Rechnung an einen Kleinunternehmer erstellen
Rechnung an einen Kleinunternehmer: wann du Umsatzsteuer ausweist, welche Pflichtangaben gelten und worauf du bei Rechnungen von Kleinunternehmern achtest.
Was du beachten musst
Viele Unternehmer sind unsicher, ob sie Umsatzsteuer ausweisen dürfen, wenn ihr Kunde Kleinunternehmer ist, und welche Angaben auf die Rechnung gehören. Die kurze Antwort: Entscheidend ist dein eigener steuerlicher Status, nicht der deines Kunden. In diesem Ratgeber erfährst du, wie du eine Rechnung an einen Kleinunternehmer korrekt erstellst, worauf du achtest, wenn du eine Rechnung von einem Kleinunternehmer erhältst, und wie du typische Fehler vermeidest.
Was bedeutet Kleinunternehmer für den Rechnungsempfänger?
Ein Kleinunternehmer nutzt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 gilt sie, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Kleinunternehmer stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung und dürfen keine Vorsteuer abziehen.
Für dich als Rechnungssteller heißt das: Der Status deines Kunden ändert nichts an deiner Pflicht, eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen. Entscheidend ist, ob du selbst umsatzsteuerpflichtig bist oder ebenfalls die Kleinunternehmerregelung nutzt.
Wie erstelle ich eine Rechnung an einen Kleinunternehmer?
Bist du umsatzsteuerpflichtig, erstellst du die Rechnung wie jede andere Rechnung an ein Unternehmen. Sie muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten:
- vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto)
- Steuersatz und Steuerbetrag
Darf ich Umsatzsteuer berechnen, wenn mein Kunde Kleinunternehmer ist?
Ja – wenn du selbst umsatzsteuerpflichtig bist, musst du die Umsatzsteuer sogar ausweisen, auch wenn dein Kunde Kleinunternehmer ist. Der Kleinunternehmer kann diese Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Für ihn ist sie ein Kostenfaktor, an der Gültigkeit deiner Rechnung ändert das aber nichts.
Wenn du selbst Kleinunternehmer bist
Nutzt du selbst die Kleinunternehmerregelung, weist du keine Umsatzsteuer aus – egal, ob dein Kunde Kleinunternehmer ist oder nicht. Deine Rechnung richtet sich dann nach § 34a UStDV und braucht einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Welche Angaben genau Pflicht sind und wie der Hinweis formuliert werden kann, erklären wir ausführlich im Ratgeber Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Beispiel für eine Rechnung an einen Kleinunternehmer
Ein vereinfachtes Beispiel – der Rechnungssteller ist umsatzsteuerpflichtig, der Kunde Kleinunternehmer:
- Rechnungsnummer: 2025-014
- Rechnungsdatum: 20. April 2025
- Leistung: Wartung der Firmenwebsite
- Leistungsdatum: 15. April 2025
- Nettobetrag: 800,00 Euro
- Umsatzsteuer 19 %: 152,00 Euro
- Rechnungsbetrag: 952,00 Euro
Der Kleinunternehmer zahlt 952,00 Euro und kann die 152,00 Euro Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.
Rechnung von einem Kleinunternehmer erhalten: Worauf achten?
Umgekehrt bekommst du vielleicht selbst Rechnungen von Kleinunternehmern, etwa von Freelancern oder kleinen Dienstleistern. Dann gilt:
- Auf der Rechnung sollte keine Umsatzsteuer ausgewiesen sein, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.
- Du zahlst den Gesamtbetrag. Einen Vorsteuerabzug gibt es aus dieser Rechnung nicht.
- Weist der Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus, bitte um eine berichtigte Rechnung. Die unberechtigt ausgewiesene Steuer kannst du nicht als Vorsteuer abziehen.
- Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als Papier- oder PDF-Rechnung schicken. Eine E-Rechnung kannst du von ihnen also nicht verlangen.
E-Rechnung: Was gilt bei Kleinunternehmern?
Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Bist du umsatzsteuerpflichtig und stellst einem inländischen Kleinunternehmer eine Rechnung, gelten für dich die normalen Regeln zur E-Rechnungspflicht mit ihren Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027. Kleinunternehmer selbst sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit. Alle Fristen findest du im Beitrag zur E-Rechnung Pflicht.
Häufige Fehler bei Rechnungen an Kleinunternehmer
- keine Umsatzsteuer ausweisen, obwohl man selbst steuerpflichtig ist
- die Annahme, Rechnungen an Kleinunternehmer hätten Sonderregeln
- als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweisen
- fehlende Steuernummer oder Rechnungsnummer
- unklare Leistungsbeschreibung
- Vorsteuer aus der Rechnung eines Kleinunternehmers abziehen
Muss der Kleinunternehmerstatus geprüft werden?
Für deine eigene Rechnung musst du den Status deines Kunden in der Regel nicht aktiv prüfen, denn ob du Umsatzsteuer ausweist, hängt von deinem eigenen Status ab. Hilfreich ist das Wissen trotzdem: Für einen Kleinunternehmer ist dein Bruttopreis der tatsächliche Preis, weil er die Umsatzsteuer nicht zurückbekommt.
Aufbewahrungspflicht für Rechnungen
Auch Rechnungen an und von Kleinunternehmern müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Für Rechnungen gilt nach § 14b UStG eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren – unabhängig davon, ob sie digital oder auf Papier vorliegen. E-Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf. Details findest du im Beitrag Wie lange Rechnungen aufbewahren?.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie erstelle ich eine Rechnung an einen Kleinunternehmer?
Wie jede andere Rechnung an ein Unternehmen, mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird, hängt von deinem eigenen steuerlichen Status ab, nicht von dem deines Kunden.
Muss ich Umsatzsteuer berechnen, wenn mein Kunde Kleinunternehmer ist?
Ja, wenn du selbst umsatzsteuerpflichtig bist. Der Kleinunternehmer kann die Umsatzsteuer jedoch nicht als Vorsteuer abziehen; für ihn ist der Bruttobetrag der tatsächliche Preis.
Muss ich einem Kleinunternehmer eine E-Rechnung schicken?
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist und eine Leistung an einen inländischen Kleinunternehmer abrechnest, gelten für dich die allgemeinen Regeln zur E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – mit den Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027. Dein Kunde muss E-Rechnungen seit 2025 empfangen können.
Muss ich prüfen, ob mein Kunde Kleinunternehmer ist?
In der Regel nicht. Für deine Rechnung zählt dein eigener Status. Den Status deines Kunden musst du nur kennen, wenn du die Preiswirkung der Umsatzsteuer für ihn einschätzen möchtest.
Was tue ich, wenn mir ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer berechnet?
Bitte um eine berichtigte Rechnung ohne Umsatzsteuer. Eine von einem Kleinunternehmer unberechtigt ausgewiesene Steuer kannst du nicht als Vorsteuer abziehen; der Kleinunternehmer schuldet sie nach § 14c Abs. 2 UStG trotzdem dem Finanzamt.
Fazit
Eine Rechnung an einen Kleinunternehmer zu erstellen ist unkompliziert, wenn du die Grundregeln kennst: Entscheidend ist dein eigener steuerlicher Status. Wer alle Pflichtangaben einhält und die Umsatzsteuer korrekt ausweist oder bewusst weglässt, vermeidet Rückfragen und Probleme. Bei Sonderfällen hilft dein Steuerberater.
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