Peppol BIS 3.0 uitgelegd: het e-factuurformaat voor België

Peppol BIS Billing 3.0 is de specificatie die bepaalt hoe een elektronische factuur er technisch uitziet wanneer ze via het Peppol-netwerk wordt verstuurd. Sinds de Belgische e-facturatieplicht van 1 januari 2026 is het de standaard voor facturen tussen Belgische btw-plichtigen. Hieronder leest u wat Peppol is, hoe het formaat is opgebouwd, welke gegevens erin staan en hoe het zich verhoudt tot XRechnung en ZUGFeRD.

Peppol BIS 3.0 in het kort

• Peppol is het netwerk, Peppol BIS Billing 3.0 is het factuurformaat dat erover reist.
• Het formaat is een XML-bestand in UBL-syntaxis.
• Het is een CIUS (Core Invoice Usage Specification) van de Europese norm EN 16931: een geldige Peppol BIS-factuur voldoet ook aan die norm.
• Er zijn twee documenttypes: factuur en creditnota.
• Elke factuur wordt gecontroleerd met vaste validatieregels voordat ze wordt verwerkt.
• De specificatie wordt beheerd door OpenPeppol.

Wat is Peppol? Netwerk, access points en het vierhoekmodel

Peppol is een internationaal netwerk waarop ondernemingen elektronische documenten zoals facturen, creditnota's en bestellingen uitwisselen. Het netwerk is decentraal: er is geen centrale mailbox, maar een reeks gecertificeerde serviceproviders, de zogenaamde access points, die volgens dezelfde afspraken met elkaar communiceren.

Dat werkt volgens het vierhoekmodel:

1. Hoek 1: de leverancier maakt de factuur in zijn software.
2. Hoek 2: het access point van de leverancier zoekt op waar de klant bereikbaar is en verstuurt het bestand.
3. Hoek 3: het access point van de klant ontvangt de factuur.
4. Hoek 4: de klant krijgt de factuur in zijn eigen software en kan ze automatisch verwerken.

Leverancier en klant hoeven dus niet dezelfde software of provider te gebruiken. Het opzoeken gebeurt automatisch via een centraal register (SML) en de adresboeken van de providers (SMP), waarin staat welke documenttypes een deelnemer kan ontvangen.

Peppol-ID: uw adres op het netwerk

Elke deelnemer heeft een participant identifier, de Peppol-ID. Die bestaat uit een schemacode en een nummer. Voor Belgische ondernemingen zijn vooral twee schema's relevant:

• 0208: het Belgische ondernemingsnummer (KBO-nummer), tien cijfers, bijvoorbeeld in de vorm 0208:<ondernemingsnummer>.
• 9925: het Belgische btw-nummer, met het voorvoegsel BE.

In de praktijk wordt het ondernemingsnummer met schema 0208 het meest gebruikt. U hoeft de Peppol-ID van uw klanten meestal niet zelf op te vragen: uw software of provider zoekt die op. Wel loont het om na te gaan of uw eigen ondernemingsnummer en btw-nummer correct zijn geregistreerd.

Peppol BIS Billing 3.0 als CIUS van EN 16931

De Europese norm EN 16931 beschrijft het semantische kerndatamodel van een elektronische factuur: welke gegevens een factuur kan bevatten en wat ze betekenen. Elk gegeven heeft een code, zoals BT-1 voor het factuurnummer. Een CIUS verfijnt die norm voor een bepaald gebruik, bijvoorbeeld door velden verplicht te maken of extra regels toe te voegen, zonder van de norm af te wijken.

Peppol BIS Billing 3.0 is zo'n CIUS en gebruikt de UBL-syntaxis. Een factuur geeft dat aan met vaste identificatoren in het XML-bestand:

<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>

In België maakt het koninklijk besluit van juli 2025 het Peppol BIS-formaat in UBL-structuur tot referentie voor binnenlandse B2B-facturen. Wie onder de verplichting valt, moet zulke facturen kunnen verzenden en ontvangen. Wat die verplichting precies inhoudt, leest u in ons overzicht over verplichte e-facturatie in België.

De belangrijkste gegevens in een Peppol BIS-factuur

Een Peppol BIS-factuur bevat dezelfde informatie als een klassieke factuur, maar dan in vaste, machineleesbare velden. De belangrijkste:

• Factuurnummer (BT-1), factuurdatum (BT-2) en documenttype (BT-3).
• Valuta van de factuur (BT-5).
• Referentie van de koper (BT-10) of bestelreferentie (BT-13): minstens een van beide is verplicht.
• Naam, adres en btw-nummer van leverancier en klant.
• Elektronisch adres van leverancier en klant (BT-34 en BT-49), meestal hun Peppol-ID.
• Factuurlijnen met omschrijving, hoeveelheid, eenheid, prijs en btw-categorie.
• Btw-uitsplitsing per tarief en categorie, met de totalen.
• Totaalbedragen: zonder btw, btw, met btw en het te betalen bedrag.
• Betaalgegevens, zoals betaalwijze, IBAN en gestructureerde mededeling, en eventueel de vervaldatum.

Factuur of creditnota

Peppol BIS Billing 3.0 kent twee documenten: de factuur (Invoice, typecode 380) en de creditnota (CreditNote, typecode 381). Een creditnota gebruikt u om een factuur geheel of gedeeltelijk te crediteren, bijvoorbeeld bij een retour of een foutieve prijs. Verwijs daarin naar de oorspronkelijke factuur. Zorg dat uw software beide documenttypes kan verzenden en ontvangen: een ontvanger die alleen facturen accepteert, mist anders creditnota's.

Validatie: waarom een e-factuur geweigerd kan worden

Omdat een e-factuur automatisch wordt verwerkt, moet ze technisch correct zijn. Een Peppol BIS-factuur wordt daarom gecontroleerd op drie niveaus:

1. De structuur: klopt het XML-bestand met het UBL-schema?
2. De regels van EN 16931: zijn verplichte velden aanwezig en kloppen de berekeningen, zoals de btw-totalen?
3. De Peppol-regels: bijkomende voorwaarden van de BIS-specificatie, bijvoorbeeld rond codes en referenties.

Veelvoorkomende fouten zijn een ontbrekende koper- of bestelreferentie, afrondingsverschillen in de btw-totalen, een verkeerde btw-categorie of een ongeldig ondernemingsnummer. Goede facturatiesoftware valideert vooraf, zodat u fouten oplost vóór verzending.

Verschil tussen Peppol BIS 3.0 en XRechnung

XRechnung is de Duitse CIUS van EN 16931. Beide formaten delen dus hetzelfde basismodel, maar verschillen op enkele punten:

• Toepassing: Peppol BIS 3.0 is de standaard in België en wordt in veel landen gebruikt; XRechnung is bedoeld voor de Duitse markt, vooral voor facturen aan Duitse overheden.
• Syntaxis: Peppol BIS 3.0 gebruikt alleen UBL; XRechnung kan in UBL én in CII worden opgemaakt.
• Verplichte velden: XRechnung stelt bijkomende eisen, zoals een verplichte kopersreferentie (bij overheden de Leitweg-ID) en contactgegevens van de verkoper.
• Validatie: elk formaat heeft zijn eigen bijkomende regels bovenop EN 16931. Een geldige XRechnung is daarom niet automatisch een geldige Peppol BIS-factuur, en omgekeerd.

Factureert u vanuit België ook aan Duitse klanten? Lees dan factureren aan Duitse klanten vanuit België. Een ontvangen XRechnung bekijkt u in leesbare vorm met de gratis XRechnung-viewer en controleert u met de online XRechnung-validator, beide zonder account.

En ZUGFeRD of Factur-X?

ZUGFeRD (Duitsland) en Factur-X (Frankrijk) zijn hybride formaten: een pdf voor de mens met een ingebed XML-bestand in CII-syntaxis voor de software. Ze zijn vooral in Duitsland en Frankrijk gangbaar. In België zijn ze niet de standaard; u kunt ze tussen Belgische ondernemingen enkel gebruiken als u dat met uw klant afspreekt en het formaat aan EN 16931 voldoet. Wilt u bestaande pdf-facturen omzetten naar XRechnung of ZUGFeRD, dan kan dat met de pdf-converter met OCR.

Waarom een pdf geen e-factuur is

Een pdf die u per e-mail verstuurt, is wel digitaal, maar niet gestructureerd. Software kan de gegevens niet betrouwbaar uitlezen zonder ze over te typen of te herkennen met OCR. Een Peppol BIS-factuur bevat elk gegeven in een vast veld, zodat de boekhoudsoftware van uw klant de factuur meteen kan inlezen, controleren en boeken. Daarom aanvaardt de Belgische regeling een gewone pdf niet als e-factuur voor binnenlandse B2B-transacties.

Peppol BIS 3.0 met XRechnungs.de

Met XRechnungs.de kunt u facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol verzenden en ontvangen. Ingebouwde validatie wijst op fouten voordat u een factuur verstuurt. In dezelfde webapplicatie, ook in het Nederlands beschikbaar, maakt u XRechnung (UBL en CII) en ZUGFeRD/Factur-X voor Duitse klanten, en beheert u offertes, leveringsbonnen, klanten en producten. Uw gegevens worden in Duitsland (EU) gehost.

Hoe u inkomende facturen verwerkt, leest u in een Peppol-factuur ontvangen; tips voor het kiezen van een pakket vindt u in Peppol-facturatiesoftware voor België. U kunt gratis testen met tot 50 documenten, zonder creditcard: start uw proefperiode of bekijk de abonnementen.

Veelgestelde vragen

Is Peppol BIS 3.0 verplicht in België?

Peppol BIS in UBL-syntaxis via het Peppol-netwerk is de standaard voor binnenlandse B2B-e-facturen. Partijen mogen onderling een ander EN 16931-conform formaat afspreken, maar elke onderneming in scope moet Peppol BIS-facturen kunnen verzenden en ontvangen.

Wat is het verschil tussen Peppol BIS 3.0 en UBL?

UBL is de XML-syntaxis, dus de technische taal van het bestand. Peppol BIS Billing 3.0 legt vast welke UBL-elementen u gebruikt, welke verplicht zijn en welke regels gelden. Elke Peppol BIS-factuur is dus een UBL-bestand, maar niet elk UBL-bestand is een geldige Peppol BIS-factuur.

Welke Peppol-ID gebruikt een Belgische onderneming?

Meestal het ondernemingsnummer (KBO-nummer) met schemacode 0208. Daarnaast bestaat schemacode 9925 voor het Belgische btw-nummer. De registratie op het netwerk verloopt via uw software of serviceprovider.

Kan ik een XRechnung naar een Belgische klant sturen?

Beide formaten zijn afgeleid van EN 16931, maar XRechnung bevat Duitse regels die niet tot de Belgische standaard behoren. Voor Belgische B2B-facturen gebruikt u daarom Peppol BIS 3.0, tenzij u met uw klant een ander conform formaat afspreekt.

Is een ZUGFeRD- of Factur-X-factuur geldig in België?

Een ZUGFeRD- of Factur-X-bestand combineert een pdf met ingebedde XML-gegevens. Het is niet de Belgische standaard: u kunt het alleen gebruiken als uw klant ermee akkoord gaat en het formaat aan EN 16931 voldoet. Ook dan moet u Peppol BIS-facturen kunnen verzenden en ontvangen.

Hoe controleer ik of mijn Peppol BIS-factuur geldig is?

Laat het XML-bestand valideren tegen het UBL-schema, de regels van EN 16931 en de Peppol-regels. Goede facturatiesoftware doet dat automatisch vóór verzending en toont welke fouten u nog moet oplossen.

Wie Peppol BIS 3.0 begrijpt, ziet sneller waarom een factuur wordt geweigerd en welke gegevens in orde moeten zijn. Begin bij de basis: correcte ondernemingsgegevens, een kopers- of bestelreferentie en software die vooraf valideert.