DATEV-Export: Rechnungen an den Steuerberater übergeben

Viele Steuerkanzleien in Deutschland buchen mit Software von DATEV. Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen im DATEV-Format exportieren, kann Ihre Kanzlei die Daten importieren, statt jede Rechnung einzeln abzutippen. Hier erfahren Sie, was ein DATEV-Export typischerweise enthält, welche Alternativen es gibt, was bei E-Rechnungen und der Archivierung nach GoBD gilt und wie ein reibungsloser Ablauf mit Ihrer Steuerkanzlei aussieht.

Warum der DATEV-Export die Zusammenarbeit erleichtert

Ohne Export landen Rechnungen oft als PDF-Stapel oder Papierordner bei der Kanzlei. Dort werden Beträge, Rechnungsnummern und Steuersätze dann von Hand erfasst. Ein Export im DATEV-Format bringt diese Daten strukturiert mit:

• weniger manuelle Erfassung und damit weniger Tippfehler bei Beträgen und Rechnungsnummern
• schnellere Verarbeitung, zum Beispiel für die Umsatzsteuer-Voranmeldung
• nachvollziehbare Buchungen, weil jede Buchung auf eine Rechnungsnummer verweist
• weniger Rückfragen, wenn Stammdaten und Kontenzuordnung einmal abgestimmt sind

Was ein DATEV-Export enthält

„DATEV-Export“ ist kein einzelnes Dateiformat, sondern ein Sammelbegriff für Daten, die sich in DATEV-Programme übernehmen lassen. Bei Rechnungsprogrammen geht es meist um zwei Bestandteile: Buchungsdaten und Belege.

Buchungsdaten (Buchungsstapel)

Die Buchungsdaten liegen in einer strukturierten Datei, häufig als CSV im DATEV-Format. Jede Rechnung erscheint darin als Buchungssatz. Typische Angaben sind:

• Umsatz (Betrag) und Soll-/Haben-Kennzeichen
• Konto und Gegenkonto, etwa Debitor und Erlöskonto
• Belegdatum und Belegfeld, meist mit der Rechnungsnummer
• Buchungstext sowie Steuerschlüssel oder Steuersatz

Damit die Daten sauber ankommen, müssen Erlöskonten und Debitorennummern zum Kontenrahmen Ihrer Kanzlei passen – verbreitet sind SKR 03 und SKR 04. Stimmen Sie die Zuordnung vor dem ersten Export ab.

Belege

Zu jeder Buchung gehört der Beleg selbst, also die Rechnung als PDF oder E-Rechnungsdatei. Die Kanzlei braucht ihn, um Buchungen zu prüfen. Je nach Arbeitsweise der Kanzlei werden Belege mit den Buchungen verknüpft oder separat übergeben.

Welche Bestandteile ein Programm liefert und auf welchem Weg – als Datei zum Herunterladen oder über eine direkte Schnittstelle –, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Fragen Sie Ihre Kanzlei, welches Format und welcher Rhythmus für sie am besten passen.

Welche Rechnungen in die Übergabe gehören

Ein Export ist nur so gut wie die Daten dahinter. Achten Sie darauf, dass die Kanzlei ein vollständiges Bild bekommt:

• alle Ausgangsrechnungen eines Zeitraums, lückenlos und mit eindeutigen Nummern (mehr dazu unter Rechnungsnummer richtig vergeben)
• Stornorechnungen und Gutschriften, damit Korrekturen auch in der Buchhaltung ankommen (siehe Rechnung korrigieren mit Storno oder Gutschrift)
• Abschlags- und Schlussrechnungen mit erkennbarem Bezug, damit die Kanzlei sieht, welche Abschläge in der Schlussrechnung verrechnet wurden
• steuerliche Sonderfälle wie Reverse Charge nach § 13b UStG oder Kleinunternehmer-Rechnungen, die eigene Steuerschlüssel brauchen

Zahlungseingänge erfasst die Kanzlei meist über Ihre Kontoauszüge bzw. Bankdaten. Eingangsrechnungen von Lieferanten laufen über einen eigenen Prozess – wie Sie elektronische Eingangsrechnungen annehmen und prüfen, lesen Sie unter E-Rechnung empfangen.

Alternative und Ergänzung: der Steuerberater-Zugang

Nicht jede Kanzlei möchte Dateien geschickt bekommen. In XRechnungs.de können Sie Ihrer Steuerberatung einen eigenen Viewer- bzw. Steuerberater-Zugang einrichten; er ist in allen Tarifen enthalten. Die Kanzlei sieht Ihre Rechnungen dann direkt im System, ohne dass Sie Dateien per E-Mail hin- und herschicken.

• DATEV-Export: passt, wenn die Kanzlei in DATEV bucht und Ihre Daten regelmäßig importiert.
• Steuerberater-Zugang: passt, wenn die Kanzlei Belege selbst einsehen, prüfen oder herunterladen möchte.
• Beides kombiniert: Export für die Buchung, Zugang für Rückfragen und Prüfungen.

Zusätzlich können Sie in XRechnungs.de jederzeit alle Rechnungen exportieren, etwa für den Jahresabschluss oder bei einem Wechsel der Kanzlei.

E-Rechnungen und DATEV: Das Original zählt

Bei einer E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ist der strukturierte Datensatz maßgeblich. Nach den GoBD müssen Sie ihn im Originalformat unverändert und maschinell auswertbar aufbewahren. Ein Ausdruck oder eine reine Bildansicht ersetzt das Original nicht.

Das gilt auch, wenn Ihre Kanzlei die Buchungsdaten per DATEV-Export erhält: Der Export liefert Daten für die Buchhaltung, ersetzt aber nicht die Archivierung der Original-E-Rechnung. Aufbewahrungspflichtig bleiben Sie selbst, auch wenn die Kanzlei Kopien hat. Praktisch heißt das:

• Original-E-Rechnungen (XML bzw. ZUGFeRD-Datei) unverändert archivieren
• Buchungsdaten per DATEV-Export oder Steuerberater-Zugang bereitstellen
• mit der Kanzlei klären, wer welche Datei aufbewahrt und wie sie im Prüfungsfall bereitsteht

Wie XRechnung und ZUGFeRD für Eingangs- und Ausgangsrechnungen in DATEV Unternehmen online ankommen, erklärt der Beitrag E-Rechnung und DATEV.

Welche Anforderungen für die digitale Aufbewahrung gelten, erklärt der Beitrag Aufbewahrungspflicht für digitale Rechnungen; die Fristen finden Sie unter Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?.

So läuft die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei

1. Abstimmen: Klären Sie Übergabeweg (DATEV-Export, Steuerberater-Zugang oder beides), Rhythmus und Kontenzuordnung. Der Rhythmus folgt sinnvollerweise Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung, also monatlich oder quartalsweise.
2. Stammdaten prüfen: Hinterlegen Sie Kundendaten, Steuersätze und Sonderfälle wie Reverse Charge oder Kleinunternehmerregelung korrekt, bevor Sie die ersten Rechnungen schreiben.
3. Laufend sauber arbeiten: Korrigieren Sie Rechnungen ausschließlich über Stornorechnung und Gutschrift, nicht durch Überschreiben.
4. Zum Stichtag übergeben: Erstellen Sie den Export für den vereinbarten Zeitraum oder geben Sie der Kanzlei Bescheid, dass alle Rechnungen im Zugang bereitstehen.
5. Rückfragen klären: Prüfen Sie Rückmeldungen der Kanzlei zeitnah; die Original-E-Rechnungen bleiben unverändert im Archiv.

Führen Sie mehrere Firmen, gehören Daten und Übergaben je Firma getrennt. Worauf es dabei ankommt, beschreibt der Beitrag Mandantenfähige Buchhaltungssoftware.

DATEV-Export mit XRechnungs.de

XRechnungs.de ist ein Rechnungsprogramm, keine vollständige Buchhaltungssoftware: Sie schreiben Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Stornorechnungen und Gutschriften – ab dem Tarif Pro auch Abschlags-, Schluss- und kumulierte Abschlagsrechnungen – und erzeugen E-Rechnungen als XRechnung (UBL oder CII) oder ZUGFeRD. Die Buchhaltung übernimmt Ihre Kanzlei.

Für die Übergabe stehen die direkte Übertragung an DATEV Unternehmen online, der DATEV-Export und der Steuerberater-Zugang bereit. Erstellte Dokumente werden im GoBD-Archiv abgelegt, die Daten in Deutschland gespeichert. Welche Angaben der Export im Detail enthält, prüfen Sie am besten gemeinsam mit Ihrer Kanzlei anhand eines ersten Testexports.

Die Tarife beginnen bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung bzw. 12 € bei monatlicher Zahlung und sind jederzeit kündbar; alle Details finden Sie auf der Preisseite. Sie können XRechnungs.de kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Einen breiteren Überblick über Rechnungssoftware gibt der Beitrag Programme zum Rechnungen schreiben.

Häufige Fragen zum DATEV-Export

Was ist ein DATEV-Export?

Ein Export von Rechnungsdaten in einem Format, das DATEV-Programme übernehmen können, meist ein Buchungsstapel als CSV-Datei. Ihre Steuerkanzlei importiert ihn in ihre DATEV-Software. Zusätzlich können die Belege selbst übergeben werden.

Brauche ich selbst eine DATEV-Lizenz für den Export?

In der Regel nicht. Den Export erstellt Ihr Rechnungsprogramm, den Import übernimmt Ihre Kanzlei mit ihrer eigenen DATEV-Software.

Ersetzt der DATEV-Export die Archivierung meiner E-Rechnungen?

Nein. Der Export liefert Buchungsdaten für die Kanzlei. Die E-Rechnung selbst müssen Sie im Originalformat unverändert und maschinell auswertbar aufbewahren, zum Beispiel in einem GoBD-konformen Archiv.

Wie oft sollte ich Rechnungen an die Steuerkanzlei übergeben?

Am besten im Rhythmus Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung, also monatlich oder quartalsweise. Den genauen Stichtag stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab.

Kann meine Steuerkanzlei direkt auf meine Rechnungen zugreifen?

In XRechnungs.de ja: Über den Steuerberater-Zugang, der in allen Tarifen enthalten ist, sieht Ihre Kanzlei Ihre Rechnungen direkt im System.

Welcher Kontenrahmen wird beim DATEV-Export verwendet?

Das hängt von Ihrer Kanzlei ab; verbreitet sind SKR 03 und SKR 04. Klären Sie vor dem ersten Export, welche Erlöskonten und Debitorennummern verwendet werden sollen.

Fazit: Einmal abstimmen, dann regelmäßig übergeben

Ein DATEV-Export spart Ihnen und Ihrer Kanzlei Erfassungsarbeit – vorausgesetzt, Kontenzuordnung, Rhythmus und Sonderfälle sind einmal sauber abgestimmt. Ergänzend sorgt ein Steuerberater-Zugang für kurze Wege bei Rückfragen. Wichtig bleibt: Der Export ersetzt nicht die Archivierung Ihrer Original-E-Rechnungen.