Rechnungsprogramm für Handwerker: Angebote, Abschläge und E-Rechnung
Rechnungsprogramm für Handwerker: Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen, XRechnung, ZUGFeRD und Peppol im Browser. Kostenlos testen.
Ein Rechnungsprogramm für Handwerker muss mehr können als eine Rechnungsvorlage: Angebote erstellen, Abschläge bei längeren Aufträgen abrechnen, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben und Belege so ablegen, dass Ihr Steuerbüro damit arbeiten kann. XRechnungs.de bündelt diese Aufgaben in einer Web-App, die im Browser auf Computer, Tablet und Smartphone läuft – ohne Installation. Ihre Daten werden in Rechenzentren in Deutschland gespeichert.
Auf dieser Seite erfahren Sie, was ein Rechnungsprogramm im Handwerk leisten sollte, was XRechnungs.de konkret abdeckt und was es kostet. Wie sich XRechnungs.de von anderen Anbietern unterscheidet, zeigt der Vergleich von Rechnungsprogrammen für Handwerker.
Was ein Rechnungsprogramm im Handwerk leisten sollte
- Vollständige Pflichtangaben nach § 14 UStG und fortlaufende Rechnungsnummern ohne manuelle Pflege
- E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD für Geschäftskunden und öffentliche Auftraggeber
- Projektabrechnung mit Abschlags- und Schlussrechnungen für Aufträge, die über Wochen laufen
- Getrennter Ausweis von Lohn- und Materialkosten für Privatkunden nach § 35a EStG
- Nutzung unterwegs, direkt beim Kunden oder auf der Baustelle – auch durch mehrere Mitarbeiter
- Geordnete Ablage der Belege und eine einfache Übergabe an das Steuerbüro
Funktionen von XRechnungs.de für Handwerksbetriebe
XRechnungs.de gehört zu den Cloud-Rechnungsprogrammen mit Schwerpunkt auf E-Rechnung und Projektabrechnung – für Solo-Betriebe ebenso wie für Teams mit mehreren Mitarbeitern. Diese Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Angebote, Lieferscheine und Rechnungen
Sie erstellen Angebote, Lieferscheine und Rechnungen mit Ihrem Firmenlogo. Kunden, Produkte und Leistungen legen Sie einmal als Stammdaten an und verwenden sie in allen Dokumenten wieder. Wie der Weg vom Angebot über Abschläge bis zur Schlussrechnung im Detail aussieht, zeigt der Ratgeber vom Angebot zur Schlussrechnung im Handwerk.
Abschlags-, kumulierte Abschlags- und Schlussrechnungen
Ab dem Tarif Pro stellen Sie Abschlagsrechnungen, kumulierte Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen, in denen die bereits berechneten Abschläge berücksichtigt werden. Grundlagen dazu: Abschlagsrechnung für Handwerker, Schlussrechnung erstellen und kumulierte Rechnung erstellen.
Bau & Projekte für größere Bauvorhaben
Für Betriebe, die Bauprojekte abrechnen, erweitert der Tarif Bau & Projekte die Projektabrechnung: Abrechnung nach Leistungsstand in Prozent, Teil-Schlussrechnungen, Sicherheitseinbehalt, Nachträge, Vertragsabzüge und eine Projektübersicht mit allen Rechnungen eines Bauvorhabens. Mehr dazu im Beitrag Rechnungsprogramm für Bauunternehmen und zum Sicherheitseinbehalt bei der Schlussrechnung.
E-Rechnung: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol
XRechnungs.de erzeugt XRechnungen in beiden Syntaxen (UBL und CII) sowie ZUGFeRD-Rechnungen und prüft sie vor dem Versand. Über das Peppol-Netzwerk senden und empfangen Sie E-Rechnungen im Format Peppol BIS 3.0. Eingehende XRechnungen machen Sie mit dem kostenlosen XRechnung Viewer lesbar oder prüfen sie mit dem XRechnung Validator.
Lohnkostenausweis nach § 35a EStG
Privatkunden können einen Teil der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen steuerlich geltend machen, wenn die Rechnung Lohn- und Materialkosten getrennt ausweist. XRechnungs.de unterstützt diesen Lohnkostenausweis. Was dabei zu beachten ist, erklärt der Beitrag zur Handwerkerrechnung nach § 35a EStG.
Mehrere Mitarbeiter mit eigenen Zugängen
Sie legen Ihre Mitarbeiter mit eigenen Zugängen und passenden Rollen an. So arbeiten Büro und Baustelle im selben System: Angebote, Rechnungen und Arbeitszeiten liegen an einem Ort, und Sie behalten den Überblick, wer was bearbeitet hat.
Zeiterfassung
Mit der Zeiterfassung dokumentieren Sie Arbeitszeiten und haben die Grundlage für die Abrechnung nach Stunden griffbereit. Hintergründe finden Sie im Ratgeber Zeiterfassung im Handwerk.
Mahnungen, Storno und Gutschriften
Offene Rechnungen behalten Sie im Blick und versenden bei Bedarf Mahnungen. Fehlerhafte Rechnungen korrigieren Sie über eine Stornorechnung, Erstattungen über eine Gutschrift – statt bereits ausgestellte Dokumente nachträglich zu ändern.
Steuerberater-Zugang und DATEV-Export
Ihr Steuerbüro kann über einen eigenen Zugang auf die Belege zugreifen. Zusätzlich exportieren Sie Ihre Daten im DATEV-Format.
Mehrere Firmen in einem Konto
Wenn Sie mehrere Betriebe oder Gesellschaften führen, verwalten Sie diese in einem Konto. Jeder Tarif enthält eine Firma, weitere Firmen kosten einen Aufpreis. Mehr dazu im Ratgeber Rechnungsprogramm für mehrere Firmen.
PDF-Konverter mit Texterkennung
Rechnungen, die nur als PDF oder Scan vorliegen, wandelt der PDF-Konverter mithilfe von Texterkennung (OCR) in XRechnung oder ZUGFeRD um.
E-Rechnungspflicht: Was für Handwerksbetriebe gilt
- Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen an Geschäftskunden übergangsweise noch auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als einfache PDF verschickt werden.
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Alle Details: E-Rechnung Pflicht – Fristen 2025, 2027 und 2028.
Archivierung und Aufbewahrung
Rechnungen müssen in der Regel acht Jahre aufbewahrt werden, E-Rechnungen in ihrem elektronischen Format. XRechnungs.de archiviert Ihre ausgestellten Dokumente und eingegangene E-Rechnungen digital; die Daten liegen in Deutschland. Welche Fristen und Anforderungen im Einzelnen gelten, lesen Sie im Beitrag zur Aufbewahrungspflicht für digitale Rechnungen.
Für welche Gewerke eignet sich XRechnungs.de?
Die Grundfunktionen sind gewerkeübergreifend. Typische Anforderungen einzelner Gewerke beschreiben diese Seiten:
- Rechnungsprogramm für Elektriker
- Rechnungsprogramm für Maler und Lackierer
- Rechnungsprogramm für Dachdecker
- Rechnungsprogramm für Fliesenleger
- Rechnungsprogramm für Garten- und Landschaftsbau
Tarife und Testphase
XRechnungs.de bietet vier Abo-Tarife – Starter, Pro, Business Plus sowie Bau & Projekte – ab 12 € im Monat beziehungsweise 10 € im Monat bei jährlicher Zahlung, jeweils zzgl. MwSt. Monatstarife haben keine Mindestlaufzeit und sind jederzeit kündbar. Auf Anfrage ist außerdem ein Einmalkauf ab 800 € zzgl. MwSt. möglich; der endgültige Preis hängt von Rechnungsvolumen und benötigten Funktionen ab. Vor der Buchung testen Sie kostenlos mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.
Was ein Rechnungsprogramm insgesamt kostet und welche Faktoren den Preis bestimmen, erklärt die Seite Kosten eines Rechnungsprogramms für Handwerker.
In drei Schritten starten
- Konto anlegen und die kostenlose Testphase starten – ohne Kreditkarte.
- Firmendaten, Logo und Steuerangaben hinterlegen.
- Kunden und Leistungen anlegen und das erste Angebot oder die erste Rechnung erstellen.
Verwandte Themen
- Rechnungsprogramme für Handwerker im Vergleich
- Rechnungsprogramm einmalig kaufen oder Abo?
- Handwerkerrechnung fürs Finanzamt: Pflichtangaben
- Abschlagsrechnung Muster für Handwerker
- Zeiterfassung-App fürs Handwerk: Auswahlkriterien
Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm für Handwerker
Läuft XRechnungs.de auf Windows, Mac, Tablet und Smartphone?
Ja. XRechnungs.de ist eine Web-App und läuft in aktuellen Browsern unter Windows und macOS sowie auf Tablet und Smartphone. Eine Installation ist nicht nötig. Angebote und Rechnungen können Sie deshalb auch beim Kunden oder auf der Baustelle erstellen, sofern eine Internetverbindung besteht.
Können mehrere Mitarbeiter mit XRechnungs.de arbeiten?
Ja. Sie legen Mitarbeiter mit eigenen Zugängen und passenden Rollen an, sodass Büro und Baustelle im selben System arbeiten. Zusätzlich verwalten Sie bei Bedarf mehrere Firmen in einem Konto.
Kann ich mit XRechnungs.de Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen?
Ja. Sie erstellen XRechnungen in der Syntax UBL oder CII und geben die Leitweg-ID des Auftraggebers an. Die fertige XRechnung laden Sie herunter oder versenden sie per E-Mail und reichen sie – je nach Vorgabe des Auftraggebers – über dessen Rechnungsportal ein.
Wo werden meine Rechnungsdaten gespeichert?
Ihre Daten werden in Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Ausgestellte Dokumente und empfangene E-Rechnungen werden digital archiviert.
Unterstützt XRechnungs.de die Kleinunternehmerregelung?
Ja. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG erstellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis und mit dem entsprechenden Hinweis. Mehr dazu im Ratgeber Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.
Kann ich mit meinen bisherigen Rechnungen zu XRechnungs.de wechseln?
Ja. Exportieren Sie vorher im alten Programm alle Rechnungen samt XML-Dateien, denn die Aufbewahrungspflicht von in der Regel acht Jahren gilt unabhängig von der Software. Ihre Nummernkreise führen Sie in XRechnungs.de lückenlos fort.
Fazit: Weniger Büroarbeit vom Angebot bis zur E-Rechnung
Ein gutes Rechnungsprogramm nimmt Handwerksbetrieben die wiederkehrende Büroarbeit ab – vom Angebot über Abschlags- und Schlussrechnungen bis zur E-Rechnung und zur Übergabe an das Steuerbüro, allein oder im Team. Ob XRechnungs.de zu Ihrem Betrieb passt, testen Sie 14 Tage kostenlos mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.