Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG: vollständige Checkliste

Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie umsatzsteuerlich ordnungsgemäß ist und Ihr Kunde daraus die Vorsteuer abziehen kann. Welche das sind, regelt § 14 Abs. 4 UStG: Acht Angaben gehören auf jede Rechnung, zwei weitere kommen nur in bestimmten Fällen hinzu. Auf dieser Seite finden Sie alle Pflichtangaben mit Erläuterung, die wichtigsten Sonderfälle, ein Beispiel und eine Checkliste, mit der Sie Rechnungen vor dem Versand prüfen können.

Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.
3. Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum).
4. Rechnungsnummer: eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Aussteller nur einmal vergibt.
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Zahlung, sofern er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht.
7. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, etwa Skonto oder Boni, soweit sie nicht schon im Entgelt berücksichtigt ist.
8. Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt.
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers – nur bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
10. Die Angabe „Gutschrift“ – nur wenn der Leistungsempfänger die Abrechnung im Gutschriftverfahren selbst ausstellt.

Die Angaben 1 bis 8 bilden den Normalfall für jede Rechnung über 250 €. Für einige Konstellationen gelten zusätzliche Hinweise oder Erleichterungen – mehr dazu im Abschnitt zu den Sonderfällen.

Worauf es bei den einzelnen Angaben ankommt

Name, Anschrift und Steuernummer

Verwenden Sie Ihren vollständigen Namen beziehungsweise Ihre Firma mit Rechtsform und eine vollständige Anschrift. Beim Kunden genügt es, wenn er sich eindeutig identifizieren lässt (§ 31 Abs. 2 UStDV). Auf die Rechnung gehört Ihre eigene Steuernummer oder USt-IdNr., nicht die des Kunden. Die USt-IdNr. des Kunden brauchen Sie zusätzlich bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten (§ 14a UStG).

Rechnungsdatum und Rechnungsnummer

Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen. Die Rechnungsnummer muss einmalig sein; mehrere Nummernkreise sind erlaubt, solange jede Nummer nur einmal vorkommt. Wie Sie ein sauberes Nummernsystem aufbauen und ob Lücken schaden, erklärt der Beitrag Rechnungsnummer: Regeln, Formate und Beispiele.

Leistungsbeschreibung

Die Lieferung oder Leistung muss so beschrieben sein, dass sie sich eindeutig feststellen lässt. Pauschale Sammelbegriffe wie „Diverses“ oder „Leistungen laut Absprache“ reichen nicht, wenn daraus die konkrete Leistung nicht hervorgeht. Besser sind Angaben wie „Wartung der Heizungsanlage, 3 Stunden“ oder „20 Stück Leitungsschutzschalter B16“. Sie dürfen auf andere Unterlagen wie Lieferscheine oder Verträge verweisen, wenn diese in der Rechnung eindeutig bezeichnet sind (§ 31 Abs. 1 UStDV).

Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag

Weisen Sie den Nettobetrag je Steuersatz aus, nennen Sie den Steuersatz – im Inland meist 19 % oder 7 % – und den Steuerbetrag in Euro. Ist eine Leistung steuerfrei, gehört statt des Steuerbetrags ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung. Vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto müssen erkennbar sein, zum Beispiel durch einen Satz wie „Bei Zahlung bis 28.10.2026 gewähren wir 2 % Skonto“.

Leistungsdatum: die häufigste Fehlerquelle

Das Leistungsdatum ist eine eigene Pflichtangabe – auch dann, wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. So geben Sie es richtig an:

• Einmalige Leistung: konkretes Datum, etwa „Leistungsdatum: 09.10.2026“.
• Leistung über mehrere Tage: Zeitraum, etwa „Leistungszeitraum: 06.10.–09.10.2026“.
• Monatsangabe: Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt der Kalendermonat, in dem die Leistung ausgeführt wurde, etwa „Leistungszeitraum: Oktober 2026“.
• Anzahlung vor der Leistung: der Zeitpunkt der Zahlung, sofern er feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht. Wie Sie Abschläge korrekt abrechnen, erklärt der Beitrag Abschlagsrechnung erstellen.

Fehlt das Leistungsdatum, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Die Finanzverwaltung lässt nach dem BMF-Schreiben vom 9. September 2021 zwar im Einzelfall zu, dass sich der Leistungsmonat aus dem Rechnungsdatum ergibt – aber nur, wenn nach den Umständen feststeht, dass Leistung und Rechnung in denselben Monat fallen. Verlassen sollten Sie sich darauf nicht: Ein eigenes Feld für das Leistungsdatum vermeidet Rückfragen.

Sonderfälle: abweichende und zusätzliche Angaben

Nicht jede Rechnung folgt dem Standardschema. Die wichtigsten Abweichungen im Überblick:

• Kleinbetragsrechnung bis 250 €: Nach § 33 UStDV genügen deutlich weniger Angaben, etwa ohne Kundendaten und Rechnungsnummer. Details: Kleinbetragsrechnung: Pflichtangaben und Besonderheiten.
• Kleinunternehmer: Für steuerfreie Umsätze nach § 19 UStG gelten die Angaben nach § 34a UStDV, ohne Steuerausweis und mit Hinweis auf die Steuerbefreiung. Mehr dazu: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
• Reverse Charge nach § 13b UStG: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Mehr dazu: Reverse-Charge-Rechnung nach § 13b UStG.
• Innergemeinschaftliche Lieferung: Auf die Rechnung gehören Ihre USt-IdNr. und die des Kunden (§ 14a Abs. 3 UStG) sowie ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
• Gutschrift im Gutschriftverfahren: Rechnet der Kunde selbst ab, muss das Dokument die Angabe „Gutschrift“ enthalten. Den Unterschied zur Rechnungskorrektur erklärt der Beitrag Rechnung korrigieren: Stornorechnung, Gutschrift und Rechnungsberichtigung.
• Handwerkerleistungen für Privatkunden: Bei Arbeiten am Grundstück kommt der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht hinzu. Damit Kunden die Steuerermäßigung nutzen können, sollten Arbeits- und Materialkosten getrennt ausgewiesen sein – siehe Handwerkerrechnung nach § 35a EStG.
• Schlussrechnung nach Anzahlungen: Bereits in Rechnung gestellte Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer müssen abgezogen werden (§ 14 Abs. 5 UStG). Ablauf und Beispiel: Schlussrechnung erstellen.

Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?

Eine unvollständige Rechnung ändert nichts daran, dass Sie die Umsatzsteuer für Ihre Leistung schulden. Das Problem liegt vor allem beim Kunden: Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass er eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen – Geschäftskunden fordern deshalb in der Regel eine Korrektur an.

Fehlende oder falsche Angaben lassen sich nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigen. Dafür schickt der Rechnungsaussteller ein Dokument mit den fehlenden oder zutreffenden Angaben, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Unter bestimmten Voraussetzungen wirkt eine solche Berichtigung nach der Rechtsprechung von EuGH und BFH auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück. Welche Wege es gibt und wann eine Stornorechnung sinnvoller ist, lesen Sie im Beitrag zur Rechnungskorrektur.

Besonders heikel ist ein falscher Steuerausweis: Wer mehr Umsatzsteuer ausweist, als er schuldet, oder Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist – etwa als Kleinunternehmer –, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG.

Pflichtangaben auf E-Rechnungen

Für E-Rechnungen gelten dieselben Pflichtangaben. Der Unterschied: Sie stehen als strukturierte Daten in einer XML-Datei, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand gilt gestaffelt ab 2027 und 2028. Die Fristen und Ausnahmen erklärt der Beitrag zur E-Rechnung-Pflicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.

Ein Validator prüft, ob eine E-Rechnung den technischen Regeln ihres Formats entspricht. Ob der Inhalt stimmt – etwa die richtige Leistung oder der richtige Steuersatz –, kann er nicht beurteilen. Eingehende E-Rechnungen können Sie mit dem kostenlosen XRechnung-Validator prüfen und mit dem kostenlosen XRechnung-Viewer lesbar anzeigen. Wie eine vollständige E-Rechnung aufgebaut ist, zeigt das E-Rechnung-Beispiel.

Beispiel: Rechnung mit allen Pflichtangaben

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und zeigt eine Rechnung zwischen zwei Unternehmen im Inland:

Muster Elektrotechnik GmbH · Beispielstraße 12 · 12345 Musterstadt
Steuernummer: 99/999/99999

Beispiel Bau GmbH
Musterweg 5
54321 Beispielstadt

Rechnung Nr. RE-2026-0142
Rechnungsdatum:     14.10.2026
Leistungszeitraum:  06.10.2026 – 09.10.2026

Pos.  Menge    Bezeichnung                          Einzelpreis    Gesamt
1     12 Std.  Elektroinstallation Büroetage 2. OG      65,00 €    780,00 €
2     40 Stk.  Steckdose Unterputz, weiß                  8,50 €    340,00 €

Nettobetrag (19 % USt)                                            1.120,00 €
Umsatzsteuer 19 %                                                   212,80 €
Rechnungsbetrag                                                   1.332,80 €

Zahlbar bis 28.10.2026 ohne Abzug.

Die Zahlungsbedingung ist keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, gehört aber auf fast jede Rechnung. Wäre ein Skonto vereinbart, müsste es auf der Rechnung erkennbar sein.

Checkliste: Rechnung vor dem Versand prüfen

• Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden vollständig?
• Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. angegeben?
• Rechnungsdatum gesetzt?
• Rechnungsnummer vergeben und noch nie verwendet?
• Leistung konkret beschrieben – mit Menge, Art und Umfang?
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum angegeben?
• Nettobetrag je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag korrekt – oder Hinweis auf Steuerbefreiung beziehungsweise Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers?
• Vereinbarte Skonti, Rabatte oder Boni erkennbar?
• Sonderhinweise ergänzt, etwa zur Kleinunternehmerregelung, zur Aufbewahrungspflicht oder zur Gutschrift?
• Bei Schlussrechnungen: Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer abgezogen?
• Format passend zum Empfänger – Papier oder PDF, oder E-Rechnung für Geschäftskunden?

Pflichtangaben mit XRechnungs.de abdecken

XRechnungs.de ist ein Rechnungsprogramm, das im Browser läuft. Firmendaten, Kunden und Leistungen hinterlegen Sie einmal; die integrierte Validierung prüft Ihre Rechnung, bevor Sie sie versenden. Das Programm unterstützt fortlaufende Rechnungsnummern, den Kleinunternehmer-Hinweis lässt sich ergänzen, und Korrekturen erstellen Sie als Stornorechnung oder Gutschrift. Rechnungen erzeugen Sie als XRechnung (UBL und CII) oder ZUGFeRD und können E-Rechnungen über Peppol (BIS 3.0) senden und empfangen.

Die Tarife beginnen bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung beziehungsweise 12 € bei monatlicher Zahlung und sind jederzeit kündbar. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.

Häufige Fragen zu Pflichtangaben auf Rechnungen

Welche Angaben muss eine Rechnung mindestens enthalten?

Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören auf jede Rechnung: vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. In bestimmten Fällen kommen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht und die Angabe „Gutschrift“ hinzu.

Gelten die Pflichtangaben auch für Rechnungen an Privatkunden?

Eine Pflicht, Privatkunden eine Rechnung auszustellen, besteht umsatzsteuerlich vor allem bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, zum Beispiel bei Handwerkerarbeiten am Haus. Dann gehört zusätzlich ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden auf die Rechnung. Auch ohne Pflicht ist es sinnvoll, sich an den Pflichtangaben zu orientieren, denn Privatkunden brauchen etwa für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG eine aussagekräftige Rechnung.

Muss meine Steuernummer auf jeder Rechnung stehen?

Auf einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG ja – entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die USt-IdNr. des Kunden ist nur in bestimmten Fällen nötig, etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € entfällt die Steuernummer.

Darf ich fehlende Angaben auf einer Rechnung einfach ergänzen?

Berichtigen darf grundsätzlich nur der Rechnungsaussteller. Er schickt dem Empfänger ein Dokument mit den fehlenden oder richtigen Angaben, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Wurde die Rechnung als E-Rechnung ausgestellt, muss nach Auffassung der Finanzverwaltung auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen.

Muss das Leistungsdatum auch angegeben werden, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht?

Ja. Das Gesetz verlangt den Zeitpunkt der Leistung als eigene Angabe. Die Finanzverwaltung lässt es zwar im Einzelfall genügen, wenn sich der Leistungsmonat eindeutig aus dem Rechnungsdatum ergibt. Darauf sollten Sie sich aber nicht verlassen: Ein eigenes Feld für das Leistungsdatum oder ein klarer Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ vermeidet Rückfragen.

Fazit: Vollständige Rechnungen sparen Rückfragen

Mit den acht Standardangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, einem klar angegebenen Leistungsdatum und den passenden Hinweisen für Sonderfälle sind Ihre Rechnungen formal vollständig. Prüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand anhand der Checkliste oder lassen Sie ein Rechnungsprogramm die Prüfung übernehmen. XRechnungs.de können Sie kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.

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