XRechnung kostenlos erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Viele Selbstständige und kleine Betriebe fragen sich: Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen, ohne gleich teure Software zu kaufen? In diesem Ratgeber erfährst du, welche Möglichkeiten es gibt, was bei XRechnungs.de kostenlos ist und was nicht, und wie du Schritt für Schritt eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erstellst.

Kann man eine XRechnung kostenlos erstellen?

Ja, es gibt kostenlose Wege – sie unterscheiden sich aber stark im Aufwand. Wichtig ist, ehrlich zu unterscheiden, was dauerhaft gratis ist und was nur zum Testen.

Was bei XRechnungs.de kostenlos ist

• 14 Tage Testphase: XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, validieren und versenden – bis zu 50 Dokumente, ohne Kreditkarte.
• Dauerhaft kostenlos und ohne Konto: der XRechnung Viewer zum Öffnen empfangener E-Rechnungen und der XRechnung Validator zum Prüfen von Dateien.
• Nach der Testphase: Für das Erstellen von Rechnungen brauchst du einen kostenpflichtigen Tarif. Der Einstieg beginnt bei 12 € im Monat – alle Details findest du auf der Preisseite.

Andere Möglichkeiten

• Open-Source-Programme: kostenlos und anpassbar, erfordern aber Installation, Updates und technisches Wissen.
• Einfache Online-Generatoren: schnell für einzelne Rechnungen, meist ohne Kundenverwaltung, Rechnungshistorie oder Archiv.
• Webbasierte Rechnungssoftware: mit Kundenverwaltung, Validierung, Versand und Archiv – meist mit kostenloser Testphase und danach kostenpflichtig.

Welche Lösung passt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen du schreibst und wie viel Zeit du in Technik investieren möchtest. Einen ausführlichen Vergleich kostenloser Optionen findest du in den Ratgebern E-Rechnung Software kostenlos und Rechnungsprogramm kostenlos.

XRechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

So erstellst du deine erste XRechnung mit XRechnungs.de:

Schritt 1: Registrieren und Testphase starten

Lege ein Konto an. Die Testphase läuft 14 Tage, umfasst bis zu 50 Dokumente und benötigt keine Kreditkarte.

Schritt 2: Firmendaten hinterlegen

• Firmenname und Rechtsform
• Vollständige Adresse
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Bankverbindung (IBAN, BIC)

Diese Daten werden in alle weiteren Rechnungen übernommen – du gibst sie nur einmal ein.

Schritt 3: Kunden anlegen

• Firmenname oder Name
• Vollständige Rechnungsadresse
• E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand
• Bei B2B-Kunden die Umsatzsteuer-ID, bei Behörden die Leitweg-ID

Schritt 4: Produkte und Leistungen anlegen

Hinterlege Bezeichnung, Beschreibung, Nettopreis, Umsatzsteuersatz und Einheit (z. B. Stück oder Stunden). Bei der nächsten Rechnung wählst du die Position einfach aus.

Schritt 5: Rechnung erstellen

1. Neue Rechnung anlegen
2. Kunden auswählen
3. Rechnungspositionen hinzufügen und Mengen anpassen
4. Optional einen Rechnungstext oder Hinweise ergänzen
5. Summen und Steuern werden automatisch berechnet

Schritt 6: Validieren und prüfen

Vor dem Versand wird die Rechnung gegen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung geprüft. Fehlen Pflichtangaben oder stimmt die Struktur nicht, siehst du einen Hinweis und kannst die Rechnung korrigieren.

Schritt 7: Herunterladen oder versenden

• Versand per E-Mail direkt aus XRechnungs.de
• Download als XML-Datei (XRechnung in UBL- oder CII-Syntax)
• Download als ZUGFeRD-PDF (hybrides Format)

XRechnung aus PDF erstellen

Ein normales PDF enthält keine strukturierten Daten und ist deshalb keine E-Rechnung. Um daraus eine XRechnung zu machen, müssen die Rechnungsdaten ausgelesen und in das XML-Format übertragen werden.

Dafür gibt es den PDF-zu-XRechnung-Konverter von XRechnungs.de: Er liest die Daten per Texterkennung (OCR) aus, du prüfst und ergänzt sie, und anschließend entsteht eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Die Genauigkeit hängt von der Qualität des PDFs ab – sauber erzeugte PDFs funktionieren besser als Scans. Kontrolliere die erkannten Daten deshalb immer vor dem Versand.

Alternativ legst du die Rechnung direkt neu an. Kunden und Produkte sind nach dem ersten Mal gespeichert, sodass weitere Rechnungen schnell gehen.

ZUGFeRD statt XRechnung?

Erwartet dein Kunde ein lesbares PDF, kannst du dieselbe Rechnung auch als ZUGFeRD exportieren: XRechnungs.de erzeugt ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Welches Profil du wählen solltest und worauf du achten musst, erklärt die Anleitung ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

XRechnungen für öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung. In XRechnungs.de trägst du die Leitweg-ID beim Kunden ein und erzeugst die XRechnung in UBL- oder CII-Syntax. Eine direkte Übermittlung an die Portale bietet XRechnungs.de nicht an – wie du die Datei einreichst, erklärt der Ratgeber XRechnung an Behörden senden.

Rechnungen für Kleingewerbe und Kleinunternehmer schreiben

XRechnungs.de ist für Selbstständige, Freelancer und kleine Betriebe gedacht:

• Einfacher Start: 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
• Kleinunternehmerregelung: Wenn du die Regelung nach § 19 UStG nutzt, wird keine Umsatzsteuer berechnet und der Hinweis auf die Steuerbefreiung automatisch eingefügt.
• Pflichtangaben: Die Software führt dich durch die nötigen Angaben und prüft die Rechnung vor dem Versand.
• E-Rechnung inklusive: XRechnung und ZUGFeRD in allen Tarifen.
• Überall nutzbar: im Browser auf Computer, Tablet oder Smartphone.

Seit 2025 muss der Rechnungshinweis für Kleinunternehmer erkennen lassen, dass die Steuerbefreiung nach § 19 UStG angewendet wird. Einzelheiten erklären wir im Beitrag Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können – mehr dazu unter E-Rechnung Pflicht.

Häufige Fehler beim Erstellen von XRechnungen

Fehler 1: Fehlende oder falsche Pflichtangaben

Vergessene Steuernummer, fehlende Rechnungsnummer oder fehlendes Leistungsdatum führen zu Rückfragen oder Ablehnungen. Eine Software mit Validierung weist dich vor dem Versand darauf hin.

Fehler 2: Falsche XML-Struktur

Eine XML-Datei kann korrekt aussehen und trotzdem gegen die Regeln verstoßen. Lass die Datei von einer Software erzeugen und prüfe sie im Zweifel mit dem Validator.

Fehler 3: Veraltete Standards

Die XRechnung wird regelmäßig weiterentwickelt. Webbasierte Lösungen werden zentral aktualisiert, du musst nichts installieren.

Fehler 4: Keine ordnungsgemäße Archivierung

Rechnungen sind in der Regel acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG), E-Rechnungen im ursprünglichen XML-Format. Mehr dazu im Beitrag Wie lange Rechnungen aufbewahren?.

Fehler 5: Rechnungsnummern nicht eindeutig

Doppelte Rechnungsnummern sind unzulässig. Lass die Nummern von der Software automatisch fortlaufend vergeben.

Was kostet eine XRechnung-Software?

Die Preise am Markt unterscheiden sich stark nach Funktionsumfang. Bei XRechnungs.de gilt:

• Testphase: 14 Tage kostenlos, bis zu 50 Dokumente, ohne Kreditkarte.
• Danach: Tarife ab 12 € im Monat (Starter); weitere Tarife mit mehr Dokumenten und Funktionen wie Abschlagsrechnungen, API oder Baurechnungen.
• Immer kostenlos: XRechnung Viewer und Validator ohne Konto.

Alle Tarife im Vergleich findest du auf der Preisseite.

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?

In der 14-tägigen Testphase von XRechnungs.de kannst du XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos erstellen – bis zu 50 Dokumente, ohne Kreditkarte. Danach brauchst du einen kostenpflichtigen Tarif. Dauerhaft kostenlos und ohne Konto nutzbar sind der XRechnung Viewer und der Validator.

Kann ich eine XRechnung aus einem PDF erstellen?

Ja. Der PDF-Konverter von XRechnungs.de liest die Rechnungsdaten per Texterkennung (OCR) aus. Du prüfst und ergänzt sie, anschließend entsteht eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Kontrolliere die erkannten Daten immer vor dem Versand.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Erstelle die Rechnung wie gewohnt und wähle beim Export ZUGFeRD-PDF. XRechnungs.de erzeugt ein PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten, das du per E-Mail versenden oder herunterladen kannst.

Kann ich eine Leitweg-ID für Behörden angeben?

Ja. Du trägst die Leitweg-ID beim Kunden ein, sie wird als Käuferreferenz in die XRechnung übernommen. Mehr dazu im Ratgeber Leitweg-ID.

Ist XRechnungs.de für Kleinunternehmer geeignet?

Ja. Bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung wird keine Umsatzsteuer berechnet und der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG automatisch eingefügt. Du kannst trotzdem XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei Behörden der Standard. ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus PDF und eingebetteten XML-Daten. Beide erfüllen die Norm EN 16931; bei ZUGFeRD gelten die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als E-Rechnung.

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Fazit

Eine XRechnung zu erstellen ist mit der richtigen Software in wenigen Minuten erledigt. Dauerhaft kostenlose Wege gibt es, sie kosten aber meist Zeit und Technikwissen. Mit XRechnungs.de testest du XRechnung und ZUGFeRD 14 Tage kostenlos, Viewer und Validator nutzt du ohne Konto und ohne Kosten.

Nächster Schritt: Teste XRechnungs.de 14 Tage kostenlos – bis zu 50 Dokumente, ohne Kreditkarte. Die Tarife danach findest du auf der Preisseite.