Abschlagsrechnung erstellen – Schritt für Schritt richtig schreiben

Eine Abschlagsrechnung richtig zu schreiben ist einfacher als viele denken – wenn man weiß, worauf es ankommt. Welche Pflichtangaben müssen drauf? Was gilt beim Leistungsdatum und Leistungszeitraum? Und wie erstellt man eine Abschlagsrechnung als XRechnung? Dieser Leitfaden beantwortet alle diese Fragen Schritt für Schritt – mit konkreten Beispielen und direkt umsetzbaren Tipps für Handwerker, Selbstständige und kleine Betriebe.

Was ist eine Abschlagsrechnung und wann wird sie gestellt?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung, die während eines laufenden Projekts gestellt wird – also bevor die Gesamtleistung abgeschlossen ist. Sie fordert eine Teilzahlung für bereits erbrachte Leistungen und ist im Baubereich sowie im Handwerk weit verbreitet.

Rechtliche Grundlage ist § 632a BGB: Demnach kann ein Unternehmer für in sich abgeschlossene Teile des Werkes Abschlagszahlungen verlangen. Bei VOB/B-Verträgen gilt zusätzlich § 16 VOB/B. Die Abschlagsrechnung ist keine Vorauszahlungsrechnung – sie setzt immer voraus, dass die abgerechnete Leistung bereits tatsächlich erbracht wurde.

Wenn du mehr über den allgemeinen Kontext der Abschlagsrechnung im Handwerk erfahren möchtest, empfehlen wir unseren Überblicksartikel: Abschlagsrechnung für Handwerker – Alles was du wissen musst.

Abschlagsrechnung Pflichtangaben – Das muss auf jede Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Das bedeutet: Sie muss dieselben gesetzlichen Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung. Fehlt auch nur eine Angabe, kann der Vorsteuerabzug beim Auftraggeber verloren gehen – und du riskierst Probleme beim Finanzamt.

Folgende Pflichtangaben müssen auf jeder Abschlagsrechnung enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers (dein Betrieb)
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Auftraggeber)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Genaue Beschreibung der erbrachten Leistungen
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
• Kennzeichnung als Abschlagsrechnung (z. B. "1. Abschlagsrechnung")
• Zahlungsziel und Bankverbindung (IBAN, BIC)
• Hinweis auf Anrechnung in der Schlussrechnung (empfohlen, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben)

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und müssen stattdessen folgenden Hinweis aufnehmen: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Mehr dazu: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Leistungsdatum und Leistungszeitraum auf der Abschlagsrechnung – Was ist der Unterschied?

Das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum ist eine der am häufigsten vergessenen Pflichtangaben auf Abschlagsrechnungen – und gleichzeitig eine der wichtigsten für die Umsatzsteuer. Hier ist der Unterschied:

Leistungsdatum

Das Leistungsdatum ist der genaue Tag, an dem eine Leistung erbracht oder abgenommen wurde. Es wird verwendet, wenn die Leistung an einem einzigen Tag stattgefunden hat – zum Beispiel bei einer Einmallieferung oder einem Kurzmontage-Einsatz. Beispiel: "Leistungsdatum: 15.05.2025"

Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum gibt an, in welchem Zeitraum die abgerechneten Arbeiten erbracht wurden. Er wird verwendet, wenn die Leistung sich über mehrere Tage, Wochen oder Monate erstreckt – was bei Abschlagsrechnungen im Handwerk der Regelfall ist. Beispiel: "Leistungszeitraum: 01.05.2025 – 31.05.2025"

Wichtig: Stimmt das Rechnungsdatum mit dem Leistungsdatum überein, reicht ein Hinweis wie "Leistung erbracht am Rechnungsdatum" aus. Liegt der Leistungszeitraum jedoch vor dem Rechnungsdatum – was bei Abschlagsrechnungen häufig der Fall ist – muss er ausdrücklich angegeben werden. Das Finanzamt prüft diese Angabe genau, da sie für die Entstehung der Umsatzsteuerschuld relevant ist.

Abschlagsrechnung schreiben – Schritt für Schritt

So erstellst du eine korrekte Abschlagsrechnung – Schritt für Schritt:

1. Kopfdaten erfassen: Name, Anschrift und Steuernummer deines Betriebs sowie Name und Anschrift des Auftraggebers.
2. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer festlegen: Die Nummer muss fortlaufend und eindeutig sein – auch innerhalb desselben Auftrags.
3. Leistungszeitraum angeben: Trage den genauen Zeitraum ein, in dem die abgerechneten Arbeiten erbracht wurden.
4. Leistungen konkret beschreiben: Gib an, welche Arbeiten in welchem Bauabschnitt oder an welchem Ort erbracht wurden. Vage Formulierungen wie "Arbeiten Mai" reichen nicht aus.
5. Beträge ausweisen: Nettobetrag, Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %), Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag getrennt aufführen.
6. Kennzeichnung als Abschlagsrechnung: Bezeichne die Rechnung eindeutig – z. B. "1. Abschlagsrechnung zum Werkvertrag vom [Datum]".
7. Zahlungsziel und Bankdaten ergänzen: Gib an, bis wann der Betrag zu zahlen ist, und füge IBAN und BIC hinzu.
8. Hinweis auf Schlussrechnung aufnehmen: Ergänze einen Satz wie "Dieser Betrag wird auf die Schlussrechnung angerechnet."

Abschlagszahlung Rechnung – Beispiel einer vollständigen Abschlagsrechnung

Das folgende Beispiel zeigt, wie eine vollständige Rechnung mit Abschlagszahlung in der Praxis aussehen kann:

• Absender: Dachbau Meier GmbH, Dachstraße 7, 80331 München – StNr.: 143/234/56789
• Empfänger: Bau AG München, Hauptstraße 1, 80333 München
• Rechnungsart: 2. Abschlagsrechnung zum Werkvertrag vom 01.04.2025
• Rechnungsnummer: 2025-AB-002
• Rechnungsdatum: 02.06.2025
• Leistungszeitraum: 01.05.2025 – 31.05.2025
• Leistungsbeschreibung: Dacheindeckung Hauptgebäude, Bauabschnitt 2 – Lattung, Unterspannbahn und Deckung ca. 180 m²
• Nettobetrag: 6.500,00 €
• 19 % Umsatzsteuer: 1.235,00 €
• Bruttobetrag: 7.735,00 €
• Zahlungsziel: 14 Tage – bis 16.06.2025
• IBAN: DE98 7654 3210 9876 5432 10 – BIC: MEIERBIC1
• Hinweis: Dieser Betrag wird auf die Schlussrechnung angerechnet.

Rechnung mit Abschlagszahlung – Wie wird die Schlussrechnung korrekt erstellt?

Sobald alle Leistungen erbracht und abgenommen wurden, folgt die Schlussrechnung. In ihr werden alle geleisteten Abschlagszahlungen aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen. Nur der verbleibende Restbetrag ist dann noch fällig.

Beispielhafte Struktur einer Schlussrechnung mit zwei vorangegangenen Abschlägen:

• Gesamtauftragswert brutto: 23.800,00 €
• Abzüglich 1. Abschlagsrechnung (brutto): – 5.950,00 €
• Abzüglich 2. Abschlagsrechnung (brutto): – 7.735,00 €
• Verbleibender Restbetrag: 10.115,00 €

Die Verrechnung muss transparent und nachvollziehbar sein. Jede Abschlagsrechnung wird mit Datum und Betrag einzeln aufgeführt. Enthält die Schlussrechnung zudem einen Sicherheitseinbehalt, wird dieser zusätzlich als gesonderter Abzugsposten ausgewiesen. Mehr dazu in unserem Artikel: Sicherheitseinbehalt bei der Schlussrechnung – Alles was du wissen musst.

XRechnung Abschlagsrechnung – So erstellst du eine E-Rechnung

Ab 2027 gilt im B2B-Bereich die Pflicht zur E-Rechnung – das betrifft auch Abschlagsrechnungen. Eine XRechnung ist ein strukturiertes XML-Dokument, das maschinell lesbar ist und direkt in Buchhaltungssoftware importiert werden kann. Daneben gibt es das ZUGFeRD-Format, das ein lesbares PDF mit eingebettetem XML kombiniert.

Was bedeutet das konkret für deine Abschlagsrechnung?

• Alle Pflichtangaben der Abschlagsrechnung müssen im strukturierten XML-Format hinterlegt sein – nicht nur im PDF sichtbar.
• Das XRechnung-Format unterstützt Abschlagsrechnungen als eigenen Rechnungstyp (BT-3: Rechnungstyp 84 für Abschlagszahlung).
• Der Leistungszeitraum muss im strukturierten Format korrekt hinterlegt sein.
• Abschläge und deren Verrechnung mit der Schlussrechnung müssen im Format nachvollziehbar sein.

Mit XRechnungs.de erstellst du Abschlagsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD ohne technisches Vorwissen. Das System übernimmt die korrekte Strukturierung automatisch. Mehr zur E-Rechnungspflicht: E-Rechnung Pflicht 2025 – Was Handwerker wissen müssen.

Abschlagsrechnung richtig schreiben – Die häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest

• Kein Leistungszeitraum angegeben: Das Finanzamt kann die Rechnung beanstanden. Immer den genauen Zeitraum oder das Datum der Leistungserbringung eintragen.
• Fehlende Kennzeichnung als Abschlagsrechnung: Ohne diesen Hinweis gilt die Rechnung möglicherweise als Schlussrechnung – mit weitreichenden Folgen für spätere Forderungen.
• Doppelte oder fehlende Rechnungsnummer: Jede Abschlagsrechnung – auch mehrere für denselben Auftrag – muss eine eindeutige Nummer haben.
• Zu vage Leistungsbeschreibung: "Handwerkerarbeiten" reicht nicht. Beschreibe konkret, was wann wo ausgeführt wurde.
• Abschlag übersteigt erbrachte Leistung: Nur tatsächlich fertiggestellte Leistungen dürfen abgerechnet werden – sonst wird die Abschlagsrechnung zur unzulässigen Vorauszahlungsrechnung.
• Kein Hinweis auf Anrechnung in der Schlussrechnung: Führt zu Verwirrung beim Auftraggeber und kann Zahlungsverzögerungen verursachen.
• Einfaches PDF ohne XML ab 2027: Ab der E-Rechnungspflicht reicht ein normales PDF im B2B-Bereich nicht mehr aus.

Abschlagsrechnung stellen – Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Den richtigen Zeitpunkt für eine Abschlagsrechnung zu wählen ist entscheidend für einen gesunden Zahlungsfluss. Grundsätzlich gilt: Du kannst eine Abschlagsrechnung stellen, sobald ein klar abgrenzbarer Leistungsabschnitt fertiggestellt wurde – oder sobald der Auftraggeber diesen Abschnitt abgenommen hat.

Bewährt hat sich folgende Vorgehensweise:

• Zahlungsplan bereits im Werkvertrag festlegen: Definiere Meilensteine und die jeweiligen Abschlagsbeträge schriftlich.
• Abschlagsrechnung unmittelbar nach Fertigstellung eines Abschnitts ausstellen: Nicht warten – je früher die Rechnung gestellt wird, desto früher fließt das Geld.
• Fortschritt dokumentieren: Fotos, Bautagebuch und Lieferscheine helfen im Streitfall zu belegen, was bereits erbracht wurde.
• Kurze Zahlungsziele setzen: 14 Tage sind im Handwerk üblich und rechtlich problemlos durchsetzbar.

Abschlagsrechnung mit XRechnungs.de erstellen – So funktioniert es

Mit XRechnungs.de erstellst du eine vollständige und rechtssichere Abschlagsrechnung in wenigen Minuten – ohne Vorkenntnisse und ohne das Risiko, eine Pflichtangabe zu vergessen. So funktioniert es:

1. Kostenlosen Account erstellen: Bis zu 50 Rechnungen pro Monat gratis – kein Abo erforderlich.
2. Kundendaten anlegen: Einmal eingeben, immer wieder verwenden.
3. Abschlagsrechnung auswählen: Rechnungstyp "Abschlagsrechnung" wählen – die Kennzeichnung erfolgt automatisch.
4. Leistungszeitraum und Leistungen eingeben: Alle Pflichtangaben werden geprüft und vollständig übernommen.
5. Als PDF oder E-Rechnung exportieren: XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (hybrides PDF) – du wählst das Format.
6. Automatische Archivierung: Alle Rechnungen werden GoBD-konform gespeichert – für 10 Jahre revisionssicher.

Für einen vollständigen Vergleich der besten Rechnungsprogramme für Handwerker empfehlen wir: Rechnungsprogramm für Handwerker im Vergleich.

Häufige Fragen zum Thema Abschlagsrechnung erstellen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Vorauszahlungsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung wird für bereits erbrachte Teilleistungen gestellt. Eine Vorauszahlungsrechnung hingegen fordert eine Zahlung vor Leistungsbeginn – also bevor überhaupt etwas geleistet wurde. Beide sind rechtlich zulässig, müssen aber klar voneinander unterschieden und korrekt ausgewiesen werden.

Muss ich ein Leistungsdatum auf der Abschlagsrechnung angeben?

Ja. Das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum ist eine gesetzliche Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG. Fehlt diese Angabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Auftraggeber versagen. Bei Abschlagsrechnungen im Handwerk wird in der Regel der Leistungszeitraum angegeben, da die Arbeiten sich über mehrere Tage oder Wochen erstrecken.

Kann ich mehrere Abschlagsrechnungen für denselben Auftrag stellen?

Ja, es gibt keine gesetzliche Begrenzung. Du kannst so viele Abschlagsrechnungen stellen, wie der Projektfortschritt es erfordert. Wichtig ist, dass jede Rechnung eine eigene, eindeutige Rechnungsnummer hat und klar als 1., 2., 3. Abschlagsrechnung usw. gekennzeichnet ist.

Muss eine Abschlagsrechnung ab 2027 als XRechnung erstellt werden?

Ja. Ab 2027 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich – inklusive Abschlagsrechnungen. Diese müssen dann als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden. Ein einfaches PDF reicht nicht mehr aus.

Wie wird die Abschlagsrechnung in der Schlussrechnung verrechnet?

In der Schlussrechnung werden alle Abschlagszahlungen mit Datum und Betrag einzeln aufgeführt und vom Gesamtbruttobetrag abgezogen. Der verbleibende Restbetrag ist der tatsächlich noch fällige Betrag. Diese Verrechnung muss transparent und vollständig sein.

Was passiert, wenn ich die Abschlagsrechnung nicht als solche kennzeichne?

Ohne die Kennzeichnung als Abschlagsrechnung kann die Rechnung als Schlussrechnung gewertet werden. Das bedeutet: Du verlierst möglicherweise das Recht, später noch weitere Beträge – inklusive des Restbetrags – einzufordern. Die Kennzeichnung ist daher unverzichtbar.

Fazit: Abschlagsrechnung erstellen leicht gemacht

Eine Abschlagsrechnung richtig zu schreiben ist keine Hexerei – aber es erfordert Sorgfalt. Alle Pflichtangaben müssen stimmen, der Leistungszeitraum muss korrekt ausgewiesen sein, die Kennzeichnung als Abschlagsrechnung darf nicht fehlen, und ab 2027 muss das Ganze als E-Rechnung erfolgen. Wer das im Griff hat, schützt seine Liquidität, vermeidet Streit mit dem Auftraggeber und bleibt beim Finanzamt auf der sicheren Seite.

Mit XRechnungs.de erledigst du das alles in wenigen Klicks – kostenlos, rechtssicher und E-Rechnung-ready. Starte noch heute und erstelle deine erste Abschlagsrechnung mit dem Rechnungsprogramm für Handwerker von XRechnungs.de.