Peppol in Deutschland: E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk senden und empfangen

E-Rechnungen kann man per E-Mail verschicken – oder über ein Netzwerk, das genau dafür gebaut wurde. Peppol ist ein solches Netzwerk. Es verbindet Rechnungssteller und Rechnungsempfänger über zertifizierte Dienstleister, ganz gleich, welche Software beide Seiten nutzen. Hier erfahren Sie, wie Peppol funktioniert, welche Rolle es in Deutschland spielt und wann es sich für Ihr Unternehmen lohnt.

Was ist Peppol?

Peppol ist ein internationaler Rahmen aus technischen Standards, Regeln und Vereinbarungen für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen und Bestellungen. Getragen wird Peppol von OpenPeppol, einem gemeinnützigen internationalen Verband nach belgischem Recht, der die Spezifikationen entwickelt und pflegt.

Wichtig für das Verständnis: Peppol ist kein Portal und kein einzelner Anbieter. Sie nehmen über einen Peppol-Dienstleister Ihrer Wahl am Netzwerk teil. Ihr Geschäftspartner kann einen ganz anderen Dienstleister nutzen – die Rechnung kommt trotzdem an.

So funktioniert das Vier-Ecken-Modell

Peppol beruht auf dem sogenannten Vier-Ecken-Modell. Eine Rechnung durchläuft dabei vier Stationen:

1. Ecke 1 – Rechnungssteller: Sie erstellen die Rechnung in Ihrer Software.
2. Ecke 2 – Access Point des Absenders: Ihr Peppol-Dienstleister übernimmt die Rechnung und sendet sie ins Netzwerk.
3. Ecke 3 – Access Point des Empfängers: Der Dienstleister Ihres Kunden nimmt die Rechnung entgegen.
4. Ecke 4 – Rechnungsempfänger: Ihr Kunde erhält die Rechnung in seiner Software.

Damit der sendende Access Point weiß, wohin die Rechnung gehen soll, schlägt er die Peppol-ID des Empfängers in einem zentralen Verzeichnisdienst nach. Dort ist hinterlegt, über welchen Access Point der Empfänger erreichbar ist und welche Dokumentarten er annehmen kann. Über das öffentliche Peppol Directory können Sie außerdem selbst nachsehen, ob ein Unternehmen im Netzwerk registriert ist.

Peppol BIS Billing 3.0 und XRechnung: Format oder Transportweg?

Bei Peppol werden zwei Dinge oft vermischt: das Netzwerk, über das eine Rechnung transportiert wird, und das Format der Rechnung selbst.

• Peppol BIS Billing 3.0 ist das Rechnungsformat des Peppol-Netzwerks. Es setzt die europäische Norm EN 16931 um und wird im Netzwerk in der UBL-Syntax übertragen.
• XRechnung ist der deutsche Standard auf Basis der EN 16931 und kann in UBL- oder CII-Syntax erstellt werden.
• Das Peppol-Netzwerk ist der Transportweg. Über Peppol lassen sich nicht nur Rechnungen im Format Peppol BIS Billing 3.0 übermitteln, sondern zum Beispiel auch XRechnungen – die Rechnungseingangsplattform des Bundes nimmt XRechnungen über Peppol entgegen.

Beide Formate erfüllen die EN 16931. Welches Format Ihr Empfänger erwartet, hängt von seinen Vorgaben ab. Einen Überblick über die Formate selbst gibt der Ratgeber Elektronisches Rechnungsformat.

Peppol-IDs in Deutschland

Jeder Teilnehmer ist im Netzwerk über eine Peppol-ID erreichbar. Sie besteht aus einem Code für das Kennungsschema und der eigentlichen Kennung, getrennt durch einen Doppelpunkt. Die deutsche Peppol-Behörde, die bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) angesiedelt ist, gibt für Deutschland unter anderem folgende Schemata vor:

• 0204 – Leitweg-ID: ausschließlich für öffentliche Auftraggeber. Die Peppol-ID besteht aus dem Präfix 0204 und der Leitweg-ID, zum Beispiel 0204:991-33333TEST-33 (Testbeispiel).
• 9930 – deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: für Unternehmen mit USt-IdNr.
• 0088 – GLN (Global Location Number): für Organisationen mit einer GLN.

Unternehmen sollten nach diesen Vorgaben vorzugsweise ihre USt-IdNr. veröffentlichen und, falls keine vorhanden ist, ihre GLN. Was es mit der Leitweg-ID auf sich hat, erklärt der Ratgeber Leitweg-ID.

Peppol bei öffentlichen Auftraggebern

Für Rechnungen an den Bund ist Peppol einer der Übertragungswege zur Rechnungseingangsplattform OZG-RE – neben Upload und E-Mail. Adressiert wird die empfangende Stelle über ihre Peppol-ID mit dem Präfix 0204, zusätzlich muss die Leitweg-ID im Feld BT-10 der Rechnung stehen. Registrierung, Übertragungswege und typische Ablehnungsgründe beschreibt der Ratgeber XRechnung an Behörden senden.

Peppol im B2B-Bereich: Pflicht oder Option?

Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen bestimmten Übertragungsweg vor. E-Rechnungen dürfen per E-Mail verschickt, zum Download bereitgestellt oder über Netzwerke wie Peppol übermittelt werden. Peppol ist im deutschen B2B-Bereich also eine Option, keine Pflicht.

Interessant wird Peppol vor allem, wenn:

• Sie regelmäßig viele Rechnungen an dieselben Geschäftspartner senden,
• Ihre Kunden die automatische Verarbeitung ohne E-Mail-Postfach bevorzugen,
• Sie an Behörden oder ins Ausland fakturieren, wo Peppol verbreitet ist,
• Sie eingehende Rechnungen strukturiert und ohne Umweg über ein Postfach empfangen möchten.

Wenn Sie E-Rechnungen vor allem empfangen und noch keine eigene Lösung haben: Für die Empfangspflicht genügt in Deutschland ein E-Mail-Postfach. Details dazu finden Sie unter E-Rechnung empfangen.

Peppol im Auslandsgeschäft: Beispiel Belgien

In mehreren europäischen Ländern spielt Peppol eine größere Rolle als in Deutschland. Ein Beispiel ist Belgien: Seit dem 1. Januar 2026 müssen dort mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen untereinander strukturierte E-Rechnungen austauschen. Bevorzugter Übertragungsweg ist Peppol, in der Regel mit Peppol BIS Billing 3.0; andere Formate setzen eine Vereinbarung zwischen den Partnern voraus.

Für deutsche Unternehmen ohne Niederlassung in Belgien bedeutet das nicht automatisch eine eigene Pflicht. Belgische Geschäftskunden erwarten aber zunehmend, Rechnungen über Peppol zu erhalten. Klären Sie im Einzelfall mit Ihrem Kunden oder Ihrer Steuerberatung, was für Ihre Rechnungen gilt. Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland kann außerdem das Reverse-Charge-Verfahren eine Rolle spielen – mehr dazu im Ratgeber Reverse Charge nach § 13b.

Wie kommen Sie an eine Peppol-ID?

Eine Peppol-ID beantragen Sie nicht bei einer Behörde, sondern erhalten sie über die Anbindung an einen Peppol-Dienstleister:

1. Software oder Dienstleister wählen: Sie nutzen eine Rechnungssoftware mit Peppol-Anbindung oder einen Peppol-Dienstleister direkt. Ein eigener Access Point setzt eine Mitgliedschaft bei OpenPeppol und technischen Aufwand voraus und lohnt sich meist nur für große Unternehmen.
2. Kennung festlegen: In der Regel wird Ihre USt-IdNr. (Schema 9930) oder Ihre GLN (Schema 0088) als Peppol-ID verwendet.
3. Registrierung im Netzwerk: Ihr Dienstleister trägt Sie im Verzeichnisdienst ein, sodass andere Teilnehmer Sie finden und Ihnen Rechnungen schicken können.
4. Erreichbarkeit prüfen: Über das Peppol Directory können Sie kontrollieren, ob Ihr Eintrag sichtbar ist.

Teilen Sie Ihre Peppol-ID anschließend Ihren Geschäftspartnern mit, etwa auf Rechnungen oder in Ihren Stammdaten.

Peppol mit XRechnungs.de

Mit XRechnungs.de können Sie E-Rechnungen über Peppol im Format Peppol BIS Billing 3.0 senden und empfangen – direkt aus der Web-App im Browser. Daneben erstellen Sie XRechnungen in UBL und CII sowie ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Rechnungen, die Sie herunterladen oder per E-Mail versenden. Die integrierte Validierung prüft Ihre Rechnungen vor dem Versand gegen die Regeln der EN 16931. Sie können XRechnungs.de kostenlos testen – mit bis zu 50 Dokumenten und ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen zu Peppol

Ist Peppol in Deutschland Pflicht?

Nein. Für Rechnungen zwischen Unternehmen schreibt das deutsche Recht keinen Übertragungsweg vor; E-Mail ist ebenso zulässig. Für Rechnungen an den Bund ist Peppol einer von mehreren Übertragungswegen zur OZG-RE.

Brauche ich einen eigenen Access Point?

Nein. Die meisten Unternehmen nutzen Peppol über eine Software oder einen Dienstleister, der einen Access Point betreibt. Ein eigener Access Point setzt eine Mitgliedschaft bei OpenPeppol und eigenen technischen Betrieb voraus.

Kostet Peppol etwas?

Das hängt vom Anbieter ab. Der Zugang erfolgt über Peppol-Dienstleister, die dafür in der Regel Gebühren verlangen oder den Zugang in ihre Software-Tarife einbeziehen. Vergleichen Sie, ob Senden und Empfangen enthalten sind.

Kann ich über Peppol eine XRechnung verschicken?

Ja. Peppol ist ein Transportweg, über den auch XRechnungen übermittelt werden können, zum Beispiel an die Rechnungseingangsplattform des Bundes. Welches Format ein Empfänger annimmt, hängt von seinen Vorgaben ab.

Woran erkenne ich, ob mein Kunde über Peppol erreichbar ist?

Suchen Sie im öffentlichen Peppol Directory nach dem Namen oder der Kennung Ihres Kunden, etwa der USt-IdNr., oder fragen Sie direkt nach seiner Peppol-ID.

Ist eine Rechnung über Peppol automatisch korrekt?

Nein. Peppol sorgt für einen zuverlässigen Transport an den richtigen Empfänger. Für den Inhalt der Rechnung, also Pflichtangaben, Beträge und Steuersätze, sind Sie als Rechnungssteller weiterhin selbst verantwortlich.

Fazit: Peppol als zusätzlicher Weg für Ihre E-Rechnungen

Peppol ist in Deutschland keine Pflicht, aber ein leistungsfähiger Transportweg – besonders für Rechnungen an Behörden, an Geschäftspartner mit automatisierter Rechnungsverarbeitung und ins Ausland. Wer über Peppol erreichbar ist, empfängt Rechnungen strukturiert und ohne Umweg über ein Postfach. Mit XRechnungs.de senden und empfangen Sie E-Rechnungen über Peppol im Format Peppol BIS Billing 3.0. Die Tarife beginnen bei 10 € im Monat bei jährlicher Zahlung oder 12 € bei monatlicher Zahlung; alle Details finden Sie auf der Preisseite.