Kostenloses Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer – 50 Rechnungen gratis, 200 Dokumente archivieren

Viele Kleinunternehmer zögern beim Thema Rechnungssoftware – nicht weil sie keine brauchen, sondern weil sie nicht sofort ein monatliches Abo eingehen wollen. Das ist verständlich, besonders in der Anfangsphase. XRechnungs.de bietet deshalb einen echten kostenlosen Einstieg: 50 Rechnungen erstellen und 200 Dokumente GoBD-konform archivieren – ohne Kreditkarte, ohne automatisches Abo, ohne künstliches Ablaufdatum.

Was Sie im kostenlosen Tarif von XRechnungs.de erhalten

Kein abgespeckter Testaccount, keine versteckten Grenzen nach 30 Tagen. Der kostenlose Tarif von XRechnungs.de ist darauf ausgelegt, dass Selbstständige und Kleingewerbetreibende ernsthaft damit arbeiten können – von Anfang an.

50 Rechnungen erstellen – kostenlos und rechtssicher

Im kostenlosen Tarif erstellen Sie bis zu 50 Rechnungen, Angebote und weitere Dokumente – vollständig, mit allen Pflichtangaben und dem automatischen §19-UStG-Hinweis. Jede Rechnung wird als PDF und als strukturierte XML-Datei (XRechnung oder ZUGFeRD) ausgegeben und vor dem Versand automatisch nach EN16931 validiert. Für Kleinunternehmer, die monatlich eine überschaubare Anzahl an Rechnungen schreiben, ist das mehr als ausreichend.

200 Dokumente GoBD-konform archivieren – ohne Aufpreis

Rechnungen müssen in Deutschland zehn Jahre lang aufbewahrt werden – revisionssicher, unveränderbar, jederzeit abrufbar. Das ist keine Empfehlung, das ist gesetzliche Pflicht. XRechnungs.de archiviert bis zu 200 Dokumente GoBD-konform, auch im kostenlosen Tarif. Damit sind Sie bei einer Betriebsprüfung nicht auf selbst verwaltete Ordner oder E-Mail-Anhänge angewiesen.

Das ist im kostenlosen Paket enthalten

• Bis zu 50 Dokumente erstellen: Rechnungen, Angebote, Gutschriften und mehr
• XRechnung & ZUGFeRD: normkonforme E-Rechnungen nach EN16931 – mit Wasserzeichen im kostenlosen Tarif
• EN16931-Validierung vor dem Versand: jede Rechnung wird automatisch auf strukturelle Korrektheit geprüft
• Automatischer §19-UStG-Hinweis: einmalig einrichten, dauerhaft korrekt auf jeder Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummern: lückenlos, systemgesteuert, GoBD-konform
• Kundenverwaltung: bis zu 10 Kunden mit gespeicherten Stammdaten
• Produkte und Dienstleistungen: bis zu 10 Positionen speicherbar für schnelle Wiederverwendung
• PDF & XML-Download: Rechnungen direkt herunterladen oder per E-Mail versenden
• Rechnungsstatus im Überblick: Entwurf, gesendet, bezahlt, überfällig
• GoBD-konforme Archivierung: bis zu 200 Dokumente revisionssicher gespeichert
• Keine Kreditkarte, kein automatisches Abo, kein Ablaufdatum

Alle Funktionen des Rechnungsprogramms für Kleinunternehmer im Überblick

Kostenlos heißt nicht eingeschränkt – aber es lohnt sich, ehrlich zu sein

Transparenz ist wichtiger als Marketingversprechen. Im kostenlosen Tarif gibt es zwei Punkte, die Sie kennen sollten: Erstens tragen PDF- und XML-Rechnungen ein Wasserzeichen – das ist für interne Zwecke oder für Kunden, denen das Format egal ist, kein Problem. Für professionelles Auftreten ohne jedes Branding ist der Starter-Tarif ab €12/Monat die richtige Wahl. Zweitens sind Kundenverwaltung und Produktpositionen auf je 10 begrenzt – was für einen Großteil der Kleinunternehmer am Anfang völlig ausreicht.

Was in jedem Fall vollständig und ohne Einschränkung funktioniert: die gesetzliche Compliance. §19-UStG-Hinweis, EN16931-Validierung, GoBD-Archivierung und E-Rechnungsformate – das sind keine Premium-Features bei XRechnungs.de. Das ist der Standard, auch im kostenlosen Tarif.

XRechnungs.de kostenlos vs. Word und Excel: ein ehrlicher Vergleich

Viele Kleinunternehmer starten mit selbst gebauten Rechnungsvorlagen in Word oder Excel. Das kostet nichts – stimmt. Aber es bringt Risiken mit sich, die erst bei einer Betriebsprüfung sichtbar werden:

• Rechnungsnummern: In Word oder Excel werden Nummern manuell vergeben – Lücken und Dopplungen passieren schnell und sind bei einer Prüfung erklärungsbedürftig. XRechnungs.de vergibt Nummern automatisch, lückenlos und GoBD-konform.
• §19-UStG-Hinweis: In einer Word-Vorlage vergisst man ihn. Oder man formuliert ihn falsch. XRechnungs.de setzt ihn automatisch – korrekt, auf jeder Rechnung.
• Nachträgliche Änderungen: Eine Word-Datei lässt sich jederzeit verändern, ohne dass das auffällt. Das entspricht nicht den GoBD-Anforderungen. XRechnungs.de archiviert Belege revisionssicher – keine nachträglichen Änderungen möglich.
• E-Rechnungsformate: Word und Excel können keine XRechnung oder ZUGFeRD-Dateien erzeugen. Ab 2027 bzw. 2028 ist das aktive Versenden strukturierter E-Rechnungen Pflicht. XRechnungs.de ist bereits jetzt E-Rechnungsfähig – im kostenlosen Tarif.
• Überblick über offene Posten: In Excel haben Sie keine automatische Statusanzeige. In XRechnungs.de sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen bezahlt, offen oder überfällig sind.

Kurz gesagt: Word und Excel sind kostenlos, aber sie lösen das eigentliche Problem nicht – rechtssichere, GoBD-konforme, zukunftsfähige Rechnungen. XRechnungs.de ist das ebenfalls kostenlos, aber mit allem, was dazugehört.

Die häufigsten Einwände – und ehrliche Antworten

„Ich schreibe nur 2–3 Rechnungen im Monat, das lohnt sich doch nicht.

Gerade dann lohnt es sich. Wer selten Rechnungen schreibt, verliert bei manuellen Vorlagen schnell den Überblick über Nummernkreise, Leistungsdaten und Archivierungspflichten. XRechnungs.de erledigt das automatisch – der Aufwand für die Einrichtung ist einmalig und dauert unter 5 Minuten.

„Ein einfaches PDF per E-Mail reicht doch völlig aus.

Seit Januar 2025 nicht mehr uneingeschränkt. Im B2B-Bereich gilt die E-Rechnungspflicht – und ein gewöhnliches PDF gilt rechtlich nicht mehr als vollwertige E-Rechnung. Wer heute noch ausschließlich PDFs versendet, handelt möglicherweise nicht gesetzeskonform, sobald Auftraggeber strukturierte Formate voraussetzen. XRechnungs.de erstellt XRechnung und ZUGFeRD automatisch – im selben Schritt wie das PDF.

„Ich will mich nicht auf eine Plattform festlegen.

Der kostenlose Tarif läuft ohne Abo und ohne automatische Verlängerung. Sie können XRechnungs.de testen, 50 Rechnungen erstellen und dann selbst entscheiden – ohne dass irgendetwas automatisch abgebucht wird. Ihre Daten bleiben dabei immer exportierbar.

„Kostenlose Tools haben immer einen Haken.

Der einzige sichtbare Unterschied zum bezahlten Tarif: Das Wasserzeichen auf PDF- und XML-Ausgaben. Die gesetzliche Compliance – §19 UStG, EN16931-Validierung, GoBD-Archivierung – ist vollständig und ohne Einschränkung verfügbar. Das ist kein Teaser, das ist das Produkt.

Wann lohnt sich ein Upgrade auf Starter oder Pro?

Der kostenlose Tarif deckt den Bedarf vieler Kleinunternehmer vollständig ab. Es gibt jedoch konkrete Situationen, in denen ein Upgrade sinnvoll wird:

• Sie möchten Rechnungen ohne Wasserzeichen versenden und professionell auftreten – ab Starter (€12/Monat, 200 Dokumente/Monat)
• Sie haben mehr als 10 Stammkunden oder ein wachsendes Produktportfolio – ab Starter, unbegrenzte Kunden und Produkte
• Sie benötigen den §35a EStG Lohnkostennachweis für Privatkunden – ab Starter
• Sie arbeiten mit Skonto oder benötigen CSV-Export für die Buchhaltung – ab Starter
• Sie stellen wiederkehrende Rechnungen an Dauerkunden oder benötigen DATEV-Export für den Steuerberater – ab Pro (€24/Monat, 500 Dokumente/Monat)

Das Upgrade dauert wenige Sekunden, alle Daten bleiben vollständig erhalten. Es gibt keinen Zwang und kein Verfallsdatum für den kostenlosen Tarif.

FAQ: Kostenloses Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Gibt es wirklich ein kostenloses Rechnungsprogramm ohne versteckte Kosten?

Ja. XRechnungs.de bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif: 50 Rechnungen erstellen, 200 Dokumente GoBD-konform archivieren – ohne Kreditkarte, ohne automatisches Abo, ohne Zeitlimit. Das einzige, was im kostenlosen Tarif abweicht: PDF- und XML-Ausgaben enthalten ein Wasserzeichen.

Sind kostenlos erstellte Rechnungen GoBD-konform und rechtssicher?

Ja. XRechnungs.de setzt alle Pflichtangaben automatisch, vergibt fortlaufende Rechnungsnummern und archiviert Belege revisionssicher – auch im kostenlosen Tarif. Die GoBD-konforme Archivierung von bis zu 200 Dokumenten ist im Lieferumfang enthalten.

Kann ich als Kleinunternehmer kostenlos E-Rechnungen erstellen?

Ja. XRechnungs.de erstellt XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen im kostenlosen Tarif. Die Ausgabe enthält ein Wasserzeichen; ab dem Starter-Tarif (€12/Monat) entfällt dieses vollständig.

Was passiert nach den 50 kostenlosen Rechnungen?

Sobald Sie das Kontingent von 50 Dokumenten erreichen, können Sie jederzeit auf den Starter-Tarif (€12/Monat, 200 Dokumente/Monat) upgraden. Das geht mit wenigen Klicks – alle Ihre Daten, Kunden und Rechnungen bleiben vollständig erhalten. Es gibt keine Zwangspause und keinen Datenverlust.

Wie unterscheidet sich XRechnungs.de von anderen kostenlosen Rechnungsprogrammen?

Die meisten kostenlosen Alternativen begrenzen entweder die Rechnungsanzahl auf 3–5 pro Monat, erlauben nur wenige Kunden oder zeigen das Anbieter-Logo auf Ihren Rechnungen. XRechnungs.de bietet 50 Dokumente, GoBD-konforme Archivierung für 200 Belege und E-Rechnungsunterstützung – das ist in diesem Umfang bei kostenlosen Tools unüblich.

Ein kostenloses Rechnungsprogramm muss keine Kompromisse bei der Rechtssicherheit bedeuten. Mit XRechnungs.de erhalten Sie eine vollwertige, zukunftsfähige Lösung – ohne monatliche Kosten, ohne Zeitdruck und ohne versteckte Einschränkungen bei der Compliance. Starten Sie jetzt, ohne Risiko.

XRechnung kostenlos erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung