E-Rechnung Pflicht in Deutschland: Fristen 2025, 2027 & 2028 einfach erklärt

E-Rechnung Pflicht in Deutschland: Was 2025, 2027 und 2028 für Unternehmen wirklich bedeutet

Kaum ein Thema sorgt im deutschen Mittelstand für so viele Fragen wie die E-Rechnung Pflicht. Reicht eine PDF noch aus? Muss ich schon 2025 umstellen oder habe ich Zeit bis 2028? Und gilt das alles auch für Kleinunternehmer? Als Gründer von XRechnungs.de begleite ich täglich Selbstständige, Handwerksbetriebe und KMU bei genau dieser Umstellung. In diesem Leitfaden bekommst du klare, aktuelle und rechtssichere Antworten – ohne Fachchinesisch.

Was bedeutet die E-Rechnung Pflicht überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine eingescannte Papierrechnung und auch keine klassische PDF, die du per E-Mail verschickst. Eine echte elektronische Rechnung besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten im XML-Format und folgt der europäischen Norm EN 16931. Genau diese strukturierten Daten erlauben es, Rechnungen automatisch zu verarbeiten, zu prüfen und zu verbuchen.

Wichtig zu verstehen: Eine reine PDF gilt rechtlich nicht als E-Rechnung. Den genauen Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung erklären wir in einem eigenen Beitrag. Mehr zu den zugelassenen Datenformaten findest du in unserer Übersicht zum elektronischen Rechnungsformat.

Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht im Überblick

Die Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in mehreren Stufen. Entscheidend sind zwei Dinge: ob es ums Empfangen oder ums Versenden geht und wie hoch dein Vorjahresumsatz ist. So sieht der Fahrplan aus:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme.
• Bis 31. Dezember 2026: Papier- und PDF-Rechnungen für B2B-Umsätze sind weiterhin erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.
• Bis 31. Dezember 2027: Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle

Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen, zu lesen und zu archivieren. Diese Empfangspflicht kennt keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Sie betrifft also auch Freiberufler, Vereine und Kleinunternehmer. In der Praxis genügt dafür schon eine E-Mail-Adresse und ein Tool, mit dem du die XML-Datei öffnen kannst – zum Beispiel unser XRechnung Viewer.

Übergangsfristen bis 2026 und 2027

Beim Versenden hat der Gesetzgeber bewusst Zeit gelassen. Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, solange der Empfänger einverstanden ist. Kleinere Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 € dürfen diese gewohnten Formate sogar noch für das Jahr 2027 nutzen.

Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für größere Unternehmen

Ab 2027 wird es für umsatzstärkere Betriebe ernst: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz erzielt hat, muss seine B2B-Rechnungen verpflichtend als E-Rechnung ausstellen und versenden. Wenn dein Unternehmen in diese Kategorie fällt, solltest du die Umstellung nicht auf den letzten Drücker schieben.

Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle

Spätestens 2028 endet die Schonfrist. Dann müssen sämtliche inländischen B2B-Rechnungen im strukturierten Format nach EN 16931 erstellt werden. Papier- und reine PDF-Rechnungen sind im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen dann nicht mehr zulässig.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Hier ist die Antwort einfach: ausnahmslos jedes inländische Unternehmen. Egal ob GmbH, Einzelunternehmer, Freiberufler, gemeinnütziger Verein oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG – alle müssen seit 2025 E-Rechnungen entgegennehmen können. Wer dafür noch keine Lösung hat, kann eine kostenlose Software nutzen, um eingehende Rechnungen zu öffnen und GoBD-konform abzulegen.

Wer muss E-Rechnungen senden – und ab wann?

Die Versandpflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen (B2B) erbringen. Der Zeitpunkt richtet sich nach dem Umsatz:

1. Über 800.000 € Vorjahresumsatz: Versandpflicht ab 1. Januar 2027.
2. Bis 800.000 € Vorjahresumsatz: Versandpflicht ab 1. Januar 2028.
3. Kleinunternehmer nach § 19 UStG: keine Pflicht zum Ausstellen – mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Du kannst natürlich schon heute freiwillig umstellen und deine XRechnung kostenlos erstellen. Viele Auftraggeber – besonders öffentliche Stellen und große Konzerne – verlangen die E-Rechnung ohnehin längst.

Gelten für Kleinunternehmer Ausnahmen?

Ja, und das ist eine gute Nachricht: Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Die Empfangspflicht gilt aber auch für sie – eingehende E-Rechnungen müssen sie also annehmen und aufbewahren können.

Wer als Kleinunternehmer trotzdem freiwillig auf die E-Rechnung umstellt, wirkt professioneller und ist für die Zukunft gerüstet. Wie das einfach gelingt, zeigen wir im Beitrag zum Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?

Nicht jede Rechnung muss zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden. Von der Pflicht ausgenommen sind insbesondere:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer).
• Fahrausweise als Rechnung.
• Bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format brauche ich?

Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und sind in Deutschland zulässig. Der Unterschied liegt im Aufbau: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und in der öffentlichen Verwaltung der Standard. ZUGFeRD (ab Version 2.0) ist ein Hybridformat, bei dem die strukturierten Daten in einer sichtbaren PDF eingebettet sind – praktisch, weil Mensch und Maschine die Rechnung lesen können.

Welches Format für dich sinnvoll ist, hängt von deinen Kunden ab. Tiefer einsteigen kannst du in unserem Beitrag zur ZUGFeRD Rechnung oder dir direkt ein E-Rechnung Beispiel ansehen. Mit XRechnungs.de erstellst du beide Formate auf Knopfdruck.

Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht ignoriere?

Sobald die Versandpflicht für dich greift, hat das Ignorieren handfeste Folgen. Eine Rechnung im falschen Format gilt rechtlich nicht als ordnungsgemäße Rechnung. Dein Geschäftskunde kann dann den Vorsteuerabzug verlieren, deine Rechnung zurückweisen und auf einer korrekten E-Rechnung bestehen. Im schlimmsten Fall verzögern sich Zahlungen, und bei wiederholten Verstößen drohen steuerliche Nachteile. Wer früh umstellt, vermeidet diesen Stress komplett.

E-Rechnungen richtig archivieren

Eine E-Rechnung muss in ihrem ursprünglichen, strukturierten Format unverändert und revisionssicher gespeichert werden – ein einfacher Ausdruck reicht nicht. Buchungsbelege wie Rechnungen sind in der Regel acht Jahre lang GoBD-konform aufzubewahren. Was dabei erlaubt ist und worauf du achten musst, erklären wir in den Beiträgen Wie lange Rechnungen aufbewahren? und Muss ich Rechnungen archivieren?.

Wie stelle ich mein Unternehmen auf die E-Rechnung um?

Die Umstellung ist weniger aufwendig, als viele befürchten. In vier Schritten bist du startklar:

1. Empfang sicherstellen: Lege fest, über welche E-Mail-Adresse eingehende E-Rechnungen ankommen, und nutze ein Tool zum Öffnen und Prüfen.
2. Format wählen: Entscheide dich für XRechnung oder ZUGFeRD – je nachdem, was deine Kunden erwarten.
3. Software einrichten: Erstelle deine Rechnungen mit einer Lösung, die normkonforme XML-Dateien automatisch erzeugt.
4. Archivierung klären: Stelle eine revisionssichere, GoBD-konforme Aufbewahrung sicher.

Den Einstieg machst du am einfachsten mit einer kostenlosen E-Rechnung Software. Eingehende Dateien kannst du außerdem mit unserem XRechnung Validator auf Korrektheit prüfen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung Pflicht (FAQ)

Ist die E-Rechnung ab 2025 Pflicht?

Teilweise. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Pflicht zum Versenden besteht 2025 noch nicht – sie beginnt je nach Umsatz erst 2027 bzw. 2028.

Gilt eine PDF noch als Rechnung?

Im B2B-Bereich nur noch während der Übergangsfristen und mit Zustimmung des Empfängers. Eine reine PDF zählt rechtlich nicht als E-Rechnung, weil ihr die strukturierten XML-Daten fehlen. Ab 2028 ist sie zwischen Unternehmen nicht mehr zulässig.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen senden?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem.

Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?

Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, ansonsten ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer sind von der Versandpflicht ausgenommen.

Welche Formate sind erlaubt?

Zulässig sind alle strukturierten Formate nach der Norm EN 16931. Die gängigsten in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0).

Was bedeutet die Grenze von 800.000 Euro?

Sie entscheidet, wann deine Versandpflicht beginnt. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €, gilt die Pflicht bereits ab 2027. Lag er darunter, hast du bis 2028 Zeit.

Sind Rechnungen an Privatkunden betroffen?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind davon nicht betroffen.

Fazit: Jetzt umstellen lohnt sich

Die E-Rechnung Pflicht kommt schrittweise, aber sie kommt für jedes Unternehmen, das im B2B-Bereich tätig ist. Die Empfangspflicht gilt schon heute, die Versandpflicht ab 2027 bzw. 2028. Wer früh umstellt, vermeidet Last-Minute-Stress und profitiert sofort von schnelleren, automatisierten Abläufen. XRechnungs.de wurde genau dafür gebaut: damit kleine und mittlere Unternehmen den Wechsel so einfach wie möglich schaffen.

Bereit für den nächsten Schritt? Jetzt E-Rechnung kostenlos testen.