Handwerkerrechnung Finanzamt: Pflichtangaben

Als Handwerker müssen Sie bei jeder Rechnung bestimmte gesetzliche Vorgaben erfüllen – besonders, wenn Ihre Kunden die Rechnung beim Finanzamt einreichen möchten, etwa für die Handwerkerbonus oder als Betriebsausgabe. In diesem Ratgeber erfahren Sie genau, wie eine korrekte Handwerkerrechnung fürs Finanzamt aussehen muss, welche Pflichtangaben zwingend erforderlich sind und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.

Wie muss eine Handwerkerrechnung fürs Finanzamt aussehen?

Eine Handwerkerrechnung fürs Finanzamt muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Nur dann ist sie steuerlich anerkennungsfähig und kann vom Kunden beim Finanzamt geltend gemacht werden – etwa im Rahmen der Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen nach § 35a EStG.

Die wichtigsten Anforderungen im Überblick:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Handwerksbetriebs
• Vollständiger Name und Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig und lückenlos)
• Menge und genaue Bezeichnung der Leistung oder Lieferung
• Zeitpunkt der Leistungserbringung (Leistungsdatum)
• Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt (Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag)
• Bei Kleinunternehmer-Regelung: Hinweis nach § 19 UStG

Warum sind diese Angaben so wichtig?

Das Finanzamt prüft bei eingereichten Handwerkerrechnungen genau, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind. Fehlt auch nur eine Angabe, kann die Rechnung steuerlich nicht anerkannt werden – der Kunde verliert seine Steuervorteile und Sie als Handwerker riskieren Nachfragen oder Bußgelder bei einer Betriebsprüfung.

Pflichtangaben auf jeder Handwerkerrechnung

Hier sind alle Pflichtangaben im Detail erklärt:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens

• Vollständiger Name: Bei Einzelunternehmen Ihr Vor- und Nachname, bei Firmen der eingetragene Firmenname
• Vollständige Anschrift: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
• Wichtig: Die Anschrift muss mit der im Handelsregister oder Gewerbeschein übereinstimmen

2. Name und Anschrift des Kunden

• Vollständiger Name des Rechnungsempfängers
• Vollständige Rechnungsadresse
• Bei Baustellen: Optional zusätzlich die Baustellenadresse angeben (erleichtert Zuordnung)

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Sie müssen entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf der Rechnung angeben. Beide Nummern erhalten Sie vom Finanzamt.

• Steuernummer: Format variiert je nach Bundesland (z.B. 123/456/78901)
• USt-IdNr.: Beginnt mit "DE" + 9 Ziffern (z.B. DE123456789)

Tipp: Kleinunternehmer nach § 19 UStG haben in der Regel nur eine Steuernummer, keine USt-IdNr.

4. Ausstellungsdatum

Das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellt und ausgestellt haben.

Wichtig: Das Ausstellungsdatum ist nicht dasselbe wie das Leistungsdatum. Eine Rechnung kann auch Wochen nach der Leistungserbringung ausgestellt werden.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer haben. Das bedeutet:

• Einmalig: Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden
• Fortlaufend: Die Nummern müssen logisch aufeinander folgen (keine Lücken)
• Alphanumerisch möglich: Sie können Buchstaben und Zahlen kombinieren (z.B. 2025-001, RE-001, etc.)

Beispiele korrekter Rechnungsnummern:

• 2025001, 2025002, 2025003
• RE-2025-001, RE-2025-002
• 25-01-001 (Jahr-Monat-Laufnummer)

Falsch wäre:

• Doppelte Nummern (z.B. zweimal "2025-050")
• Lücken ohne Begründung (z.B. 001, 002, 005 – wo ist 003 und 004?)

6. Menge und Bezeichnung der Leistung

Beschreiben Sie genau, welche Leistungen oder Lieferungen Sie erbracht haben:

Gute Beispiele:

• "Elektroinstallation Neubau Einfamilienhaus: 45 qm Kabelverlegung, 12 Steckdosen, 8 Lichtschalter"
• "Malerarbeiten Wohnzimmer: 35 qm Wandfläche streichen, inkl. Spachteln und Grundierung"
• "Fliesenverlegung Badezimmer: 18 qm Bodenfliesen verlegt, inkl. Fugenmaterial"

Schlechte Beispiele:

• "Diverse Arbeiten" (zu ungenau)
• "Reparatur" (was genau wurde repariert?)
• "Handwerkerleistung" (zu allgemein)

Wichtig für § 35a EStG (Handwerkerbonus): Wenn Ihr Kunde die Handwerkerrechnung steuerlich absetzen möchte, müssen Lohn- und Materialkosten getrennt ausgewiesen werden. Nur die Arbeitskosten sind steuerlich absetzbar, nicht das Material.

7. Zeitpunkt der Leistungserbringung (Leistungsdatum)

Geben Sie an, wann die Leistung erbracht wurde:

• Bei einmaligen Leistungen: Datum der Fertigstellung (z.B. "Leistungsdatum: 15.01.2025")
• Bei Leistungen über mehrere Tage: Zeitraum (z.B. "Leistungszeitraum: 10.01.2025 – 18.01.2025")
• Bei Teilleistungen: Das Datum der jeweiligen Teilleistung

Wichtig: Das Leistungsdatum darf nicht in der Zukunft liegen. Sie dürfen keine Rechnung für Leistungen ausstellen, die Sie noch nicht erbracht haben (Ausnahme: Anzahlungsrechnungen mit besonderem Hinweis).

8. Entgelt und Umsatzsteuer

Die Beträge müssen klar aufgeschlüsselt sein:

Für Regelbesteuerte (mit Umsatzsteuer):

Nettobetrag: 1.000,00 € zzgl. 19% USt: 190,00 € ________________________________________________________________ Bruttobetrag: 1.190,00 €

Wichtig: Sie müssen den Steuersatz (19%, 7% etc.) und den Steuerbetrag getrennt ausweisen.

9. Zahlungsbedingungen (optional, aber empfohlen)

Obwohl nicht gesetzlich vorgeschrieben, sollten Sie angeben:

• Zahlungsziel: "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug"
• Skonto (optional): "Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen: 2% Skonto"
• Bankverbindung: IBAN, BIC, Kontoinhaber

Besonderheiten bei Kleinunternehmer-Rechnungen

Wenn Sie als Handwerker die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, gelten besondere Regeln:

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Sie sind Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 € bleibt.

Pflichtangaben für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer müssen Sie:

1. Keine Umsatzsteuer ausweisen (kein "19% USt", kein "zzgl. MwSt.")
2. Pflichthinweis auf der Rechnung: Sie müssen folgenden oder einen ähnlichen Hinweis auf die Rechnung schreiben

Beispielformulierungen:

• "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• "Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• "Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG."

Wichtig: Ohne diesen Hinweis ist Ihre Rechnung nicht korrekt!

Kann ein Kunde eine Kleinunternehmer-Rechnung beim Finanzamt einreichen?

Ja! Auch Kleinunternehmer-Rechnungen sind steuerlich anerkannt, solange alle Pflichtangaben vorhanden sind. Der Kunde kann die Handwerkerleistung nach § 35a EStG absetzen – allerdings ohne Umsatzsteuer, da Sie als Kleinunternehmer keine berechnen.

Beispiel: Korrekte Handwerkerrechnung

Hier ist ein vollständiges Muster einer korrekten Handwerkerrechnung fürs Finanzamt:

Was macht diese Rechnung korrekt?

• ✅ Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
• ✅ Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
• ✅ Steuernummer angegeben
• ✅ Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• ✅ Rechnungsdatum vorhanden
• ✅ Leistungszeitraum angegeben
• ✅ Detaillierte Leistungsbeschreibung
• ✅ Arbeitskosten und Materialkosten getrennt ausgewiesen (wichtig für § 35a EStG)
• ✅ Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag korrekt ausgewiesen
• ✅ Bruttobetrag berechnet
• ✅ Zahlungsbedingungen und Bankverbindung angegeben

Häufige Fehler vermeiden

Hier sind die häufigsten Fehler bei Handwerkerrechnungen – und wie Sie sie vermeiden:

Fehler 1: Fehlende oder falsche Rechnungsnummer

Problem: Keine Rechnungsnummer, doppelte Nummern oder Lücken in der Nummerierung.

Lösung: Verwenden Sie ein System wie "2025-001", "2025-002" etc. und führen Sie eine Liste aller vergebenen Nummern.

Tipp: Mit Rechnungsprogrammen wie XRechnungs.de wird die Rechnungsnummer automatisch fortlaufend vergeben – keine Fehler mehr möglich.

Fehler 2: Fehlende Steuernummer

Problem: Viele Handwerker vergessen, ihre Steuernummer oder USt-IdNr. auf die Rechnung zu schreiben.

Lösung: Hinterlegen Sie Ihre Steuernummer einmalig in Ihrer Rechnungsvorlage oder Software. Sie wird dann automatisch auf jeder Rechnung mitgedruckt.

Fehler 3: Kein Leistungsdatum

Problem: Nur das Rechnungsdatum ist angegeben, aber nicht, wann die Leistung erbracht wurde.

Lösung: Geben Sie immer das Datum oder den Zeitraum der Leistungserbringung an.

Fehler 4: Ungenaue Leistungsbeschreibung

Problem: Formulierungen wie "Diverse Arbeiten" oder "Reparatur" sind zu ungenau.

Lösung: Beschreiben Sie konkret, was Sie gemacht haben:

• ✅ "Austausch defekter Wasserleitung im Bad, 3 m Kupferrohr"
• ❌ "Reparatur"

Fehler 5: Material und Arbeit nicht getrennt

Problem: Wenn der Kunde die Handwerkerrechnung steuerlich absetzen möchte (§ 35a EStG), muss er wissen, wie hoch die reinen Arbeitskosten sind.

Lösung: Weisen Sie Arbeitskosten und Materialkosten getrennt aus.

Fehler 6: Kleinunternehmer ohne § 19 UStG Hinweis

Problem: Als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, aber auch keinen Hinweis auf § 19 UStG.

Lösung: Schreiben Sie auf jede Rechnung: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

GoBD-konforme Archivierung

Neben den Pflichtangaben auf der Rechnung müssen Handwerker auch die GoBD-konforme Archivierung beachten.

Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Einfach gesagt: Es sind die Regeln, wie Sie Ihre Rechnungen speichern und aufbewahren müssen.

Die wichtigsten GoBD-Anforderungen:

1. Aufbewahrungspflicht:

• Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die Sie erstellen): 10 Jahre
• Eingangsrechnungen (Rechnungen, die Sie erhalten): 10 Jahre

2. Unveränderbarkeit:

• Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert werden
• Nachträgliche Änderungen sind nicht erlaubt
• Bei PDF-Rechnungen: Sobald die Rechnung versendet wurde, darf sie nicht mehr geändert werden

Wie archiviere ich Rechnungen GoBD-konform?

Für digitale Rechnungen (empfohlen):

• Speicherung auf Server oder in Cloud mit Backup
• Rechnungen als PDF speichern
• Keine nachträgliche Bearbeitung möglich machen
• Dateinamen mit Rechnungsnummer und Datum

Mit Rechnungssoftware wie XRechnungs.de:

• Automatische GoBD-konforme Archivierung
• Unveränderbare Speicherung nach Versand
• Revisionssichere Exportfunktion
• Backup auf deutschen Servern (DSGVO-konform)

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich als Handwerker jede Leistung in Rechnung stellen?

Ja, jede entgeltliche Leistung muss in Rechnung gestellt werden. Das gilt auch für Kleinbeträge. Ausnahme: Bagatellbeträge bis 250 € brutto benötigen weniger Pflichtangaben.

Kann ich eine Rechnung nachträglich ändern?

Nein. Eine einmal ausgestellte Rechnung darf nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler bemerken, müssen Sie eine Storno-Rechnung oder Korrekturrechnung erstellen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Kann ein Privatkunde eine Handwerkerrechnung steuerlich absetzen?

Ja, Privatkunden können Handwerkerleistungen nach § 35a EStG steuerlich geltend machen: Bis zu 20% der Arbeitskosten (max. 1.200 € pro Jahr). Nur Arbeitskosten, nicht Material. Rechnung muss per Überweisung bezahlt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Leistungsdatum und Rechnungsdatum?

• Leistungsdatum: Wann Sie die Arbeit erledigt haben
• Rechnungsdatum: Wann Sie die Rechnung erstellt haben

Beide Daten müssen auf der Rechnung stehen.

Sind elektronische Rechnungen (E-Rechnung) Pflicht?

Ja, ab 2025! Für B2B-Geschäfte gilt: Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027/2028 müssen sie auch versendet werden.

XRechnungs.de ist bereits E-Rechnungs-ready und erstellt automatisch XRechnung und ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen.

Handwerkerrechnung einfach und rechtssicher erstellen mit XRechnungs.de

Eine korrekte Handwerkerrechnung fürs Finanzamt zu erstellen, ist mit den richtigen Tools ganz einfach. XRechnungs.de wurde speziell für Handwerker entwickelt und sorgt dafür, dass jede Rechnung automatisch alle Pflichtangaben enthält:

Ihre Vorteile mit XRechnungs.de:

• ✅ Alle Pflichtangaben automatisch – keine fehlenden Angaben mehr
• ✅ Fortlaufende Rechnungsnummern – automatisch vergeben, keine Fehler
• ✅ GoBD-konforme Archivierung – rechtssicher und revisionssicher
• ✅ E-Rechnung ready – XRechnung und ZUGFeRD ab 2025
• ✅ Trennung Arbeitskosten/Material – für § 35a EStG optimiert
• ✅ Bis zu 50 Rechnungen/Monat kostenlos – perfekt für Kleinbetriebe
• ✅ Funktioniert auf allen Geräten – Mac, PC, Tablet, Smartphone

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