XRechnung an die Deutsche Bahn: Anforderungen, Leitweg-ID und Versand

Wer Leistungen an die Deutsche Bahn erbringt, schickt Rechnungen nicht als PDF oder per Post, sondern als E-Rechnung. Die DB prüft jede XRechnung automatisch – fehlt eine Pflichtangabe, wird sie abgelehnt. Hier finden Sie, was die DB verlangt, und wie Sie solche Rechnungen direkt aus Ihrem Rechnungsprogramm erstellen, statt jede einzeln im Generator der DB einzutippen.

Stand: Oktober 2026, auf Basis der Angaben im Lieferantenportal und im XRechnung-Merkblatt der DB. Die DB kann ihre Vorgaben ändern; maßgeblich sind die aktuellen Informationen im Lieferantenportal der Deutschen Bahn.

Welche Formate die Deutsche Bahn akzeptiert

Laut Lieferantenportal nimmt die DB ab dem 1. Januar 2027 bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen nur noch E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an. PDF-Rechnungen und Rechnungen per Post entsprechen dann nicht den Vorgaben. Für die XRechnung gilt der Standard in der jeweils aktuellen Version, in der Syntax UBL oder CII.

Übermitteln können Sie E-Rechnungen per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk. Ausnahmen gelten für bestimmte Fälle: Rechnungen zu Bestellungen über SAP Ariba reichen Sie im Ariba Network ein, nicht per E-Mail.

Die Kennungen der DB auf einen Blick

• Leitweg-ID: 992-90009-96 – laut DB ein Pflichtfeld. In der XRechnung steht sie im Feld für die Käuferreferenz (BT-10).
• Alternative Schreibweise: Kann Ihre Software eine Leitweg-ID nur mit Behördenportal speichern, nennt die DB die Variante DB992-90009-96.
• Peppol-ID: 9930:DE811569869, gültig für die deutschen Gesellschaften der DB AG.
• E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com

Die Leitweg-ID kennen viele nur von Behörden. Die DB ist weder an die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes noch an die OZG-RE angeschlossen, verlangt die Leitweg-ID aber trotzdem. Wie die Nummer aufgebaut ist, erklärt der Beitrag Leitweg-ID.

Pflichtangaben, auf die die DB besonders achtet

Neben den üblichen Pflichtangaben einer Rechnung nennt das Merkblatt der DB einige Felder ausdrücklich. Fehlt eine Pflichtangabe, nimmt die DB die XRechnung nicht an.

• Bestellnummer (BT-13): Liegt eine DB-Bestellung vor, gehört die Bestellnummer in dieses Feld – und zwar nur die Ziffern nach dem letzten Schrägstrich der Nummer im Format xxx/xxx/xxxxxxxx. Andere Angaben sind in diesem Feld nicht zulässig.
• Ansprechpartner bei der DB (BT-56 bis BT-58): Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Person, die den Auftrag erteilt hat.
• IBAN: Pflichtangabe.
• Leistungsdatum oder Abrechnungszeitraum: wie nach § 14 UStG vorgeschrieben.
• Kreditorennummer (BT-29): optional.

Für Gutschriften verlangt die DB den Rechnungsartcode 381, für Stornorechnungen den Code 384 (BT-3). In beiden Fällen erfassen Sie die Positionen mit positiven Mengen und Beträgen. Wie Korrekturen grundsätzlich funktionieren, zeigt der Beitrag Rechnung korrigieren mit Storno oder Gutschrift.

So übermitteln Sie die Rechnung an die DB

Per E-Mail

• an e-invoicing@deutschebahn.com
• genau eine XRechnung (XML-Datei) pro E-Mail, ohne zusätzliches PDF
• unverschlüsselt und nicht digital signiert, höchstens 50 MB
• Anlagen nicht als separate Datei, sondern im XML eingebettet

Über Peppol

Die DB ist im Peppol-Netzwerk unter der ID 9930:DE811569869 erreichbar. Unterstützt Ihr Programm Peppol, geht die Rechnung ohne E-Mail-Umweg direkt an die DB. Wie das Netzwerk funktioniert, erklärt der Beitrag Peppol E-Rechnung.

Rechnungsbegründende Anlagen

Leistungsnachweise, Stundenzettel oder Aufmaße betten Sie in die XRechnung ein. Die DB erlaubt bis zu 200 Anhänge pro XML in den Formaten PDF, CSV, PNG und JPEG. Links auf Dateien, weitere XML-Dateien und Anhänge, die selbst wieder Anhänge enthalten, sind nicht zulässig.

Schicken Sie dieselbe Rechnung nicht zusätzlich als PDF oder per Post.

Der kostenlose XRechnungsgenerator der DB – und wann ein Programm besser passt

Die DB stellt einen kostenlosen XRechnungsgenerator bereit. Er funktioniert ohne Registrierung und richtet sich laut DB vor allem an Lieferanten mit wenigen Rechnungen. Sie tippen jede Rechnung im Browser ein, speichern die Datei lokal und verschicken sie selbst.

Schreiben Sie regelmäßig an die DB, wird das aufwendig: Kunden- und Leistungsdaten geben Sie jedes Mal neu ein, und die Rechnungen liegen getrennt von Ihren übrigen Rechnungen. Der Vergleich:

• DB-Generator: kostenlos, jede Rechnung einzeln von Hand, nur für die DB, Versand und Ablage organisieren Sie selbst.
• Rechnungsprogramm: Sie legen die DB einmal als Kunden an, erstellen jede weitere Rechnung aus Ihren Stammdaten, versenden direkt per E-Mail oder Peppol und haben alle Rechnungen an einem Ort.

XRechnungen an die DB mit XRechnungs.de

Mit XRechnungs.de erstellen Sie XRechnungen in UBL und CII und befüllen die Felder, die die DB verlangt:

• Leitweg-ID 992-90009-96 beim Kunden hinterlegen
• Bestellnummer (BT-13) und Ansprechpartner der DB (BT-56 bis BT-58)
• IBAN und Leistungsdatum
• Anhänge wie PDF, CSV oder Bilder direkt in das XML einbetten
• Gutschriften und Stornorechnungen

Den Versand erledigen Sie aus dem Programm: per E-Mail an e-invoicing@deutschebahn.com, wobei nur die XML-Datei angehängt wird, oder über Peppol. Eine einzelne Datei können Sie vorab zusätzlich mit dem XRechnung-Validator prüfen.

Sie können XRechnungs.de 14 Tage kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Danach beginnen die Tarife bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung; alle Details auf der Preisseite.

Checkliste vor dem Versand

1. Leitweg-ID 992-90009-96 eingetragen?
2. Bestellnummer nur mit den Ziffern nach dem letzten Schrägstrich?
3. Name, Telefon und E-Mail des DB-Ansprechpartners angegeben?
4. IBAN und Leistungsdatum vorhanden?
5. Anlagen im XML eingebettet und nur eine XML-Datei in der E-Mail?
6. Bei Gutschrift oder Storno der richtige Rechnungsartcode (381 bzw. 384)?

Verwandte Themen

• XRechnung: Was ist das? Standard, Pflicht und Format
• Leitweg-ID: Aufbau und Verwendung
• XRechnung an Behörden senden
• Peppol E-Rechnung
• E-Rechnung Pflicht: Fristen und Ausnahmen

Häufige Fragen zur XRechnung an die Deutsche Bahn

Welche Leitweg-ID hat die Deutsche Bahn?

Die DB nennt die Leitweg-ID 992-90009-96 für ihre deutschen Gesellschaften. Kann Ihre Software eine Leitweg-ID nur im Zusammenhang mit einem Behördenportal speichern, verwenden Sie laut DB die Schreibweise DB992-90009-96.

An welche E-Mail-Adresse schicke ich XRechnungen an die DB?

An e-invoicing@deutschebahn.com. Pro E-Mail darf nur eine XML-Datei angehängt sein, ohne zusätzliches PDF. Anlagen betten Sie in das XML ein.

Akzeptiert die Deutsche Bahn ZUGFeRD?

Laut Lieferantenportal sind ab dem 1. Januar 2027 XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zulässig. Die ausführlichen Vorgaben im Merkblatt der DB beziehen sich auf die XRechnung. Beachten Sie außerdem, dass die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL in Deutschland nicht als E-Rechnung gelten.

Kann ich der DB eine PDF-Rechnung schicken?

In der Regel nein. Per E-Mail nimmt die DB Rechnungen als XRechnung an; PDF ist nur für Ausnahmen wie Mahnungen vorgesehen. Ab dem 1. Januar 2027 sind für inländische Umsätze ausschließlich XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zulässig.

Ist die DB über Peppol erreichbar?

Ja. Die DB ist im Peppol-Netzwerk mit der ID 9930:DE811569869 registriert. Unterstützt Ihr Rechnungsprogramm Peppol, können Sie die Rechnung darüber direkt zustellen.

Muss ich den XRechnungsgenerator der DB verwenden?

Nein. Der Generator ist ein kostenloses Angebot vor allem für Lieferanten mit wenigen Rechnungen. Sie können XRechnungen ebenso mit einem eigenen Rechnungsprogramm erstellen, solange sie den Vorgaben der DB entsprechen.

Fazit

Für Rechnungen an die Deutsche Bahn zählen vor allem die richtige Leitweg-ID, die korrekt eingetragene Bestellnummer, der DB-Ansprechpartner und eingebettete Anlagen. Wer nur selten an die DB schreibt, kommt mit dem kostenlosen Generator aus. Wer regelmäßig liefert, spart mit einem Rechnungsprogramm die doppelte Eingabe und versendet direkt per E-Mail oder Peppol. XRechnungs.de jetzt testen.