Wat moet er op een factuur? Alle factuureisen in Nederland

Een Nederlandse factuur moet in elk geval je naam en adres, die van je klant, je btw-id, je KvK-nummer (als je in het Handelsregister staat), een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum, een omschrijving van wat je levert, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag bevatten. Hieronder vind je alle eisen op een rij, plus de regels voor bijzondere situaties, de termijn waarbinnen je factureert en hoelang je facturen bewaart.

Deze pagina gaat over facturen van Nederlandse ondernemers. Factureer je vanuit België? Lees dan de verplichte vermeldingen op een Belgische factuur, want daar gelden andere regels.

De verplichte gegevens op een factuur

De Belastingdienst noemt de volgende gegevens die op een gewone factuur moeten staan. De opmaak mag je zelf kiezen, zolang alles erop staat.

1. Je volledige naam en die van je klant: de statutaire naam, of een handelsnaam die met adres en plaats bij de KvK is geregistreerd.
2. Je volledige adres en dat van je klant: het adres waar het bedrijf echt gevestigd is. Alleen een postbusnummer is niet genoeg.
3. Je btw-identificatienummer (btw-id), beginnend met NL.
4. Je KvK-nummer, als je bij de KvK in het Handelsregister staat.
5. De factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitreikt.
6. Een factuurnummer. Nummers lopen opeenvolgend, in één of meer reeksen, en je gebruikt een nummer nooit twee keer.
7. Bij goederen: de soort en de hoeveelheid. Bij diensten: de aard en de omvang.
8. De leverdatum van de goederen of diensten, of de datum van een vooruitbetaling.
9. Het bedrag exclusief btw, waar van toepassing met de eenheidsprijs. Lever je tegen verschillende tarieven, dan vermeld je de bedragen per tarief apart.
10. Het btw-tarief dat je toepast.
11. Het btw-bedrag.

Ben je onderdeel van een fiscale eenheid? Dan vermeld je de naam en het btw-id van het onderdeel dat de levering of dienst verricht.

Btw-tarieven en btw-bedrag op de factuur

In Nederland gelden drie btw-tarieven: het algemene tarief van 21%, het verlaagde tarief van 9% (onder meer voor de meeste voedingsmiddelen) en het nultarief van 0% (bijvoorbeeld voor bepaalde leveringen naar het buitenland). Zet per regel of per groep regels duidelijk welk tarief je toepast en noem onderaan het totale btw-bedrag per tarief.

Twijfel je welk tarief voor jouw product of dienst geldt? Controleer het bij de Belastingdienst of je boekhouder, want een verkeerd tarief betekent dat je te veel of te weinig btw afdraagt.

Bijzondere vermeldingen: btw verlegd, KOR en EU-klanten

Btw verlegd

Valt je levering onder de verleggingsregeling, bijvoorbeeld bepaalde onderaanneming in de bouw of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan reken je zelf geen btw. Je klant geeft de btw aan. Op de factuur zet je dan in plaats van het btw-bedrag een vermelding als ‘btw verlegd’ en het btw-id van je klant. Een vereenvoudigde factuur mag je in deze situatie niet gebruiken.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Doe je mee aan de KOR, dan breng je geen btw in rekening en zet je dus geen btw-tarief en btw-bedrag op je factuur. Maak op de factuur duidelijk waarom er geen btw op staat, bijvoorbeeld met een korte vermelding dat je onder de kleineondernemersregeling valt. Een wettelijk voorgeschreven standaardzin hebben we op de sites van de overheid niet gevonden; stem de formulering bij twijfel af met je boekhouder.

Klanten in andere EU-landen

Lever je goederen of diensten aan een bedrijf in een ander EU-land, dan moet ook het btw-id van je klant op de factuur staan. Bij een intracommunautaire levering van goederen geldt vaak het nultarief en bij veel diensten wordt de btw verlegd; vermeld duidelijk welke regeling je toepast. Een vereenvoudigde factuur is bij intracommunautaire leveringen niet toegestaan. Factureer je aan Belgische of Duitse klanten, lees dan ook factureren aan Belgische klanten via Peppol en factureren aan Duitse klanten vanuit Nederland.

Vereenvoudigde factuur tot € 100

Is het totaalbedrag van je factuur € 100 of minder inclusief btw, of corrigeer je een eerdere factuur, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Die moet in elk geval bevatten:

• je naam en adres;
• de factuurdatum;
• een omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
• het btw-bedrag;
• bij een correctie: een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

De vereenvoudigde factuur mag niet bij intracommunautaire leveringen van goederen, afstandsverkopen of diensten waarbij de btw naar de afnemer is verlegd.

Wanneer moet je de factuur versturen?

Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Lever je in april, dan factureer je uiterlijk op 15 mei. Daarna moet je klant betalen binnen de betalingstermijn die je hebt afgesproken.

Hoelang moet je facturen bewaren?

De fiscale bewaarplicht is 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaar je 10 jaar, net als gegevens over leveringen en diensten onder de één-loket-regelingen (OSS). Bewaar een factuur in de vorm waarin je hem hebt verstuurd of ontvangen: een digitale factuur sla je digitaal op, en niet alleen als print. Papieren facturen mag je scannen als de scan een juiste en volledige weergave is; het archief moet de hele bewaartermijn controleerbaar blijven.

Pdf, e-factuur en Peppol: wat mag in Nederland?

Aan bedrijven en particulieren mag je in Nederland nu nog gewoon een pdf per e-mail of een papieren factuur sturen, zolang alle verplichte gegevens erop staan. Een echte e-factuur, een gestructureerd bestand dat software automatisch kan verwerken, is voor bedrijven onderling optioneel en vraagt instemming van je klant.

Voor de Rijksoverheid ligt dat anders: die accepteert alleen e-facturen en geen pdf. Hoe dat werkt, lees je in e-factureren aan de Nederlandse overheid via Peppol. Daarnaast wil het kabinet e-facturatie tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030 verplicht maken; dat is nog een plan waarvoor een wetsvoorstel moet worden aangenomen. Meer daarover in e-facturatie verplicht in Nederland en, voor zelfstandigen, in e-factuur als zzp'er: wanneer is het verplicht?.

Voorbeeld van een factuur

Zo kan een eenvoudige factuur van een Nederlandse dienstverlener eruitzien. Alle namen, nummers en bedragen zijn verzonnen.

Ontwerpstudio Voorbeeld
Kanaalstraat 12, 3511 AB Utrecht
KvK-nummer: 12345678
Btw-id: NL001234567B01

Factuur aan:
Voorbeeld Retail B.V.
Marktplein 5, 1012 AB Amsterdam

Factuurnummer: 2026-0042
Factuurdatum: 3 november 2026
Leverdatum:   oktober 2026

Omschrijving                         Aantal   Prijs      Bedrag
Ontwerp huisstijl (uren)             10       € 75,00    € 750,00

Subtotaal excl. btw                                      € 750,00
Btw 21%                                                  € 157,50
Totaal incl. btw                                         € 907,50

Betaal binnen 30 dagen op IBAN NL00 BANK 0123 4567 89
o.v.v. factuurnummer 2026-0042

Veelgemaakte fouten op facturen

• Een gat of dubbel nummer in de factuurnummering, bijvoorbeeld na het verwijderen van een concept.
• Alleen een postbus als adres, of een handelsnaam die niet bij de KvK geregistreerd is.
• Het KvK-nummer of het btw-id ontbreekt, of je zet per ongeluk je omzetbelastingnummer in plaats van je btw-id.
• Geen leverdatum, alleen een factuurdatum.
• Bij btw verlegd of een EU-klant ontbreekt het btw-id van de klant of de vermelding van de verlegging.
• Een vaag omschreven dienst zoals ‘werkzaamheden’ zonder aard en omvang.
• Een pdf sturen naar de Rijksoverheid, terwijl die alleen e-facturen accepteert.

Facturen maken met XRechnungs.de

XRechnungs.de is een webapp voor facturen, offertes en pakbonnen, met klant- en productbeheer. De app is beschikbaar in het Nederlands, Duits, Engels, Frans en Spaans. Met XRechnungs.de kun je facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol versturen en ontvangen; wat dat formaat inhoudt, lees je in Peppol BIS 3.0 uitgelegd. Voor Duitse klanten maak je XRechnung en ZUGFeRD/Factur-X. Ingebouwde validatie helpt je fouten in het formaat te vinden voordat je verstuurt. Bijzondere vermeldingen zoals ‘btw verlegd’ of een KOR-tekst controleer je zelf. Je gegevens worden in Duitsland (EU) gehost en je kunt op elk moment opzeggen.

Ontvang je zelf een e-factuur? Bekijk die gratis zonder account met de gratis e-factuurviewer of controleer een bestand met de online validator. Heb je een pdf-factuur die een gestructureerd formaat nodig heeft, dan helpt de pdf-converter met OCR. Bekijk de Peppol-facturatiesoftware voor Nederland voor meer uitleg.

Veelgestelde vragen

Moet mijn KvK-nummer op de factuur?

Ja, als je in het Handelsregister van de KvK staat. Ben je niet ingeschreven, dan vervalt deze eis, maar de andere verplichte gegevens blijven gelden.

Mag ik een factuur als pdf per e-mail sturen?

Ja, aan bedrijven en particulieren mag dat, zolang de pdf dezelfde verplichte gegevens bevat als een papieren factuur. De Rijksoverheid accepteert echter alleen e-facturen en geen pdf.

Wat zet ik op de factuur als ik de KOR gebruik?

Met de KOR breng je geen btw in rekening, dus je vermeldt geen btw-tarief en geen btw-bedrag. Geef op de factuur aan dat je onder de kleineondernemersregeling valt, zodat je klant ziet waarom er geen btw op staat. Stem de precieze formulering bij twijfel af met je boekhouder.

Mag ik met meerdere nummerreeksen werken?

Ja. Je factuurnummers moeten opeenvolgend zijn, maar je mag één of meer reeksen gebruiken, bijvoorbeeld per jaar of per vestiging. Een nummer mag je nooit twee keer gebruiken.

Hoe corrigeer ik een factuur die al verstuurd is?

Pas de oorspronkelijke factuur niet aan, maar stuur een nieuwe, corrigerende factuur of creditfactuur met een eigen factuurnummer en een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Voor zo'n correctie mag je ook een vereenvoudigde factuur gebruiken.

Wil je zelf facturen maken en Peppol uitproberen? Start de gratis proefperiode: 14 dagen, tot 50 documenten en zonder creditcard. De abonnementen vind je op de prijzenpagina; vragen kun je stellen via het contactformulier.