E-Rechnung Pflicht in Deutschland: Fristen 2025, 2027 & 2028 einfach erklärt

E-Rechnung Pflicht in Deutschland: Was 2025, 2027 und 2028 für Unternehmen wirklich bedeutet

Kaum ein Thema sorgt im deutschen Mittelstand für so viele Fragen wie die E-Rechnung Pflicht. Reicht eine PDF noch aus? Muss ich schon 2025 umstellen oder habe ich Zeit bis 2028? Und gilt das alles auch für Kleinunternehmer? In diesem Leitfaden bekommst du klare, aktuelle Antworten auf Basis der gesetzlichen Regelungen und der Schreiben des Bundesfinanzministeriums – ohne Fachchinesisch.

Was bedeutet die E-Rechnung Pflicht überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine eingescannte Papierrechnung und auch keine klassische PDF, die du per E-Mail verschickst. Eine echte elektronische Rechnung besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten im XML-Format und folgt der europäischen Norm EN 16931. Genau diese strukturierten Daten erlauben es, Rechnungen automatisch zu verarbeiten, zu prüfen und zu verbuchen.

Wichtig zu verstehen: Eine reine PDF gilt rechtlich nicht als E-Rechnung. Den genauen Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung erklären wir in einem eigenen Beitrag. Mehr zu den zugelassenen Datenformaten findest du in unserer Übersicht zum elektronischen Rechnungsformat.

Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht im Überblick

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind (inländische B2B-Umsätze). Sie kommt nicht auf einen Schlag, sondern in mehreren Stufen. Entscheidend sind zwei Dinge: ob es ums Empfangen oder ums Versenden geht und wie hoch dein Vorjahresumsatz ist. So sieht der Fahrplan aus:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Umsatz und Größe.
• Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen sind für B2B-Umsätze weiterhin erlaubt; PDF- und andere elektronische Rechnungen, die keine E-Rechnung sind, nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Bis 31. Dezember 2027: Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle

Seit Anfang 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen, zu lesen und zu archivieren. Diese Empfangspflicht kennt keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Sie betrifft also auch Freiberufler, Kleinunternehmer und Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind. In der Praxis genügt dafür schon eine E-Mail-Adresse und ein Tool, mit dem du die XML-Datei öffnen kannst – zum Beispiel unser XRechnung Viewer.

Übergangsfristen bis 2026 und 2027

Beim Versenden hat der Gesetzgeber bewusst Zeit gelassen. Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen verschicken; PDF-Rechnungen und andere elektronische Formate, die keine E-Rechnung sind, setzen die Zustimmung des Empfängers voraus. Kleinere Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 € dürfen diese gewohnten Formate sogar noch für das Jahr 2027 nutzen.

Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für größere Unternehmen

Ab 2027 wird es für umsatzstärkere Betriebe ernst: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz erzielt hat, muss seine inländischen B2B-Rechnungen verpflichtend als E-Rechnung ausstellen. Wenn dein Unternehmen in diese Kategorie fällt, solltest du die Umstellung nicht auf den letzten Drücker schieben.

Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle

Spätestens 2028 endet die Schonfrist. Dann müssen sämtliche inländischen B2B-Rechnungen im strukturierten Format nach EN 16931 erstellt werden – mit Ausnahme der weiter unten genannten Fälle. Papier- und reine PDF-Rechnungen sind im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen dann grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Jedes Unternehmen, das in Deutschland ansässig ist – also hier seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte oder seinen Wohnsitz hat. Egal ob GmbH, Einzelunternehmer, Freiberufler oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Alle müssen seit 2025 E-Rechnungen von inländischen Lieferanten entgegennehmen können. Gemeinnützige Vereine sind betroffen, soweit sie Leistungen für ihren unternehmerischen Bereich beziehen.

Ausländische Unternehmen ohne Niederlassung in Deutschland fallen nicht unter die deutsche E-Rechnungspflicht – auch dann nicht, wenn sie hier umsatzsteuerlich registriert sind. Für eingehende E-Rechnungen genügt eine Lösung, mit der du die Dateien öffnen, prüfen und GoBD-konform ablegen kannst.

Wer muss E-Rechnungen senden – und ab wann?

Die Versandpflicht betrifft grundsätzlich alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Leistungen an andere in Deutschland ansässige Unternehmen (B2B) erbringen. Der Zeitpunkt richtet sich nach dem Umsatz:

1. Über 800.000 € Vorjahresumsatz: Versandpflicht ab 1. Januar 2027.
2. Bis 800.000 € Vorjahresumsatz: Versandpflicht ab 1. Januar 2028.
3. Kleinunternehmer nach § 19 UStG: keine Pflicht zum Ausstellen – mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Du kannst natürlich schon heute freiwillig umstellen und deine XRechnung erstellen. Viele Auftraggeber – besonders öffentliche Stellen und große Unternehmen – verlangen die E-Rechnung ohnehin schon heute.

Gelten für Kleinunternehmer Ausnahmen?

Ja: Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen weiterhin Papier- oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen schreiben. Die Empfangspflicht gilt aber auch für sie: Eingehende E-Rechnungen müssen sie annehmen und aufbewahren können.

Wer als Kleinunternehmer trotzdem freiwillig auf die E-Rechnung umstellt, erleichtert seinen Geschäftskunden die Verarbeitung und ist für die Zukunft gerüstet. Wie das einfach gelingt, zeigen wir im Beitrag zum Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?

Nicht jede Rechnung muss zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden. Von der Pflicht ausgenommen sind insbesondere:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
• Rechnungen an Unternehmen im Ausland sowie Rechnungen ausländischer Unternehmen ohne Niederlassung in Deutschland.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer).
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
• Bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format brauche ich?

Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und sind in Deutschland zulässig. Der Unterschied liegt im Aufbau: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und in der öffentlichen Verwaltung der Standard. ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) ist ein Hybridformat, bei dem die strukturierten Daten in einer sichtbaren PDF eingebettet sind – praktisch, weil Mensch und Maschine die Rechnung lesen können. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten allerdings nicht als E-Rechnung.

Welches Format für dich sinnvoll ist, hängt von deinen Kunden ab. Tiefer einsteigen kannst du in unserem Beitrag zur ZUGFeRD Rechnung oder dir direkt ein E-Rechnung Beispiel ansehen. Mit XRechnungs.de erstellst du beide Formate.

Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht ignoriere?

Sobald die Versandpflicht für dich greift, hat das Ignorieren praktische Folgen. Eine Rechnung im falschen Format erfüllt dann nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Dein Geschäftskunde kann die Rechnung zurückweisen und eine korrekte E-Rechnung verlangen; zudem kann sein Vorsteuerabzug gefährdet sein. Die Folge sind oft verzögerte Zahlungen und zusätzlicher Aufwand. Wer früh umstellt, vermeidet diesen Stress. Im Zweifel klärst du Einzelfragen mit deinem Steuerberater.

E-Rechnungen richtig archivieren

Eine E-Rechnung muss in ihrem ursprünglichen, strukturierten Format unverändert und revisionssicher gespeichert werden – ein einfacher Ausdruck reicht nicht. Buchungsbelege wie Rechnungen sind in der Regel acht Jahre lang GoBD-konform aufzubewahren. Was dabei erlaubt ist und worauf du achten musst, erklären wir in den Beiträgen Wie lange Rechnungen aufbewahren? und Muss ich Rechnungen archivieren?.

Wie stelle ich mein Unternehmen auf die E-Rechnung um?

Die Umstellung ist weniger aufwendig, als viele befürchten. In vier Schritten bist du startklar:

1. Empfang sicherstellen: Lege fest, über welche E-Mail-Adresse eingehende E-Rechnungen ankommen, und nutze ein Tool zum Öffnen und Prüfen.
2. Format wählen: Entscheide dich für XRechnung oder ZUGFeRD – je nachdem, was deine Kunden erwarten.
3. Software einrichten: Erstelle deine Rechnungen mit einer Lösung, die normkonforme E-Rechnungen automatisch erzeugt.
4. Archivierung klären: Stelle eine revisionssichere, GoBD-konforme Aufbewahrung sicher.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest, zeigt unser Beitrag zur E-Rechnung Software. Eingehende Dateien kannst du außerdem mit unserem XRechnung Validator auf Korrektheit prüfen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung Pflicht (FAQ)

Ist die E-Rechnung ab 2025 Pflicht?

Teilweise. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Pflicht zum Versenden besteht 2025 und 2026 noch nicht – sie beginnt je nach Umsatz 2027 bzw. 2028.

Gilt eine PDF noch als Rechnung?

Im inländischen B2B-Bereich nur noch während der Übergangsfristen und mit Zustimmung des Empfängers. Eine reine PDF zählt rechtlich nicht als E-Rechnung, weil ihr die strukturierten XML-Daten fehlen. Ab 2028 ist sie zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen senden?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem.

Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?

Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, ansonsten ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer sind von der Versandpflicht ausgenommen.

Welche Formate sind erlaubt?

Zulässig sind strukturierte Formate nach der Norm EN 16931. Die gängigsten in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Was bedeutet die Grenze von 800.000 Euro?

Sie entscheidet, wann deine Versandpflicht beginnt. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €, gilt die Pflicht bereits ab 2027. Lag er darunter, hast du bis Ende 2027 Zeit.

Sind Rechnungen an Privatkunden betroffen?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind davon nicht betroffen.

Gilt die Pflicht auch für ausländische Unternehmen?

Nein, nicht für Unternehmen ohne Sitz, Geschäftsleitung, Betriebsstätte oder Wohnsitz in Deutschland – eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung reicht nicht aus. Auch Rechnungen deutscher Unternehmen an Kunden im Ausland fallen nicht unter die Pflicht.

Fazit: Jetzt umstellen lohnt sich

Die E-Rechnung Pflicht kommt schrittweise, aber sie betrifft jedes in Deutschland ansässige Unternehmen, das im inländischen B2B-Bereich tätig ist. Die Empfangspflicht gilt schon heute, die Versandpflicht ab 2027 bzw. 2028. Wer früh umstellt, vermeidet Last-Minute-Stress und profitiert von schnelleren, automatisierten Abläufen. XRechnungs.de wurde genau dafür gebaut: damit kleine und mittlere Unternehmen den Wechsel so einfach wie möglich schaffen.

Bereit für den nächsten Schritt? XRechnungs.de 14 Tage kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.