Verplichte e-facturatie in België sinds 2026: wat moet u doen?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen uitwisselen. Een pdf per e-mail volstaat voor binnenlandse B2B-facturen niet meer. Standaard verloopt de uitwisseling via het Peppol-netwerk in het formaat Peppol BIS Billing 3.0. Op deze pagina leest u wie onder de verplichting valt, welke uitzonderingen er zijn, welke boetes gelden en hoe u stap voor stap in orde komt.

De verplichting in het kort

• Start: 1 januari 2026.
• Voor wie: ondernemingen met een Belgisch btw-nummer die facturen uitwisselen met andere Belgische btw-plichtigen. De grootte van uw onderneming of het aantal facturen speelt geen rol.
• Wat: gestructureerde e-facturen die software automatisch kan verwerken. Een pdf, Word-bestand of scan is geen e-factuur.
• Hoe: standaard via het Peppol-netwerk, in Peppol BIS (UBL), conform de Europese norm EN 16931.
• Verzenden én ontvangen: ook wie alleen aan particulieren verkoopt, moet e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen.
• Boetes: 1.500, 3.000 en 5.000 euro bij opeenvolgende inbreuken. De algemene tolerantieperiode liep af op 31 maart 2026.

Wie valt onder de verplichting?

De regel geldt voor in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen met een actief btw-nummer. Een factuur valt in principe onder de verplichting wanneer zowel de leverancier als de klant Belgische btw-plichtigen zijn en de handeling in België plaatsvindt. Dat geldt voor vennootschappen, maar evengoed voor zelfstandigen in hoofdberoep of bijberoep met een btw-nummer.

Facturen aan particulieren (B2C) vallen buiten de verplichting. Die mag u nog altijd op papier of als pdf versturen. Facturen aan overheden (B2G) volgen hun eigen regels via Mercurius en het Peppol-netwerk.

Uitzonderingen: wie hoeft niet (alles) te doen?

Niet iedere btw-plichtige heeft dezelfde verplichtingen. Volgens de informatie van de FOD Financiën en beroepsorganisaties gelden onder meer deze situaties:

• Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44 van het Btw-wetboek (bijvoorbeeld bepaalde medische beroepen): voor die handelingen in principe geen verplichting om te verzenden of te ontvangen. Bij gemengde activiteiten kan de verplichting wel gelden.
• Forfaitaire btw-plichtigen: niet verplicht om gestructureerde e-facturen uit te reiken, maar wel om ze te kunnen ontvangen. De forfaitaire regeling verdwijnt uiterlijk op 1 januari 2028.
• Landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling: moeten minstens gestructureerde B2B-facturen kunnen ontvangen.
• Ondernemingen in faillissement: vrijgesteld van de verplichting om e-facturen uit te reiken.
• Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België: vallen in principe buiten de Belgische B2B-verplichting, ook als ze in België voor btw geïdentificeerd zijn.

Twijfelt u over uw situatie? Op efactuur.belgium.be biedt de FOD Financiën een hulptool om na te gaan of u in scope bent. Overleg bij twijfel ook met uw boekhouder.

Peppol en Peppol BIS Billing 3.0: de standaard

Het koninklijk besluit dat de verplichting uitwerkt, maakt het Peppol-netwerk met het Peppol BIS-formaat in UBL-structuur tot referentie. Peppol is een internationaal, decentraal netwerk waarop software van verschillende aanbieders documenten met elkaar uitwisselt, vergelijkbaar met hoe telecomoperatoren onderling bellen mogelijk maken. Peppol BIS Billing 3.0 is de factuurspecificatie die op dat netwerk wordt gebruikt en voldoet aan de Europese norm EN 16931.

U en uw klant mogen onderling een ander gestructureerd formaat of kanaal afspreken, zolang dat aan de Europese norm voldoet. Ook dan moet u technisch in staat blijven om Peppol BIS-facturen te verzenden en te ontvangen. Meer achtergrond over het formaat leest u in Peppol BIS 3.0 uitgelegd.

Ontvangen is ook verplicht

Een punt dat vaak over het hoofd wordt gezien: de verplichting gaat niet alleen over het versturen van facturen. Elke Belgische btw-plichtige in scope die aankopen doet bij Belgische leveranciers, moet hun gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Dat geldt ook voor een kapper, bakker of webwinkel die zelf uitsluitend aan consumenten verkoopt. Concreet betekent dit dat u bereikbaar moet zijn op het Peppol-netwerk, zodat leveranciers u kunnen terugvinden.

Hoe dat in de praktijk werkt, leest u in onze gids over een Peppol-factuur ontvangen.

Tolerantieperiode en boetes

Er kwam geen algemeen uitstel. De FOD Financiën liet wel een tolerantieperiode toe voor januari, februari en maart 2026: wie kon aantonen dat hij tijdig en redelijk voorbereidingen had getroffen, kreeg in die maanden geen boete voor inbreuken op de nieuwe verplichting. Die factureerde in afwachting op een andere manier, bijvoorbeeld met een pdf. Die algemene tolerantie is op 31 maart 2026 afgelopen. Voor zelffacturatie gold nog een aparte tolerantie tot en met 30 juni 2026.

Sindsdien kunnen specifieke boetes worden opgelegd aan wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde e-facturen te verzenden en te ontvangen:

• 1.500 euro bij een eerste inbreuk;
• 3.000 euro bij een tweede inbreuk;
• 5.000 euro vanaf de derde inbreuk.

Tussen twee inbreuken moet een termijn van drie maanden liggen voordat een nieuwe sanctie volgt. In uitzonderlijke gevallen, zoals technische problemen, kan de administratie na een individuele analyse afzien van een boete. Dat gebeurt niet automatisch: u dient daarvoor een dossier in via het contactformulier van efactuur.belgium.be.

Kleine ondernemingen en de vrijstellingsregeling

Valt u onder de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen? Dan bent u volgens de FOD Financiën in principe ook betrokken. U hebt immers een btw-nummer, en u moet minstens de gestructureerde e-facturen van uw Belgische leveranciers kunnen ontvangen. Factureert u zelf aan Belgische btw-plichtige klanten, ga dan met uw boekhouder na welke regels voor uw uitgaande facturen gelden en zorg dat uw software ze correct opmaakt, inclusief de vermelding van de vrijstellingsregeling.

Buitenlandse leveranciers en grensoverschrijdende facturen

De Belgische verplichting geldt voor binnenlandse transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Een buitenlandse leverancier zonder vaste inrichting in België valt er in principe niet onder; heeft hij wel een vaste inrichting in België, dan kan dat anders liggen. Facturen naar klanten in andere EU-lidstaten zijn niet verplicht gestructureerd, maar Peppol kan vrijwillig worden gebruikt als beide partijen aangesloten zijn. Op Europees niveau zijn bijkomende regels voor intracommunautaire transacties gepland vanaf 1 juli 2030.

Factureert u aan klanten in Duitsland? Daar gelden eigen formaten zoals XRechnung en ZUGFeRD. Lees meer in factureren aan Duitse klanten vanuit België.

Fiscale tegemoetkomingen

De overheid voorziet twee fiscale maatregelen om de overstap te ondersteunen, zoals vermeld door de FOD Financiën:

• Een verhoogde kostenaftrek van 120 % voor abonnementsformules voor facturatiesoftware, voor kleine vennootschappen en zelfstandigen, in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027.
• Een verhoogde investeringsaftrek van 20 % voor digitale investeringen vanaf 1 januari 2025.

Of en hoe u daarvan gebruik kunt maken, hangt af van uw situatie. Vraag uw boekhouder om advies.

Archivering van e-facturen

Een gestructureerde e-factuur bewaart u in haar elektronische vorm. Een afdruk of pdf-versie vervangt het originele bestand niet. Houd bij het kiezen van software rekening met de wettelijke bewaartermijn, de leesbaarheid gedurende die hele periode en de mogelijkheid om facturen snel terug te vinden bij een controle. Welke termijn voor uw facturen geldt, kan afhangen van het soort goederen of diensten; uw boekhouder kan dat voor u bevestigen.

E-reporting vanaf 2028: wat is gepland?

E-facturatie is een eerste stap. De regering wil ook e-reporting invoeren: bepaalde factuurgegevens zouden bijna in realtime elektronisch aan de fiscus worden doorgegeven, zowel door de leverancier als door de klant. Voor ondernemingen die eronder vallen, zou de jaarlijkse klantenlisting verdwijnen.

Let op: dit is nog geen wet. De ministerraad keurde op 18 juli 2026 een voorontwerp van wet goed. Dat gaat nog voor advies naar de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State, moet in tweede lezing opnieuw langs de ministerraad en moet door de Kamer worden aangenomen. De beoogde start is 1 januari 2028, maar de precieze datum en reikwijdte liggen nog niet vast. Kiest u nu software, dan is een goede Peppol-aansluiting alvast een logische basis.

Checklist: zo bent u in orde

1. Ga na of u in scope bent: actief btw-nummer, Belgische klanten of leveranciers, eventuele uitzonderingen.
2. Controleer of uw ondernemingsnummer en btw-nummer correct zijn geregistreerd.
3. Kies software of een dienstverlener waarmee u via Peppol kunt verzenden én ontvangen.
4. Zorg dat u bereikbaar bent op Peppol, zodat leveranciers u kunnen vinden.
5. Werk klantgegevens bij: correcte ondernemingsnummers, btw-nummers en referenties zoals bestelnummers.
6. Test een eerste factuur en een creditnota met een vertrouwde klant.
7. Stem met uw boekhouder af hoe inkomende en uitgaande e-facturen in de boekhouding terechtkomen en hoe u ze archiveert.
8. Volg de evolutie van e-reporting richting 2028.

Waar u op let bij het kiezen van een pakket, leest u in onze gids over Peppol-facturatiesoftware voor België.

Zo helpt XRechnungs.de

Met XRechnungs.de kunt u facturen in Peppol BIS 3.0 via Peppol verzenden en ontvangen. De webapplicatie is beschikbaar in het Nederlands, Frans, Engels, Duits en Spaans en controleert uw facturen met ingebouwde validatie voordat u ze verstuurt. Daarnaast kunt u er offertes en leveringsbonnen opmaken en uw klanten en producten beheren.

Hebt u ook Duitse klanten? Dan maakt u in dezelfde omgeving XRechnung (UBL en CII) en ZUGFeRD/Factur-X aan. Uw gegevens worden in Duitsland (EU) gehost en abonnementen zijn maandelijks opzegbaar. U kunt gratis starten met een proefperiode tot 50 documenten, zonder creditcard. Start uw gratis proefperiode of bekijk de prijzen.

Veelgestelde vragen

Mag ik nog een pdf-factuur per e-mail sturen naar een Belgische klant?

Voor binnenlandse B2B-facturen die onder de verplichting vallen, volstaat een pdf per e-mail sinds 1 januari 2026 niet meer. U moet een gestructureerde e-factuur uitreiken, standaard in Peppol BIS 3.0 via het Peppol-netwerk. Aan particulieren mag u wel nog een pdf of papieren factuur sturen.

Moet ik e-facturen kunnen ontvangen als ik alleen aan particulieren verkoop?

Ja. Zodra u als Belgische btw-plichtige aankopen doet bij Belgische leveranciers, moet u hun gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen, ook als u zelf enkel aan consumenten factureert.

Welke boetes gelden er als ik niet in orde ben?

Wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde e-facturen te verzenden en te ontvangen, riskeert een boete van 1.500 euro bij een eerste inbreuk, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf de derde. Daarnaast blijven de bestaande btw-sancties voor onjuiste of ontbrekende facturen van toepassing.

Loopt de tolerantieperiode nog?

Nee. De algemene tolerantieperiode gold voor januari, februari en maart 2026 en is op 31 maart 2026 afgelopen. In uitzonderlijke situaties kan de administratie na een individuele analyse afzien van een boete, maar dat gebeurt niet automatisch.

Mag ik een ander formaat dan Peppol BIS 3.0 gebruiken?

Als u en uw klant dat onderling afspreken, kunt u een ander gestructureerd formaat en kanaal gebruiken, op voorwaarde dat het aan de Europese norm EN 16931 voldoet. U moet wel altijd in staat blijven om Peppol BIS-facturen te verzenden en te ontvangen.

Wanneer start e-reporting in België?

De regering mikt op 1 januari 2028. Op 18 juli 2026 keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed. Dat moet nog advies krijgen, in tweede lezing passeren en door de Kamer worden aangenomen, dus de precieze start en inhoud liggen nog niet vast.

De verplichting is van kracht en de tolerantieperiode is voorbij. Bent u nog niet klaar, begin dan met de checklist hierboven en zorg in de eerste plaats dat u via Peppol kunt ontvangen en verzenden. Hebt u vragen over XRechnungs.de? Neem contact met ons op.