EN 16931: Die europäische Norm für E-Rechnungen einfach erklärt

Die EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und in welchen technischen Formaten diese Angaben übertragen werden. XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS Billing bauen auf ihr auf, und seit 2025 knüpft auch das deutsche Umsatzsteuergesetz an die Norm an.

Was ist die EN 16931?

Die Norm wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) im Auftrag der EU-Kommission entwickelt. Grundlage ist die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen: Öffentliche Auftraggeber in der EU müssen E-Rechnungen annehmen, die der Norm entsprechen. Teil 1 erschien erstmals 2017; in Deutschland ist die Norm als DIN EN 16931 veröffentlicht.

Aus welchen Teilen die Norm besteht

Wenn von „der EN 16931“ die Rede ist, ist meist Teil 1 gemeint, das semantische Datenmodell. Insgesamt umfasst die Normenreihe mehrere Dokumente:

• EN 16931-1: semantisches Datenmodell der Kernelemente einer E-Rechnung – das Herzstück
• CEN/TS 16931-2: Liste der Syntaxen, die mit Teil 1 konform sind
• CEN/TS 16931-3-1 bis 3-4: Syntax-Bindings, also wie die Elemente in UBL 2.1, UN/CEFACT CII und UN/EDIFACT abgebildet werden
• CEN/TR 16931-4 bis 6: technische Berichte zur Übertragung, zu Erweiterungen und zu Praxistests

Das semantische Datenmodell: was eine E-Rechnung enthält

Teil 1 beschreibt die Inhalte einer Rechnung unabhängig von einem Dateiformat. Jede Angabe ist ein Geschäftsbegriff (Business Term, BT) mit eigener Nummer; zusammengehörige Angaben bilden Gruppen (Business Groups, BG). Einige Beispiele:

• BT-1: Rechnungsnummer
• BT-2: Rechnungsdatum
• BT-10: Käuferreferenz – in der XRechnung das Feld für die Leitweg-ID
• BT-13: Bestellnummer
• BG-4 und BG-7: Angaben zu Verkäufer und Käufer

Für jede Angabe legt die Norm fest, ob sie Pflicht oder optional ist. Dazu kommen Geschäftsregeln, etwa dass Positionssummen, Steuerbeträge und Gesamtbetrag rechnerisch zusammenpassen. Diese Regeln lassen sich maschinell prüfen; darauf beruhen Prüfwerkzeuge wie der XRechnung-Validator.

Syntaxen: UBL und CII

Damit eine Rechnung tatsächlich übertragen werden kann, braucht das Datenmodell eine Syntax, also ein konkretes XML-Format. Mit der Norm konform sind zwei Syntaxen:

• UBL 2.1 (ISO/IEC 19845), verbreitet unter anderem im Peppol-Netzwerk
• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII), Grundlage von ZUGFeRD und Factur-X

Beide transportieren dieselben Inhalte. Welche Syntax Sie verwenden, hängt meist davon ab, was der Empfänger verarbeiten kann.

CIUS und Erweiterungen: wie XRechnung, ZUGFeRD und Peppol darauf aufbauen

Die Norm ist bewusst allgemein gehalten. Länder und Branchen dürfen sie präzisieren:

• CIUS (Core Invoice Usage Specification): schränkt die Norm ein oder macht optionale Felder zur Pflicht, ohne von ihr abzuweichen. Die XRechnung ist die deutsche CIUS, Peppol BIS Billing 3.0 eine europaweit genutzte.
• Extension: ergänzt zusätzliche Felder für besondere Anwendungsfälle. Ein Beispiel ist das Profil EXTENDED von ZUGFeRD.

ZUGFeRD setzt die Norm in mehreren Profilen um. Die Profile BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung; MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Daten und gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung. Einen Überblick gibt die Seite ZUGFeRD-Versionen und Profile.

Was die EN 16931 für das deutsche Umsatzsteuerrecht bedeutet

Seit dem 1. Januar 2025 definiert § 14 UStG die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der EN 16931 entsprechen – oder es ist zwischen den Beteiligten vereinbart und die erforderlichen Angaben lassen sich so herauslesen, dass sie mit der Norm kompatibel sind. Ein einfaches PDF ist deshalb keine E-Rechnung. Mehr dazu in den Beiträgen E-Rechnung und E-Rechnung Pflicht.

Die neue Fassung EN 16931-1:2026

Teil 1 wurde 2026 grundlegend überarbeitet. Nach Angaben der EU-Kommission ist die neue Fassung im Mai 2026 erschienen; die Fassung von 2017 bleibt während einer Übergangszeit konform. In Deutschland ist die neue Ausgabe als DIN EN 16931-1:2026-10 veröffentlicht und ersetzt die bisherige DIN EN 16931-1:2020-12. Das Datenmodell wurde unter anderem im Hinblick auf die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) erweitert.

Die Formate ziehen schrittweise nach:

• XRechnung: Version 3.0 gilt weiter, nach Angaben der KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027. Eine Vorabversion von XRechnung 4.0, die auf der neuen Norm aufbaut, erschien im September 2026; die finale Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt.
• ZUGFeRD: Mit Version 2.5 (Juni 2026) kamen erste Elemente des neuen Datenmodells in das Profil EXTENDED; weitere sollen mit dem nächsten Release folgen.

Für Sie heißt das: Ihre Software sollte neue Versionen übernehmen, sobald sie verbindlich werden. Eine eigene Umstellung der Rechnungsinhalte ist für die meisten Unternehmen nicht nötig.

EN 16931 als PDF: wo Sie die Norm bekommen

Teil 1 und Teil 2 sind aufgrund einer Vereinbarung zwischen der EU-Kommission und CEN kostenfrei über die nationalen Normungsorganisationen erhältlich, in Deutschland über DIN Media. Die übrigen Teile, etwa die Syntax-Bindings, sind kostenpflichtig. Hinweise zum Bezug gibt die EU-Kommission auf ihrer Seite zur europäischen E-Rechnungsnorm.

Für die tägliche Rechnungsstellung müssen Sie die Norm nicht lesen: Ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, setzt die Anforderungen technisch um.

Normkonforme E-Rechnungen mit XRechnungs.de

XRechnungs.de erzeugt XRechnungen in UBL und CII, ZUGFeRD in den aktuellen Versionen sowie Factur-X und versendet und empfängt E-Rechnungen über Peppol (Peppol BIS Billing 3.0). Sie füllen ein Rechnungsformular aus; die Zuordnung zu den Feldern der Norm übernimmt das Programm. Sie können XRechnungs.de 14 Tage kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Danach beginnen die Tarife bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung; alle Details auf der Preisseite.

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Häufige Fragen zur EN 16931

Was regelt die EN 16931?

Die Norm legt das Datenmodell einer elektronischen Rechnung fest – also welche Angaben enthalten sind, welche davon Pflicht sind und welche Regeln für sie gelten. Außerdem bestimmt sie, in welchen Syntaxen (UBL und CII) diese Angaben übertragen werden dürfen.

Gibt es die EN 16931 kostenlos als PDF?

Teil 1 und Teil 2 sind dank einer Vereinbarung zwischen EU-Kommission und CEN kostenfrei über die nationalen Normungsorganisationen erhältlich, in Deutschland über DIN Media. Die weiteren Teile sind kostenpflichtig.

Was ist der Unterschied zwischen EN 16931 und XRechnung?

Die EN 16931 ist die europäische Norm. Die XRechnung ist die deutsche Konkretisierung dieser Norm (CIUS): Sie übernimmt das Datenmodell und legt zusätzliche Regeln fest, etwa die Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.

Ist ZUGFeRD konform mit der EN 16931?

Ab Version 2.0 ja, in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Angaben und gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung.

Was ändert sich mit der EN 16931-1:2026?

Das Datenmodell wurde erweitert und für künftige EU-Anforderungen vorbereitet. XRechnung 4.0 und neue ZUGFeRD-Versionen setzen die neue Fassung schrittweise um. XRechnung 3.0 gilt laut KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027.

Müssen Unternehmen die EN 16931 im Detail kennen?

In der Regel nicht. Wichtig ist, dass Ihre Rechnungssoftware normkonforme Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und neue Versionen rechtzeitig übernimmt.

Fazit

Die EN 16931 ist das gemeinsame Fundament der E-Rechnung in Europa: Sie definiert die Inhalte, XRechnung, ZUGFeRD und Peppol setzen sie in konkrete Formate um. Mit der Fassung von 2026 entwickelt sich die Norm weiter – entscheidend für Sie ist eine Software, die diese Entwicklung mitgeht.