Kostenlose E-Rechnung Software | XRechnungs.de

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft seit 2025 immer mehr Unternehmen in Deutschland – und viele suchen nach einer kostenlosen Software-Lösung, die sowohl das Empfangen als auch das Erstellen elektronischer Rechnungen ermöglicht. Doch welche kostenlosen E-Rechnung Programme gibt es wirklich, und wo liegen die Unterschiede?

Was bedeutet „E-Rechnung Software kostenlos?

Eine kostenlose E-Rechnung Software muss in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD zu verarbeiten. Das umfasst drei wesentliche Funktionen:

• E-Rechnungen empfangen und lesbar darstellen können
• E-Rechnungen im korrekten Format erstellen (XRechnung oder ZUGFeRD)
• Die Rechnungen rechtssicher archivieren und verwalten

"Kostenlos" kann dabei verschiedene Dinge bedeuten: komplett gebührenfrei ohne Einschränkungen, kostenlos bis zu einer bestimmten Rechnungsanzahl pro Monat, oder als kostenlose Testversion mit späteren Kosten.

E-Rechnungen empfangen: Software kostenlos nutzen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet: Sie brauchen eine Möglichkeit, XML-basierte Rechnungsdateien zu öffnen und zu lesen.

Was passiert beim Empfang einer E-Rechnung?

Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, handelt es sich meist um eine XML-Datei (XRechnung) oder eine hybride PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten (ZUGFeRD). Diese können Sie nicht einfach mit einem normalen PDF-Reader öffnen – Sie benötigen spezielle Software.

Kostenlose Lösungen zum Empfangen und Lesen von E-Rechnungen:

• Online XRechnung Viewer – browserbasiert, ohne Installation, sofort nutzbar
• ZUGFeRD-fähige PDF-Reader wie Adobe Acrobat Reader (kostenfrei)
• Vollständige Rechnungssoftware mit kostenlosem Empfangskontingent

Mit XRechnungs.de können Sie E-Rechnungen nicht nur empfangen und anzeigen, sondern auch direkt in Ihrem System archivieren – komplett kostenlos für bis zu 50 Rechnungen pro Monat.

E-Rechnung erstellen: Software kostenlos verwenden

Ab 2027 (für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro) bzw. 2028 (für alle anderen) wird auch das Versenden von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Daher ist es sinnvoll, schon jetzt auf eine E-Rechnung Software zu setzen.

Welche Formate muss die Software unterstützen?

Eine gute kostenlose E-Rechnung Software sollte mindestens diese beiden Formate unterstützen:

1. XRechnung – reines XML-Format, vor allem für die öffentliche Verwaltung erforderlich
2. ZUGFeRD – hybrides Format (PDF mit XML), praktischer für kleinere Unternehmen

Beide Formate erfüllen den europäischen Standard EN 16931 und sind in Deutschland rechtlich anerkannt.

E-Rechnung Software für Kleinunternehmer kostenlos

Kleinunternehmer haben oft besondere Anforderungen: Sie brauchen eine Software, die nicht nur E-Rechnungen erstellen kann, sondern auch die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG korrekt abbildet – also Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis.

Was muss eine kostenlose E-Rechnung Software für Kleinunternehmer können?

• Automatischen Hinweis auf § 19 UStG in die Rechnung einfügen
• Keine Umsatzsteuer berechnen oder ausweisen
• Trotzdem alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten
• E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen können

Mit XRechnungs.de können Kleinunternehmer bis zu 50 Rechnungen pro Monat komplett kostenlos erstellen – inklusive automatischer Kleinunternehmer-Kennzeichnung und Auswahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD.

E-Rechnung Software für Vereine kostenlos

Vereine haben oft sehr eingeschränkte Budgets und benötigen dennoch eine rechtssichere Möglichkeit, Rechnungen zu stellen – etwa für Veranstaltungen, Mitgliedsbeiträge oder Sponsorenleistungen.

Besonderheiten bei Vereinen

Viele Vereine sind gemeinnützig und damit von der Umsatzsteuer befreit. Auch sie müssen jedoch korrekte Rechnungen ausstellen können. Eine gute kostenlose Software für Vereine sollte:

• Einfach zu bedienen sein (da oft von Ehrenamtlichen genutzt)
• Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG korrekt abbilden
• E-Rechnungen für gemeinnützige Zwecke erstellen können
• Keine monatlichen Kosten verursachen

Da Vereine meist weniger als 50 Rechnungen im Monat erstellen, können sie XRechnungs.de dauerhaft kostenlos nutzen.

E-Rechnung Software kostenlos: Download vs. Online-Lösung

Bei der Suche nach kostenloser E-Rechnung Software stoßen Sie auf zwei grundsätzliche Varianten: Software zum Download (Desktop-Programme) und Online-Lösungen (Cloud-basiert).

Download-Software: Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Funktioniert offline
• Daten liegen lokal auf Ihrem Computer
• Einmalige Installation, danach keine Internetverbindung nötig

Nachteile:

• Nur auf dem installierten Gerät nutzbar
• Manuelle Updates erforderlich
• Backup muss selbst organisiert werden
• Oft nur für Windows verfügbar

Online-Lösung: Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Von jedem Gerät nutzbar (PC, Mac, Tablet, Smartphone)
• Automatische Updates und neue Funktionen
• Automatisches Backup in der Cloud
• Keine Installation notwendig

Nachteile:

• Internetverbindung erforderlich
• Daten liegen auf externen Servern

XRechnungs.de ist eine moderne Online-Lösung, die von jedem Gerät genutzt werden kann und deren Daten DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert werden.

E-Rechnung lesen: Software kostenlos verwenden

Das bloße Lesen und Anzeigen von E-Rechnungen ist der erste Schritt. Viele Unternehmen benötigen zunächst nur eine Möglichkeit, eingehende XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien zu öffnen und die Inhalte anzuzeigen.

Kostenlose Tools zum E-Rechnung lesen

• XRechnung Viewer (browserbasiert) – zeigt XML-Rechnungen lesbar an
• ZUGFeRD-Reader – spezielle Tools für hybride PDF/XML-Rechnungen
• Vollständige Rechnungssoftware mit Viewer-Funktion

Mit dem kostenlosen XRechnung Viewer von XRechnungs.de können Sie E-Rechnungen direkt im Browser öffnen, anzeigen und ausdrucken – ohne Installation und ohne Anmeldung.

Ist kostenlose E-Rechnung Software rechtssicher?

Eine häufige Sorge bei kostenlosen Lösungen: Sind die damit erstellten E-Rechnungen rechtlich gültig und werden sie vom Finanzamt anerkannt?

Die gute Nachricht: Entscheidend ist nicht, ob die Software kostenlos oder kostenpflichtig ist, sondern ob die E-Rechnungen folgende Anforderungen erfüllen:

• Einhaltung des Standards EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD)
• Alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 UStG
• GoBD-konforme Archivierung (unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar)
• Korrekte XML-Validierung

XRechnungs.de erfüllt all diese Anforderungen und validiert jede erstellte E-Rechnung automatisch gegen den offiziellen KoSIT-Validator.

Wie viele E-Rechnungen kann ich kostenlos erstellen?

Die meisten kostenlosen E-Rechnung Softwarelösungen haben Limitierungen. Hier ein Überblick über gängige Modelle:

Typische Beschränkungen kostenloser Versionen

• Begrenzte Anzahl Rechnungen pro Monat (z.B. 5, 10 oder 20)
• Nur Testphase für 30 Tage kostenlos
• Eingeschränkte Funktionen (z.B. kein E-Mail-Versand)
• Werbung oder Wasserzeichen auf den Rechnungen

Mit XRechnungs.de können Sie dauerhaft bis zu 50 E-Rechnungen pro Monat kostenlos erstellen – ohne Wasserzeichen, ohne Werbung und mit vollem Funktionsumfang. Das reicht für die meisten Kleinunternehmer, Freiberufler und Vereine völlig aus.

E-Rechnung Software: Diese Funktionen sollte sie bieten

Eine vollwertige E-Rechnung Software – auch wenn sie kostenlos ist – sollte mehr können als nur E-Rechnungen erstellen. Achten Sie auf folgende Kernfunktionen:

1. E-Rechnungen erstellen (XRechnung & ZUGFeRD)

Die Software sollte beide gängigen Formate unterstützen und dabei automatisch alle Pflichtangaben einfügen.

2. E-Rechnungen empfangen und lesen

Eingegangene E-Rechnungen sollten übersichtlich dargestellt und direkt im System verarbeitet werden können.

3. Validierung

Jede erstellte E-Rechnung sollte automatisch gegen den offiziellen Standard validiert werden, um Fehler zu vermeiden.

4. GoBD-konforme Archivierung

Alle Rechnungen müssen unveränderbar, vollständig und 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

5. Kundenverwaltung

Stammdaten Ihrer Kunden sollten gespeichert werden, um sie nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen.

6. Wiederkehrende Rechnungen

Für regelmäßige Abrechnungen (Miete, Abos, etc.) sollten Vorlagen hinterlegt werden können.

XRechnungs.de: E-Rechnung Software kostenlos nutzen

Mit XRechnungs.de erhalten Sie eine vollständige E-Rechnung Software, die Sie dauerhaft kostenlos nutzen können – bis zu 50 Rechnungen pro Monat. Die Lösung wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen, Kleinunternehmer, Freiberufler und Vereine in Deutschland entwickelt.

Das ist im kostenlosen Tarif enthalten

• Bis zu 50 E-Rechnungen pro Monat erstellen (XRechnung & ZUGFeRD)
• E-Rechnungen empfangen und anzeigen (unbegrenzt)
• Automatische Validierung aller Rechnungen
• GoBD-konforme Archivierung
• Kundenverwaltung
• Unterstützung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
• Online XRechnung Viewer
• Keine Werbung, keine Wasserzeichen

Fazit: E-Rechnung Software kostenlos – was Sie beachten sollten

Die Suche nach einer kostenlosen E-Rechnung Software lohnt sich, doch achten Sie auf folgende Punkte:

1. Unterstützt die Software sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD?
2. Können Sie E-Rechnungen empfangen und erstellen?
3. Ist die Anzahl kostenloser Rechnungen für Ihren Bedarf ausreichend?
4. Sind alle Rechnungen rechtssicher und GoBD-konform?
5. Werden Ihre Daten DSGVO-konform in Deutschland gespeichert?

Mit XRechnungs.de erhalten Sie eine moderne, browserbasierte Lösung, die all diese Anforderungen erfüllt – und das dauerhaft kostenlos für bis zu 50 Rechnungen im Monat. Perfekt für Kleinunternehmer, Vereine, Freiberufler und alle, die eine einfache, rechtssichere E-Rechnung Software suchen.