XRechnung: Was ist das? Standard, Pflicht und Format einfach erklärt

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Eine XRechnung ist kein PDF, sondern eine XML-Datei, in der alle Rechnungsangaben – Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung – in festgelegten Datenfeldern stehen. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie seit Jahren, und seit 2025 ist sie auch zwischen Unternehmen eine anerkannte Form der E-Rechnung.

Auf dieser Seite erfahren Sie, was hinter dem Standard steckt, wer ihn nutzen muss, wie sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden und wie Sie eine XRechnung öffnen, prüfen und erstellen.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen. Herausgegeben und gepflegt wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Die Norm legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält; die XRechnung ergänzt sie um deutsche Regeln.

• Reines XML: Die Rechnung ist eine strukturierte Datei, die Software automatisch einlesen kann.
• Zwei Syntaxen: Die Datei folgt entweder dem Format UBL oder CII. Beide sind gleichwertig.
• Feste Datenfelder: Jede Angabe hat ihren Platz, etwa Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz oder IBAN.
• Deutsche Zusatzregeln: Unter anderem sind eine Käuferreferenz, Kontaktangaben des Verkäufers und Zahlungsinformationen Pflicht.
• Nicht direkt lesbar: Für Menschen wird die Datei erst mit einem Viewer zu einer gewohnten Rechnungsansicht.

XRechnung und E-Rechnung: Wie hängen die Begriffe zusammen?

„E-Rechnung“ ist der Oberbegriff. Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Die XRechnung ist eines dieser Formate, ZUGFeRD ab dem Profil BASIC ein anderes. Ein einfaches PDF ist dagegen keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.

Mehr zum Oberbegriff lesen Sie unter E-Rechnung einfach erklärt, den Vergleich mit dem PDF unter E-Rechnung vs. PDF-Rechnung.

Wer muss die XRechnung nutzen?

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen stellen; Standard ist die XRechnung. Damit die Rechnung bei der richtigen Stelle ankommt, gehört die Leitweg-ID des Auftraggebers in die Rechnung. Länder und Kommunen haben teils eigene Regeln und Übergangsfristen – fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach. Wie die Rechnung zur Behörde kommt, etwa über ein Rechnungsportal oder Peppol, erklärt der Beitrag XRechnung an Behörden senden.

Rechnungen zwischen Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen an inländische Unternehmen ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Die XRechnung erfüllt diese Anforderungen, ist aber nicht vorgeschrieben: Auch ZUGFeRD und andere Formate nach EN 16931 sind zulässig. Alle Fristen und Ausnahmen finden Sie unter E-Rechnung Pflicht.

Rechnungen an Privatkunden

Für Rechnungen an Privatpersonen gibt es keine E-Rechnungspflicht. Hier können Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.

UBL oder CII: die zwei Syntaxen der XRechnung

Eine XRechnung gibt es in zwei technischen Schreibweisen: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice von UN/CEFACT). Der Inhalt ist derselbe, nur die XML-Struktur unterscheidet sich. Beide Syntaxen sind zulässig; manche Empfänger bevorzugen eine davon. Fragt Ihr Kunde nach einer bestimmten Variante, sollte Ihre Software beide erzeugen können.

Welche Angaben eine XRechnung enthält

Eine XRechnung enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG und zusätzlich einige Felder, die der Standard verlangt:

• Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers sowie Name und Anschrift des Empfängers
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Liefer- oder Leistungsdatum
• Positionen mit Menge, Einheit, Preis und Steuersatz; Beträge je Steuersatz getrennt
• Käuferreferenz – bei Behörden die Leitweg-ID, bei Unternehmen zum Beispiel eine Bestellnummer
• Kontaktangaben des Verkäufers mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Zahlungsinformationen, zum Beispiel IBAN und Zahlungsziel

Wie eine ausgefüllte XRechnung aussieht, zeigt unser E-Rechnung Beispiel.

XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied

• XRechnung: reine XML-Datei, ohne Viewer nicht lesbar, Standardformat für Rechnungen an Behörden
• ZUGFeRD: PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei; Menschen lesen das PDF, Software die Daten
• Gemeinsam: Beide beruhen auf der EN 16931. ZUGFeRD hat sogar ein eigenes Profil XRECHNUNG, dessen XML-Daten den Regeln der XRechnung entsprechen.

Welches Format für welchen Empfänger passt, erklären die Beiträge ZUGFeRD-Rechnung und Elektronisches Rechnungsformat.

XRechnung öffnen und prüfen

Erhalten Sie eine XRechnung, brauchen Sie ein Programm, das die XML-Datei lesbar darstellt. Dafür eignet sich der kostenlose XRechnung Viewer. Ob eine Datei den Regeln des Standards entspricht, prüfen Sie mit dem kostenlosen XRechnung Validator. Bewahren Sie eine empfangene XRechnung immer im XML-Original auf – ein Ausdruck ersetzt sie nicht.

XRechnung erstellen

Eine XRechnung erstellen Sie nicht mit Word oder Excel. Möglich sind Eingabeformulare der Rechnungsportale von Bund und Ländern, Funktionen in ERP- und Buchhaltungssystemen oder ein Rechnungsprogramm, das die XML-Datei aus Ihren Rechnungsdaten erzeugt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter XRechnung kostenlos erstellen; bestehende PDF-Rechnungen lassen sich mit dem Konverter von PDF zu ZUGFeRD und XRechnung umwandeln.

Mit XRechnungs.de erstellen Sie XRechnungen in UBL und CII sowie ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen, tragen bei Bedarf die Leitweg-ID ein und prüfen die Datei gegen die Regeln des Standards. Rechnungen laden Sie herunter, senden sie per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk. Sie können XRechnungs.de 14 Tage lang mit bis zu 50 Dokumenten testen, ohne Kreditkarte – danach ab 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung (Preise).

Versionen: Warum Ihre Software aktuell bleiben muss

Die KoSIT entwickelt den Standard regelmäßig weiter. Gültig ist die Version 3.0 – seit dem 1. Februar 2024 und nach Angaben der KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027. Eine Vorabversion von XRechnung 4.0, die auf der überarbeiteten Norm EN 16931-1:2026 aufbaut, erschien im September 2026; die finale Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt. Neue Versionen sind nicht immer abwärtskompatibel. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Software Aktualisierungen des Standards übernimmt, und prüfen Sie bei Ablehnungen durch den Empfänger zuerst, ob die Version passt.

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Häufige Fragen zur XRechnung

Was ist eine XRechnung einfach erklärt?

Eine XRechnung ist eine Rechnung als XML-Datei nach einem deutschen Standard. Alle Angaben – vom Rechnungssteller über die Positionen bis zur Bankverbindung – stehen in festgelegten Datenfeldern, sodass Software sie ohne Abtippen verarbeiten kann. Der Standard basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wird von der KoSIT gepflegt.

Ist die XRechnung Pflicht?

Für Rechnungen an Bundesbehörden ist eine E-Rechnung seit dem 27. November 2020 Pflicht, in der Regel als XRechnung. Zwischen Unternehmen ist die XRechnung eine zulässige Form der E-Rechnung, aber nicht das einzige Format: Auch ZUGFeRD ab dem Profil BASIC erfüllt die Anforderungen. Für Rechnungen an Privatkunden gibt es keine Pflicht.

Kann ich eine XRechnung als PDF verschicken?

Nein. Die XRechnung ist die XML-Datei selbst. Sie können zusätzlich eine lesbare Ansicht beilegen, maßgeblich ist aber die XML-Datei. Wer eine Rechnung mit lesbarem PDF und strukturierten Daten in einer Datei möchte, nutzt ZUGFeRD.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Mit einem Viewer, der die XML-Datei in eine lesbare Rechnung umwandelt, zum Beispiel mit dem kostenlosen XRechnung Viewer von XRechnungs.de. Ein normales PDF-Programm kann eine XRechnung nicht anzeigen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist – Menschen lesen das PDF, Software liest die XML-Daten. Beide können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen; ZUGFeRD bietet dafür auch ein eigenes Profil XRECHNUNG.

Brauche ich für eine XRechnung immer eine Leitweg-ID?

Nein. Die Leitweg-ID brauchen Sie bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber; sie steht im Feld für die Käuferreferenz. Bei Rechnungen an Unternehmen tragen Sie dort eine andere mit dem Empfänger abgestimmte Referenz ein, etwa eine Bestell- oder Kundennummer.

Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?

Sie können XRechnungs.de 14 Tage lang mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte testen. Viewer und Validator für XRechnungen sind kostenlos nutzbar. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht; die Tarife beginnen bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Fazit: XRechnung verstehen, statt sie zu fürchten

Die XRechnung ist im Kern eine Rechnung mit denselben Angaben wie bisher – nur als strukturierte XML-Datei nach EN 16931. Für Behörden ist sie Standard, zwischen Unternehmen eine von mehreren zulässigen Formen der E-Rechnung. Wer ein Programm nutzt, das XRechnungen erzeugt, prüft und auf dem aktuellen Stand hält, muss sich um die Technik kaum kümmern. Testen Sie XRechnungs.de 14 Tage lang ohne Kreditkarte: jetzt kostenlos testen.