Rechnungsnummer: Regeln, Formate und Beispiele

Jede Rechnung braucht eine Rechnungsnummer, die nur ein einziges Mal vergeben wird. Wie diese Nummer aussieht, schreibt das Gesetz nicht vor: Sie können Ziffern, Jahreszahlen und Buchstaben kombinieren und auch mehrere Nummernkreise führen. Hier erfahren Sie, welche Regeln gelten, ob Lücken ein Problem sind, welche Formate sich bewähren und wie Sie Stornos, Gutschriften und einen Softwarewechsel sauber abbilden.

Was das Gesetz zur Rechnungsnummer verlangt

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG muss eine Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die der Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt. Daraus ergeben sich zwei Anforderungen:

• Einmaligkeit: Jede Nummer darf es in Ihrem Unternehmen nur einmal geben.
• Fortlaufendes System: Die Nummern folgen einer nachvollziehbaren Reihenfolge, in der Regel aufsteigend.

Die Rechnungsnummer ist eine von mehreren Pflichtangaben. Alle Angaben im Überblick finden Sie in der Checkliste der Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?

Nein. Die Finanzverwaltung stellt im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE) klar, dass eine lückenlose Abfolge der Rechnungsnummern nicht zwingend ist. Entscheidend ist, dass jede Nummer eindeutig ist.

Trotzdem lohnt sich ein System ohne unerklärte Sprünge. Lücken können bei einer Betriebsprüfung Fragen aufwerfen, etwa ob Rechnungen gelöscht oder Einnahmen nicht erfasst wurden. Halten Sie deshalb fest, wie eine Lücke entstanden ist, zum Beispiel durch einen neuen Nummernkreis oder einen Softwarewechsel. Eine bereits verschickte Rechnung löschen Sie nicht, sondern stornieren sie.

Mehrere Nummernkreise: erlaubt und oft sinnvoll

Sie dürfen mehrere, voneinander getrennte Nummernkreise führen. Übliche Abgrenzungen sind:

• Zeiträume, etwa ein neuer Nummernkreis je Geschäftsjahr
• Filialen oder Betriebsstätten
• Dokumentarten, etwa Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Stornorechnungen

Wichtig ist, dass sich die Nummernkreise unterscheiden lassen und keine Nummer doppelt vorkommt. Das erreichen Sie über ein Präfix oder eine Kennziffer, etwa „RE-“ für Rechnungen und „ST-“ für Stornorechnungen oder „F1“ und „F2“ für zwei Filialen. Verwalten Sie mehrere Firmen, führt jede ihren eigenen Nummernkreis.

Formate und Beispiele für Rechnungsnummern

Ein bestimmtes Format ist nicht vorgeschrieben. Bewährt haben sich diese Muster:

Format                           Beispiel        Geeignet für
Laufende Nummer                  10427           wenige Rechnungen, einfacher Start
Jahr + laufende Nummer           2026-0142       die meisten Selbstständigen und KMU
Jahr + Monat + laufende Nummer   2026-10-018     viele Rechnungen pro Monat
Präfix + Jahr + Nummer           RE-2026-0142    mehrere Dokumentarten
Standort + Jahr + Nummer         F2-2026-0057    mehrere Filialen

Planen Sie genügend Stellen ein: Mit vier Ziffern pro Jahr, also 0001 bis 9999, kommen die meisten kleinen Unternehmen aus. Buchstaben und Bindestriche sind zulässig, solange die Nummer eindeutig bleibt. Vermeiden sollten Sie:

• Nummern, die nur aus dem Datum bestehen – bei zwei Rechnungen am selben Tag entsteht ein Duplikat.
• Die Kundennummer als alleinige Rechnungsnummer – sie wiederholt sich bei jeder Rechnung an denselben Kunden.
• Manuelle Vergabe in mehreren Tabellen oder durch mehrere Personen ohne Abstimmung.
• Nachträgliches Umnummerieren bereits versandter Rechnungen.

Rechnungsnummern für Stornorechnung, Korrektur und Gutschrift

Auch Korrekturdokumente erhalten eine eigene, neue Nummer. Die ursprüngliche Rechnungsnummer wird nicht wiederverwendet, sondern als Bezug genannt:

• Stornorechnung: neue Nummer, zum Beispiel ST-2026-0007, mit dem Hinweis „Storno zur Rechnung RE-2026-0142 vom 14.10.2026“.
• Neue Rechnung nach einem Storno: wiederum eine neue Nummer aus dem Rechnungs-Nummernkreis.
• Rechnungsberichtigung: Das Berichtigungsdokument muss sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen (§ 31 Abs. 5 UStDV). Die ursprüngliche Rechnungsnummer anzugeben, ist dafür der einfachste Weg.
• Gutschrift im Gutschriftverfahren: Hier stellt der Leistungsempfänger das Dokument aus und vergibt die Nummer aus seinem eigenen Nummernkreis.

Wann Sie stornieren, berichtigen oder eine Gutschrift ausstellen, erklärt der Beitrag Rechnung korrigieren: Stornorechnung, Gutschrift und Rechnungsberichtigung.

Sonderfälle: Kleinbetragsrechnung, Dauerleistungen und Abschläge

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Eine Rechnungsnummer ist nach § 33 UStDV nicht vorgeschrieben. Mehr dazu: Kleinbetragsrechnung bis 250 €.
• Kleinunternehmer: § 34a UStDV nennt die Rechnungsnummer nicht ausdrücklich, empfehlenswert ist sie trotzdem. Mehr dazu: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
• Dauerleistungen: Dient ein Vertrag, etwa ein Mietvertrag, als Rechnung, genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung eine einmalige Nummer für den Vertrag. Die einzelnen Zahlungsbelege brauchen keine eigene Rechnungsnummer.
• Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen: Jede ist eine eigene Rechnung mit eigener Nummer. Führen Sie in der Schlussrechnung die Nummern der Abschlagsrechnungen auf, damit die Verrechnung nachvollziehbar ist – siehe Schlussrechnung erstellen.
• Wiederkehrende Rechnungen: Auch wenn der Inhalt jeden Monat gleich ist, erhält jede Rechnung eine eigene Nummer.

Die Rechnungsnummer in der E-Rechnung

In einer E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931, also etwa als XRechnung oder ZUGFeRD, ist die Rechnungsnummer ein Pflichtfeld (BT-1). Bei Korrekturen und Gutschriften lässt sich zusätzlich die Nummer der ursprünglichen Rechnung als Bezug angeben (BT-25). So kann die Software des Empfängers die Dokumente einander zuordnen. Ob eine Datei die technischen Regeln einhält, prüfen Sie mit dem kostenlosen XRechnung-Validator.

Software wechseln: So bleiben Ihre Nummern eindeutig

Beim Wechsel von Word, Excel oder einem anderen Rechnungsprogramm gibt es zwei saubere Wege:

1. Fortsetzen: Sie beginnen im neuen Programm mit der Nummer, die auf Ihre letzte Rechnung folgt, und behalten das Format bei.
2. Neuer Nummernkreis: Sie starten ein klar unterscheidbares Format, etwa mit neuem Präfix oder zum Beginn eines Geschäftsjahres.

In beiden Fällen darf keine Nummer doppelt vorkommen. Notieren Sie den Stichtag des Wechsels und die letzte Nummer im alten System, und bewahren Sie die bisherigen Rechnungen vollständig auf – wie lange, erklärt der Beitrag Wie lange Rechnungen aufbewahren? Achten Sie beim neuen Programm darauf, dass Sie Ihre Rechnungen jederzeit exportieren können.

Fehler bei der Rechnungsnummer: Folgen und Korrektur

Fehlt die Rechnungsnummer oder ist sie doppelt vergeben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Für Ihren Kunden kann das den Vorsteuerabzug gefährden. Nach Auffassung der Finanzverwaltung bleibt der Vorsteuerabzug zwar grundsätzlich erhalten, wenn der Empfänger nicht erkennen konnte, dass die Rechnungsnummer unrichtig ist. Bemerken Sie einen Fehler, berichtigen Sie die Rechnung mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, oder stornieren Sie sie und stellen eine neue Rechnung aus.

Rechnungsnummern mit XRechnungs.de

In XRechnungs.de erstellen Sie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften in einem Programm im Browser. Das Programm unterstützt fortlaufende Rechnungsnummern und wiederkehrende Rechnungen. Für Ihr Steuerbüro gibt es einen DATEV-Export, und alle Rechnungen lassen sich jederzeit exportieren. Die Daten werden in Deutschland gespeichert. Die Tarife beginnen bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung beziehungsweise 12 € bei monatlicher Zahlung – mehr auf der Preisseite.

Häufige Fragen zur Rechnungsnummer

Muss eine Rechnungsnummer lückenlos sein?

Nein. Nach Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE ist eine lückenlose Abfolge nicht zwingend. Die Nummer muss aber einmalig sein. Damit Lücken bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar bleiben, sollten Sie festhalten, wie sie entstanden sind.

Darf ich jedes Jahr wieder mit der Nummer 1 beginnen?

Ja, wenn die Nummern dadurch eindeutig bleiben. Das erreichen Sie, indem Sie die Jahreszahl in die Nummer aufnehmen, zum Beispiel 2026-0001 und 2027-0001. Eine reine 1 in jedem Jahr wäre dagegen nicht eindeutig.

Darf eine Rechnungsnummer Buchstaben enthalten?

Ja. Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben wie RE-2026-0142 sind zulässig, solange jede Nummer nur einmal vergeben wird. Buchstaben-Präfixe helfen außerdem, mehrere Nummernkreise auseinanderzuhalten.

Brauchen Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?

§ 34a UStDV, der die Rechnungsangaben für Kleinunternehmer regelt, nennt die Rechnungsnummer nicht ausdrücklich. Eine eindeutige Nummer ist trotzdem sinnvoll, weil sie Buchhaltung, Zahlungszuordnung und Rückfragen erleichtert und viele Geschäftskunden sie erwarten.

Was tue ich, wenn ich eine Rechnungsnummer doppelt vergeben habe?

Stornieren Sie eine der beiden Rechnungen und stellen Sie sie mit einer neuen, freien Nummer erneut aus – oder berichtigen Sie die Nummer mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Informieren Sie Ihren Kunden, damit er die korrigierte Rechnung in seiner Buchhaltung zuordnen kann.

Fazit: Eindeutig, nachvollziehbar, einmal festgelegt

Eine gute Rechnungsnummer ist eindeutig, folgt einem nachvollziehbaren System und lässt Korrekturen, Filialen oder Dokumentarten erkennen. Lücken sind nicht verboten, sollten aber erklärbar sein. Legen Sie Ihr Format einmal fest und überlassen Sie die Vergabe möglichst einem Programm. XRechnungs.de können Sie kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.

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