Schlussrechnung erstellen – Richtig schreiben nach Abschlagsrechnungen

Die Schlussrechnung ist das letzte und wichtigste Dokument eines jeden Auftrags – sie fasst alle erbrachten Leistungen zusammen, verrechnet geleistete Abschlagszahlungen und Anzahlungen und fordert den verbleibenden Restbetrag ein. Wer sie falsch ausstellt, riskiert Zahlungsverzögerungen, Streit mit dem Auftraggeber oder Probleme beim Finanzamt. Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie du eine Schlussrechnung korrekt erstellst – mit konkreten Beispielen, allen Pflichtangaben nach § 14 UStG und praktischen Tipps für Handwerker und Selbstständige.

Was ist eine Schlussrechnung?

Eine Schlussrechnung ist die abschließende Gesamtrechnung nach vollständiger Fertigstellung und Abnahme eines Auftrags oder Bauprojekts. Sie umfasst den gesamten Leistungsumfang und verrechnet alle Zahlungen, die der Auftraggeber bereits geleistet hat – also Abschlagszahlungen, Anzahlungen oder Vorauszahlungen.

Im Unterschied zur Abschlagsrechnung, die während des laufenden Projekts für Teilleistungen gestellt wird, markiert die Schlussrechnung den offiziellen Abschluss des Vertragsverhältnisses. Nach ihrer Ausstellung und Bezahlung sind alle gegenseitigen Ansprüche aus dem Werkvertrag – sofern keine Mängel vorliegen – erfüllt.

Mehr zur Abschlagsrechnung als Vorstufe der Schlussrechnung findest du hier: Abschlagsrechnung erstellen – Schritt für Schritt.

Schlussrechnung Pflichtangaben nach § 14 UStG – Das muss draufstehen

Eine Schlussrechnung ist eine vollwertige Rechnung im Sinne des § 14 UStG und muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur eine Angabe, kann der Auftraggeber den Vorsteuerabzug verlieren – und du riskierst eine Beanstandung durch das Finanzamt.

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Schlussrechnung
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Genaue Beschreibung der gesamten erbrachten Leistungen
• Leistungszeitraum der Gesamtleistung
• Gesamtnettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Gesamtbruttobetrag
• Auflistung und Abzug aller geleisteten Abschlagszahlungen und Anzahlungen
• Kennzeichnung als "Schlussrechnung"
• Verbleibender Restbetrag, Zahlungsziel und Bankverbindung

Besonders wichtig: Die Verrechnung der Abschlagszahlungen muss auf der Schlussrechnung transparent und nachvollziehbar dargestellt werden – mit Angabe des Datums und des Betrags jeder einzelnen Abschlagsrechnung.

Schlussrechnung nach Abschlagsrechnung – So verrechnest du korrekt

Der häufigste Anwendungsfall im Handwerk ist die Schlussrechnung nach mehreren Abschlagsrechnungen. Hier musst du alle bereits abgerechneten und bezahlten Teilbeträge sauber verrechnen. Die Schlussrechnung enthält dabei immer den vollen Gesamtauftragswert – und subtrahiert davon alle geleisteten Abschläge.

Schlussrechnung Beispiel mit zwei Abschlagsrechnungen

• Gesamtauftragswert (netto): 18.000,00 €
• Zzgl. 19 % Umsatzsteuer: 3.420,00 €
• Gesamtbetrag (brutto): 21.420,00 €
• Abzüglich 1. Abschlagsrechnung vom 15.04.2025 (brutto): – 5.950,00 €
• Abzüglich 2. Abschlagsrechnung vom 10.05.2025 (brutto): – 7.735,00 €
• Verbleibender Restbetrag: 7.735,00 €
• Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungseingang

Wichtig: Die Abschlagsrechnungen werden immer mit ihrem Bruttobetrag abgezogen – nicht netto. Die Umsatzsteuer wurde bereits mit den Abschlagsrechnungen in Rechnung gestellt und muss nicht erneut berechnet werden. Der Restbetrag enthält anteilig die noch nicht abgerechnete Umsatzsteuer.

Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen – Was gilt steuerlich nach § 14 UStG?

Die steuerliche Behandlung der Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen ist ein Thema, das viele Handwerker und Selbstständige verunsichert. Hier die wichtigsten Grundsätze:

Umsatzsteuer entsteht mit Leistungserbringung

Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde – nicht erst mit Bezahlung der Schlussrechnung. Das bedeutet: Du musst die USt. auf bereits erbrachte Teilleistungen abführen, auch wenn die Schlussrechnung noch aussteht.

Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung – Keine Doppelbesteuerung

Die Umsatzsteuer, die bereits auf den Abschlagsrechnungen ausgewiesen und abgeführt wurde, darf in der Schlussrechnung nicht erneut berechnet werden. In der Schlussrechnung wird nur die Umsatzsteuer auf den noch nicht abgerechneten Restbetrag fällig. Die Verrechnung der Abschläge sorgt automatisch dafür, dass keine Doppelbesteuerung entsteht – vorausgesetzt, die Schlussrechnung ist korrekt strukturiert.

Sonderfall: Ist-Versteuerung

Wenn du auf Antrag die Ist-Versteuerung anwendest, entsteht die Umsatzsteuerpflicht erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang – also nicht schon mit der Rechnungsstellung. Das kann für kleine Handwerksbetriebe ein erheblicher Liquiditätsvorteil sein, insbesondere bei Projekten mit langen Zahlungszielen oder Sicherheitseinbehalten.

Schlussrechnung mit Anzahlung – So wird sie korrekt ausgestellt

Wurde zu Beginn des Projekts eine Anzahlung vereinbart und per Anzahlungsrechnung in Rechnung gestellt, muss diese ebenfalls in der Schlussrechnung verrechnet werden. Das Prinzip ist dasselbe wie bei Abschlagsrechnungen – allerdings gibt es einen wichtigen Unterschied: Bei Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuerpflicht bereits im Moment des Zahlungseingangs, nicht erst mit der Leistungserbringung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG).

Anzahlungsrechnung Schlussrechnung – Beispiel

• Gesamtauftragswert (netto): 10.000,00 €
• Zzgl. 19 % Umsatzsteuer: 1.900,00 €
• Gesamtbetrag (brutto): 11.900,00 €
• Abzüglich Anzahlungsrechnung vom 01.03.2025 (brutto): – 2.975,00 €
• Abzüglich 1. Abschlagsrechnung vom 15.04.2025 (brutto): – 4.165,00 €
• Verbleibender Restbetrag: 4.760,00 €
• Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungseingang

Anzahlungsrechnung und Abschlagsrechnung werden also gleichwertig behandelt – beide werden mit Datum und Bruttobetrag aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen. Der Unterschied liegt nur in der steuerlichen Entstehung der Umsatzsteuerpflicht.

Schlussrechnung schreiben – Schritt für Schritt

So erstellst du eine vollständige und rechtssichere Schlussrechnung:

1. Kopfdaten erfassen: Name, Anschrift und Steuernummer deines Betriebs sowie vollständige Angaben des Auftraggebers.
2. Rechnungsdatum und -nummer vergeben: Eine neue, eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer – getrennt von den Abschlagsrechnungsnummern.
3. Als Schlussrechnung kennzeichnen: Bezeichne das Dokument eindeutig als "Schlussrechnung zum Werkvertrag vom [Datum]".
4. Gesamtleistung beschreiben: Alle erbrachten Leistungen vollständig und konkret aufführen – inklusive Leistungszeitraum der Gesamtleistung.
5. Gesamtbetrag ausweisen: Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag des Gesamtauftrags.
6. Alle Abschläge und Anzahlungen aufführen: Jede Abschlagsrechnung und Anzahlung einzeln mit Datum und Bruttobetrag auflisten und abziehen.
7. Sicherheitseinbehalt ausweisen (falls vereinbart): Als gesonderten Abzugsposten mit Hinweis auf Freigabe nach Gewährleistungsfrist.
8. Restbetrag, Zahlungsziel und Bankdaten angeben: IBAN, BIC und konkretes Zahlungsziel nicht vergessen.

Schlussrechnung stellen – Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Die Schlussrechnung darf erst nach vollständiger Fertigstellung und Abnahme der Leistung gestellt werden. Die förmliche Abnahme durch den Auftraggeber ist dabei der entscheidende Moment – sie markiert den Übergang der Gefahr und den Beginn der Gewährleistungsfrist.

Praktische Empfehlungen:

• Abnahmeprotokoll erstellen: Lass die Abnahme schriftlich vom Auftraggeber bestätigen – das sichert dich rechtlich ab und gibt dir die Grundlage für die Schlussrechnung.
• Schlussrechnung unmittelbar nach Abnahme ausstellen: Warte nicht zu lange – je früher du die Rechnung stellst, desto früher fließt der Restbetrag.
• Bei VOB/B-Verträgen: Prüffähige Aufstellung der Gesamtleistungen einreichen – der Auftraggeber hat dann 30 Tage Prüfungsfrist.
• Zahlungsverzug dokumentieren: Zahlt der Auftraggeber nicht fristgerecht, hast du ab dem Fälligkeitsdatum Anspruch auf Verzugszinsen.

Schlussrechnung und Sicherheitseinbehalt – Was ist zu beachten?

Bei Projekten nach VOB/B oder bei entsprechender vertraglicher Vereinbarung wird in der Schlussrechnung zusätzlich ein Sicherheitseinbehalt ausgewiesen. Dieser beträgt in der Regel 5 % des Bruttogesamtbetrags und wird erst nach Ablauf der Gewährleistungsfrist ausgezahlt.

Alles zum Thema Sicherheitseinbehalt – wie er berechnet, gebucht und versteuert wird – findest du in unserem ausführlichen Artikel: Sicherheitseinbehalt bei der Schlussrechnung – Alles was du wissen musst.

Schlussrechnung als XRechnung – E-Rechnungspflicht ab 2027

Ab 2027 gilt im B2B-Bereich die Pflicht zur E-Rechnung – das betrifft auch Schlussrechnungen. Eine XRechnung ist ein strukturiertes XML-Dokument, das alle Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält. Das ZUGFeRD-Format kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML und ist ebenfalls zulässig.

Für die Schlussrechnung als XRechnung gilt:

• Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten XML-Format hinterlegt sein.
• Abzüge für Abschlagszahlungen und Anzahlungen müssen im Format korrekt abgebildet werden.
• Der Rechnungstyp "Schlussrechnung" muss im XML korrekt ausgezeichnet sein.
• Ein einfaches PDF ohne XML-Daten reicht ab 2027 im B2B-Bereich nicht mehr aus.

Mit XRechnungs.de erstellst du Schlussrechnungen – inklusive Abzug von Abschlägen und Anzahlungen – direkt als XRechnung oder ZUGFeRD. Mehr zur E-Rechnungspflicht: E-Rechnung Pflicht 2025 – Was Handwerker wissen müssen.

Häufige Fehler beim Schlussrechnung schreiben – und wie du sie vermeidest

• Abschläge nicht aufgeführt: Ohne die Auflistung der geleisteten Abschlagszahlungen ist die Schlussrechnung unvollständig und kann beanstandet werden.
• Doppelte Umsatzsteuer: Wer die USt. auf den Gesamtbetrag berechnet, ohne die bereits versteuerten Abschläge abzuziehen, stellt eine zu hohe Rechnung aus.
• Fehlende Kennzeichnung als Schlussrechnung: Das Dokument muss eindeutig als Schlussrechnung identifizierbar sein – nicht nur als "Rechnung".
• Schlussrechnung vor Abnahme gestellt: Die Schlussrechnung ist erst nach Abnahme der Gesamtleistung fällig – vorher kann der Auftraggeber sie berechtigt zurückweisen.
• Sicherheitseinbehalt vergessen: Wenn vertraglich vereinbart, muss der Einbehalt ausgewiesen werden – sonst kann es zu Konflikten bei der Zahlung kommen.
• Kein Leistungszeitraum der Gesamtleistung: Auch die Schlussrechnung muss den gesamten Leistungszeitraum des Projekts ausweisen.

Schlussrechnung mit XRechnungs.de erstellen – So einfach geht es

Mit XRechnungs.de erstellst du Schlussrechnungen – inklusive korrekter Verrechnung von Abschlägen, Anzahlungen und Sicherheitseinbehalten – in wenigen Minuten. So funktioniert es:

1. Kostenlosen Account erstellen: Bis zu 50 Rechnungen pro Monat gratis – kein Abo, kein Risiko.
2. Auftrag und Kundendaten anlegen: Einmal eingeben, immer wieder verwenden.
3. Rechnungstyp "Schlussrechnung" wählen: Das System kennzeichnet die Rechnung automatisch korrekt.
4. Abschläge und Anzahlungen verknüpfen: Bereits erstellte Abschlagsrechnungen werden automatisch übernommen und verrechnet.
5. Als PDF oder E-Rechnung exportieren: XRechnung (XML) oder ZUGFeRD – du wählst das Format.
6. GoBD-konforme Archivierung: Alle Dokumente werden revisionssicher für 10 Jahre gespeichert.

Für einen vollständigen Überblick über die besten Rechnungsprogramme für Handwerker: Rechnungsprogramm für Handwerker im Vergleich.

Häufige Fragen zur Schlussrechnung (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Schlussrechnung?

Die Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung für bereits erbrachte Teilleistungen während eines laufenden Projekts. Die Schlussrechnung ist die abschließende Gesamtrechnung nach vollständiger Fertigstellung und Abnahme – sie verrechnet alle geleisteten Abschläge und Anzahlungen und fordert den Restbetrag ein.

Wie wird die Umsatzsteuer in der Schlussrechnung nach § 14 UStG behandelt?

Die Umsatzsteuer entsteht mit Leistungserbringung – also bereits mit den Abschlagsrechnungen. In der Schlussrechnung wird die USt. nur auf den noch nicht abgerechneten Restbetrag berechnet. Die bereits auf Abschlagsrechnungen ausgewiesene und abgeführte USt. wird nicht erneut berechnet. Durch die korrekte Verrechnung der Abschläge entsteht keine Doppelbesteuerung.

Kann ich eine Schlussrechnung stellen, ohne vorher Abschlagsrechnungen ausgestellt zu haben?

Ja, das ist möglich. Wenn keine Abschlagszahlungen vereinbart oder geleistet wurden, enthält die Schlussrechnung einfach keine Abzugspositionen und fordert den vollen Gesamtbetrag auf einmal ein. Das ist vor allem bei kleineren Aufträgen mit kurzer Laufzeit üblich.

Wann ist eine Schlussrechnung fällig?

Die Schlussrechnung wird fällig nach vollständiger Fertigstellung und Abnahme der Leistung. Bei VOB/B-Verträgen hat der Auftraggeber nach Eingang einer prüffähigen Schlussrechnung 30 Tage Zeit zur Prüfung und Zahlung. Bei BGB-Werkverträgen gilt das vereinbarte Zahlungsziel – üblicherweise 14 bis 30 Tage.

Muss die Schlussrechnung ab 2027 als E-Rechnung ausgestellt werden?

Ja. Ab 2027 gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich die Pflicht zur E-Rechnung – das betrifft auch Schlussrechnungen. Sie müssen dann als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (hybrides PDF mit XML) ausgestellt werden. Ein einfaches PDF reicht dann nicht mehr aus.

Wie werden Anzahlungen in der Schlussrechnung verrechnet?

Anzahlungen werden in der Schlussrechnung genauso behandelt wie Abschlagszahlungen: Sie werden mit Datum und Bruttobetrag einzeln aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen. Zu beachten ist, dass bei Anzahlungen die Umsatzsteuer bereits im Moment des Zahlungseingangs entsteht – nicht erst mit der Leistungserbringung.

Fazit: Schlussrechnung korrekt erstellen – der Abschluss, der zählt

Die Schlussrechnung ist weit mehr als eine formale Fußnote am Ende eines Projekts – sie ist das entscheidende Dokument, das über den endgültigen Zahlungseingang entscheidet. Wer sie korrekt schreibt, alle Pflichtangaben nach § 14 UStG beachtet, Abschläge und Anzahlungen sauber verrechnet und ab 2027 auf E-Rechnung umstellt, schützt seine Liquidität und vermeidet unnötige Konflikte mit Auftraggebern und Finanzamt.

Mit XRechnungs.de erledigst du das alles automatisch – kostenlos, rechtssicher und E-Rechnung-ready. Starte noch heute und erstelle deine erste Schlussrechnung mit dem Rechnungsprogramm für Handwerker von XRechnungs.de.