Rechnung korrigieren: Stornorechnung, Gutschrift und Rechnungsberichtigung

Eine fehlerhafte Rechnung dürfen Sie nicht einfach überschreiben oder kommentarlos neu verschicken. Je nach Fehler gibt es drei Wege: die Rechnungsberichtigung, die Stornorechnung mit anschließender Neuausstellung und – wenn sich nur der Betrag verringert – eine Korrektur, die im Alltag oft „Gutschrift“ heißt. Dieser Beitrag erklärt, wann welcher Weg passt, was auf das Korrekturdokument gehört und warum der Begriff Gutschrift umsatzsteuerlich zwei sehr unterschiedliche Bedeutungen hat.

Drei Wege im Überblick

• Rechnungsberichtigung: Sie ergänzen oder korrigieren einzelne Angaben, etwa eine falsche Anschrift oder ein fehlendes Leistungsdatum. Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen.
• Stornorechnung und neue Rechnung: Sie heben die ursprüngliche Rechnung vollständig auf und stellen eine neue aus – sinnvoll bei vielen oder grundlegenden Fehlern.
• Kaufmännische Gutschrift (Rechnungskorrektur): Sie mindern den Rechnungsbetrag nachträglich, etwa nach einer Reklamation oder Rücksendung.

Davon zu unterscheiden ist die Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes: Dabei rechnet nicht der Leistende, sondern der Kunde ab. Mehr dazu weiter unten.

Darf man eine Rechnung nachträglich ändern?

Eine verschickte Rechnung bleibt als Beleg bestehen. Sie bearbeiten sie nicht im Nachhinein und tauschen sie auch nicht stillschweigend gegen eine neue Version mit derselben Nummer aus. Für Ihre Buchführung muss nachvollziehbar bleiben, was ursprünglich abgerechnet und was später geändert wurde. Korrekturen erfolgen deshalb über ein eigenes Dokument mit eigener Nummer, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Berichtigen darf grundsätzlich nur, wer die Rechnung ausgestellt hat.

Rechnungsberichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV

Fehlen auf einer Rechnung Pflichtangaben oder sind Angaben falsch, kann sie nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden. Dazu genügt es, die fehlenden oder unzutreffenden Angaben zu übermitteln – in einem Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Für dieses Dokument gelten dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnung selbst. Typische Fälle sind:

• falscher Name oder falsche Anschrift des Kunden
• fehlende Steuernummer oder USt-IdNr.
• fehlendes Leistungsdatum
• zu ungenaue Leistungsbeschreibung
• falscher Steuersatz – dann ändern sich auch Steuerbetrag und meist der Gesamtbetrag

Bei mehreren Fehlern oder geänderten Beträgen ist es meist übersichtlicher, die Rechnung zu stornieren und neu auszustellen. Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, zeigt die Checkliste der Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Stornorechnung: die Rechnung vollständig aufheben

Der Begriff Stornorechnung steht nicht im Umsatzsteuergesetz, hat sich in der Praxis aber durchgesetzt. Eine Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung vollständig auf: Sie übernimmt alle Positionen mit negativen Beträgen, sodass sich beide Dokumente auf null ausgleichen. Anschließend stellen Sie bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung aus. Eine Stornorechnung ist sinnvoll, wenn:

• die Rechnung an den falschen Kunden ging,
• die Leistung nicht erbracht oder der Auftrag storniert wurde,
• eine Rechnung versehentlich doppelt erstellt wurde oder
• Beträge, Positionen oder Steuersätze grundlegend falsch sind.

So kann eine Stornorechnung aussehen. Das Beispiel ist frei erfunden und storniert eine Rechnung über Elektroarbeiten:

Muster Elektrotechnik GmbH · Beispielstraße 12 · 12345 Musterstadt
Steuernummer: 99/999/99999

Beispiel Bau GmbH
Musterweg 5
54321 Beispielstadt

Stornorechnung Nr. ST-2026-0007
Datum:              20.10.2026
Storno zur Rechnung Nr. RE-2026-0142 vom 14.10.2026
Leistungszeitraum:  06.10.2026 – 09.10.2026

Pos.  Menge    Bezeichnung                              Gesamt
1     12 Std.  Elektroinstallation Büroetage 2. OG     -780,00 €
2     40 Stk.  Steckdose Unterputz, weiß               -340,00 €

Nettobetrag (19 % USt)                               -1.120,00 €
Umsatzsteuer 19 %                                      -212,80 €
Gesamtbetrag                                         -1.332,80 €

Danach erstellen Sie die korrigierte Rechnung mit einer neuen Nummer. Wie Sie Nummern für Stornos und Neuausstellungen vergeben, erklärt der Beitrag Rechnungsnummer: Regeln, Formate und Beispiele.

Gutschrift: zwei Bedeutungen, die Sie nicht verwechseln sollten

Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes

Nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG kann der Leistungsempfänger die Rechnung selbst ausstellen, wenn das vorher vereinbart wurde. Dieses Dokument heißt Gutschrift und ersetzt die Rechnung des Leistenden. Typische Beispiele sind Provisionsabrechnungen für Handelsvertreter oder die Abrechnung von Lizenzgebühren durch einen Verlag. Wichtig dabei:

• Die Gutschrift muss alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten, einschließlich der Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers, also des Gutschriftempfängers.
• Auf dem Dokument muss die Angabe „Gutschrift“ stehen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).
• Die Nummer vergibt der Aussteller der Gutschrift aus seinem Nummernkreis.
• Widerspricht der Empfänger der Gutschrift, verliert sie ihre Wirkung als Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG).

Kaufmännische Gutschrift: die Rechnungskorrektur

Im Geschäftsalltag meint „Gutschrift“ meist etwas anderes: Der Verkäufer schreibt seinem Kunden einen Betrag gut, etwa nach einer Reklamation, einer Rücksendung oder einem nachträglichen Preisnachlass. Umsatzsteuerlich ist das keine Gutschrift, sondern eine Korrektur der ursprünglichen Rechnung. Die Finanzverwaltung hat klargestellt, dass die bloße Bezeichnung als „Gutschrift“ in diesem Fall allein nicht zu einer Steuerschuld nach § 14c UStG führt (BMF-Schreiben vom 25. Oktober 2013). Um Missverständnisse zu vermeiden, verwenden viele Unternehmen trotzdem Begriffe wie „Rechnungskorrektur“ oder „Korrekturrechnung“.

Eine reine Minderung des Entgelts, etwa durch Skonto, Rabatt oder Mängelrüge, erfordert nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Rechnungsberichtigung; sie wird als Änderung der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG behandelt. Ein Beleg über die Minderung ist für Ihre Buchhaltung dennoch sinnvoll.

Risiko: falscher Steuerausweis nach § 14c UStG

Problematisch wird es, wenn Umsatzsteuer falsch ausgewiesen wird. Wer mehr Steuer ausweist, als er schuldet, schuldet nach § 14c Abs. 1 UStG auch den Mehrbetrag, kann den Steuerbetrag aber gegenüber dem Empfänger berichtigen. Wer Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG. Das kann auch den Empfänger einer Gutschrift treffen: Wer kein Unternehmer ist oder keine Leistung ausgeführt hat und einer Gutschrift mit Steuerausweis nicht unverzüglich widerspricht, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Eine Berichtigung ist in diesen Fällen nur möglich, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, und muss beim Finanzamt schriftlich beantragt werden. Prüfen Sie erhaltene Gutschriften deshalb sorgfältig – zum Beispiel, ob ein Steuerausweis zu Ihrem Status als Kleinunternehmer passt.

Was auf ein Korrekturdokument gehört

• eine klare Bezeichnung, etwa „Stornorechnung“, „Rechnungskorrektur“ oder „Berichtigung zur Rechnung …“
• eine eigene, neue Nummer und das Ausstellungsdatum
• Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung als eindeutiger Bezug
• Namen und Anschriften beider Parteien sowie Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
• bei einer Berichtigung die fehlenden oder richtigen Angaben, bei einem Storno alle Positionen mit negativen Beträgen
• bei geänderten Beträgen Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag der Korrektur
• bei E-Rechnungen dasselbe Format und den passenden Rechnungstyp

Folgen für den Vorsteuerabzug

Ihr Kunde darf die Vorsteuer nur abziehen, wenn er eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Nach dem EuGH-Urteil Senatex (C-518/14) und dem BFH-Urteil vom 20. Oktober 2016 (V R 26/15) kann eine Rechnungsberichtigung unter bestimmten Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurückwirken. Die Finanzverwaltung hat das mit BMF-Schreiben vom 18. September 2020 übernommen.

Voraussetzung ist, dass die ursprüngliche Rechnung bereits Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthielt – und diese nicht so unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend waren, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung kann auch eine Stornierung mit anschließender Neuausstellung zurückwirken. Ob das im Einzelfall gilt, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären, vor allem bei größeren Beträgen oder einer laufenden Betriebsprüfung.

Korrekturen bei E-Rechnungen

Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der Form einer E-Rechnung erfolgen. Fehlende oder falsche Angaben per PDF oder im Text einer E-Mail nachzureichen, genügt dann nicht. Besteht für den Umsatz keine E-Rechnungspflicht und wurde eine sonstige Rechnung ausgestellt, kann auch die Berichtigung ohne E-Rechnung erfolgen. Für Gutschriften im Gutschriftverfahren gelten die Regeln zur E-Rechnungspflicht entsprechend.

In der XML-Datei zeigt der Rechnungstyp (Feld BT-3, Codeliste UNTDID 1001), um welches Dokument es sich handelt. Gebräuchlich sind:

• 380 – Rechnung
• 381 – Gutschrift im Sinne einer Rechnungskorrektur (Credit Note), häufig für Stornos und Minderungen
• 384 – korrigierte Rechnung
• 389 – vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnung, also Gutschrift im Gutschriftverfahren

Zusätzlich verweist das Feld „Vorausgegangene Rechnung“ (BT-25) auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Welche Codes ein Empfänger verarbeitet, kann je nach Software unterschiedlich sein – stimmen Sie sich im Zweifel ab. Ob ein Korrekturdokument die technischen Regeln einhält, prüfen Sie mit dem kostenlosen XRechnung-Validator. Wie Sie eingehende Korrekturen verarbeiten, lesen Sie im Beitrag E-Rechnungen empfangen.

Stornorechnungen und Gutschriften mit XRechnungs.de

In XRechnungs.de erstellen Sie Stornorechnungen und Gutschriften direkt im Programm, auch als E-Rechnung im Format XRechnung (UBL und CII) oder ZUGFeRD. Die integrierte Validierung prüft das Dokument vor dem Versand, und über Peppol (BIS 3.0) können Sie E-Rechnungen senden und empfangen. Ihre Rechnungen liegen im GoBD-Archiv und lassen sich jederzeit exportieren. Die Tarife beginnen bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung beziehungsweise 12 € bei monatlicher Zahlung – alle Details auf der Preisseite.

Häufige Fragen zur Rechnungskorrektur

Wie storniere ich eine Rechnung richtig?

Erstellen Sie eine Stornorechnung mit eigener Nummer und aktuellem Datum, die auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung verweist und alle Positionen mit negativen Beträgen enthält. Danach stellen Sie bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Nummer aus. Die ursprüngliche Rechnung löschen Sie nicht.

Ist eine Gutschrift dasselbe wie eine Stornorechnung?

Nein. Eine Stornorechnung hebt eine Rechnung vollständig auf. Eine kaufmännische Gutschrift mindert den Rechnungsbetrag, zum Beispiel nach einer Reklamation. Eine Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 UStG ist wiederum etwas ganz anderes: Dabei rechnet der Kunde selbst über die Leistung ab, die er erhalten hat.

Braucht eine Stornorechnung eine eigene Rechnungsnummer?

Ja. Jede Stornorechnung erhält eine eigene, neue Nummer. Die Nummer der ursprünglichen Rechnung wird nicht wiederverwendet, sondern als Bezug auf der Stornorechnung angegeben.

Kann ich eine E-Rechnung mit einer PDF-Korrektur berichtigen?

In der Regel nicht. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der Form einer E-Rechnung erfolgen. Fehlende oder falsche Angaben in einer anderen Form nachzureichen, reicht nicht aus.

Darf mein Kunde eine fehlerhafte Rechnung selbst korrigieren?

Nein. Eine Rechnung berichtigen darf grundsätzlich nur, wer sie ausgestellt hat. Ihr Kunde kann Sie auf den Fehler hinweisen und eine Korrektur anfordern. Anders ist es nur im Gutschriftverfahren, bei dem der Kunde von vornherein selbst abrechnet.

Fazit: Den passenden Korrekturweg wählen

Einzelne fehlende oder falsche Angaben berichtigen Sie mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung; bei grundlegenden Fehlern stornieren Sie und stellen neu aus. Verwechseln Sie die kaufmännische Gutschrift nicht mit der Gutschrift im Sinne des UStG, und achten Sie bei E-Rechnungen darauf, dass auch die Korrektur als E-Rechnung erfolgt. XRechnungs.de können Sie kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.

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