Mandantenfähige Buchhaltungssoftware: Lösungen für mehrere Firmen im Vergleich

Eine GmbH, daneben ein Einzelunternehmen, vielleicht noch eine Vermietungsgesellschaft: Wer mehrere Firmen führt, stellt schnell fest, dass nicht jede Buchhaltungssoftware dafür gebaut ist. Manche Programme verwalten beliebig viele Mandanten unter einem Dach, andere setzen auf einen eigenen Account pro Firma. Beides kann funktionieren, hat aber spürbare Folgen für Kosten, Aufwand und Übersicht.

In diesem Vergleich sehen Sie, wie bekannte Anbieter wie sevdesk, Lexware Office (ehemals lexoffice), orgaMAX, WISO MeinBüro und BuchhaltungsButler mit mehreren Firmen umgehen, welche Kriterien bei einer mandantenfähigen Buchhaltungssoftware wirklich zählen und wie Sie die passende Lösung für Ihre Unternehmensstruktur finden.

Was bedeutet „mandantenfähig“ bei Buchhaltungssoftware?

Eine mandantenfähige Buchhaltungssoftware kann mehrere rechtlich oder organisatorisch getrennte Einheiten in einem System führen. Jeder Mandant hat eigene Stammdaten, eigene Bankkonten, eigene Belege, eigene Nummernkreise und eigene Auswertungen. Gleichzeitig arbeiten Sie über eine gemeinsame Oberfläche und wechseln mit wenigen Klicks zwischen den Firmen.

Drei Modelle, mehrere Firmen abzubilden

In der Praxis begegnen Ihnen bei der Suche nach einer Buchhaltungssoftware für mehrere Firmen vor allem drei Ansätze:

1. Echte Mandantenfähigkeit: Ein Konto oder eine Lizenz enthält mehrere Firmen. Weitere Mandanten werden meist als Erweiterung hinzugebucht.
2. Verknüpfte Accounts: Jede Firma hat einen eigenen Account mit eigenem Tarif, Sie wechseln aber über einen gemeinsamen Login zwischen ihnen.
3. Vollständig getrennte Accounts: Jede Firma wird in einem eigenständigen Account geführt, oft mit eigener E-Mail-Adresse und separatem Login.

Keines dieser Modelle ist grundsätzlich besser. Für zwei Firmen mit wenig Belegaufkommen können getrennte Accounts völlig ausreichen. Wer dagegen fünf Gesellschaften mit einem Team betreut, profitiert deutlich von einer zentralen Mandantenverwaltung.

Darauf kommt es bei einer Buchhaltungssoftware für mehrere Firmen an

• Saubere Datentrennung: Belege, Buchungen, Kunden und Bankkonten müssen eindeutig einer Firma zugeordnet sein.
• Eigene Nummernkreise und Vorlagen je Firma, damit keine Rechnung mit falschem Briefkopf oder falscher Bankverbindung rausgeht.
• Flexible Steuereinstellungen, etwa Kleinunternehmerregelung für die eine und Regelbesteuerung für die andere Firma.
• Benutzer und Rechte, die sich pro Firma steuern lassen, inklusive Zugang für den Steuerberater.
• Transparentes Preismodell: Was kostet jede weitere Firma, und was jeder weitere Nutzer?
• E-Rechnung für jeden Mandanten: Erstellen, Empfangen und Prüfen von XRechnung und ZUGFeRD.
• GoBD-konforme Archivierung, bei der die Belege jeder Firma getrennt exportiert werden können.

Buchhaltungssoftware für mehrere Firmen: Anbieter im Überblick

Die folgende Übersicht basiert auf den öffentlich zugänglichen Angaben der Anbieter, Stand Oktober 2026. Funktionen, Tarife und Preise ändern sich regelmäßig. Prüfen Sie daher vor einer Entscheidung immer die aktuellen Tarifseiten der jeweiligen Anbieter.

sevdesk: mehrere Firmen über separate Accounts

sevdesk ist eine verbreitete Cloud-Lösung für Selbstständige und kleine Unternehmen mit starkem Fokus auf Automatisierung. Laut eigenem Hilfecenter ist sevdesk nicht mandantenfähig: Für jede Firma mit eigener Steuernummer wird ein eigener Account benötigt. Wer mehrere Geschäftsbereiche unter derselben Steuernummer führt, kann laut Anbieter stattdessen mit Kostenstellen arbeiten. Wer sevdesk für mehrere Firmen nutzen möchte, bucht also pro Unternehmen einen eigenen Tarif.

Lexware Office (ehemals lexoffice): ein Account pro Firma

Lexware Office ist die Cloud-Buchhaltung von Lexware und vielen noch unter dem früheren Namen lexoffice bekannt. Nach Angaben im Lexware-Hilfecenter lässt sich ein Account immer nur für eine Firma bzw. ein Gewerbe nutzen. Wer bei Lexware Office mehrere Firmen anlegen möchte, eröffnet dafür weitere Accounts, jeweils mit eigener E-Mail-Adresse. Die Daten der Accounts bleiben vollständig getrennt und werden nicht automatisch zusammengeführt.

Lexware Desktop-Programme: mehrere Firmen lokal

Anders sieht es bei den klassischen Desktop-Programmen von Lexware aus, etwa Lexware buchhaltung. Hier lassen sich mehrere Firmen innerhalb einer installierten Lizenz anlegen. Die höheren Editionen sind zusätzlich für die Arbeit an mehreren Arbeitsplätzen ausgelegt. Diese Variante eignet sich für Unternehmen, die lieber lokal als in der Cloud arbeiten.

orgaMAX: Mandanten als Erweiterung

orgaMAX bietet ausdrücklich Mehrmandantenfähigkeit an. Laut Anbieter erhält jede Firma eigene Nummernkreise, Logos, Bankverbindungen und Vorlagen, und Auswertungen wie EÜR, UStVA oder GuV werden je Mandant erstellt. Weitere Firmen werden als kostenpflichtige Erweiterung hinzugebucht, eine feste Obergrenze für die Anzahl der Mandanten nennt orgaMAX nicht. Damit gehört orgaMAX zu den Lösungen, die mehrere Firmen tatsächlich in einem System bündeln.

WISO MeinBüro: mehrere Mandanten je Kundenkonto

WISO MeinBüro von Buhl gibt es als Cloud- und als Desktop-Variante. Beide Versionen sind mandantenfähig: In der Cloud-Version verwalten Sie laut Anbieter mehrere Unternehmen getrennt in einem Kundenkonto, wobei sich die Kosten weiterer Mandanten nach dem gewählten Plan richten. In der Desktop-Version wird die Mandantenverwaltung über ein Zusatzmodul freigeschaltet. Das macht WISO MeinBüro interessant für Selbstständige mit mehreren eigenen Firmen oder Filialen.

BuchhaltungsButler: Hauptkonto und Mehrmandantenlösung

BuchhaltungsButler ist auf KI-gestützte Belegverarbeitung spezialisiert. Mehrere Firmenkonten lassen sich laut Anbieter mit einem Hauptkonto verknüpfen und über einen Login verwalten. Für Holdings, Buchhaltungsbüros und Kanzleien gibt es mit BHB Pro zusätzlich eine eigene Mehrmandantenlösung mit zentraler Verwaltung und Single Sign-On. Damit richtet sich das Angebot besonders an Strukturen mit vielen Gesellschaften und hohem Belegvolumen.

FastBill: Kontowechsel mit einem Login

FastBill verwaltet laut Support-Seite eine Firma pro Account. Mehrere Accounts können aber mit demselben Login genutzt werden, und über die Funktion „Account wechseln“ springen Sie zwischen den Firmen, ohne sich neu anzumelden. Jede Firma erhält so ihren eigenen Nummernkreis, wird aber als eigener Account geführt.

XRechnungs.de: mehrere Firmen für Rechnungen und E-Rechnungen

Bei XRechnungs.de steht die Rechnungsstellung im Mittelpunkt: Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD, inklusive Validierung nach EN 16931 und GoBD-konformer Archivierung. Mehrere Firmen legen Sie in einem Konto an. Für jedes Unternehmen erstellen Sie Rechnungen mit passenden Stammdaten, anpassbarem Nummernformat und dem richtigen Steuerregime. Ihr Steuerberater erhält einen eigenen Lesezugang, und Daten lassen sich per CSV exportieren. Wie das im Detail funktioniert, zeigt unser Ratgeber zum Rechnungsprogramm für mehrere Firmen.

Kurzvergleich: Welches Modell passt zu welcher Situation?

• Zwei Firmen, wenig Belege, ein bestehendes Tool: Ein zweiter Account beim gewohnten Anbieter ist oft der schnellste Weg, etwa bei sevdesk oder Lexware Office.
• Mehrere eigene Firmen, eine Person oder kleines Team: Mandantenfähige Lösungen wie orgaMAX oder WISO MeinBüro bündeln alles in einer Oberfläche.
• Holding mit vielen Gesellschaften und hohem Belegaufkommen: Spezialisierte Mehrmandantenlösungen wie BHB Pro von BuchhaltungsButler sind darauf ausgerichtet.
• Lieber lokal installiert: Desktop-Programme wie Lexware buchhaltung oder WISO MeinBüro Desktop.
• Schwerpunkt Rechnungen und E-Rechnungen für mehrere Firmen, Buchführung beim Steuerberater: ein Rechnungsprogramm mit Mandantenverwaltung wie XRechnungs.de.

Kosten bei mehreren Firmen richtig kalkulieren

Der Monatspreis auf der Tarifseite sagt bei mehreren Firmen wenig aus. Entscheidend ist, wie sich die Kosten mit jeder weiteren Firma entwickeln. Rechnen Sie deshalb immer das Gesamtszenario für Ihre Struktur durch:

1. Grundpreis: Fällt er einmal an oder pro Firma?
2. Weitere Mandanten: Gibt es ein günstigeres Add-on, oder benötigt jede Firma einen vollen Tarif?
3. Nutzer: Zählen Mitarbeitende pro Firma oder einmal für alle Firmen?
4. Zusatzmodule: Gelten gebuchte Funktionen für alle Mandanten oder müssen sie je Firma erneut gebucht werden?
5. Archiv und Speicher: Wie viele Dokumente sind inklusive, und was kostet zusätzlicher Speicherplatz?
6. Vertragslaufzeit: Monatlich kündbar oder Mindestlaufzeit von zwölf Monaten?

Planen Sie dabei auch Wachstum ein. Eine Lösung, die bei zwei Firmen günstig ist, kann bei vier Firmen und drei Mitarbeitenden ein ganz anderes Preisbild ergeben.

E-Rechnung: Die Pflicht gilt für jede Firma einzeln

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch versenden, ab 2028 gilt die Versandpflicht grundsätzlich für alle, mit Ausnahme der Kleinunternehmer. Die Umsatzgrenze wird dabei für jede Gesellschaft gesondert betrachtet. Ihre Softwarelösung muss also für jeden Mandanten zuverlässig XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und verarbeiten können. Alle Fristen im Detail finden Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnung-Pflicht. Eingehende E-Rechnungen prüfen Sie kostenlos mit dem XRechnung Validator.

Rechnungsstellung und Buchhaltung sinnvoll aufteilen

Viele Unternehmer mit mehreren Firmen suchen zunächst nach einer All-in-one-Lösung. In der Praxis hat sich aber oft eine Arbeitsteilung bewährt: Die Rechnungsstellung erledigt das Unternehmen selbst in einem Tool, das mehrere Firmen sauber trennt. Die laufende Buchführung, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen übernimmt das Steuerbüro mit seiner eigenen Kanzleisoftware.

Wichtig ist dann vor allem, dass Ihr Steuerberater einfach an die Daten kommt, etwa über einen eigenen Zugang, einen Datenexport oder ein geordnetes Archiv je Firma. Sprechen Sie diesen Workflow am besten vor der Softwareauswahl mit Ihrer Kanzlei ab. Weitere Orientierung bietet unser Überblick über Programme zum Rechnungen schreiben.

FAQ: Mandantenfähige Buchhaltungssoftware

Ist sevdesk mandantenfähig?

Nach Angaben von sevdesk nicht. Für jede Firma mit eigener Steuernummer ist ein eigener Account mit eigenem Tarif nötig. Geschäftsbereiche mit derselben Steuernummer lassen sich laut Anbieter über Kostenstellen trennen.

Kann ich bei Lexware Office (lexoffice) mehrere Firmen anlegen?

Nicht innerhalb eines Accounts. Laut Lexware-Hilfecenter gilt ein Lexware-Office-Account für genau eine Firma bzw. ein Gewerbe. Für jede weitere Firma eröffnen Sie einen separaten Account mit eigener E-Mail-Adresse.

Welche Buchhaltungssoftware ist mandantenfähig?

Mehrere Firmen in einem System bieten unter anderem orgaMAX, WISO MeinBüro (Cloud und Desktop), die Desktop-Programme von Lexware sowie BuchhaltungsButler über verknüpfte Konten bzw. BHB Pro. Die Umsetzung und das Preismodell unterscheiden sich jedoch deutlich, ein genauer Blick auf die Tarifdetails lohnt sich.

Brauche ich für jede GmbH eine eigene Buchhaltung?

Ja. Jede GmbH oder UG ist ein eigenständiges Unternehmen mit eigener Buchführungspflicht, eigenem Jahresabschluss und eigener Steuernummer. Die Buchhaltungen müssen deshalb getrennt geführt werden, unabhängig davon, ob Sie dafür eine mandantenfähige Software oder mehrere Accounts nutzen.

Ich habe als Einzelunternehmer zwei Gewerbe. Was muss ich beachten?

Umsatzsteuerlich sind Sie ein einziger Unternehmer, die Umsätze beider Gewerbe zählen also zusammen. Für die Einkommensteuer wird für jeden Betrieb in der Regel eine eigene Gewinnermittlung abgegeben. Eine getrennte Erfassung je Gewerbe ist deshalb sinnvoll. Wie Sie das konkret umsetzen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Wie archiviere ich die Belege mehrerer Firmen richtig?

Jede Firma unterliegt eigenen Aufbewahrungspflichten. Belege sollten unveränderbar, vollständig und eindeutig dem jeweiligen Unternehmen zugeordnet gespeichert werden, damit Sie bei einer Betriebsprüfung nur die Unterlagen der betroffenen Firma herausgeben. Die gesetzlichen Grundlagen erklären wir im Beitrag Muss ich Rechnungen archivieren?

Fazit: Die passende Lösung hängt von Ihrer Struktur ab

Eine mandantenfähige Buchhaltungssoftware ist kein Selbstzweck. Für zwei kleine Firmen können getrennte Accounts bei einem bekannten Cloud-Anbieter wie sevdesk oder Lexware Office die einfachste Lösung sein. Wer mehrere Unternehmen dauerhaft in einer Oberfläche führen möchte, findet bei orgaMAX, WISO MeinBüro oder den Lexware-Desktop-Programmen echte Mandantenverwaltung, Holdings mit hohem Belegvolumen bei spezialisierten Lösungen wie BuchhaltungsButler. Liegt Ihr Schwerpunkt auf Angeboten, Rechnungen und E-Rechnungen für mehrere Firmen, während das Steuerbüro die Buchführung übernimmt, ist ein Rechnungsprogramm mit Mandantenverwaltung wie XRechnungs.de eine schlanke Alternative. Vergleichen Sie in jedem Fall die Gesamtkosten für Ihre konkrete Firmenanzahl und stimmen Sie den Ablauf frühzeitig mit Ihrem Steuerberater ab.