Factureren aan Duitse klanten vanuit België: XRechnung, ZUGFeRD en Peppol

Factureert u vanuit België aan bedrijven of overheden in Duitsland, dan krijgt u steeds vaker vragen over XRechnung, ZUGFeRD of een Leitweg-ID. Duitsland voert de e-factuur voor binnenlandse B2B-handelingen stap voor stap in, en Duitse overheden vragen al langer elektronische facturen. Op deze pagina leest u wat dat concreet betekent voor een Belgische onderneming zonder vestiging in Duitsland.

Kort antwoord

• De Duitse e-factuurplicht voor B2B geldt voor handelingen tussen ondernemingen die in Duitsland gevestigd zijn. Een Belgische onderneming zonder vestiging in Duitsland valt daar niet onder.
• Uw Duitse klant kan wel om een e-factuur vragen, bijvoorbeeld omdat zijn software die automatisch verwerkt.
• Factureert u aan een Duitse overheid, dan heeft u in de regel een XRechnung met Leitweg-ID nodig.
• Voor de btw past u bij grensoverschrijdende B2B-handelingen meestal de verleggingsregeling of de vrijstelling voor intracommunautaire leveringen toe.

Geldt de Duitse e-factuurplicht voor Belgische ondernemingen?

Het Duitse ministerie van Financiën (Bundesministerium der Finanzen, BMF) heeft de regels toegelicht in een schrijven van 15 oktober 2024. Volgens die toelichting geldt de verplichting voor handelingen tussen ondernemers die in Duitsland gevestigd zijn. Voor handelingen aan of door buitenlandse ondernemers zonder vestiging in Duitsland bestaat er geen verplichting.

Voor Duitse ondernemingen ziet de tijdlijn er zo uit:

• Sinds 1 januari 2025 moeten ze e-facturen kunnen ontvangen.
• Vanaf 1 januari 2027 moeten ondernemingen met een omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar e-facturen uitreiken.
• Vanaf 1 januari 2028 geldt de uitreikingsplicht voor alle betrokken ondernemingen.

Omdat Duitse bedrijven al e-facturen moeten kunnen ontvangen, stappen veel van hen over op software die gestructureerde facturen automatisch inleest. Het is dus goed mogelijk dat uw Duitse klant u vraagt om voortaan een XRechnung of ZUGFeRD-factuur te sturen, ook al bent u daar wettelijk niet toe verplicht. Heeft uw onderneming wel een vaste inrichting in Duitsland, laat uw situatie dan nakijken door een fiscaal adviseur.

XRechnung en ZUGFeRD in het kort

Een Duitse e-factuur moet volgens het BMF opgemaakt zijn in een gestructureerd formaat dat voldoet aan de Europese norm EN 16931. In de praktijk komt u vooral deze twee formaten tegen:

• XRechnung: de Duitse standaard voor e-facturen, een zuiver XML-bestand in UBL- of CII-syntaxis. Duitse overheden vragen dit formaat.
• ZUGFeRD: een hybride formaat, namelijk een pdf met daarin een XML-bestand. Voor mensen leesbaar, voor software verwerkbaar. Volgens het BMF is ZUGFeRD toegestaan vanaf versie 2.0.1, met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC-WL. Het Franse Factur-X is technisch identiek.

Bij een hybride factuur zijn de XML-gegevens doorslaggevend als ze afwijken van de pdf-weergave.

Wordt een Peppol BIS 3.0-factuur in Duitsland aanvaard?

Waarschijnlijk wel, al is enige voorzichtigheid op zijn plaats. Volgens toelichtingen bij het BMF-schrijven van 15 oktober 2024 zijn naast XRechnung en ZUGFeRD ook andere formaten toegestaan die aan EN 16931 voldoen. Factur-X en Peppol BIS Billing worden daarbij als voorbeelden genoemd. Peppol BIS 3.0, het formaat dat u in België gebruikt, is op die norm gebaseerd. Meer over dat formaat leest u in Peppol BIS 3.0 uitgelegd.

Of uw klant een Peppol-factuur ook effectief kan ontvangen, hangt af van zijn software en of hij op het Peppol-netwerk is aangesloten. Veel Duitse bedrijven werken (nog) niet met Peppol en ontvangen e-facturen per e-mail. Spreek daarom vooraf met uw klant af welk formaat en welk kanaal hij verkiest.

Factureren aan de Duitse overheid: XRechnung, Leitweg-ID en OZG-RE

Voor Duitse overheidsopdrachten gelden aparte regels. De federale overheid vraagt e-facturen volgens de XRechnung-standaard en verwacht op elke factuur een Leitweg-ID. Dat is een routeringsnummer waarmee de factuur bij de juiste dienst terechtkomt. U krijgt de Leitweg-ID van uw opdrachtgever.

Federale facturen worden ingediend via OZG-RE, het centrale factuurportaal van de Duitse federale overheid. Het vroegere portaal ZRE (Zentraler Rechnungseingang) is sinds het vierde kwartaal van 2025 niet langer beschikbaar. OZG-RE ondersteunt invoer via een webformulier, uploaden van een bestand en verzending via Peppol. Via Peppol bestaat het adres van de ontvanger uit het voorvoegsel 0204, gevolgd door de Leitweg-ID. Volgens het portaal is Peppol BIS 3.0 compatibel met XRechnung. De details vindt u in de Peppol-FAQ van e-rechnung-bund.de.

Deelstaten en gemeenten kunnen eigen portalen en regels hebben. Vraag dus altijd na via welk kanaal uw opdrachtgever de factuur wil ontvangen.

Btw: verlegging van heffing bij Duitse klanten

Het e-factuurformaat verandert niets aan de btw-regels. Voor de meeste B2B-handelingen met een Duitse klant die over een geldig btw-nummer beschikt, gelden de gewone intracommunautaire regels:

• Diensten: voor diensten waarvan de plaats bij de klant ligt, rekent u geen Belgische btw aan. De Duitse klant draagt de btw af in Duitsland. Op de factuur vermeldt u de verlegging, bijvoorbeeld met “Btw verlegd: art. 21, § 2 van het Belgische btw-wetboek” of een verwijzing naar artikel 196 van de btw-richtlijn 2006/112/EG. In het Duits heet dit “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”, letterlijk: de afnemer is de belasting verschuldigd.
• Goederen: een levering van goederen die naar Duitsland worden vervoerd, is doorgaans een vrijgestelde intracommunautaire levering (art. 39bis van het btw-wetboek). Ook dat vermeldt u op de factuur.
• Controleer het btw-nummer van uw klant vooraf in VIES, het btw-controlesysteem van de Europese Commissie, en vermeld beide btw-nummers op de factuur.

Er bestaan uitzonderingen, bijvoorbeeld voor diensten met betrekking tot onroerend goed of wanneer de klant geen btw-plichtige ondernemer is. Laat twijfelgevallen nakijken door uw boekhouder.

Zo maakt u met XRechnungs.de facturen voor Duitse klanten

XRechnungs.de is ontwikkeld voor de Duitse e-factuur en is ook in het Nederlands beschikbaar. U kunt:

• XRechnung (UBL en CII) en ZUGFeRD/Factur-X volgens EN 16931 aanmaken, met ondersteuning voor de Leitweg-ID.
• Facturen controleren met de ingebouwde validatie voordat u ze verstuurt.
• Facturen downloaden of per e-mail naar uw klant sturen. Voor overheidsportalen zoals OZG-RE downloadt u de XRechnung en dient u ze in via het kanaal dat uw opdrachtgever aangeeft.
• In dezelfde omgeving facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol verzenden en ontvangen, voor uw Belgische klanten en leveranciers.

Ontvangt u zelf een XRechnung van een Duitse leverancier, dan kunt u die zonder account openen met de gratis XRechnung-viewer of controleren met de online XRechnung-validator. Meer over de software leest u op onze pagina over Peppol-facturatiesoftware voor Belgische ondernemingen.

Veelgestelde vragen

Ben ik als Belgische onderneming verplicht om een XRechnung te sturen naar Duitse bedrijfsklanten?

Nee, zolang u geen vestiging in Duitsland heeft. De Duitse B2B-verplichting geldt voor handelingen tussen ondernemingen die in Duitsland gevestigd zijn. Uw klant kan wel om een e-factuur vragen, en dan is het praktisch om daarop in te gaan.

Wat is een Leitweg-ID?

Een Leitweg-ID is een routeringsnummer dat Duitse overheidsdiensten gebruiken om binnenkomende e-facturen bij de juiste afdeling te laten belanden. U krijgt het nummer van uw opdrachtgever en vermeldt het op de factuur.

Kan ik een Duitse federale overheidsdienst via Peppol factureren?

Ja, OZG-RE is via Peppol bereikbaar. Het adres van de ontvanger bestaat uit het voorvoegsel 0204, gevolgd door de Leitweg-ID. Daarnaast kunt u ook via een webformulier of door een bestand te uploaden indienen.

Is een ZUGFeRD-factuur hetzelfde als een XRechnung?

Nee. Een XRechnung is een zuiver XML-bestand. ZUGFeRD combineert een pdf met een ingebed XML-bestand. Beide kunnen aan EN 16931 voldoen, maar Duitse overheden vragen doorgaans een XRechnung.

Wat vermeld ik op de factuur bij verlegging van heffing?

Vermeld uw btw-nummer en dat van uw klant, en een verwijzing naar de verlegging, bijvoorbeeld “Btw verlegd: art. 21, § 2 van het Belgische btw-wetboek”. Bij een intracommunautaire levering van goederen verwijst u naar de vrijstelling van artikel 39bis. Laat uw facturen bij twijfel nakijken door uw boekhouder.

Kan XRechnungs.de facturen rechtstreeks in een Duits overheidsportaal indienen?

XRechnungs.de maakt de XRechnung met Leitweg-ID aan, die u kunt downloaden of per e-mail versturen. Het indienen bij het portaal regelt u zelf via het kanaal dat uw opdrachtgever aangeeft.

Wilt u XRechnung, ZUGFeRD en Peppol in één tool combineren? Test XRechnungs.de 14 dagen gratis, met tot 50 documenten en zonder creditcard, of bekijk eerst de abonnementen.