Rechnungsprogramm kostenlos: Beste Gratis-Lösungen

Ein kostenloses Rechnungsprogramm kann für Gründer, Kleinunternehmer und Selbstständige eine attraktive Lösung sein – vorausgesetzt, es erfüllt die rechtlichen Anforderungen und bietet die nötigen Funktionen. In diesem Ratgeber erfährst du, welche Gratis-Lösungen 2026 wirklich empfehlenswert sind, wo die Unterschiede liegen und worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Welches Rechnungsprogramm ist kostenlos? Die Modelle im Überblick

Wenn du nach einem kostenlosen Rechnungsprogramm suchst, wirst du auf verschiedene Geschäftsmodelle stoßen. Nicht alle sind tatsächlich dauerhaft kostenlos nutzbar. Hier sind die gängigsten Varianten:

Freemium-Modelle mit Mengenbegrenzung

Die meisten kostenlosen Rechnungsprogramme nutzen ein Freemium-Modell. Das bedeutet: Die Basisfunktionen sind gratis, aber mit Einschränkungen. Typische Limits sind zum Beispiel maximal 5 bis 50 Rechnungen pro Monat, eine begrenzte Anzahl an Kunden oder eingeschränkte Exportfunktionen. Für viele Kleinunternehmer und Gründer reicht das vollkommen aus – besonders in der Anfangsphase.

Bei XRechnungs.de kannst du beispielsweise bis zu 50 Rechnungen pro Monat kostenlos erstellen – ohne versteckte Kosten, ohne Kreditkarte und ohne automatische Umstellung auf ein Bezahlmodell.

Kostenlose Testversionen (zeitlich begrenzt)

Viele professionelle Rechnungsprogramme bieten kostenlose Testphasen an – meist 14 bis 30 Tage. Das ist nützlich, um die Software auszuprobieren, aber keine langfristige Lösung. Nach Ablauf der Testphase wird ein kostenpflichtiges Abo fällig.

Open-Source-Lösungen (für technisch Versierte)

Es gibt auch Open-Source-Rechnungsprogramme, die vollständig kostenlos sind. Allerdings erfordern diese meist eine eigene Server-Installation, technisches Know-how und regelmäßige Wartung. Für die meisten Kleinunternehmer ist das keine praktikable Option.

Kostenlose Online-Generatoren (ohne Verwaltung)

Einige Anbieter stellen kostenlose Online-Tools zur Verfügung, mit denen du einzelne Rechnungen erstellen kannst. Diese bieten jedoch keine Kundenverwaltung, keine Archivierung und keine GoBD-konforme Ablage. Für professionelle Zwecke sind sie daher nur bedingt geeignet.

Gibt es ein kostenloses Rechnungsprogramm ohne Abo?

Ja, es gibt kostenlose Rechnungsprogramme ohne Abo-Zwang. Bei den meisten Freemium-Anbietern kannst du die Gratisversion dauerhaft nutzen, solange du innerhalb der vorgegebenen Limits bleibst. Du musst also nicht zwingend auf ein kostenpflichtiges Abo upgraden.

Wichtig ist jedoch: Achte darauf, dass bei der Registrierung keine Zahlungsdaten verlangt werden und dass keine automatische Umstellung auf ein Bezahlmodell erfolgt. Bei seriösen Anbietern wie XRechnungs.de ist die kostenlose Nutzung klar definiert – du kannst 50 Rechnungen pro Monat erstellen, ohne jemals zur Kasse gebeten zu werden.

Kann man Rechnungen kostenlos erstellen? Was ist möglich?

Ja, du kannst rechtssichere Rechnungen kostenlos erstellen – wenn du die richtige Software nutzt. Moderne kostenlose Rechnungsprogramme bieten heute folgende Funktionen:

• Erstellung von professionellen Rechnungen mit allen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG
• Automatische fortlaufende Rechnungsnummern zur GoBD-konformen Dokumentation
• Kundenverwaltung mit Speicherung von Kontaktdaten und Rechnungshistorie
• Export als PDF für den E-Mail-Versand oder Ausdruck
• Unterstützung für Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (Rechnungen ohne Umsatzsteuer)
• E-Rechnungs-Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (ab 2025 Pflicht im B2B-Bereich)

Die meisten kostenlosen Programme decken diese Grundfunktionen ab. Einschränkungen gibt es meist bei erweiterten Features wie Mahnwesen, Angebotserstellung, Lagerverwaltung oder Buchhaltungsintegration.

Ist ein kostenloses Rechnungsprogramm rechtssicher?

Ein kostenloses Rechnungsprogramm kann rechtssicher sein – wenn es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Entscheidend sind vor allem diese drei Punkte:

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Jede Rechnung in Deutschland muss bestimmte Pflichtangaben enthalten: vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Kunden, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, eindeutige Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Artikelbeschreibung, Nettobeträge, Umsatzsteuersatz und -betrag. Ein gutes kostenloses Rechnungsprogramm sorgt automatisch dafür, dass diese Angaben vollständig sind.

GoBD-Konformität (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher)

Laut GoBD müssen Rechnungen unveränderbar archiviert und lückenlos nachvollziehbar sein. Das bedeutet: Einmal erstellte Rechnungen dürfen nicht nachträglich geändert werden, Rechnungsnummern müssen fortlaufend vergeben werden und alle Dokumente müssen revisionssicher gespeichert werden. Kostenlose Rechnungsprogramme erfüllen diese Anforderungen in der Regel, solange sie eine cloudbasierte Archivierung bieten.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Ab 2027 bzw. 2028 wird auch der Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Ein zukunftssicheres kostenloses Rechnungsprogramm sollte diese Formate bereits unterstützen.

XRechnungs.de erfüllt all diese Anforderungen und ist speziell für den deutschen Markt entwickelt worden.

Rechnungsprogramm kostenlos für Kleinunternehmer: Was muss es können?

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, hast du besondere Anforderungen an dein Rechnungsprogramm. Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen, musst aber trotzdem alle anderen Pflichtangaben erfüllen. Ein gutes kostenloses Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer sollte folgende Funktionen bieten:

• Automatischer Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Text, zum Beispiel: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• Keine Ausweisung von Umsatzsteuer in den Rechnungen
• Professionelle Vorlagen, die trotz Kleinunternehmer-Status seriös wirken
• Möglichkeit, bei Überschreiten der Umsatzgrenze (22.000 € im Vorjahr, 50.000 € im laufenden Jahr) problemlos auf Regelbesteuerung umzustellen

Mehr Informationen dazu findest du in unserem ausführlichen Ratgeber:

→ Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Rechnungsprogramm kostenlos für Handwerker: Darauf kommt es an

Handwerker haben oft spezielle Anforderungen an ihr Rechnungsprogramm. Neben den Standardfunktionen sind für Handwerksbetriebe folgende Features besonders wichtig:

• Trennung von Material- und Arbeitskosten (wichtig für steuerliche Absetzbarkeit beim Kunden)
• Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen für größere Projekte
• Mobile Nutzung, um direkt vom Kundeneinsatz Rechnungen zu erstellen
• Angebotserstellung mit Umwandlung in Rechnung nach Auftragserteilung

Ein kostenloses Rechnungsprogramm für Handwerker sollte diese Funktionen idealerweise mitbringen – oder zumindest die Möglichkeit bieten, bei wachsendem Bedarf kostengünstig zu erweitern.

Weitere Details findest du hier:

→ Rechnungsprogramm für Handwerker

Online Rechnung schreiben kostenlos: Cloud vs. Desktop-Software

Wenn du online eine Rechnung schreiben möchtest, stehen dir grundsätzlich zwei Optionen zur Verfügung: cloudbasierte Online-Tools oder klassische Desktop-Software. Beide haben Vor- und Nachteile.

Vorteile cloudbasierter Online-Rechnungsprogramme

• Zugriff von überall – egal ob vom Büro, unterwegs oder vom Homeoffice
• Keine Installation nötig, funktioniert direkt im Browser
• Automatische Backups und sichere Datenablage in deutschen Rechenzentren
• Immer aktuell – Updates und neue Funktionen werden automatisch eingespielt
• GoBD-konforme Archivierung ist meist bereits integriert

Nachteile von Desktop-Software

• Gebunden an einen bestimmten Computer
• Manuelle Datensicherung erforderlich
• Updates müssen oft manuell installiert werden
• Bei Hardwaredefekten können Daten verloren gehen

Für die meisten Kleinunternehmer und Selbstständigen ist eine cloudbasierte Lösung die bessere Wahl – sie ist flexibler, sicherer und erfordert keinen technischen Aufwand.

Rechnungsprogramm kostenlos Download: Lohnt sich das?

Viele suchen nach einem kostenlosen Rechnungsprogramm zum Download. Solche Desktop-Lösungen gibt es zwar, aber sie bringen einige Nachteile mit sich. Open-Source-Programme wie GnuCash oder fakturama sind zwar kostenlos, erfordern aber technisches Verständnis und regelmäßige manuelle Updates.

Hinzu kommt: Die wenigsten Download-Programme sind auf die deutsche E-Rechnungspflicht vorbereitet. Wenn du also langfristig planst, ist eine cloudbasierte Lösung die zukunftssicherere Wahl.

Wann lohnt sich ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm?

Ein kostenloses Rechnungsprogramm ist ideal für Gründer, Kleinunternehmer und alle, die weniger als 50 Rechnungen pro Monat schreiben. Aber es gibt Situationen, in denen sich der Wechsel zu einer kostenpflichtigen Lösung lohnt:

• Wenn dein Rechnungsvolumen dauerhaft über 50 Rechnungen pro Monat liegt
• Wenn du erweiterte Funktionen wie Mahnwesen, Angebotserstellung oder Lagerverwaltung benötigst
• Wenn du eine Integration mit deiner Buchhaltungssoftware oder deinem Steuerberater brauchst
• Wenn du mehrere Mitarbeiter hast, die gleichzeitig Zugriff benötigen

Bei XRechnungs.de kannst du jederzeit flexibel auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden, wenn dein Geschäft wächst – ohne Datenverlust und ohne komplizierte Migration.

Checkliste: Das sollte dein kostenloses Rechnungsprogramm bieten

Damit du die richtige Entscheidung triffst, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Kriterien zusammengestellt:

• Automatische Pflichtangaben nach § 14 UStG
• GoBD-konforme Archivierung mit unveränderlicher Speicherung
• Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD (E-Rechnungspflicht ab 2025)
• Kundenverwaltung mit Rechnungshistorie
• Professionelle PDF-Ausgabe
• Cloudbasierter Zugriff von überall
• Keine versteckten Kosten oder Abo-Zwang
• Datenschutzkonform (DSGVO-konform, Server in Deutschland)
• Einfache Bedienung ohne lange Einarbeitung
• Support auf Deutsch

XRechnungs.de: Kostenloses Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer und Handwerker

XRechnungs.de ist ein speziell für den deutschen Markt entwickeltes Rechnungsprogramm, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und dauerhaft kostenlos nutzbar ist – bis zu 50 Rechnungen pro Monat. Es unterstützt dich bei:

• Erstellung rechtssicherer Rechnungen mit allen Pflichtangaben
• GoBD-konformer Archivierung deiner Dokumente
• Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen (E-Rechnung ab 2025 Pflicht)
• Kundenverwaltung und Rechnungshistorie
• Professionellen PDF-Rechnungen per E-Mail oder Ausdruck

Du kannst XRechnungs.de ohne Kreditkarte, ohne Abo-Zwang und ohne versteckte Kosten nutzen. Die kostenlose Version ist dauerhaft verfügbar und wird nicht automatisch in ein Bezahlmodell umgewandelt.

Häufige Fragen zu kostenlosen Rechnungsprogrammen

Welches Rechnungsprogramm ist wirklich kostenlos?

Es gibt mehrere kostenlose Rechnungsprogramme, die dauerhaft nutzbar sind. XRechnungs.de bietet zum Beispiel bis zu 50 Rechnungen pro Monat kostenlos an – ohne versteckte Kosten, ohne Abo-Zwang und mit allen rechtlich notwendigen Funktionen.

Gibt es ein kostenloses Rechnungsprogramm ohne Anmeldung?

Für die professionelle Rechnungserstellung ist eine Anmeldung in der Regel erforderlich – das hat rechtliche Gründe, da Rechnungen GoBD-konform archiviert werden müssen. Es gibt zwar Online-Generatoren ohne Anmeldung, diese bieten aber keine Kundenverwaltung und keine revisionssichere Ablage.

Kann ich mit einem kostenlosen Rechnungsprogramm E-Rechnungen erstellen?

Ja, moderne kostenlose Rechnungsprogramme wie XRechnungs.de unterstützen die Erstellung von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format. Das ist wichtig, da ab 2025 alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können müssen.

Mehr dazu:

→ E-Rechnung einfach erklärt

Was passiert, wenn ich mehr als 50 Rechnungen pro Monat schreiben muss?

Bei den meisten Freemium-Anbietern kannst du dann auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden. Bei XRechnungs.de geschieht das flexibel und ohne Datenverlust. Du behältst alle deine bisherigen Rechnungen und Kundendaten.

Sind meine Daten sicher in einem kostenlosen Rechnungsprogramm?

Das hängt vom Anbieter ab. Seriöse deutsche Anbieter wie XRechnungs.de hosten ihre Daten in deutschen Rechenzentren, sind DSGVO-konform und nutzen SSL-Verschlüsselung. Achte darauf, dass der Anbieter transparent über seine Datenschutzmaßnahmen informiert.

Kann ich als Kleinunternehmer ein kostenloses Rechnungsprogramm nutzen?

Ja, definitiv. Ein kostenloses Rechnungsprogramm ist sogar ideal für Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Achte darauf, dass die Software den Hinweis auf § 19 UStG automatisch auf die Rechnung setzt und keine Umsatzsteuer ausweist.

→ Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Fazit: Kostenloses Rechnungsprogramm – die richtige Wahl für Gründer und Kleinunternehmer

Ein kostenloses Rechnungsprogramm ist für viele Selbstständige, Kleinunternehmer und Handwerker eine hervorragende Lösung – vorausgesetzt, es erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und bietet die nötigen Funktionen. Wichtig ist, dass du auf GoBD-Konformität, Pflichtangaben nach § 14 UStG und Unterstützung für E-Rechnungen achtest.

XRechnungs.de bietet dir all das – kostenlos, ohne Abo-Zwang und speziell für den deutschen Markt entwickelt. Du kannst bis zu 50 Rechnungen pro Monat erstellen, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen und deine Rechnungen GoBD-konform archivieren.

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