E-Rechnung und DATEV: So kommen XRechnung und ZUGFeRD zum Steuerberater

Bucht Ihre Steuerkanzlei mit DATEV, stellt sich mit der E-Rechnung eine neue Frage: Wie gelangen XRechnung und ZUGFeRD so zu DATEV, dass die strukturierten Daten erhalten bleiben und nicht nur ein PDF-Bild ankommt? Diese Seite erklärt die Wege für Eingangs- und Ausgangsrechnungen und worauf Sie bei der Aufbewahrung achten. Wie ein klassischer Export mit Buchungsstapel funktioniert, beschreibt der Beitrag DATEV-Export: Rechnungen an den Steuerberater übergeben.

Warum E-Rechnungen in DATEV anders laufen als PDF-Rechnungen

Bei einer E-Rechnung zählt der strukturierte Datensatz, nicht die Ansicht: bei ZUGFeRD das im PDF eingebettete XML, bei der XRechnung die XML-Datei selbst. Für die Arbeit mit DATEV hat das zwei Folgen:

• Daten statt Abtippen: DATEV liest die strukturierten Daten aus dem XML aus und belegt damit zum Beispiel in Belege online die Erfassung vor. Geprüft werden müssen die Angaben trotzdem.
• Original aufbewahren: Das XML muss unverändert und maschinell auswertbar archiviert werden. Ein Ausdruck oder ein neu gespeichertes PDF ersetzt es nicht – beim erneuten Speichern kann das eingebettete XML sogar verloren gehen.

Eingangsrechnungen: wie XRechnung und ZUGFeRD in DATEV landen

Für empfangene E-Rechnungen nennt DATEV mehrere Wege in DATEV Unternehmen online:

• DATEV Upload online und Upload Mail: Per E-Mail eingegangene E-Rechnungen laden Sie hoch oder leiten sie an Ihre Upload-Mail-Adresse weiter.
• DATEV E-Rechnungsplattform mit E-Rechnungspostfach: empfängt E-Rechnungen über Peppol, das TRAFFIQX-Netzwerk oder per E-Mail und stellt sie automatisch in Belege online bereit. Registrierung und Empfang sind laut DATEV kostenfrei.
• Schnittstellen anderer Programme: Rechnungs- oder Eingangsrechnungssoftware überträgt Belege über DATEV-Schnittstellen.

Welche Wege für Sie eingerichtet sind, hängt von Ihrem DATEV-Zugang und Ihrer Kanzlei ab. Wie Sie E-Rechnungen grundsätzlich annehmen und prüfen, lesen Sie unter E-Rechnung empfangen.

Ausgangsrechnungen: vom Rechnungsprogramm zu DATEV

Ihre eigenen Rechnungen braucht die Kanzlei für die Buchung der Erlöse. Üblich sind drei Wege:

• Direkte Anbindung: Das Rechnungsprogramm überträgt Rechnungen direkt an DATEV Unternehmen online. Niemand muss Dateien herunterladen oder importieren.
• Export-Datei: Buchungsdaten als Buchungsstapel und die Belege als Dateien – Details im Beitrag DATEV-Export.
• Manueller Upload: einzelne Rechnungen über Upload online oder Upload Mail. Für wenige Rechnungen machbar, bei vielen aufwendig und fehleranfällig.

Auch für Ausgangsrechnungen gilt: Ein Doppel jeder Rechnung müssen Sie aufbewahren, bei E-Rechnungen im Originalformat. Welche Ablage Ihr maßgebliches Archiv ist, klären Sie am besten mit Ihrer Kanzlei.

E-Rechnungen und DATEV mit XRechnungs.de

XRechnungs.de ist direkt an DATEV angebunden: Ihre Ausgangsrechnungen übertragen Sie aus dem Programm an DATEV Unternehmen online. Zusätzlich können Sie Ihrer Kanzlei einen eigenen Steuerberater-Zugang einrichten, mit dem sie Ihre Rechnungen direkt in XRechnungs.de einsieht.

E-Rechnungen, die Sie über Peppol in XRechnungs.de empfangen, lassen sich derzeit noch nicht an DATEV oder Ihre Kanzlei weitergeben. Diese Funktion ist in Arbeit. Wenn Sie dazu Fragen haben, schreiben Sie uns an info@xrechnungs.de.

Rechnungen erstellen Sie als XRechnung (UBL oder CII), ZUGFeRD oder Factur-X; erstellte Dokumente werden im GoBD-Archiv abgelegt und in Deutschland gespeichert. Sie können XRechnungs.de 14 Tage kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte. Danach beginnen die Tarife bei 10 € pro Monat bei jährlicher Zahlung; alle Details auf der Preisseite.

Was Sie mit Ihrer Kanzlei abstimmen sollten

1. Übergabeweg: direkte Anbindung, Export oder Upload – und ob die Kanzlei Ihre Daten in DATEV Unternehmen online erwartet.
2. Eingangsrechnungen: ob Sie das DATEV E-Rechnungspostfach nutzen oder E-Rechnungen selbst hochladen.
3. Archivierung: wer die Original-XML-Dateien aufbewahrt und wie sie bei einer Prüfung bereitstehen.
4. Rhythmus: monatlich oder quartalsweise, passend zu Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Verwandte Themen

• DATEV-Export: Rechnungen an den Steuerberater übergeben
• E-Rechnung empfangen
• ZUGFeRD-Rechnung einfach erklärt
• XRechnung: Was ist das?
• Aufbewahrungspflicht für digitale Rechnungen

Häufige Fragen zu E-Rechnung und DATEV

Kann DATEV ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten?

Ja. DATEV liest die strukturierten Daten aus dem XML einer ZUGFeRD- oder XRechnung aus und übernimmt sie zum Beispiel in Belege online. Die vorbelegten Angaben sollten Sie bzw. Ihre Kanzlei trotzdem prüfen.

Wie bekomme ich eine XRechnung in DATEV Unternehmen online?

Über DATEV Upload online oder Upload Mail, automatisch über das DATEV E-Rechnungspostfach oder über die Schnittstelle eines anderen Programms. Welche Wege eingerichtet sind, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Ist das DATEV E-Rechnungspostfach kostenlos?

Laut DATEV sind Registrierung und Rechnungsempfang kostenfrei. Für Ausgangsrechnungen, die hochgeladen oder aus externer Software über die Plattform versendet werden, berechnet DATEV eine Gebühr je Rechnung (Stand: Oktober 2026).

Reicht es, das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung an DATEV zu geben?

Nur wenn es die Originaldatei mit eingebettetem XML ist. Ein Ausdruck, ein Scan oder ein neu gespeichertes PDF enthält die strukturierten Daten oft nicht mehr – maßgeblich ist bei einer E-Rechnung aber gerade das XML.

Kann XRechnungs.de Rechnungen direkt an DATEV übertragen?

Ja, Ausgangsrechnungen überträgt XRechnungs.de direkt an DATEV Unternehmen online. Über Peppol empfangene E-Rechnungen lassen sich derzeit noch nicht weitergeben; diese Funktion ist in Arbeit.

Ersetzt die Ablage in DATEV meine eigene Aufbewahrung?

Belege online archiviert freigegebene E-Rechnungen laut DATEV GoBD-konform. Verantwortlich für die Aufbewahrung bleiben trotzdem Sie als Unternehmen. Legen Sie mit Ihrer Kanzlei fest, welche Ablage Ihr maßgebliches Archiv ist.

Fazit

XRechnung und ZUGFeRD kommen am besten als Originaldatei zu DATEV, damit die strukturierten Daten erhalten bleiben. Für Eingangsrechnungen bietet DATEV Upload-Wege und ein E-Rechnungspostfach, für Ausgangsrechnungen spart eine direkte Anbindung den Umweg über Dateien. Stimmen Sie Übergabeweg und Archivierung einmal mit Ihrer Kanzlei ab – dann läuft die Übergabe regelmäßig ohne Mehraufwand.