Kosten eines Rechnungsprogramms für Handwerker

Was kostet ein Rechnungsprogramm für Handwerker wirklich?

Die Frage nach den Kosten für ein Rechnungsprogramm beschäftigt viele Handwerksbetriebe. Die Preisspanne ist enorm: Von völlig kostenlos bis zu 40 Euro pro Monat – oder sogar mehr bei Kaufsoftware mit einmaligen Kosten zwischen 200 und 800 Euro.

Doch der monatliche Preis allein sagt wenig aus. Versteckte Kosten, Funktionseinschränkungen und fehlende Features können aus einer vermeintlich günstigen Lösung schnell eine teure Investition machen. In diesem Ratgeber zeigen wir transparent, was Rechnungsprogramme wirklich kosten und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Die gute Nachricht vorweg: Mit XRechnungs.de können Sie bis zu 50 Rechnungen pro Monat völlig kostenlos erstellen – ohne versteckte Gebühren, ohne Zeitlimit, ohne Kreditkarte.

Preisvergleich: Das kosten die beliebtesten Rechnungsprogramme für Handwerker

Um Ihnen einen realistischen Überblick zu geben, haben wir die Preise der führenden Anbieter verglichen (Stand Januar 2025):

Vergleichstabelle: Monatliche Kosten im Überblick

• XRechnungs.de: 0€ (bis 50 Rechnungen/Monat) | Starter-Plan geplant: 9€/Monat für 200 Rechnungen
• Sevdesk: ab 8,90€/Monat (Rechnung) bis 34,90€/Monat (Buchhaltung Pro)
• Lexware Office: ab 7,90€/Monat (S) bis 32,90€/Monat (XL)
• WISO MeinBüro: ab 0€ (Free, nur E-Rechnung) bis 99€/Monat (L)
• Lexware Handwerk: ab 26,40€/Monat (plus) bis 66,90€/Monat (premium)
• HERO Software: ab 39€/Monat (speziell für Handwerk entwickelt)

Wichtig: Diese Preise beziehen sich auf monatliche Abonnements. Bei jährlicher Zahlung gewähren die meisten Anbieter Rabatte von 10-20%.

Was ist in welchem Preis enthalten?

Die günstigen Einstiegstarife (unter 10€/Monat) bieten meist nur:

• Einfache Rechnungserstellung
• Begrenzte Kundenverwaltung
• Basis-Mahnwesen (oft nur 1 Mahnstufe)
• Keine Zeiterfassung
• Keine erweiterten Buchhaltungsfunktionen

Die mittleren Tarife (15-35€/Monat) enthalten zusätzlich:

• Unbegrenzte Rechnungen und Kunden
• Zeiterfassung und Projektabrechnung
• Mehrstufiges Mahnwesen
• Belegbuchung und EÜR
• DATEV-Schnittstelle für Steuerberater
• E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD)

Die Premium-Tarife (ab 40€/Monat) bieten darüber hinaus:

• Mehrere Nutzer/Arbeitsplätze
• Warenwirtschaft und Lagerverwaltung
• Erweiterte Kalkulationsfunktionen
• API-Schnittstellen
• Persönlicher Support

Versteckte Kosten: Darauf sollten Sie achten

Der monatliche Grundpreis ist nur die halbe Wahrheit. Viele Anbieter erheben zusätzliche Gebühren, die Sie bei der Kalkulation berücksichtigen sollten:

Typische Zusatzkosten im Überblick

• Zusätzliche Nutzer: 5-15€ pro Monat und Nutzer
• E-Rechnungs-Modul: 0-10€/Monat (bei XRechnungs.de kostenlos inklusive)
• Zeiterfassung: oft nur in höheren Tarifen oder als Add-on (5-10€/Monat)
• Briefversand: 1-3€ pro Brief (bei digitaler Lösung nicht nötig)
• Geschäftskonto-Anbindung: manchmal kostenpflichtiges Feature
• Mehr Speicherplatz: ab 5€/Monat bei manchen Anbietern
• Premium-Support: 10-50€/Monat für telefonischen Support

Beispielrechnung: Ein vermeintlich günstiger Tarif für 12€/Monat kann mit 2 zusätzlichen Nutzern (je 10€), E-Rechnungs-Modul (8€) und Zeiterfassung (7€) schnell auf 47€/Monat steigen – fast das Vierfache des Einstiegspreises!

Kostenlose Rechnungsprogramme für Handwerker: Lohnt sich das?

Es gibt tatsächlich kostenlose Lösungen am Markt, aber sie haben meist deutliche Einschränkungen:

Typische Einschränkungen kostenloser Programme

• Kundenlimit: Oft nur 3-5 Kunden (z.B. Zervant Free, easybill Free)
• Rechnungslimit: Maximal 10-20 Rechnungen pro Monat
• Wasserzeichen: „Erstellt mit [Anbieter] auf jeder Rechnung
• Kein Support: Keine Hilfe bei Problemen
• Keine E-Rechnung: Ab 2025 gesetzlich problematisch
• Fehlende Features: Kein Mahnwesen, keine Zeiterfassung, keine Angebote

XRechnungs.de ist anders: Unser kostenloses Programm bietet bis zu 50 Rechnungen pro Monat, unbegrenzte Kunden, XRechnung & ZUGFeRD-Erstellung, Live-Validierung mit KoSIT-Validator und E-Mail-Support – ohne versteckte Kosten oder Upgrade-Zwang.

Damit ist XRechnungs.de für Kleinunternehmer und kleine Handwerksbetriebe die perfekte kostenlose Alternative.

Einmalkauf vs. monatliches Abo: Was ist günstiger?

Neben Abo-Modellen gibt es auch Kaufsoftware ohne Abo. Hier zahlen Sie einmalig zwischen 200 und 800 Euro. Auf den ersten Blick scheint das günstiger – aber stimmt das wirklich?

Kostenvergleich über 5 Jahre

Szenario 1: Abo-Software (z.B. sevdesk Buchhaltung)

• 25,90€/Monat × 12 Monate = 310,80€ pro Jahr
• Über 5 Jahre: 1.554€
• Inklusive: Updates, Support, neue Features

Szenario 2: Kaufsoftware (z.B. Lexware Handwerk plus)

• Einmaliger Kauf: ca. 400-500€
• Updates nach 2-3 Jahren: oft 150-250€ für neue Version
• Über 5 Jahre: ca. 700-1.000€ (je nach Update-Häufigkeit)

Szenario 3: XRechnungs.de Free

• 0€ dauerhaft (bis 50 Rechnungen/Monat)
• Über 5 Jahre: 0€
• Inklusive: Updates, E-Rechnung, Support

Fazit: Kaufsoftware ist langfristig oft günstiger als Abos, aber nur wenn Sie keine Updates brauchen. Cloud-Lösungen wie XRechnungs.de sind immer aktuell – und im kostenlosen Plan unschlagbar.

Was kostet ein Rechnungsprogramm für verschiedene Handwerksbranchen?

Je nach Gewerk haben Handwerker unterschiedliche Anforderungen, die sich auch im Preis niederschlagen können:

Elektrohandwerk & SHK

Elektriker und Installateure benötigen oft DATANORM-Schnittstellen für Großhändler-Kataloge. Programme mit dieser Funktion kosten meist 30-50€/Monat. Mit XRechnungs.de können Sie Ihre Materialien manuell hinterlegen – kostenlos.

Maler & Lackierer

Ein Maler Rechnungsprogramm sollte Aufmaß-Funktionen bieten. Spezial-Software kostet 40-70€/Monat. Für einfache Quadratmeter-Abrechnungen reicht ein Standard-Programm wie XRechnungs.de (kostenlos).

Dachdecker

Ein Dachdecker Rechnungsprogramm mit Projektabrechnung und Abschlagsrechnungen: 25-40€/Monat. XRechnungs.de unterstützt auch Anzahlungs- und Schlussrechnungen – kostenlos.

Fliesenleger

Für Fliesenleger reicht meist ein Standard-Rechnungsprogramm. Kosten: 0-25€/Monat je nach Funktionsumfang.

Lohnt sich die Investition? Der ROI-Rechner

Die eigentliche Frage ist nicht „Was kostet ein Rechnungsprogramm?, sondern „Was spart es mir?

Beispielrechnung: Zeitersparnis in Euro

Ohne Rechnungsprogramm:

• 15 Minuten pro Rechnung (Word-Vorlage ausfüllen, speichern, mailen)
• 20 Rechnungen/Monat = 5 Stunden
• Bei 60€ Stundensatz = 300€ Arbeitszeit

Mit Rechnungsprogramm:

• 3 Minuten pro Rechnung (Kunde auswählen, Leistung hinzufügen, senden)
• 20 Rechnungen/Monat = 1 Stunde
• Bei 60€ Stundensatz = 60€ Arbeitszeit

Ersparnis pro Monat: 240€ (4 Stunden × 60€)

Programm-Kosten: 0-35€/Monat

Netto-Gewinn: 205-240€/Monat = 2.460-2.880€/Jahr

Die Investition amortisiert sich also bereits im ersten Monat – selbst bei kostenpflichtigen Programmen!

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Der Preis allein sollte nicht Ihre Entscheidung bestimmen. Achten Sie auf folgende Faktoren:

Must-have Features für Handwerker

• E-Rechnung 2025: XRechnung & ZUGFeRD ab 2025 Pflicht (bei XRechnungs.de inklusive)
• § 35a EStG: Automatische Trennung von Lohn- und Materialkosten
• Kleinunternehmer: Rechnungen ohne Umsatzsteuer möglich
• Mobile Nutzung: App oder responsive Webseite für Rechnungen unterwegs
• GoBD-konform: Rechtssichere Archivierung

Nice-to-have Features

• Zeiterfassung (wichtig für Stundenabrechnung)
• Angebotserstellung
• Mahnwesen (automatische Zahlungserinnerungen)
• Kundenverwaltung (CRM)
• DATEV-Export für Steuerberater

Mehr Details zu wichtigen Funktionen finden Sie in unserem Rechnungsprogramm Vergleich für Handwerker.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was kostet ein gutes Rechnungsprogramm für Handwerker?

Die Preise variieren stark: Von kostenlos (XRechnungs.de bis 50 Rechnungen/Monat) über 9-20€/Monat für Basislösungen bis zu 30-70€/Monat für umfassende Handwerkersoftware. Für kleine Betriebe reichen meist kostenlose oder günstige Lösungen bis 20€/Monat völlig aus.

Gibt es wirklich kostenlose Rechnungsprogramme ohne Einschränkungen?

Ja. XRechnungs.de bietet bis zu 50 Rechnungen pro Monat komplett kostenlos, ohne Kundenlimit, mit E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD), Live-Validierung und unbegrenzten Kunden. Keine versteckten Kosten, keine Kreditkarte erforderlich, kein Zeitlimit.

Lohnt sich der Einmalkauf einer Rechnungssoftware?

Nur wenn Sie keine regelmäßigen Updates brauchen. Kaufsoftware (200-800€ einmalig) wird langfristig teurer, wenn Sie alle 2-3 Jahre neue Versionen kaufen müssen (150-250€). Cloud-Software ist immer aktuell – und bei XRechnungs.de sogar kostenlos.

Welche versteckten Kosten können bei Rechnungsprogrammen entstehen?

Typische Zusatzkosten: Weitere Nutzer (5-15€/Nutzer/Monat), E-Rechnungs-Modul (0-10€/Monat), Zeiterfassung als Add-on (5-10€/Monat), Briefversand (1-3€/Brief), Premium-Support (10-50€/Monat). Bei XRechnungs.de fallen keine dieser Zusatzkosten an.

Brauche ich als Kleinunternehmer ein teures Programm?

Nein. Für Kleinunternehmer reicht meist ein kostenloses oder günstiges Programm (0-15€/Monat). Wichtig ist, dass es Kleinunternehmer-Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellen kann und den Hinweis nach § 19 UStG automatisch einfügt.

Wie viel spare ich wirklich mit einem Rechnungsprogramm?

Bei 20 Rechnungen/Monat sparen Sie ca. 4 Stunden Arbeitszeit. Bei einem Stundensatz von 60€ entspricht das 240€/Monat oder 2.880€/Jahr – selbst wenn das Programm 30€/Monat kostet, bleiben 2.520€ Gewinn pro Jahr.

Was muss ich für die E-Rechnungspflicht 2025 beachten?

Ab 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ab 2026/2027 auch versenden. Ihr Rechnungsprogramm sollte XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen. XRechnungs.de ist bereits vollständig E-Rechnungs-ready – kostenlos. Mehr dazu: E-Rechnung Pflicht 2025.

Fazit: Was sollte ein Rechnungsprogramm für Handwerker kosten?

Die Frage ist nicht "Was kostet ein Rechnungsprogramm?", sondern "Was ist es mir wert, 4-8 Stunden pro Monat zu sparen?"

Unsere Empfehlung nach Betriebsgröße:

• Bis 50 Rechnungen/Monat: XRechnungs.de kostenlos (0€) – spart 2.880€/Jahr
• 50-200 Rechnungen/Monat: XRechnungs.de Starter (9€/Monat, ab Q2 2025) oder sevdesk (ab 8,90€)
• Mit Buchhaltung: Lexware Office (ab 12,90€) oder sevdesk Buchhaltung (25,90€)
• Größere Betriebe (5+ Mitarbeiter): Lexware Handwerk (ab 26,40€) oder HERO (ab 39€)

Der wichtigste Tipp: Testen Sie verschiedene Programme kostenlos, bevor Sie sich binden. XRechnungs.de können Sie sofort ohne Anmeldung ausprobieren – keine Kreditkarte, keine Verpflichtung.

Die paar Euro monatlich (oder gar nichts bei XRechnungs.de) sind die beste Investition in Ihren Betrieb. Die gewonnene Zeit können Sie für das nutzen, was wirklich zählt: Ihr Handwerk und Ihre Familie.

Jetzt kostenlos mit XRechnungs.de starten – keine Kreditkarte erforderlich, keine Verpflichtung, sofort einsatzbereit.