Teilrechnung erstellen – Definition, Muster & Unterschied zur Abschlagsrechnung

Die Teilrechnung ist ein Begriff, der im Handwerk und Bauwesen häufig verwendet wird – oft verwechselt mit der Abschlagsrechnung oder der Schlussrechnung. Dabei hat die Teilrechnung eine klare rechtliche Bedeutung, die sich von beiden unterscheidet. In diesem Leitfaden erfährst du, was eine Teilrechnung genau ist, wann du sie stellen darfst, welche Pflichtangaben sie enthalten muss und wie sie sich zur Abschlagsrechnung und zur Teilschlussrechnung verhält – mit konkreten Mustern und Beispielen für die Praxis.

Teilrechnung Definition – Was ist eine Teilrechnung?

Eine Teilrechnung ist eine Rechnung für einen in sich abgeschlossenen, vom Auftraggeber abgenommenen Teil des Gesamtauftrags. Das ist der entscheidende Unterschied zur Abschlagsrechnung: Während die Abschlagsrechnung auf noch nicht abgenommenen Teilleistungen basiert und lediglich eine Zahlung auf Basis des Baufortschritts anfordert, setzt die Teilrechnung eine förmliche Teilabnahme voraus.

Mit der Abnahme des betreffenden Teils gehen Nutzen und Gefahr für diesen Abschnitt auf den Auftraggeber über. Die Teilrechnung hat damit rechtlich den Charakter einer Schlussrechnung für den jeweiligen Leistungsabschnitt – nicht nur einer Zwischenzahlung.

Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung – Der entscheidende Unterschied

• Abschlagsrechnung: Keine förmliche Abnahme erforderlich – Zahlung erfolgt auf Basis des Baufortschritts (§ 632a BGB). Die Leistung ist noch nicht endgültig abgenommen.
• Teilrechnung: Setzt eine förmliche Teilabnahme des betreffenden Leistungsabschnitts voraus. Die Gewährleistungsfrist für diesen Abschnitt beginnt mit der Abnahme.
• Teilschlussrechnung: Kombination aus Teilrechnung und Schlussrechnung – wird gestellt, wenn ein klar abgegrenzter Teil des Gesamtwerks vollständig abgeschlossen und abgenommen wurde, während der Rest des Projekts noch läuft.

In der Praxis werden Teilrechnung und Abschlagsrechnung oft synonym verwendet – rechtlich sind sie jedoch unterschiedlich. Mehr zur Abschlagsrechnung findest du hier: Abschlagsrechnung erstellen – Schritt für Schritt.

Teilrechnung oder Abschlagsrechnung – Was ist in meinem Fall richtig?

Die Entscheidung zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung hängt davon ab, ob eine förmliche Abnahme des Leistungsabschnitts stattgefunden hat:

• Keine Abnahme, laufende Arbeiten → Abschlagsrechnung nach § 632a BGB
• Förmliche Teilabnahme eines abgeschlossenen Abschnitts → Teilrechnung
• Gesamtprojekt abgeschlossen und abgenommen → Schlussrechnung
• Teilbereich abgenommen, Rest läuft noch → Teilschlussrechnung

Wenn du unsicher bist, welche Abrechnungsform für deinen Fall die richtige ist, empfiehlt sich ein Blick in den Werkvertrag – oder im Zweifel eine kurze Rückfrage bei der zuständigen Handwerkskammer oder einem Baurechtsanwalt.

Teilrechnung Pflichtangaben – Was muss draufstehen?

Da die Teilrechnung eine vollwertige Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist, muss sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur eine davon, kann der Auftraggeber den Vorsteuerabzug verlieren.

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Genaue Beschreibung der abgerechneten Teilleistungen
• Leistungszeitraum oder Datum der Teilabnahme
• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
• Kennzeichnung als "Teilrechnung" (z. B. "Teilrechnung 1 zum Werkvertrag vom [Datum]")
• Zahlungsziel und Bankverbindung (IBAN, BIC)

Im Unterschied zur Abschlagsrechnung enthält die Teilrechnung keinen Hinweis auf eine spätere Anrechnung in der Schlussrechnung – da sie für den abgenommenen Teil eine abschließende Abrechnung darstellt.

Teilrechnung Muster – So sieht eine korrekte Teilrechnung aus

Das folgende Muster zeigt eine vollständige Teilrechnung für einen abgenommenen Leistungsabschnitt eines Bauhandwerksbetriebs:

Teilrechnung 1 – Muster Handwerk

• Absender: Sanitär Bauer GmbH, Rohrstraße 8, 80331 München – StNr.: 143/567/89012
• Empfänger: Immobilien AG München, Bahnhofstraße 5, 80335 München
• Rechnungsart: Teilrechnung 1 zum Werkvertrag vom 15.02.2025
• Rechnungsnummer: 2025-TR-001
• Rechnungsdatum: 20.05.2025
• Datum der Teilabnahme: 18.05.2025
• Leistungsbeschreibung: Sanitärinstallation Erdgeschoss – Trinkwasserleitungen, Abwasserleitungen, Badezimmer EG komplett fertiggestellt und abgenommen gemäß Abnahmeprotokoll vom 18.05.2025
• Nettobetrag: 7.500,00 €
• 19 % Umsatzsteuer: 1.425,00 €
• Bruttobetrag: 8.925,00 €
• Zahlungsziel: 14 Tage – bis 03.06.2025
• IBAN: DE45 1234 5678 9012 3456 78 – BIC: BAUERBIC1

Teilrechnung Vorlage – Was unterscheidet sie von einer Abschlagsrechnung-Vorlage?

Wer eine Teilrechnung Vorlage sucht, findet im Wesentlichen denselben Aufbau wie bei einer Abschlagsrechnung – mit zwei wichtigen Unterschieden:

• Die Vorlage enthält keinen Hinweis auf die Anrechnung in einer späteren Schlussrechnung – da die Teilrechnung den betreffenden Abschnitt abschließend abrechnet.
• Die Vorlage enthält statt des Leistungszeitraums das Datum der förmlichen Teilabnahme – mit Verweis auf das Abnahmeprotokoll.

Statt einer statischen PDF-Vorlage empfiehlt sich auch hier der Einsatz eines digitalen Rechnungsprogramms, das die korrekte Kennzeichnung, Nummerierung und Archivierung automatisch übernimmt – und ab 2027 auch die E-Rechnungspflicht erfüllt. Mehr dazu: Rechnungsprogramm für Handwerker – XRechnungs.de.

Teilrechnung Umsatzsteuer – Was gilt steuerlich?

Da die Teilrechnung eine vollwertige Rechnung für abgenommene Leistungen ist, gelten dieselben umsatzsteuerlichen Grundsätze wie bei der Schlussrechnung:

Entstehung der Umsatzsteuerpflicht

Bei der Soll-Versteuerung (Regelfall) entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem die Teilleistung erbracht und abgenommen wurde – unabhängig davon, wann die Zahlung eingeht. Du musst die USt. also bereits abführen, auch wenn der Auftraggeber noch nicht bezahlt hat.

Kleinunternehmer und Teilrechnung

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen auf der Teilrechnung keine Umsatzsteuer aus und müssen stattdessen den Hinweis aufnehmen: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Alle anderen Pflichtangaben bleiben unverändert. Mehr dazu: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Teilschlussrechnung – Was ist das und wann wird sie gestellt?

Die Teilschlussrechnung ist eine Sonderform der Teilrechnung, die vor allem bei VOB/B-Verträgen und großen Bauprojekten eingesetzt wird. Sie wird gestellt, wenn ein klar abgegrenzter Teilbereich des Gesamtprojekts vollständig fertiggestellt und förmlich abgenommen wurde – während andere Teile des Projekts noch laufen.

Typische Anwendungsfälle für die Teilschlussrechnung:

• Fertigstellung und Abnahme des Rohbaus, während Innenausbau noch läuft
• Abgeschlossene Elektroinstallation in einem Gebäudeabschnitt, Restarbeiten in anderen Bereichen stehen noch aus
• Fertige Außenanlagen bei noch laufenden Innenarbeiten
• Abgeschlossene Dacharbeiten, Fassadenarbeiten noch offen

Teilschlussrechnung vs. Schlussrechnung – Der Unterschied

• Teilschlussrechnung: Für einen abgeschlossenen Teilbereich – das Gesamtprojekt läuft noch. Die Gewährleistungsfrist für den abgerechneten Teil beginnt mit der Teilabnahme.
• Schlussrechnung: Für das gesamte, vollständig abgeschlossene und abgenommene Projekt. Die Gewährleistungsfrist für das gesamte Werk beginnt mit der Gesamtabnahme.

Alles zur Schlussrechnung – mit Beispielen und steuerlichen Hinweisen – findest du hier: Schlussrechnung erstellen – Nach Abschlag & Anzahlung.

Teilrechnung schreiben – Schritt für Schritt

So erstellst du eine korrekte Teilrechnung:

1. Teilabnahme dokumentieren: Lass die Abnahme schriftlich im Abnahmeprotokoll vom Auftraggeber bestätigen – das ist die Grundlage für die Teilrechnung.
2. Kopfdaten erfassen: Name, Anschrift und Steuernummer deines Betriebs sowie vollständige Angaben des Auftraggebers.
3. Eindeutige Rechnungsnummer vergeben: Fortlaufend und eindeutig – auch innerhalb desselben Projekts.
4. Als Teilrechnung kennzeichnen: z. B. "Teilrechnung 1 zum Werkvertrag vom [Datum]".
5. Abgenommene Leistungen konkret beschreiben: Welche Arbeiten wurden wo ausgeführt? Verweis auf das Abnahmeprotokoll.
6. Datum der Teilabnahme angeben: Statt Leistungszeitraum das konkrete Abnahmedatum eintragen.
7. Beträge ausweisen: Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, USt.-Betrag und Bruttobetrag korrekt berechnen und aufführen.
8. Zahlungsziel und Bankdaten angeben: IBAN und BIC nicht vergessen.

Teilrechnung Beispiel – Vergleich mit Abschlagsrechnung und Schlussrechnung

Das folgende Beispiel zeigt, wie Teilrechnung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung bei einem Bauprojekt mit einem Gesamtauftragswert von 40.000 € (brutto) zusammenspielen können:

• 1. Abschlagsrechnung (Baufortschritt, keine Abnahme): 10.000 € brutto – fällig sofort
• Teilrechnung 1 (Rohbau abgenommen): 15.000 € brutto – Gewährleistungsfrist Rohbau beginnt
• 2. Abschlagsrechnung (Innenausbau läuft): 8.000 € brutto – fällig sofort
• Schlussrechnung (Gesamtprojekt abgenommen): 40.000 € – 10.000 € – 15.000 € – 8.000 € = 7.000 € Restbetrag

Häufige Fehler beim Teilrechnung stellen – und wie du sie vermeidest

• Keine förmliche Teilabnahme vor der Rechnungsstellung: Ohne Abnahmeprotokoll fehlt die rechtliche Grundlage für die Teilrechnung – im Zweifel lieber eine Abschlagsrechnung stellen.
• Falsche Kennzeichnung als Abschlagsrechnung: Wenn eine Teilabnahme stattgefunden hat, ist die korrekte Bezeichnung "Teilrechnung" – nicht "Abschlagsrechnung".
• Hinweis auf Anrechnung in der Schlussrechnung: Dieser Hinweis gehört auf Abschlagsrechnungen, nicht auf Teilrechnungen, die einen abgenommenen Abschnitt abschließend abrechnen.
• Doppelabrechnung in der Schlussrechnung: Leistungen, die bereits per Teilrechnung abgerechnet wurden, dürfen in der Schlussrechnung nicht erneut berechnet werden.
• Fehlende Rechnungsnummer: Auch Teilrechnungen brauchen eine eindeutige, fortlaufende Nummer.

Teilrechnung als E-Rechnung – Was gilt ab 2027?

Ab 2027 gilt im B2B-Bereich die Pflicht zur E-Rechnung – das betrifft auch Teilrechnungen und Teilschlussrechnungen. Sie müssen dann als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (hybrides PDF mit XML) ausgestellt werden. Ein einfaches PDF reicht nicht mehr aus.

Mit XRechnungs.de erstellst du Teilrechnungen direkt als XRechnung oder ZUGFeRD – mit automatischer Prüfung aller Pflichtangaben und GoBD-konformer Archivierung. Mehr zur E-Rechnungspflicht: E-Rechnung Pflicht 2025 – Was Handwerker wissen müssen.

Häufige Fragen zur Teilrechnung (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung?

Die Abschlagsrechnung wird für noch nicht abgenommene Teilleistungen auf Basis des Baufortschritts gestellt (§ 632a BGB). Die Teilrechnung hingegen setzt eine förmliche Teilabnahme des betreffenden Leistungsabschnitts voraus und hat rechtlich den Charakter einer Schlussrechnung für diesen Abschnitt – einschließlich Beginn der Gewährleistungsfrist.

Wann darf ich eine Teilrechnung stellen?

Eine Teilrechnung darf gestellt werden, wenn ein klar abgegrenzter Leistungsabschnitt vollständig fertiggestellt und vom Auftraggeber förmlich abgenommen wurde. Die Grundlage ist das unterzeichnete Abnahmeprotokoll. Ohne Abnahme ist die Abschlagsrechnung die korrekte Abrechnungsform.

Was ist eine Teilschlussrechnung?

Eine Teilschlussrechnung ist die abschließende Rechnung für einen vollständig fertiggestellten und abgenommenen Teilbereich eines Gesamtprojekts – während andere Teile des Projekts noch laufen. Sie kombiniert die Merkmale von Teilrechnung und Schlussrechnung und wird vor allem bei größeren Bauprojekten nach VOB/B eingesetzt.

Muss ich eine Teilrechnung in der Schlussrechnung verrechnen?

Ja. Leistungen, die bereits per Teilrechnung abgerechnet und bezahlt wurden, dürfen in der Schlussrechnung nicht erneut berechnet werden. In der Schlussrechnung werden alle Teilrechnungen mit Datum und Betrag aufgelistet und vom Gesamtbetrag abgezogen – ähnlich wie bei Abschlagszahlungen.

Beginnt die Gewährleistungsfrist mit der Teilrechnung?

Ja – genauer gesagt mit der Teilabnahme, die der Teilrechnung zugrunde liegt. Mit der förmlichen Abnahme des Teilbereichs beginnt die Gewährleistungsfrist für diesen Abschnitt. Das ist ein wesentlicher Unterschied zur Abschlagsrechnung, bei der die Gewährleistungsfrist erst mit der Gesamtabnahme beginnt.

Kann ich sowohl Teilrechnungen als auch Abschlagsrechnungen im selben Projekt stellen?

Ja, das ist möglich und in der Praxis verbreitet. Für Leistungsabschnitte mit förmlicher Teilabnahme stellst du eine Teilrechnung, für laufende Arbeiten ohne Abnahme eine Abschlagsrechnung. In der Schlussrechnung werden dann beide Abrechnungsformen transparent verrechnet.

Fazit: Teilrechnung korrekt erstellen – Klarheit von Anfang an

Die Teilrechnung ist mehr als nur eine weitere Zwischenzahlung – sie ist eine rechtlich verbindliche Abschlussrechnung für einen abgenommenen Leistungsabschnitt. Wer den Unterschied zur Abschlagsrechnung kennt, die richtige Abrechnungsform wählt und alle Pflichtangaben korrekt ausweist, schützt sich vor Streit, sichert seine Zahlungsansprüche und sorgt für einen transparenten Abrechnungsprozess von Anfang bis Ende.

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