Kleinbetragsrechnung bis 250 €: Pflichtangaben und Besonderheiten
Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: welche Angaben bis 250 € brutto genügen, wann die Vereinfachung nicht gilt, E-Rechnung, Vorsteuer und Beispiele.
Für Rechnungen bis 250 € gelten erleichterte Regeln: Eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV kommt mit vier Angaben aus – ohne Kundendaten, Rechnungsnummer oder Steuernummer. Typische Beispiele sind Kassenbons, Tankquittungen oder Belege für kleine Einkäufe. Hier erfahren Sie, was auf eine Kleinbetragsrechnung gehört, wann die Vereinfachung nicht gilt, wie Sie daraus die Vorsteuer berechnen und was die E-Rechnungspflicht für kleine Beträge bedeutet.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt (§ 33 UStDV). Maßgeblich ist der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer. Eine Rechnung über genau 250,00 € fällt also noch darunter, eine über 250,01 € nicht mehr. Die Regel ist eine Erleichterung, keine Pflicht: Sie dürfen auch bei kleinen Beträgen eine vollständige Rechnung ausstellen.
Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, also der Bruttobetrag, sowie der anzuwendende Steuersatz – oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
Enthält ein Beleg Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, etwa 7 % und 19 %, sollte für jeden Steuersatz erkennbar sein, welcher Bruttobetrag darauf entfällt. Kassensysteme weisen das in der Regel getrennt aus.
Was auf einer Kleinbetragsrechnung nicht stehen muss
- Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
- Rechnungsnummer
- Leistungsdatum
- getrennter Ausweis von Nettobetrag und Steuerbetrag
Sie dürfen diese Angaben trotzdem ergänzen. Für Geschäftskunden kann das hilfreich sein, etwa wenn deren Buchhaltung Belege einem Projekt zuordnen will. Den Vergleich mit einer vollständigen Rechnung ermöglicht die Checkliste der Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Wann die Vereinfachung nicht gilt
§ 33 UStDV schließt einige Umsätze ausdrücklich aus. Auch unter 250 € brauchen Sie dann eine vollständige Rechnung:
- bei innergemeinschaftlichen Fernverkäufen an Privatpersonen in anderen EU-Staaten (§ 3c UStG),
- bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und
- bei Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG). Mehr dazu: Reverse-Charge-Rechnung nach § 13b UStG.
Maßgeblich ist außerdem der Gesamtbetrag der Rechnung: Fassen Sie mehrere Positionen in einer Rechnung zusammen und übersteigt die Summe 250 €, gelten die vollen Pflichtangaben. Für Fahrausweise im Personenverkehr gibt es mit § 34 UStDV eine eigene Vereinfachung.
Kleinbetragsrechnung und E-Rechnungspflicht
Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen: § 33 UStDV erlaubt ausdrücklich, sie stets als sonstige Rechnung auszustellen, also auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format wie PDF. Für eine elektronische sonstige Rechnung, etwa eine PDF per E-Mail, braucht es nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 die Zustimmung des Empfängers. Eine E-Rechnung können Sie dagegen auch ohne Zustimmung schicken.
Übersteigt der Gesamtbetrag 250 €, gilt zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnungspflicht mit ihren Übergangsfristen – die Einzelheiten erklärt der Beitrag zur E-Rechnung-Pflicht. Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen auch dann, wenn sie selbst überwiegend kleine Beträge abrechnen. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnungen empfangen.
Vorsteuerabzug aus Kleinbetragsrechnungen
Auch aus einer Kleinbetragsrechnung können Unternehmer die Vorsteuer abziehen. Weil der Steuerbetrag nicht gesondert ausgewiesen sein muss, teilen Sie den Bruttobetrag in Entgelt und Steuerbetrag auf (§ 35 Abs. 1 UStDV):
- bei 19 %: Bruttobetrag × 19 ÷ 119
- bei 7 %: Bruttobetrag × 7 ÷ 107
Beispiel: Ein Beleg über 59,50 € brutto mit 19 % enthält 9,50 € Umsatzsteuer, das Entgelt beträgt 50,00 €. Voraussetzung ist, dass der Steuersatz auf dem Beleg steht. Fehlt er, ist der Vorsteuerabzug aus diesem Beleg gefährdet.
Beispiele: Tankquittung, Kassenbon und Handwerker-Kleinauftrag
Die folgenden Belege sind frei erfundene Beispiele.
Tankquittung
Eine Tankquittung enthält Name und Anschrift der Tankstelle, Datum, Kraftstoffart und Menge, Bruttobetrag und Steuersatz. Den Namen Ihres Unternehmens muss sie nicht enthalten. Liegt der Betrag über 250 €, etwa beim Betanken eines Lkw, brauchen Sie eine vollständige Rechnung.
Tankstelle Beispiel · Am Ring 3 · 12345 Musterstadt
14.10.2026 08:42
Super E10 42,30 l × 1,759 €/l 74,41 €
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Summe (brutto) 74,41 €
enthaltene USt 19 % 11,88 €Kassenbon aus dem Bürobedarf
Bürobedarf Muster · Hauptstraße 7 · 12345 Musterstadt
14.10.2026
2 × Kopierpapier A4, 500 Blatt à 6,99 € 13,98 €
1 × Druckerpatrone schwarz 34,90 €
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Summe 48,88 €
darin 19 % USt 7,80 €Aus diesem Bon ergibt sich eine Vorsteuer von 7,80 € (48,88 € × 19 ÷ 119) und ein Entgelt von 41,08 €.
Handwerker-Kleinauftrag
Auch Dienstleister können Kleinbetragsrechnungen ausstellen, zum Beispiel für eine kleine Reparatur. Ein Beleg mit Name und Anschrift des Betriebs, Datum, der Leistung „Austausch Türschloss inkl. Material“, 178,50 € brutto und dem Hinweis „enthält 19 % USt“ erfüllt die Anforderungen des § 33 UStDV. Wollen Privatkunden die Kosten als Handwerkerleistung nach § 35a EStG geltend machen, sind jedoch weitere Angaben sinnvoll, vor allem der getrennte Ausweis der Arbeitskosten – siehe Lohnkostenausweis auf der Rechnung.
Kleinbetragsrechnung als Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer können bei Beträgen bis 250 € die Erleichterungen des § 33 UStDV nutzen. Statt des Steuersatzes gehört dann ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf den Beleg. Welche Angaben Kleinunternehmer generell brauchen und wie der Hinweis formuliert wird, erklärt der Beitrag Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
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Häufige Fragen zur Kleinbetragsrechnung
Gilt die Grenze von 250 € brutto oder netto?
Brutto. § 33 UStDV stellt auf den Gesamtbetrag der Rechnung ab, also einschließlich Umsatzsteuer. Eine Rechnung über 250,00 € brutto ist noch eine Kleinbetragsrechnung, eine über 250,01 € nicht mehr.
Muss auf einer Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer stehen?
Nein. § 33 UStDV verlangt weder Rechnungsnummer noch Leistungsdatum, Steuernummer oder Kundendaten. Sie dürfen diese Angaben aber freiwillig ergänzen.
Brauche ich für Beträge bis 250 € eine E-Rechnung?
Nein. Kleinbetragsrechnungen dürfen stets als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auf Papier oder zum Beispiel als PDF. Für eine PDF per E-Mail braucht es die Zustimmung des Empfängers; eine E-Rechnung ist freiwillig möglich.
Kann ich aus einem Kassenbon die Vorsteuer abziehen?
Ja, wenn der Bon die Angaben einer Kleinbetragsrechnung enthält, insbesondere Name und Anschrift des Verkäufers, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz. Den Vorsteueranteil rechnen Sie aus dem Bruttobetrag heraus, bei 19 % mit dem Faktor 19/119.
Gilt die Kleinbetragsrechnung auch bei Reverse Charge?
Nein. Für Leistungen, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b UStG schuldet, sowie für innergemeinschaftliche Lieferungen und Fernverkäufe gilt die Vereinfachung nicht. Hier brauchen Sie auch bei kleinen Beträgen eine vollständige Rechnung.
Fazit: Weniger Angaben, aber klare Grenzen
Bis 250 € brutto genügen vier Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz. Für Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen und Fernverkäufe gilt die Erleichterung nicht, und über 250 € brauchen Sie eine vollständige Rechnung – zwischen Unternehmen künftig als E-Rechnung. XRechnungs.de können Sie kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.