Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Welches Programm passt wirklich zu Ihnen?

Wer als Kleinunternehmer ein Programm zum Rechnungen schreiben sucht, findet auf den ersten Blick mehr Optionen als erwartet. Lexoffice, Sevdesk, Easybill – alle werden empfohlen, alle haben gute Bewertungen. Aber welches davon passt wirklich zu einer Kleinunternehmer-Situation nach §19 UStG? Diese Seite vergleicht die bekanntesten Lösungen ehrlich und ohne Marketingsprache – damit Sie eine informierte Entscheidung treffen können.

Worauf es für Kleinunternehmer beim Vergleich wirklich ankommt

Nicht jedes Rechnungsprogramm ist für jeden gleich geeignet. Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, lohnt es sich, die eigenen Anforderungen zu klären. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG stehen meist vier Kriterien im Vordergrund:

• Kleinunternehmerregelung: Das Programm muss den §19-UStG-Hinweis automatisch setzen – ohne dass Sie jedes Mal manuell eingreifen müssen.
• E-Rechnungspflicht: Seit 2025 müssen B2B-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD empfangbar sein. Ab 2027 gilt auch die aktive Sendepflicht. Das Format muss inklusive sein – ohne Aufpreis.
• Einfachheit: Kleinunternehmer haben keine IT-Abteilung und keine Zeit für Wochen-Onboardings. Das Programm muss sofort nutzbar sein.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Wer hauptsächlich Rechnungen schreiben will, sollte nicht für Buchhaltungsfunktionen zahlen, die er nie nutzt.

Die bekanntesten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer im Überblick

Lexware Office (ehemals Lexoffice) – die etablierte Buchhaltungslösung

Lexware Office ist mit über 30 Jahren Geschichte eine der bekanntesten Buchhaltungsmarken in Deutschland. Das Tool bietet weit mehr als Rechnungen schreiben: Banking-Integration, EÜR, Lohnabrechnung, DATEV-Anbindung – eine vollständige Buchhaltungssuite für Unternehmen, die das alles brauchen. Steuerberater kennen und schätzen die Plattform, was die Zusammenarbeit erleichtert.

Für wen es passt: Etablierte Kleinunternehmen und KMUs, die neben der Rechnungsstellung auch vollständige Buchhaltungsfunktionen in einem Tool bündeln wollen und deren Steuerberater bereits auf Lexware Office eingerichtet ist.

• Einstieg ab ca. €7,90/Monat (Basispaket ohne E-Rechnungsversand)
• E-Rechnung aktiv versenden: ab ca. €32,90/Monat (XL-Tarif)
• Umfangreiche Buchhaltungs- und Steuerfunktionen inklusive
• Beste Steuerberater-Anbindung im deutschen Markt

Sevdesk – modernes Allround-Tool für wachsende Betriebe

Sevdesk ist eine cloudbasierte Lösung mit modernem Interface und starkem Fokus auf Automatisierung: Banking-Abgleich, wiederkehrende Rechnungen, API-Integrationen, Zapier-Anbindung. Das Tool richtet sich an Freelancer und kleine Unternehmen, die skalieren wollen und dabei möglichst viele Prozesse automatisieren möchten. Die Nutzerzufriedenheit ist hoch, das Onboarding geführt.

Für wen es passt: Freelancer und kleine Agenturen mit wiederkehrenden Kunden, Abo-Modellen oder hohem Automatisierungsbedarf – und die bereit sind, für diesen Umfang ein monatliches Abo einzugehen.

• Einstieg ab ca. €9/Monat (Solo, nur Rechnungen)
• Mit EÜR und vollständiger Buchhaltung ab ca. €11,90/Monat
• Modernes Interface, viele Integrationen und API-Zugang
• Kein dauerhaft kostenloser Tarif, nur Testzeitraum

Easybill – rechnungsorientiertes Tool mit E-Commerce-Stärken

Easybill ist anders als Lexware Office und Sevdesk kein vollständiges Buchhaltungssystem, sondern ein reines Rechnungsprogramm – mit besonderem Fokus auf E-Commerce: über 30 Anbindungen an Shopsysteme wie Shopify, WooCommerce oder Amazon. Für Onlinehändler mit hohem Rechnungsvolumen ist Easybill eine der stärksten Lösungen am Markt. XRechnung und ZUGFeRD sind in allen Tarifen inklusive, auch im kostenlosen.

Für wen es passt: Onlinehändler, Shops und Unternehmen mit hohem Belegvolumen und Bedarf an Shopsystem-Integrationen.

• Kostenloser Tarif: max. 3 Kontakte, 50 Dokumente/Monat, XRechnung & ZUGFeRD inklusive
• Bezahlte Tarife ab ca. €17/Monat (Starter, monatlich abgerechnet)
• Stärkstes Tool für E-Commerce-Integrationen in Deutschland
• Keine spezialisierte §19-UStG-Automatisierung für Kleinunternehmer

XRechnungs.de – speziell für Kleinunternehmer und Kleingewerbe entwickelt

XRechnungs.de ist kein Allround-Buchhaltungssystem. Es ist von Grund auf für eine konkrete Situation entwickelt worden: Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibende in Deutschland, die rechtssichere Rechnungen schreiben wollen – schnell, korrekt und ohne unnötige Komplexität. Der §19-UStG-Hinweis wird automatisch gesetzt, XRechnung und ZUGFeRD sind in jedem Tarif inklusive, und GoBD-konforme Archivierung ist kein Aufpreis-Feature.

Für wen es passt: Selbstständige, Freelancer, Handwerker und Kleingewerbetreibende, die zuverlässig Rechnungen schreiben wollen – ohne Buchhaltungs-Overhead und ohne sofort ein Abo abschließen zu müssen.

• Kostenloser Einstieg: 50 Dokumente erstellen, 200 Belege GoBD-konform archivieren – ohne Kreditkarte
• Starter ab €12/Monat: 200 Dokumente/Monat, kein Wasserzeichen, §35a EStG Lohnkostennachweis
• XRechnung & ZUGFeRD mit EN16931-Validierung in jedem Tarif
• Automatischer §19-UStG-Hinweis: einmalig einrichten, dauerhaft korrekt
• Erste Rechnung in unter 3 Minuten – keine Einarbeitungszeit nötig

Vergleich auf einen Blick: Welches Programm für welchen Bedarf?

Jedes dieser Programme hat seinen berechtigten Platz. Der Unterschied liegt im Fokus:

• Lexware Office: Wenn vollständige Buchhaltung, Lohnabrechnung und eine enge DATEV-Steuerberater-Anbindung wichtig sind – und das Budget für einen höheren Tarif vorhanden ist.
• Sevdesk: Wenn Automatisierung, Banking-Integration und ein modernes Interface Priorität haben – und man bereit ist, von Beginn an für ein Abonnement zu zahlen.
• Easybill: Wenn E-Commerce im Mittelpunkt steht und Shopsystem-Anbindungen (Shopify, Amazon, WooCommerce) entscheidend sind.
• XRechnungs.de: Wenn man als Kleinunternehmer primär Rechnungen schreiben will – rechtssicher, einfach, mit §19 UStG automatisch korrekt und E-Rechnung von Anfang an inklusive.

Warum XRechnungs.de besonders einfach zu bedienen ist

Einfachheit ist keine Selbstverständlichkeit bei Rechnungsprogrammen. Viele Tools sind für Buchhalter und Steuerberater optimiert – nicht für Kleinunternehmer, die hauptberuflich etwas anderes machen und nebenbei Rechnungen schreiben wollen. XRechnungs.de ist anders gebaut:

• Kein Buchhaltungswissen nötig: Sie geben an, was Sie geleistet haben und was es kostet – XRechnungs.de erledigt Pflichtangaben, Nummerierung und Formatierung automatisch.
• Einmalig einrichten, dauerhaft nutzen: Unternehmensdaten, §19-UStG-Status, Kundenstammdaten und Leistungspositionen werden einmal hinterlegt – danach dauert jede Rechnung nur noch Minuten.
• Keine Lernkurve: Die Oberfläche ist auf das Wesentliche reduziert. Kein Menü-Dschungel, keine versteckten Einstellungen, keine Funktionen, die Sie nie brauchen werden.
• Sofort nutzbar: Account anlegen, Daten hinterlegen, erste Rechnung fertig – ohne Demo-Termin, ohne Einrichtungsgebühr, ohne Wartezeit.

In 3 Minuten zur ersten Rechnung – so funktioniert XRechnungs.de

Kein anderes Rechnungsprogramm in diesem Vergleich ist schneller einsatzbereit. Der Ablauf ist denkbar einfach:

1. Kostenlosen Account anlegen – keine Kreditkarte, kein Abo
2. Unternehmensdaten einmalig eingeben: Name, Adresse, Steuernummer
3. Kleinunternehmerregelung in den Einstellungen aktivieren – der §19-UStG-Hinweis wird ab sofort automatisch gesetzt
4. Kunden und Leistungspositionen speichern – einmalig, danach per Klick abrufbar
5. Rechnung erstellen, als PDF und XRechnung herunterladen oder direkt per E-Mail versenden

Ab der zweiten Rechnung geht es noch schneller: Kundendaten und Leistungen sind bereits gespeichert, die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben, das Format ist immer korrekt. Was bei anderen Tools einen halben Tag Einarbeitungszeit kostet, ist bei XRechnungs.de nach der ersten Rechnung bereits Routine.

Alle Funktionen des Rechnungsprogramms für Kleinunternehmer im Überblick

FAQ: Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer – häufige Fragen beim Vergleich

Brauche ich ein vollständiges Buchhaltungsprogramm oder reicht ein reines Rechnungsprogramm?

Das hängt davon ab, was Sie selbst erledigen wollen. Als Kleinunternehmer mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht in den meisten Fällen ein spezialisiertes Rechnungsprogramm völlig aus. Wenn Sie zusätzlich Banking, Belegverwaltung und EÜR in einem Tool haben wollen, ist eine vollständige Buchhaltungssuite wie Lexware Office oder Sevdesk sinnvoll. Der Aufwand und Preis ist dann aber höher.

Welches Programm setzt den §19-UStG-Hinweis automatisch?

XRechnungs.de setzt diesen Hinweis automatisch, sobald der Kleinunternehmer-Status in den Einstellungen aktiviert wurde – auf jeder Rechnung, ohne manuelles Eingreifen. Bei anderen Programmen wie Lexware Office oder Sevdesk ist diese Einstellung ebenfalls vorhanden, aber nicht primär auf Kleinunternehmer ausgerichtet – sie muss aktiv konfiguriert werden.

Welches Programm unterstützt XRechnung und ZUGFeRD kostenlos?

XRechnungs.de und Easybill bieten XRechnung und ZUGFeRD bereits im kostenlosen Tarif an. Bei Lexware Office ist das aktive Versenden von E-Rechnungen erst ab dem teureren XL-Tarif möglich (ca. €32,90/Monat). Bei Sevdesk ist E-Rechnung in bezahlten Tarifen enthalten.

Gibt es ein wirklich kostenloses Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer?

Ja. XRechnungs.de bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit 50 Dokumenten und GoBD-konformer Archivierung für 200 Belege – ohne Kreditkarte und ohne Zeitlimit. Easybill hat ebenfalls einen kostenlosen Tarif (50 Dokumente/Monat, max. 3 Kontakte). Sevdesk und Lexware Office bieten nur befristete Testzeiträume, danach wird ein Abo fällig.

Kann ich jederzeit wechseln, wenn mein Unternehmen wächst?

Bei XRechnungs.de ja: Das Upgrade von Free auf Starter oder Pro dauert Sekunden, alle Daten bleiben erhalten. Wenn Sie später auf eine vollständige Buchhaltungssuite wechseln möchten, können Rechnungen in gängigen Formaten exportiert werden. Der Einstieg mit einem spezialisierten Kleinunternehmer-Tool schließt spätere Flexibilität nicht aus.

Das beste Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer ist das, das zu Ihrer konkreten Situation passt – nicht das mit den meisten Features. Wenn Ihre Priorität ist, schnell, rechtssicher und ohne Einarbeitungsaufwand Rechnungen zu schreiben, ist XRechnungs.de der direkteste Weg dahin.

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