E-Rechnung empfangen: So erfüllen Sie die Empfangspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das klingt nach einem großen IT-Projekt, ist in der Praxis aber oft mit wenigen Schritten erledigt. Entscheidend ist nicht nur, dass die Datei ankommt, sondern dass Sie sie lesen, prüfen, an die Buchhaltung weitergeben und im Originalformat aufbewahren. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie den Empfang Ihrer Eingangsrechnungen sauber organisieren.

Was bedeutet „E-Rechnung empfangen können“?

Inländische Unternehmen müssen die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen entgegenzunehmen. Laut den Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung reicht dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Rechnungssteller und Empfänger können aber auch andere Wege vereinbaren, etwa ein Kundenportal oder das Peppol-Netzwerk.

Zwei Punkte werden häufig übersehen:

• Für den Versand einer E-Rechnung an Sie braucht Ihr Lieferant nicht Ihre Zustimmung.
• Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 haben Sie keinen Anspruch auf eine Rechnung in einem anderen Format, wenn Sie eine E-Rechnung nicht empfangen können oder ablehnen. Eine Papierrechnung „aus Bequemlichkeit“ einzufordern, ist also keine verlässliche Lösung.

Wer muss E-Rechnungen empfangen?

Die Empfangspflicht gilt für Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind – unabhängig von Größe und Umsatz, also auch für Freiberufler und Kleinunternehmer. Sie betrifft Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen. Wer genau betroffen ist und ab wann zusätzlich die Pflicht zum Versand gilt, lesen Sie ausführlich im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.

Welche Formate Sie annehmen müssen

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland begegnen Ihnen vor allem:

• XRechnung als reine XML-Datei, in UBL- oder CII-Syntax,
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als hybrides PDF mit eingebetteter XML-Datei – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL,
• Factur-X, das französisch-deutsche Pendant zu ZUGFeRD mit demselben Aufbau.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind laut BMF die Daten im strukturierten XML-Teil maßgeblich. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gehen die XML-Daten vor. Andere strukturierte Formate, etwa aus EDI-Verfahren, kommen nur in Betracht, wenn Sie das mit dem Rechnungssteller vereinbaren. Einen Überblick über die Formate gibt der Ratgeber Elektronisches Rechnungsformat.

Empfangswege: E-Mail, Portal oder Peppol

E-Mail

Der einfachste Weg: Ihr Lieferant schickt die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF als Anhang. Sinnvoll ist eine zentrale Adresse wie rechnung@ihre-firma.de, damit Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern untergehen. Teilen Sie diese Adresse Ihren Lieferanten mit.

Download aus einem Kundenportal

Manche Lieferanten stellen Rechnungen in einem Portal zum Download bereit. Achten Sie darauf, dass Sie dort die strukturierte Datei herunterladen – nicht nur eine PDF-Ansicht.

Peppol

Über das Peppol-Netzwerk gehen Rechnungen direkt in Ihre Software ein, ohne Umweg über ein Postfach. Voraussetzung ist eine Peppol-Anbindung mit eigener Peppol-ID. Für die Empfangspflicht ist Peppol nicht erforderlich, kann sich aber lohnen, wenn Sie viele Eingangsrechnungen erhalten. Mehr dazu im Ratgeber Peppol E-Rechnung.

E-Rechnung öffnen und prüfen

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und lässt sich ohne passendes Werkzeug kaum lesen. Mit dem kostenlosen XRechnung Viewer zeigen Sie XRechnungen, ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien im Browser als lesbare Rechnung an – ohne Konto. Ob die Datei technisch den Vorgaben entspricht, prüfen Sie mit dem kostenlosen XRechnung Validator.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar: Bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns dürfen Sie sich für Format- und Geschäftsregeln auf das Ergebnis einer Validierung verlassen. Die inhaltliche Prüfung ersetzt das nicht. Kontrollieren Sie weiterhin, ob Leistung, Menge, Preis, Steuersatz und Bankverbindung stimmen. Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, finden Sie unter Pflichtangaben einer Rechnung.

Fehlerhafte E-Rechnung erhalten: was tun?

Nicht jede Datei, die als E-Rechnung ankommt, ist auch eine. Typische Probleme und wie Sie damit umgehen:

• Formatfehler: Lässt sich die Datei nicht als EN-16931-konforme Rechnung verarbeiten, gilt sie nach dem BMF-Schreiben als Rechnung in einem sonstigen elektronischen Format und nicht als E-Rechnung. Bitten Sie den Lieferanten um eine korrekte Datei.
• Inhaltliche Fehler: Fehlen Pflichtangaben oder stimmen Beträge nicht, fordern Sie eine berichtigte Rechnung an. Wie Berichtigungen, Stornos und Gutschriften funktionieren, erklärt der Ratgeber Rechnung korrigieren, stornieren, gutschreiben.
• Abweichung zwischen PDF und XML: Bei ZUGFeRD zählt der XML-Teil. Prüfen Sie deshalb nicht nur die PDF-Ansicht.

Sobald für Ihren Lieferanten die Versandpflicht gilt, kann eine Rechnung im falschen Format Folgen für Ihren Vorsteuerabzug haben. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

E-Rechnungen an die Buchhaltung weitergeben

Geben Sie an Ihre Buchhaltung oder Ihre Steuerberatung immer die Originaldatei weiter, nicht einen Ausdruck oder eine Bildschirmansicht. Viele Buchhaltungsprogramme können XRechnung und ZUGFeRD direkt einlesen und die Daten automatisch übernehmen. Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab, auf welchem Weg die Dateien übergeben werden sollen, etwa per Upload in deren System. Wie Sie Rechnungsdaten an DATEV übergeben, lesen Sie im Ratgeber DATEV-Export für Rechnungen.

Original-XML richtig aufbewahren

Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen Format. Laut BMF muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt erhalten bleiben und für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar sein. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht aus dem Viewer ersetzt die Originaldatei nicht. Rechnungen als Buchungsbelege bewahren Sie in der Regel acht Jahre auf.

Praktisch bedeutet das:

• die XML-Datei bzw. das vollständige ZUGFeRD-PDF unverändert speichern,
• Dateien so ablegen, dass Sie sie über Lieferant, Datum oder Rechnungsnummer wiederfinden,
• Änderungen und Löschungen ausschließen oder nachvollziehbar machen, wie es die GoBD verlangen.

Details zu Fristen und Anforderungen finden Sie unter Wie lange Rechnungen aufbewahren? und Muss ich Rechnungen archivieren?.

Und was ist mit PDF-Rechnungen?

In den Übergangsjahren dürfen Ihre Lieferanten Ihnen im inländischen B2B-Bereich unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. Solche Rechnungen nehmen Sie wie bisher entgegen und bewahren sie auf. Ab wann die Versandpflicht für Ihre Lieferanten greift, steht im Ratgeber E-Rechnung Pflicht; den Unterschied der beiden Formate erklärt E-Rechnung vs. PDF-Rechnung.

Checkliste: Den Empfang in fünf Schritten organisieren

1. Empfangsadresse festlegen: eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten und Lieferanten mitteilen.
2. Werkzeuge bereitstellen: Viewer zum Lesen und Validator zum Prüfen der Dateien.
3. Prüfprozess definieren: wer Rechnungen technisch und inhaltlich prüft und freigibt.
4. Weitergabe klären: wie die Originaldateien zur Buchhaltung oder Steuerberatung gelangen.
5. Archiv einrichten: Originaldateien unverändert und auffindbar aufbewahren.

E-Rechnungen empfangen mit XRechnungs.de

XRechnungs.de unterstützt Sie beim Empfang auf mehreren Ebenen. Der Viewer und der Validator sind kostenlos und ohne Konto nutzbar. In der Web-App können Sie E-Rechnungen zusätzlich über Peppol im Format Peppol BIS Billing 3.0 empfangen und Rechnungen im GoBD-Archiv ablegen. Ihre Daten werden in Rechenzentren in Deutschland gespeichert, und Sie können Ihre Rechnungen jederzeit exportieren – auch wenn Sie kündigen. Wenn Sie selbst E-Rechnungen schreiben möchten, erstellen Sie in derselben App XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Sie können XRechnungs.de kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Reicht ein normales E-Mail-Postfach für den Empfang?

Ja. Nach den BMF-Schreiben genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Ein separates Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht vorgeschrieben, eine zentrale Rechnungsadresse ist aber praktisch.

Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und eine Papierrechnung verlangen?

Nein, darauf haben Sie keinen Anspruch. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 besteht kein Anspruch auf eine Rechnung in einem anderen Format, wenn Sie eine E-Rechnung nicht empfangen können oder ablehnen.

Muss ich bei einer ZUGFeRD-Rechnung auch das PDF aufbewahren?

Laut BMF muss zumindest der strukturierte XML-Teil unversehrt aufbewahrt werden. Am einfachsten ist es, die vollständige Originaldatei unverändert zu speichern – dann ist beides gesichert.

Muss ich jede E-Rechnung validieren?

Gesetzlich vorgeschrieben ist eine technische Validierung nicht. Sie hilft aber, Formatfehler zu erkennen, und Sie dürfen sich bei sorgfältiger Auswahl des Werkzeugs auf ihr Ergebnis verlassen. Die inhaltliche Prüfung der Rechnung bleibt trotzdem Ihre Aufgabe.

Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja. Kleinunternehmer sind zwar von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen, müssen E-Rechnungen von inländischen Lieferanten aber empfangen und aufbewahren können.

Brauche ich Peppol, um E-Rechnungen zu empfangen?

Nein. Für die Empfangspflicht genügt ein E-Mail-Postfach. Peppol ist ein zusätzlicher Weg, der sich bei vielen Eingangsrechnungen oder automatisierter Verarbeitung lohnen kann.

Fazit: Empfang einmal sauber aufsetzen

Die Empfangspflicht erfüllen Sie mit wenig Technik: eine Rechnungsadresse, ein Werkzeug zum Lesen und Prüfen, eine klare Weitergabe an die Buchhaltung und ein Archiv für die Originaldateien. Wer diese Abläufe jetzt festlegt, ist auch dann vorbereitet, wenn ab 2027 und 2028 immer mehr Lieferanten auf E-Rechnungen umstellen. Die Tarife von XRechnungs.de beginnen bei 10 € im Monat bei jährlicher Zahlung oder 12 € bei monatlicher Zahlung und sind jederzeit kündbar – alle Details auf der Preisseite.