Häufige Fragen zum Lohnkostenausweis auf der Rechnung

Wie kann man Lohnkosten in einer Rechnung ausweisen?

Am übersichtlichsten ist es, Lohnkosten als eigene Rechnungsposition zu führen – zum Beispiel als „Arbeitskosten inkl. Fahrtkosten mit dem entsprechenden Betrag. Alternativ kann am Ende der Rechnung eine Zusammenfassung ergänzt werden, die den anrechenbaren Arbeitskostenanteil beziffert. Rechnungssoftware wie XRechnungs.de bietet ein dediziertes Feld, das den Lohnkostenanteil automatisch berechnet und normgerecht darstellt.

Welche Lohnkosten kann ich nach §35a EStG ausweisen?

Anrechenbar sind Lohn-, Fahrt- und Maschinenkosten, die unmittelbar mit der Erbringung der Dienstleistung zusammenhängen. Nicht absetzbar sind Materialkosten, Verbrauchsmittel und gelieferte Produkte – auch wenn sie im Rahmen der Handwerkerleistung verbaut wurden. Reine Materiallieferungen ohne Arbeitsleistung und Gutachterkosten fallen ebenfalls nicht unter §35a EStG.

Wer ist verpflichtet, Lohnkosten auszuweisen?

Die Verantwortung liegt beim Rechnungsaussteller, also dem Dienstleister oder Handwerker. Handelt es sich beim Auftraggeber um eine Privatperson und wurde die Leistung in deren Haushalt erbracht, sollte der Lohnkostenausweis standardmäßig erfolgen. Bei gewerblichen Auftraggebern ist §35a EStG nicht anwendbar – der Ausweis ist dort freiwillig.

Was tun, wenn Lohnkosten nicht ausgewiesen sind?

Wurde eine Rechnung ohne Lohnkostenausweis ausgestellt, kann nachträglich eine korrigierte Rechnung oder eine formlose Bescheinigung ausgestellt werden, in der der Arbeitskostenanteil explizit beziffert wird. Ob das Finanzamt eine solche Bescheinigung akzeptiert, liegt im Ermessen der zuständigen Behörde. Sicherer und weniger aufwendig ist in jedem Fall die Ausstellung einer berichtigten Rechnung.

Kann ich als Kleinunternehmer einen Lohnkostenausweis ausstellen?

Ja – die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG hat keinen Einfluss auf die Anforderungen des §35a EStG. Auch als Kleinunternehmer sind Sie berechtigt und verpflichtet, den Lohnkostenanteil auf der Rechnung auszuweisen, wenn Ihre Leistung in einem Privathaushalt erbracht wurde und der Auftraggeber die Steuerermäßigung nutzen möchte.

Muss die Rechnung per Überweisung bezahlt werden?

Ja – das ist eine zwingende gesetzliche Voraussetzung. Barzahlungen werden vom Finanzamt für §35a EStG grundsätzlich nicht anerkannt, selbst wenn die Rechnung einen vollständigen Lohnkostenausweis enthält. Der Zahlungsnachweis per Kontoauszug ist Pflicht. Weisen Sie Ihre Kunden daher aktiv und frühzeitig auf diesen Punkt hin – damit es bei der Steuererklärung keine bösen Überraschungen gibt.

Fazit: Lohnkostenausweis als Standard, nicht als Ausnahme

Der Lohnkostenausweis auf der Rechnung ist kein bürokratischer Mehraufwand – er ist ein echter Mehrwert für Ihre Kunden und ein klares Qualitätssignal für Ihr Unternehmen. Wer Arbeitskosten transparent und §35a-konform ausweist, ermöglicht seinen Auftraggebern, jedes Jahr bis zu mehrere Hundert Euro Steuern zu sparen. Das wird honoriert: mit Weiterempfehlungen, Stammkundschaft und einem Vorsprung gegenüber Mitbewerbern, die ihre Rechnungen weniger sorgfältig ausstellen. Mit XRechnungs.de erstellen Sie Rechnungen mit vollständigem Lohnkostenausweis in wenigen Minuten – kostenlos, GoBD-konform und direkt versandbereit als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD.