Leitweg-ID: Was sie ist, wo Sie sie finden und wie sie auf die XRechnung kommt

Wer eine XRechnung an eine Behörde, eine Kommune oder eine andere öffentliche Stelle schickt, stößt schnell auf die Leitweg-ID. Ohne sie weiß die Rechnungseingangsplattform nicht, an welche Stelle die Rechnung gehen soll – und die Rechnung wird in der Regel nicht angenommen. Hier erfahren Sie, wie die Leitweg-ID aufgebaut ist, woher Sie sie bekommen und wo genau sie in der XRechnung steht.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID (Leitweg-Identifikationsnummer) ist die elektronische Adresse eines öffentlichen Rechnungsempfängers. Sie sorgt dafür, dass eine E-Rechnung über die Eingangsplattform automatisch an die richtige Dienststelle weitergeleitet wird. In der XRechnung steht sie im Feld „Käuferreferenz“ (Buyer reference, BT-10).

Wichtig zu wissen:

• Die Leitweg-ID gehört immer zum Rechnungsempfänger, also zur öffentlichen Stelle – nicht zu Ihnen als Rechnungssteller.
• Sie vergeben sie nicht selbst, sondern erhalten sie von Ihrem öffentlichen Auftraggeber.
• Für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) brauchen Sie keine eigene Leitweg-ID.

Aufbau der Leitweg-ID: Grobadressierung, Feinadressierung, Prüfziffer

Das Format ist in der Formatspezifikation der Leitweg-ID festgelegt, die im Rahmen des XRechnung-Betriebs bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt wird. Eine Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, die durch Bindestriche getrennt sind:

Grobadressierung - Feinadressierung (optional) - Prüfziffer

Grobadressierung (Pflicht)

Die Grobadressierung besteht aus 2 bis 12 Ziffern. Die ersten beiden Ziffern stehen für den Bund (99) oder ein Bundesland (01 bis 16). Danach können weitere Ziffern für Regierungsbezirk, Landkreis sowie Gemeindeverband oder Gemeinde folgen – je nachdem, wie fein die Verwaltungsebene gegliedert ist. Die Kennzahlen der Bundesländer lauten:

• 01 Schleswig-Holstein, 02 Hamburg, 03 Niedersachsen, 04 Bremen
• 05 Nordrhein-Westfalen, 06 Hessen, 07 Rheinland-Pfalz, 08 Baden-Württemberg
• 09 Bayern, 10 Saarland, 11 Berlin, 12 Brandenburg
• 13 Mecklenburg-Vorpommern, 14 Sachsen, 15 Sachsen-Anhalt, 16 Thüringen
• 99 Bund

Feinadressierung (optional)

Die Feinadressierung umfasst bis zu 30 Zeichen aus Buchstaben (A–Z) und Ziffern. Sie adressiert eine bestimmte Behörde, ein Amt oder eine Abteilung innerhalb der Grobadresse. Wie dieser Teil aufgebaut ist, legen Bund und Länder jeweils selbst fest. Bei Buchstaben wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Prüfziffer (Pflicht)

Am Ende steht immer eine zweistellige Prüfziffer. Sie wird nach dem Verfahren Modulo 97-10 (ISO/IEC 7064) berechnet – demselben Verfahren, das auch bei der IBAN verwendet wird. So lassen sich Tippfehler erkennen, bevor die Rechnung ins Leere läuft. Insgesamt ist eine Leitweg-ID inklusive Bindestrichen 5 bis 46 Zeichen lang.

Möchten Sie eine Leitweg-ID selbst prüfen, gehen Sie so vor:

1. Entfernen Sie alle Bindestriche.
2. Ersetzen Sie Buchstaben durch Zahlen (A = 10, B = 11 … Z = 35).
3. Teilen Sie die so entstandene Zahl durch 97. Bleibt ein Rest von 1, ist die Prüfziffer stimmig.

Eine gültige Prüfziffer bedeutet nur, dass die ID formal korrekt ist – nicht, dass sie zur richtigen Stelle gehört. Maßgeblich ist immer die Angabe Ihres Auftraggebers.

Beispiele für Leitweg-IDs

Die folgenden Beispiele dienen nur der Veranschaulichung. Es handelt sich nicht um Leitweg-IDs, die Sie für eigene Rechnungen verwenden können.

• 04011000-1234512345-06 – Beispiel aus der offiziellen Formatspezifikation: Grobadressierung „04011000“ (beginnt mit 04 für Bremen), Feinadressierung „1234512345“, Prüfziffer „06“.
• 991-33333TEST-33 – Testbeispiel aus dem Peppol-Leitfaden der Rechnungseingangsplattform des Bundes: Grobadressierung „991“ (99 für den Bund), Feinadressierung „33333TEST“, Prüfziffer „33“.

Leitweg-ID bei Bund, Ländern und Kommunen

Das Grundformat ist überall gleich, die Vergabe aber nicht:

• Bund: Leitweg-IDs von Bundesbehörden beginnen mit 99. Die Rechnungen laufen beim Bund über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE.
• Länder: Jedes Land vergibt Leitweg-IDs für seine Behörden selbst und kann den Aufbau der Feinadressierung eigenständig regeln. Die ersten beiden Ziffern entsprechen der Kennzahl des Landes.
• Kommunen: Bei Städten, Gemeinden und Landkreisen enthält die Grobadressierung in der Regel zusätzlich Ziffern für Regierungsbezirk, Landkreis und Gemeinde. Ob und ab wann eine Kommune E-Rechnungen verlangt, richtet sich nach dem jeweiligen Landesrecht.

Eine Behörde kann mehrere Leitweg-IDs haben, zum Beispiel für verschiedene Abteilungen oder Beschaffungsstellen. Verwenden Sie deshalb immer die ID, die zum konkreten Auftrag gehört. Wie Sie die fertige Rechnung anschließend einreichen, lesen Sie im Ratgeber XRechnung an Behörden senden.

Auch einzelne Unternehmen arbeiten mit einer Leitweg-ID: Die Deutsche Bahn verlangt auf jeder XRechnung die Leitweg-ID 992-90009-96, obwohl sie keine Behörde ist. Was dort sonst noch gilt, erklärt der Beitrag XRechnung an die Deutsche Bahn.

Wo finden Sie die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID teilt Ihnen der öffentliche Auftraggeber mit. Typische Fundstellen sind:

• die Bestellung oder der Auftrag,
• der Vertrag oder die Vergabeunterlagen,
• Rechnungshinweise oder Merkblätter für Lieferanten auf der Website der Behörde,
• Ihre Ansprechperson in der Beschaffungs- oder Rechnungsstelle.

Fehlt die Leitweg-ID, fragen Sie vor dem Rechnungsversand bei der bestellenden Stelle nach. Übernehmen Sie keine ID aus einem älteren Auftrag oder aus Suchergebnissen im Internet, ohne sie bestätigen zu lassen – eine falsche ID führt im besten Fall zu Verzögerungen, im schlechtesten Fall zur Ablehnung.

So kommt die Leitweg-ID in die XRechnung (BT-10)

In der XRechnung steht die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz (Buyer reference, BT-10). Die XRechnung-Prüfregel BR-DE-15 schreibt vor, dass dieses Element immer übermittelt werden muss. In der UBL-Syntax sieht das zum Beispiel so aus (fiktive Werte):

<cbc:BuyerReference>991-33333TEST-33</cbc:BuyerReference>

In der CII-Syntax steht derselbe Wert im Element BuyerReference innerhalb der Handelsvereinbarung:

<ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
  <ram:BuyerReference>991-33333TEST-33</ram:BuyerReference>
</ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>

Die Leitweg-ID ersetzt keine anderen Referenzen. Eine Bestellnummer gehört zum Beispiel in das eigene Feld für die Bestellreferenz (BT-13). Wie eine vollständige XRechnung mit allen Feldern aussieht, zeigt unser E-Rechnung Beispiel.

Leitweg-ID und Peppol-ID (0204)

Schicken Sie Ihre Rechnung über das Peppol-Netzwerk, spielt die Leitweg-ID eine doppelte Rolle. Öffentliche Stellen in Deutschland verwenden für ihre Peppol-ID das Kennungsschema „Leitweg-ID“ mit dem Code 0204. Die Peppol-ID setzt sich aus diesem Präfix und der Leitweg-ID zusammen, zum Beispiel:

0204:991-33333TEST-33

Zusätzlich muss die Leitweg-ID weiterhin im Feld BT-10 der Rechnung stehen. Mehr zum Netzwerk selbst erfahren Sie im Ratgeber Peppol E-Rechnung.

Typische Fehler mit der Leitweg-ID – und wie Sie sie vermeiden

• Leitweg-ID fehlt: Ist BT-10 leer, verstößt die XRechnung gegen BR-DE-15. Die Validierung schlägt fehl, und Eingangsplattformen weisen solche Rechnungen in der Regel zurück.
• Tippfehler oder Zahlendreher: Die Prüfziffer passt dann meist nicht mehr. Kopieren Sie die ID möglichst direkt aus der Bestellung.
• Falsche Leitweg-ID: Eine formal gültige ID einer anderen Dienststelle lässt sich nicht automatisch erkennen. Die Rechnung landet beim falschen Empfänger oder wird abgelehnt.
• Veraltete ID: Behörden strukturieren sich um, IDs ändern sich. Prüfen Sie bei jedem neuen Auftrag, ob die bisherige ID noch gilt.
• Leerzeichen oder falsche Trennzeichen: Verwenden Sie nur den normalen Bindestrich und keine Leerzeichen.
• Leitweg-ID im falschen Feld: Steht die ID nur im Freitext oder in der Bestellreferenz, kann die Plattform die Rechnung nicht zuordnen.

Prüfen Sie Ihre Datei vor dem Versand mit dem kostenlosen XRechnung Validator. Er zeigt Ihnen unter anderem, ob BT-10 befüllt ist.

Leitweg-ID in XRechnungs.de hinterlegen

In XRechnungs.de tragen Sie die Leitweg-ID direkt beim Kunden ein. Sie wird dann automatisch als Käuferreferenz in die XRechnung übernommen – in UBL- oder CII-Syntax. Vor dem Download oder Versand prüft die integrierte Validierung die Rechnung gegen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung, sodass ein leeres BT-10-Feld auffällt, bevor die Rechnung den Auftraggeber erreicht. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter XRechnung erstellen.

Häufige Fragen zur Leitweg-ID

Brauche ich als Unternehmen eine eigene Leitweg-ID?

Nein. Die Leitweg-ID identifiziert öffentliche Rechnungsempfänger. Als Lieferant oder Dienstleister benötigen Sie keine eigene Leitweg-ID – auch nicht für Rechnungen an andere Unternehmen.

Was mache ich, wenn in der Bestellung keine Leitweg-ID steht?

Fragen Sie vor dem Rechnungsversand bei der bestellenden Stelle oder der Rechnungsstelle nach. Viele Behörden veröffentlichen außerdem Hinweise für Rechnungssteller auf ihrer Website. Verwenden Sie keine ungeprüfte ID.

Ist die Leitweg-ID dasselbe wie die Bestellnummer?

Nein. Die Leitweg-ID adressiert die empfangende Stelle und steht in BT-10. Eine Bestellnummer gehört in die Bestellreferenz (BT-13). Verlangt Ihr Auftraggeber beide Angaben, geben Sie beide an.

Gilt eine Leitweg-ID für alle Aufträge einer Behörde?

Nicht unbedingt. Manche Behörden nutzen mehrere Leitweg-IDs, etwa für verschiedene Abteilungen oder Beschaffungsstellen. Maßgeblich ist die ID, die Ihnen für den jeweiligen Auftrag genannt wurde.

Was gehört bei einer XRechnung an Unternehmen in das Feld BT-10?

Die XRechnung verlangt nach Regel BR-DE-15 immer eine Käuferreferenz, auch im B2B-Bereich. Statt einer Leitweg-ID tragen Sie dort eine Referenz ein, die Ihr Kunde für die Zuordnung nutzt, zum Beispiel eine Kostenstelle oder eine mit ihm vereinbarte Referenznummer.

Kann ich die Leitweg-ID über die Prüfziffer kontrollieren?

Ja, formal: Ohne Bindestriche, mit Buchstaben als Zahlen (A = 10 bis Z = 35), muss die Division durch 97 einen Rest von 1 ergeben. Ob die ID zur richtigen Dienststelle gehört, zeigt die Prüfziffer allerdings nicht.

Fazit: Leitweg-ID erfragen, korrekt eintragen, vorher prüfen

Die Leitweg-ID ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber die Adresse, an der alles hängt. Lassen Sie sie sich vom Auftraggeber geben, tragen Sie sie in BT-10 ein und prüfen Sie die XRechnung vor dem Versand. Mit XRechnungs.de hinterlegen Sie die Leitweg-ID einmal beim Kunden und erzeugen validierte XRechnungen in UBL oder CII. Sie können XRechnungs.de kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Alle Tarife finden Sie auf der Preisseite.