Wie schreibe ich eine rechnung als kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer eine Rechnung zu schreiben ist einfacher, als viele denken. In diesem Leitfaden erfährst du Schritt für Schritt, welche Angaben Pflicht sind, wie eine korrekte Rechnung aussieht und worauf du unbedingt achten solltest.
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Schritt für Schritt einfach erklärt
Als Kleinunternehmer in Deutschland bist du verpflichtet, für deine Leistungen ordnungsgemäße Rechnungen zu schreiben. Auch wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, gelten klare gesetzliche Vorgaben. Viele Selbstständige sind unsicher, welche Angaben Pflicht sind und wie eine korrekte Kleinunternehmer Rechnung aussieht.
In diesem Leitfaden erfährst du verständlich und praxisnah, wie du als Kleinunternehmer eine Rechnung schreibst, welche Fehler du vermeiden solltest und worauf das Finanzamt besonders achtet.
Wer gilt als Kleinunternehmer
Du giltst als Kleinunternehmer nach §19 Umsatzsteuergesetz, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt.
Als Kleinunternehmer
• weist du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus
• führst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab
• hast keinen Vorsteuerabzug
Trotzdem musst du Rechnungen korrekt und vollständig erstellen.
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten
Auch ohne Umsatzsteuer gibt es feste Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung stehen müssen. Fehlt eine dieser Angaben, kann das Finanzamt die Rechnung beanstanden.
Eine Rechnung als Kleinunternehmer muss enthalten:
• deinen vollständigen Namen oder Firmennamen
• deine vollständige Anschrift
• den Namen und die Anschrift des Kunden
• das Rechnungsdatum
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• die Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• den Leistungszeitpunkt
• den Rechnungsbetrag
• den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG
Der Hinweis zur Kleinunternehmerregelung ist besonders wichtig und darf nicht fehlen.
Der richtige Hinweis zur Kleinunternehmerregelung
Da du keine Umsatzsteuer ausweist, musst du dies klar auf der Rechnung vermerken. Eine gängige und rechtssichere Formulierung lautet:
Gemäß §19 Absatz 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Alternativ sind auch ähnliche Formulierungen zulässig, solange eindeutig klar ist, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Wie sieht eine Rechnung für Kleinunternehmer aus
Eine Kleinunternehmer Rechnung unterscheidet sich optisch kaum von einer normalen Rechnung. Der wichtigste Unterschied ist der fehlende Umsatzsteuerausweis.
Ein einfaches Beispiel:
Rechnungsnummer: 2025 001
Rechnungsdatum: 15. März 2025
Leistung: Webdesign für Unternehmenswebsite
Leistungsdatum: 10. März 2025
Rechnungsbetrag: 1.200,00 Euro
Hinweis: Gemäß §19 Absatz 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Häufige Fehler beim Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Viele Probleme entstehen durch kleine, aber entscheidende Fehler. Diese solltest du unbedingt vermeiden:
• Umsatzsteuer ausweisen, obwohl man Kleinunternehmer ist
• fehlender Hinweis auf §19 UStG
• doppelte oder fehlende Rechnungsnummern
• unklare Leistungsbeschreibung
• falsches Rechnungsdatum
Solche Fehler können zu Rückfragen vom Finanzamt oder zu Problemen beim Kunden führen.
Rechnungsnummern richtig vergeben
Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein. Du kannst selbst entscheiden, wie dein Nummernsystem aussieht, zum Beispiel:
• 2025 001
• K 2025 0001
• RE 25001
Wichtig ist nur, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird und nachvollziehbar bleibt.
Rechnung schreiben als Kleingewerbe
Viele Kleinunternehmer führen ein Kleingewerbe. Für die Rechnungserstellung gelten hier die gleichen Regeln. Auch als Kleingewerbetreibender musst du alle Pflichtangaben einhalten und den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung angeben, sofern du diese nutzt.
Der Begriff Kleingewerbe ändert nichts an den steuerlichen Anforderungen an eine Rechnung.
Muss eine Rechnung digital oder auf Papier sein
Rechnungen können sowohl digital als auch auf Papier erstellt und versendet werden. Wichtig ist, dass sie:
• lesbar sind
• vollständig sind
• unverändert archiviert werden
Digitale Rechnungen müssen über mehrere Jahre sicher gespeichert werden. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden
Rechnungen müssen in Deutschland grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Das gilt unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer bist oder nicht.
Die Aufbewahrung kann digital erfolgen, solange die Rechnungen jederzeit verfügbar und unverändert sind.
Fazit
Eine Rechnung zu schreiben als Kleinunternehmer ist einfacher, als viele denken, wenn man die grundlegenden Regeln kennt. Entscheidend sind vollständige Pflichtangaben, eine saubere Rechnungsnummer und der korrekte Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG.
Wer von Anfang an strukturiert arbeitet, spart Zeit, vermeidet Fehler und ist auf der sicheren Seite gegenüber dem Finanzamt.
Wer von Anfang an auf der sicheren Seite sein möchte, kann eine spezialisierte Software nutzen, die §19-UStG-Hinweis, Rechnungsnummern und Archivierung automatisch übernimmt.
Welches Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer passt – hier im Überblick.