Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: Rechtssicher, einfach und zukunftssicher

Als Kleinunternehmer oder Inhaber eines Kleingewerbes brauchen Sie kein System, das für einen Mittelstandsbetrieb mit Buchhaltungsabteilung entwickelt wurde. Was Sie brauchen, ist ein Rechnungsprogramm, das Ihre konkrete Situation kennt: keine Umsatzsteuer ausweisen, aber dennoch alle gesetzlichen Pflichtangaben korrekt abdecken – vom §19-UStG-Hinweis über die fortlaufende Rechnungsnummer bis zur revisionssicheren Archivierung. XRechnungs.de ist genau für diesen Anspruch gebaut: präzise, rechtssicher und von der ersten Rechnung an einsatzbereit, ohne wochenlange Einarbeitung.

Was ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wirklich leisten muss

Viele Softwarelösungen auf dem Markt sind für größere Unternehmen konzipiert und bürden Kleinunternehmern Funktionen auf, die sie nie nutzen werden – während sie gleichzeitig an den entscheidenden Stellen versagen. Ein Rechnungsprogramm für Kleingewerbe muss nicht alles können. Aber das, was es tut, muss es fehlerfrei und ohne Zutun des Nutzers erledigen.

Konkret heißt das: Der §19-UStG-Hinweis muss automatisch auf jeder Rechnung erscheinen. Rechnungsnummern müssen lückenlos und fortlaufend vergeben werden, um GoBD-konform zu bleiben. Belege müssen revisionssicher archiviert werden, damit Sie bei einer Betriebsprüfung nicht ins Schwitzen kommen. Und seit 2025 kommt ein weiterer Punkt dazu: Auch Kleinunternehmer müssen im B2B-Bereich mit strukturierten E-Rechnungen umgehen können.

Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG – automatisch korrekt, ohne manuelle Nacharbeit

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt – also im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € Umsatz erzielt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt – darf Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis stellen. Das klingt simpel, ist aber in der Praxis eine der häufigsten Fehlerquellen: Fehlt der Pflichthinweis nach §19 UStG oder ist er falsch formuliert, kann das Finanzamt die Rechnung beanstanden. Im schlimmsten Fall müssen Rechnungen korrigiert und erneut ausgestellt werden – mit allen Folgekosten für Zeit und Kundenbeziehung.

XRechnungs.de löst dieses Problem dauerhaft. Sie legen Ihren Status als Kleinunternehmer einmalig in den Einstellungen fest – und die Software setzt den gesetzlich korrekten Hinweis danach selbstständig auf jede Rechnung. Kein manuelles Eingreifen, kein Vergessen, kein Risiko.

Pflichtangaben auf jeder Kleinunternehmer-Rechnung

Unabhängig vom Umsatzsteuerstatus sind bestimmte Angaben auf jeder Rechnung gesetzlich vorgeschrieben. XRechnungs.de stellt sicher, dass keiner dieser Punkte fehlt:

• Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer (GoBD-konform, lückenlos)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum sowie Leistungsdatum oder -zeitraum
• Genaue Leistungs- oder Produktbeschreibung mit Menge und Einzelpreis
• Gesamtbetrag brutto (= netto, da keine USt. ausgewiesen wird)
• Hinweis auf Steuerbefreiung nach §19 Abs. 1 UStG

E-Rechnungspflicht ab 2025: XRechnung und ZUGFeRD sind in jedem Tarif inklusive

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im B2B-Bereich die gesetzliche Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können – und das gilt auch für Kleinunternehmer, unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz. Ab 2027 bzw. 2028 entfällt schrittweise die Übergangsfrist auch für das aktive Versenden strukturierter E-Rechnungen.

Was das praktisch bedeutet: Ein gewöhnliches PDF per E-Mail gilt rechtlich nicht mehr als vollwertige E-Rechnung. Gefragt sind strukturierte Formate – allen voran XRechnung (UBL/CII) und ZUGFeRD (hybrides PDF/XML-Format, bei dem die Lesbarkeit für den Empfänger und die maschinelle Verarbeitbarkeit in einer Datei kombiniert werden). XRechnungs.de erstellt beide Formate normkonform nach EN16931, validiert sie automatisch vor dem Versand und stellt die fertige XML-Datei direkt zum Download bereit.

Alles zur E-Rechnungspflicht 2025 – wer betroffen ist und was Sie konkret tun müssen.

Drei Pakete – eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wächst

Viele Kleinunternehmer starten mit wenigen Rechnungen im Monat und wachsen dann schneller als erwartet. Das häufigste Problem: Die genutzte Software wächst nicht mit – und ein Datenmigrationsprozess kostet Zeit, Nerven und oft auch Geld. XRechnungs.de ist von Grund auf skalierbar konzipiert. Ihre Kundendaten, Stammdaten und die gesamte Rechnungshistorie bleiben bei jedem Upgrade vollständig erhalten.

• Free Launch – €0/Monat: Bis zu 5 Dokumente pro Monat, XRechnung & ZUGFeRD (mit Wasserzeichen), EN16931-Validierung, grundlegende Kundenverwaltung. Kein Kreditkarte, kein Abo. Ideal, um die Plattform ohne Risiko kennenzulernen.
• Starter – €12/Monat: Bis zu 200 Dokumente pro Monat, PDF & XML ohne Wasserzeichen, E-Mail-Versand ohne Branding, unbegrenzte Kunden und Produkte, PDF-zu-XRechnung-Konvertierung, §35a EStG Lohnkostennachweis, Skonto, CSV-Export, Mehrmandantenfähigkeit. Für Kleinbetriebe mit regelmäßigem Rechnungsvolumen.
• Pro – €24/Monat: Bis zu 500 Dokumente pro Monat, wiederkehrende Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen, DATEV-Export, VOB-Workflows für das Baugewerbe, Audit-Log, bevorzugter Support. Für etablierte Betriebe mit höherem Automatisierungsbedarf.

Sie möchten zunächst kostenlos einsteigen? Hier erfahren Sie, was der Free-Launch-Tarif im Detail enthält.

Funktionen, auf die es im Kleinunternehmer-Alltag wirklich ankommt

Nicht die Anzahl der Funktionen entscheidet über die Qualität einer Rechnungssoftware für Kleinunternehmer – sondern ob die richtigen Funktionen fehlerfrei und ohne Aufwand funktionieren. Hier ist, was XRechnungs.de bietet:

Gesetzliche Compliance – automatisch und vollständig

• Automatischer §19-UStG-Hinweis: einmalig einrichten, dauerhaft korrekt – auf jeder Rechnung, ohne Ausnahme
• Fortlaufende Rechnungsnummern: lückenlos, systemgesteuert, GoBD-konform – keine manuellen Vergaben, keine Dopplungen
• XRechnung & ZUGFeRD: normkonforme E-Rechnungen nach EN16931, bereit für die gesetzliche Pflicht ab 2025 und 2027
• EN16931-Validierung vor dem Versand: jede Rechnung wird automatisch auf strukturelle Korrektheit geprüft, bevor sie den Empfänger erreicht
• GoBD-konforme Archivierung: revisionssichere Speicherung aller Belege – prüfbereit bei jeder Betriebsprüfung

Effizienz im Büroalltag

• Kundenverwaltung mit gespeicherten Stammdaten: ab dem zweiten Auftrag brauchen Sie kaum noch etwas einzutippen (unbegrenzt ab Starter)
• Rechnungsstatus auf einen Blick: Entwurf, gesendet, bezahlt, überfällig – kein Nachschauen in E-Mail-Ordnern mehr
• PDF & XML-Export: Rechnungen direkt herunterladen oder per E-Mail versenden, ohne externe Tools
• PDF-zu-XRechnung-Konvertierung: bestehende PDF-Rechnungen in normkonforme E-Rechnungen umwandeln – bis zu 30 Konvertierungen pro Monat im Starter-Tarif
• §35a EStG Lohnkostennachweis: Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen direkt aus der Software – relevant für alle, die Privathaushalte beliefern (ab Starter)
• Skonto und Zahlungskonditionen: flexibel konfigurierbar, klar auf der Rechnung ausgewiesen (ab Starter)

Für wachsende Betriebe

• Wiederkehrende Rechnungen: automatisch in festgelegten Intervallen generieren – ideal für Dauerkunden und Abonnements (Pro)
• Abschlags- und Schlussrechnungen sowie kumulative Abschlagsrechnungen: für projektbasierte Abrechnung und Bauvorhaben (Pro)
• DATEV-Export: strukturierte Buchhaltungsdaten direkt an den Steuerberater übergeben, ohne manuelle Aufbereitung (Pro)
• Audit-Log und Verlaufsprotokoll: lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Dokumentänderungen – relevant für GoBD-Prüfungen (Pro)

GoBD-konforme Archivierung: vorbereitet für jede Betriebsprüfung

Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – legen fest, wie Belege in Deutschland digital gespeichert werden müssen: unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar. Selbst erstellte Word-Dokumente oder händisch verwaltete PDF-Ordner erfüllen diese Anforderungen in aller Regel nicht – ein Risiko, das Kleinunternehmer bei einer Betriebsprüfung teuer zu stehen kommen kann.

XRechnungs.de archiviert jede Rechnung automatisch revisionssicher. Kein nachträgliches Verändern von Dokumenten möglich, vollständige Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge und gesetzeskonforme Aufbewahrung – im Starter-Tarif bis zu 500 Dokumente, im Pro-Tarif bis zu 2.000 Dokumente.

Einfachere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Einer der größten Zeitfresser für Kleinunternehmer ist die Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater: Rechnungen aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen, Belege chronologisch sortieren, fehlende Nummern identifizieren. Mit XRechnungs.de entfällt dieser Aufwand vollständig. Alle Rechnungen liegen nummeriert, vollständig und jederzeit exportierbar bereit.

Im Pro-Tarif steht zusätzlich der DATEV-Export zur Verfügung. Damit können Ihre Buchhaltungsdaten direkt in DATEV-kompatible Systeme übergeben werden – ein echter Zeitgewinn für Sie und Ihren Steuerberater, der keine manuelle Nachbearbeitung mehr benötigt.

XRechnung kostenlos erstellen – so funktioniert es mit XRechnungs.de

FAQ: Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Brauche ich als Kleinunternehmer zwingend ein Rechnungsprogramm?

Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung einer Rechnungssoftware gibt es nicht. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass Word- oder Excel-Vorlagen fehleranfällig sind: Rechnungsnummern werden doppelt vergeben, der §19-UStG-Hinweis fehlt, Belege lassen sich nicht revisionssicher archivieren. Wer mehr als eine Handvoll Rechnungen pro Monat schreibt, ist mit einem professionellen Rechnungsprogramm deutlich besser aufgestellt – und im Falle einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich – ohne Ausnahme für Kleinunternehmer – verpflichtet, eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Pflicht zur aktiven Ausstellung strukturierter E-Rechnungen gilt je nach Umsatz ab 2027 oder 2028. XRechnungs.de unterstützt XRechnung und ZUGFeRD in jedem Tarif.

Kann ich mit XRechnungs.de Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben?

Ja. XRechnungs.de ist speziell auf die Anforderungen der Kleinunternehmerregelung ausgelegt. Der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis nach §19 Abs. 1 UStG wird automatisch auf jeder Rechnung platziert, sobald Sie diesen Status in den Einstellungen aktiviert haben. Sie müssen nichts manuell nachtragen.

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?

Kein Problem: In den Einstellungen lässt sich jederzeit auf regelbesteuerte Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer umstellen. Ihre bestehenden Kunden, Stammdaten und die gesamte Rechnungshistorie bleiben vollständig erhalten. Ein Wechsel der Software oder eine aufwendige Datenmigration ist nicht notwendig.

Eignet sich XRechnungs.de auch für Handwerker und andere Kleinbetriebe?

Ja. Ob Elektriker, Maler, Gebäudereiniger, Gärtner oder IT-Freelancer – XRechnungs.de passt zu allen Betriebsformen im Kleinunternehmer-Status. Für Handwerksbetriebe bietet der Starter-Tarif zusätzlich den Lohnkostennachweis nach §35a EStG, der Privatkunden die steuerliche Absetzbarkeit von Handwerkerleistungen ermöglicht. Der Pro-Tarif ergänzt das um VOB-Workflows für das Baugewerbe.

Kann ich bei Bedarf auf einen höheren Tarif wechseln, ohne Daten zu verlieren?

Ja, jederzeit. Das Upgrade von Free auf Starter oder von Starter auf Pro dauert wenige Sekunden. Alle Ihre Daten – Kunden, Produkte, Rechnungen, Einstellungen – bleiben vollständig erhalten. Es gibt keine Übergangsphase, keine Downtime und keinen Datenverlust.

Egal ob Sie gerade als Kleinunternehmer starten oder Ihr bestehendes Kleingewerbe auf eine professionellere Grundlage stellen wollen: XRechnungs.de bietet ein Rechnungsprogramm, das rechtssicher, GoBD-konform und zukunftsfähig ist – und das mit Ihrem Unternehmen wächst, anstatt Sie irgendwann auszubremsen.

Rechnungsprogramm für Handwerker – alle spezifischen Funktionen im Überblick