XRechnung an Behörden senden: OZG-RE, Peppol und E-Mail

Sie haben einen Auftrag für eine Bundesbehörde, ein Landesamt oder eine Kommune erledigt und möchten jetzt eine XRechnung stellen? Dann reicht es nicht, eine Datei zu erzeugen – sie muss auch über den richtigen Kanal bei der richtigen Stelle ankommen. Beim Bund ist das die Rechnungseingangsplattform OZG-RE. Hier erfahren Sie, wie Sie sich dort registrieren, welche Übertragungswege es gibt und woran Einreichungen häufig scheitern.

Das Wichtigste in Kürze

• Bundesbehörden nehmen E-Rechnungen über die OZG-RE entgegen. Die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) wurde im September 2025 mit der OZG-RE zusammengeführt.
• Für die Nutzung der OZG-RE ist laut Plattformbetreiber eine einmalige, kostenlose Registrierung nötig – unabhängig vom Übertragungsweg.
• Zur Auswahl stehen der manuelle Upload, der Versand per E-Mail und Peppol. Zusätzlich bietet die Plattform eine Eingabemaske, um Rechnungen direkt online zu erfassen.
• Ohne korrekte Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz (BT-10) kann Ihre Rechnung nicht zugeordnet werden.
• Länder und Kommunen haben teilweise eigene Portale und Regeln.

Wann müssen Sie Behörden eine E-Rechnung schicken?

Für Rechnungen an Stellen des Bundes gilt die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Sie verpflichtet Rechnungssteller, E-Rechnungen über ein Verwaltungsportal des Bundes einzureichen; als Standard sieht sie grundsätzlich die XRechnung vor. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach einem Direktauftrag bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer). Viele Stellen bevorzugen aber auch in diesen Fällen die XRechnung.

Für Behörden der Länder und für Kommunen gilt das jeweilige Landesrecht. Pflichten, Ausnahmen und Fristen können sich deshalb unterscheiden. Prüfen Sie außerdem Ihren Vertrag oder die Bestellung: Öffentliche Auftraggeber legen dort häufig fest, wie die Rechnung einzureichen ist. Die gesetzlichen Fristen für Rechnungen zwischen Unternehmen sind ein eigenes Thema – sie finden Sie unter E-Rechnung Pflicht.

OZG-RE: die Rechnungseingangsplattform des Bundes

Die OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform) ist seit der Zusammenführung mit der ZRE am 19. September 2025 die zentrale Eingangsplattform des Bundes für E-Rechnungen. Sie prüft eingehende Rechnungen und leitet sie anhand der Leitweg-ID an die zuständige Stelle weiter. Leitweg-IDs und Peppol-IDs, die vorher bei der ZRE genutzt wurden, wurden laut den Informationen der Bundesbehörden übernommen – Sie verwenden also weiterhin die Leitweg-ID, die Ihnen Ihr Auftraggeber genannt hat.

Neben Bundesbehörden nehmen auch einzelne weitere öffentliche Stellen ihre E-Rechnungen über die OZG-RE entgegen. Ob Ihr Auftraggeber dazugehört, steht in der Regel in der Bestellung oder in den Rechnungshinweisen der Behörde.

Registrierung bei der OZG-RE

Bevor Sie die erste Rechnung einreichen, legen Sie ein Konto auf der Plattform an. Die Registrierung ist kostenlos und muss nur einmal erfolgen:

1. Rufen Sie die Rechnungseingangsplattform des Bundes auf (Informationen und Einstieg über e-rechnung-bund.de).
2. Legen Sie ein Unternehmenskonto an und hinterlegen Sie Ihre Firmendaten sowie die Daten der ersten Benutzerin oder des ersten Benutzers. Diese Person erhält Administratorrechte und kann später weitere Benutzer anlegen.
3. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Aktivierungslink.
4. Wählen und aktivieren Sie im Konto Ihren bevorzugten Übertragungsweg.

Die E-Rechnungsverordnung sieht vor, dass Rechnungen, die keinem Nutzerkonto zugeordnet werden können, zurückgewiesen werden – ohne dass Sie darüber informiert werden. Die Registrierung ist deshalb keine Formalität, sondern Voraussetzung dafür, dass Ihre Rechnung überhaupt bearbeitet wird.

Die Übertragungswege im Vergleich

Manueller Upload

Sie laden eine fertige XRechnung als Datei im Portal hoch. Das ist der einfachste Weg, wenn Sie nur gelegentlich an Behörden fakturieren: Rechnung in Ihrer Software erstellen, als XML herunterladen, im Portal hochladen.

Eingabemaske im Portal

Die Plattform bietet zusätzlich ein Formular, mit dem Sie eine XRechnung direkt online erfassen. Das hilft, wenn Ihre Software keine XRechnung erzeugen kann. Bei regelmäßigen Rechnungen ist die doppelte Erfassung aber aufwendig und fehleranfällig.

Versand per E-Mail

Jedes Konto erhält eine eigene, kontospezifische Empfangsadresse für E-Rechnungen. Hängen Sie an jede E-Mail genau eine XRechnung-Datei an. Weitere Anlagen wie Stundennachweise gehören in die XRechnung selbst, nicht als separate Dateien in die E-Mail. Senden Sie nur von der Adresse, die Sie im Konto hinterlegt haben.

Peppol

Über das Peppol-Netzwerk senden Sie Rechnungen direkt aus Ihrer Software, sofern diese an Peppol angebunden ist. Die Peppol-ID des Empfängers setzt sich aus dem Präfix 0204 und der Leitweg-ID zusammen; zusätzlich muss die Leitweg-ID in BT-10 stehen. Damit Sie den Bearbeitungsstatus Ihrer Peppol-Rechnungen im Portal sehen, verknüpfen und verifizieren Sie Ihre Absender-ID in Ihrem Konto. Grundlagen zum Netzwerk finden Sie im Ratgeber Peppol E-Rechnung.

Schritt für Schritt: XRechnung an eine Bundesbehörde senden

1. Leitweg-ID klären: Entnehmen Sie die Leitweg-ID der Bestellung oder fragen Sie beim Auftraggeber nach. Notieren Sie auch Bestellnummer und Bestellposition, falls angegeben.
2. XRechnung erstellen: Erzeugen Sie die Rechnung in UBL- oder CII-Syntax mit allen Pflichtangaben. Was auf eine Rechnung gehört, lesen Sie unter Pflichtangaben einer Rechnung.
3. Validieren: Prüfen Sie die Datei vor der Einreichung, zum Beispiel mit dem kostenlosen XRechnung Validator.
4. Einreichen: Laden Sie die Datei in der OZG-RE hoch, senden Sie sie an Ihre kontospezifische E-Mail-Adresse oder übermitteln Sie sie über Peppol.
5. Status verfolgen: Kontrollieren Sie im Portal regelmäßig den Bearbeitungsstatus Ihrer eingereichten Rechnungen.
6. Archivieren: Bewahren Sie die XRechnung in ihrem Originalformat auf.

Länder und Kommunen: andere Portale, andere Regeln

Außerhalb des Bundes gibt es keine einheitliche Lösung. Manche Länder betreiben eigene Eingangsplattformen, andere Stellen nehmen E-Rechnungen über weitere Kanäle entgegen. Auch Pflichten und Wertgrenzen regelt jedes Land selbst. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf den Weg, den Sie beim Bund nutzen, sondern prüfen Sie für jeden Auftraggeber:

• Über welche Plattform oder welchen Kanal soll die Rechnung eingehen?
• Welche Leitweg-ID gilt für diesen Auftrag?
• Ist eine Registrierung auf einem Landesportal nötig?
• Gibt es zusätzliche Anforderungen, etwa an Bestellnummern oder Anlagen?

Die Antworten stehen meist in der Bestellung, in den Vergabeunterlagen oder in den Hinweisen für Rechnungssteller auf der Website der Behörde.

Status prüfen und Ablehnungen vermeiden

Nach dem Einreichen durchläuft Ihre Rechnung mehrere Status, etwa „bereitgestellt“, „abgeholt“ oder „zurückgewiesen“. Verlassen Sie sich nicht darauf, bei einer Ablehnung automatisch benachrichtigt zu werden, sondern schauen Sie regelmäßig in die Statusübersicht. Häufige Gründe für Ablehnungen sind:

• Fehlende oder falsche Leitweg-ID: Die Rechnung kann keiner Dienststelle zugeordnet werden.
• Validierungsfehler: Die Datei verstößt gegen die Regeln der EN 16931 oder der XRechnung, etwa durch fehlende Pflichtfelder oder fehlerhafte Summen.
• Kein zugeordnetes Konto: Die Rechnung kommt von einer Absenderadresse oder Absender-ID, die nicht mit Ihrem Konto verknüpft ist.
• Falsche Dateiform beim E-Mail-Versand: mehrere Rechnungen in einer E-Mail, separate Anlagen statt eingebetteter Anlagen oder ein PDF statt einer XRechnung.
• Fehlende Auftragsbezüge: Bestellnummer oder Bestellposition fehlen, obwohl der Auftraggeber sie verlangt.
• Inhaltliche Fehler: falsche Beträge, Leistungszeiträume oder Steuersätze. Eine fehlerhafte Rechnung korrigieren Sie über eine neue Rechnung – mehr dazu unter Rechnung korrigieren, stornieren, gutschreiben.

XRechnungen für Behörden mit XRechnungs.de vorbereiten

XRechnungs.de ist eine Web-App im Browser, mit der Sie XRechnungen in UBL- und CII-Syntax erstellen. Die Leitweg-ID hinterlegen Sie beim Kunden, sie wird automatisch als Käuferreferenz übernommen. Vor dem Download prüft die integrierte Validierung Ihre Rechnung gegen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung.

Wichtig zu wissen: XRechnungs.de übermittelt Rechnungen nicht direkt an die OZG-RE oder an Landesportale. Sie laden die fertige XRechnung herunter und reichen sie selbst per Upload oder per E-Mail an Ihre kontospezifische Adresse ein. Alternativ können Sie Rechnungen aus XRechnungs.de über Peppol im Format Peppol BIS Billing 3.0 versenden. Ob die empfangende Stelle Rechnungen in diesem Format über Peppol annimmt, klären Sie bitte vorab mit Ihrem Auftraggeber.

Häufige Fragen zum Versand an Behörden

Gibt es die ZRE noch?

Nein. Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) wurde am 19. September 2025 mit der OZG-RE zusammengeführt. Seitdem ist die OZG-RE die Eingangsplattform des Bundes. Bisherige Leitweg-IDs und Peppol-IDs wurden übernommen.

Muss ich mich für jeden Übertragungsweg einzeln registrieren?

Nein. Sie registrieren sich einmalig und kostenlos auf der OZG-RE. Laut Plattformbetreiber ist diese Registrierung unabhängig vom genutzten Übertragungsweg erforderlich. Den gewünschten Weg aktivieren Sie anschließend in Ihrem Konto.

Kann ich mehrere Rechnungen in einer E-Mail schicken?

Nein. Pro E-Mail hängen Sie genau eine XRechnung-Datei an. Zusätzliche Anlagen betten Sie in die XRechnung ein, statt sie separat an die E-Mail anzuhängen.

Werde ich informiert, wenn meine Rechnung abgelehnt wird?

Nicht in jedem Fall. Rechnungen, die keinem Nutzerkonto zugeordnet werden können, werden nach der E-Rechnungsverordnung ohne Benachrichtigung zurückgewiesen. Prüfen Sie deshalb regelmäßig den Bearbeitungsstatus im Portal.

Muss ich auch kleine Beträge als XRechnung an den Bund schicken?

Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) sind von der Pflicht ausgenommen. Viele Stellen bevorzugen trotzdem die XRechnung. Für Länder und Kommunen können andere Grenzen gelten.

Kann XRechnungs.de meine Rechnung direkt in die OZG-RE einreichen?

Nein. Sie laden die XRechnung herunter und reichen sie per Upload oder E-Mail selbst ein. Alternativ ist der Versand über Peppol im Format Peppol BIS Billing 3.0 möglich – ob die empfangende Stelle dieses Format annimmt, klären Sie vorab mit Ihrem Auftraggeber.

Fazit: Einmal einrichten, dann routiniert einreichen

Der Versand an Behörden wirkt beim ersten Mal kompliziert, folgt aber immer demselben Muster: Leitweg-ID klären, XRechnung erstellen und validieren, über den aktivierten Kanal einreichen, Status prüfen. Wer die Registrierung bei der OZG-RE einmal erledigt hat, spart sich bei jeder weiteren Rechnung Zeit. Mit XRechnungs.de erstellen Sie die passende XRechnung im Browser – kostenlos testen mit bis zu 50 Dokumenten, ohne Kreditkarte. Die Tarife beginnen bei 10 € im Monat bei jährlicher Zahlung oder 12 € bei monatlicher Zahlung und sind jederzeit kündbar; Details finden Sie auf der Preisseite.