E-Rechnung Software kostenlos: Was gratis ist und worauf es bei XRechnung & ZUGFeRD ankommt

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft seit 2025 alle in Deutschland ansässigen Unternehmen – zunächst beim Empfang, ab 2027 bzw. 2028 auch beim Versand. Viele suchen deshalb nach einer kostenlosen E-Rechnung Software. Dieser Ratgeber zeigt, was „kostenlos“ in der Praxis bedeutet, welche Aufgaben sich wirklich gratis erledigen lassen und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Was bedeutet „E-Rechnung Software kostenlos“?

Eine E-Rechnung Software muss strukturierte elektronische Rechnungen nach der Norm EN 16931 verarbeiten können, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Dazu gehören drei Aufgaben:

• E-Rechnungen empfangen und lesbar darstellen
• E-Rechnungen im korrekten Format erstellen
• Rechnungen GoBD-konform archivieren und verwalten

„Kostenlos“ kann dabei Verschiedenes heißen: ein dauerhaft kostenloses Werkzeug für eine einzelne Aufgabe (zum Beispiel ein Viewer), ein begrenzter Gratis-Tarif oder eine kostenlose Testphase, nach der ein kostenpflichtiger Tarif folgt. Prüfen Sie deshalb immer, was genau gratis ist und wie lange.

Was bei XRechnungs.de kostenlos ist

• XRechnung Viewer: E-Rechnungen im Browser öffnen und lesen – ohne Konto.
• XRechnung Validator: E-Rechnungen auf Fehler prüfen – ohne Konto.
• 14 Tage Testphase: die komplette Software mit bis zu 50 Dokumenten testen, ohne Kreditkarte.

Wer danach regelmäßig E-Rechnungen erstellen möchte, wählt einen Tarif – ab 12 € im Monat und jederzeit kündbar. Alle Tarife und Leistungen finden Sie auf der Preisseite.

E-Rechnungen empfangen: Software kostenlos nutzen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Umsatz und Größe, also auch Kleinunternehmer. Sie brauchen dafür eine Möglichkeit, die XML-Daten zu öffnen, zu lesen und aufzubewahren.

Was passiert beim Empfang einer E-Rechnung?

Eine E-Rechnung kommt meist als XML-Datei (XRechnung) oder als hybride PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten (ZUGFeRD). Eine XRechnung lässt sich mit einem normalen PDF-Reader nicht sinnvoll öffnen; bei ZUGFeRD sehen Sie zwar das PDF, die maßgeblichen Daten stecken aber im eingebetteten XML.

Kostenlose Möglichkeiten zum Empfangen und Lesen:

• Online-Viewer im Browser – ohne Installation
• PDF-Reader für den sichtbaren Teil einer ZUGFeRD-Rechnung
• Rechnungssoftware mit Empfangs- und Archivfunktion

Denken Sie daran: Eine E-Rechnung muss im ursprünglichen XML-Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht.

E-Rechnung lesen: Software kostenlos verwenden

Mit dem kostenlosen XRechnung Viewer von XRechnungs.de öffnen Sie E-Rechnungen direkt im Browser und zeigen sie lesbar an – ohne Installation und ohne Anmeldung. Wie das Schritt für Schritt funktioniert, erklärt die Anleitung direkt auf der Viewer-Seite.

E-Rechnung erstellen: Was die Software können muss

Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, ab 2028 alle übrigen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit. Es lohnt sich trotzdem, frühzeitig umzustellen.

Welche Formate muss die Software unterstützen?

1. XRechnung – reines XML-Format, Standard bei öffentlichen Auftraggebern
2. ZUGFeRD – hybrides Format (PDF mit XML), im B2B-Bereich verbreitet

Beide Formate entsprechen dem europäischen Standard EN 16931. Bei ZUGFeRD gelten Rechnungen ab Version 2.0.1 als E-Rechnung – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Weitere wichtige Funktionen

• Automatische Validierung: Jede E-Rechnung sollte vor dem Versand gegen die Regeln geprüft werden. Zum Nachprüfen eingehender Dateien eignet sich zusätzlich ein XRechnung Validator.
• GoBD-konforme Archivierung: Rechnungen sind unveränderbar und in der Regel acht Jahre lang aufzubewahren (§ 14b UStG).
• Kundenverwaltung: Stammdaten speichern, statt sie jedes Mal neu einzugeben.
• Leitweg-ID: für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber unverzichtbar.
• Wiederkehrende Rechnungen: für regelmäßige Abrechnungen wie Wartungsverträge oder Abos.

E-Rechnung Software für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer brauchen eine Software, die die Kleinunternehmerregelung abbildet: Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis und mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt. In XRechnungs.de können Sie diesen Kleinunternehmer-Hinweis in Ihre Rechnungen aufnehmen. Kleinunternehmer müssen zwar keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können. Wer freiwillig E-Rechnungen versendet, erleichtert Geschäftskunden die Verarbeitung.

Worauf Sie bei Kleinunternehmer-Rechnungen achten sollten, lesen Sie im Ratgeber Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

E-Rechnung Software für Vereine

Vereine sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, soweit sie unternehmerisch tätig sind – etwa bei Sponsoring, Veranstaltungen oder einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Für Mitgliedsbeiträge im ideellen Bereich gelten diese Regeln in der Regel nicht. Wichtig ist eine einfach bedienbare Lösung, da Rechnungen oft ehrenamtlich erstellt werden. Ob und wie Umsatzsteuer anfällt, klärt der Verein am besten mit seinem Steuerberater.

Download-Software oder Online-Lösung?

Download-Software

• Vorteile: funktioniert offline, Daten liegen lokal
• Nachteile: nur auf dem installierten Gerät nutzbar, Updates und Backups müssen Sie selbst organisieren, oft nur für Windows

Online-Lösung

• Vorteile: von jedem Gerät nutzbar (PC, Mac, Tablet, Smartphone), keine Installation, Updates erfolgen automatisch
• Nachteile: Internetverbindung erforderlich, Daten liegen beim Anbieter

XRechnungs.de ist eine Online-Lösung, die im Browser auf jedem Gerät läuft. Die Daten werden DSGVO-konform in Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

Sind E-Rechnungen aus kostenloser Software gültig?

Ob eine Software kostenlos oder kostenpflichtig ist, spielt für die Gültigkeit keine Rolle. Entscheidend ist, dass die E-Rechnung:

• der Norm EN 16931 entspricht (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC-WL)
• alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält
• GoBD-konform im Originalformat aufbewahrt wird
• technisch fehlerfrei ist (Validierung)

XRechnungs.de prüft erstellte E-Rechnungen automatisch, bevor Sie sie herunterladen oder versenden. Für Detailfragen zu Ihrer steuerlichen Situation ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

Was XRechnungs.de bietet

• E-Rechnungen als XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD erstellen
• Angebote und Lieferscheine erstellen
• Leitweg-ID für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
• Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG auf Rechnungen
• Rechnungen herunterladen oder direkt per E-Mail versenden
• Automatische Validierung
• Kunden- und Produktverwaltung
• PDF-Rechnungen mit OCR umwandeln: PDF zu XRechnung/ZUGFeRD Konverter
• GoBD-Archiv (Umfang je nach Tarif)
• Datenspeicherung in Rechenzentren in Deutschland
• Tarife jederzeit kündbar

Ausführliche Anleitungen finden Sie in unserem Ratgeber XRechnung erstellen.

Häufige Fragen zur kostenlosen E-Rechnung Software (FAQ)

Kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen und lesen?

Ja. Mit dem kostenlosen XRechnung Viewer von XRechnungs.de öffnen Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien im Browser – ohne Installation und ohne Anmeldung. Für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung brauchen Sie zusätzlich eine GoBD-konforme Ablage.

Was ist bei XRechnungs.de kostenlos, was kostenpflichtig?

E-Rechnungen erstellen können Sie während der 14-tägigen Testphase mit bis zu 50 Dokumenten kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach benötigen Sie einen Tarif ab 12 € im Monat. Viewer und Validator bleiben kostenlos.

Welche Formate werden unterstützt?

XRechnung in den Syntaxen UBL und CII sowie ZUGFeRD. Beide Formate entsprechen der Norm EN 16931. Bei ZUGFeRD gelten die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als E-Rechnung.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen seit 2025 trotzdem.

Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?

Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, sonst ab dem 1. Januar 2028 – jeweils für Rechnungen an andere in Deutschland ansässige Unternehmen.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind in der Regel acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG), und zwar im ursprünglichen XML-Format. Mehr dazu im Ratgeber zur Aufbewahrungsfrist.

Wo werden meine Daten gespeichert?

XRechnungs.de speichert die Daten DSGVO-konform in Rechenzentren in Deutschland.

Download-Software oder Online-Lösung – was ist besser?

Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Online-Lösungen laufen auf jedem Gerät und werden automatisch aktualisiert; Download-Software funktioniert offline, erfordert aber eigene Updates und Backups.

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Fazit: Kostenlos ist nicht gleich kostenlos

E-Rechnungen lesen und prüfen können Sie dauerhaft kostenlos. Für das regelmäßige Erstellen, Versenden und Archivieren lohnt sich eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD sauber erzeugt und automatisch prüft. Achten Sie auf transparente Preise, unterstützte Formate, GoBD-konforme Archivierung und den Speicherort Ihrer Daten.

Testen Sie XRechnungs.de 14 Tage kostenlos – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.